淺議企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)的實(shí)務(wù)管理

劉小龍

淺議企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)的實(shí)務(wù)管理

劉小龍

應(yīng)收款項(xiàng)管理是企業(yè)財務(wù)管理的一項(xiàng)重要話題，在當(dāng)今“現(xiàn)金為王”的社會里，及時收回應(yīng)收款項(xiàng)尤為重要，有時甚至關(guān)乎企業(yè)的生存。本文通過結(jié)合企業(yè)日常應(yīng)收款項(xiàng)的管理實(shí)踐，較為系統(tǒng)地分析了其實(shí)務(wù)管理的各項(xiàng)對策，保證企業(yè)資金安全，確保生產(chǎn)在經(jīng)營良性循環(huán)中運(yùn)作。

事前評級事中監(jiān)控事后催收清欠計劃

一、應(yīng)收款項(xiàng)概述

應(yīng)收款項(xiàng)是企業(yè)在日常經(jīng)營中因銷售商品、提供勞務(wù)、預(yù)付合同款、外部及內(nèi)部員工借款、應(yīng)收投資回款等經(jīng)濟(jì)活動與其他企業(yè)、個人形成的債權(quán)關(guān)系，主要包括應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)收利息、應(yīng)收股利、長期應(yīng)收款、備用金等會計項(xiàng)目。

作為財務(wù)管理中的一項(xiàng)重要工作，應(yīng)收款項(xiàng)的管理好壞直接影響到企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)和使用。加強(qiáng)往來賬款管理，可以規(guī)范企業(yè)收支核算，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)虛盈或潛虧，同時也盤活了流動資產(chǎn)，避免資產(chǎn)流失，切實(shí)保障經(jīng)營成果兌現(xiàn)，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造出良性的經(jīng)營管理環(huán)境。

二、如何加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)管理

對應(yīng)收款項(xiàng)的管理應(yīng)本著強(qiáng)化“事前評級授信、事中風(fēng)險監(jiān)控、事后及時催收”原則進(jìn)行全過程管理。

（ 一） 重視應(yīng)收款項(xiàng)事前管理，建立健全內(nèi)部控制管理制度

1.公司重視應(yīng)收款項(xiàng)的管理，根據(jù)公司的應(yīng)收款項(xiàng)管理制度及公司實(shí)際業(yè)務(wù)的變化，完善相關(guān)日常管理制度，通過制度、規(guī)范對日常管理予以硬性明確，在業(yè)務(wù)發(fā)生前做好事前風(fēng)險防范及轉(zhuǎn)移。如加強(qiáng)客戶信用評定，核實(shí)應(yīng)收款項(xiàng)額度，及時跟蹤客戶信用及信息變更；在應(yīng)收款項(xiàng)管理中制定了有效的獎懲制度，建立完善的工作程序、定期清理制度，專人負(fù)責(zé)制度和債權(quán)債務(wù)責(zé)任追究制度，規(guī)定定期對賬并檢查對賬結(jié)果，明確了崗位的工作職責(zé)，使應(yīng)收款項(xiàng)管理工作更加高效順暢。

公司應(yīng)建立完善的內(nèi)部控制制度，對應(yīng)收款項(xiàng)產(chǎn)生的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，制定應(yīng)收款項(xiàng)的業(yè)務(wù)工作流程。在實(shí)際工作中，各崗位嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度、內(nèi)控制度及流程、風(fēng)險控制點(diǎn)（關(guān)鍵控制點(diǎn)、一般控制點(diǎn)、法律風(fēng)險控制點(diǎn)）開展業(yè)務(wù)，健全的管理制度進(jìn)一步加強(qiáng)了應(yīng)收款項(xiàng)的管理，有效地防范了財務(wù)風(fēng)險。隨著業(yè)務(wù)的變化，公司各崗位每年定期對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和內(nèi)控測試，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的變化與流程有差異時，會及時修訂內(nèi)控流程及相關(guān)控制點(diǎn)，確保對各單位業(yè)務(wù)起到準(zhǔn)確指導(dǎo)和及時促進(jìn)的作用，不斷夯實(shí)管理基礎(chǔ)。

2.從基礎(chǔ)工作入手，規(guī)范往來賬款的核算，強(qiáng)化款項(xiàng)核對工作

往來賬款核算過程中，公司應(yīng)重視從基礎(chǔ)工作入手，規(guī)范核算。公司往來款項(xiàng)的核算遵循以下幾點(diǎn)原則：

（1）單據(jù)齊全，入賬有可靠的單據(jù)，保證對賬有充足的依據(jù)；

（2）手續(xù)完備，簽字審批手續(xù)齊全，保證對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題能及時查找相關(guān)責(zé)任人；

（3）設(shè)置準(zhǔn)確的往來科目（設(shè)置分賬齡、分單位、輔助核算便于業(yè)務(wù)查詢），使用準(zhǔn)確的核算方法，保證對賬時發(fā)現(xiàn)問題能及時協(xié)調(diào)整改；

（4）往來單位添加正確，不隨意掛代收代付款項(xiàng)；

（5）每半年度對往來賬款進(jìn)行核對簽認(rèn)，建立完善的詢證函制度；

（6）日常工作中重視業(yè)務(wù)往來的核對，使用方便快捷和有效的對賬方法，發(fā)現(xiàn)差異能及時查找原因解決問題。

實(shí)務(wù)中發(fā)現(xiàn)：在就應(yīng)收款項(xiàng)已發(fā)生的壞賬風(fēng)險經(jīng)核實(shí)與統(tǒng)計，暴露出個別客戶因自身資金鏈斷裂，發(fā)生一系列的壞賬，而這些壞賬的形成，往往與客戶本身資信評級密切相關(guān)，與具體業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度并不大，因此也進(jìn)一步要求我們重視事前應(yīng)收款項(xiàng)管理，對不符信用的客戶減少借款，甚至禁止借款，切實(shí)從源頭控制好壞賬的發(fā)生。

（二）重視往來款項(xiàng)的事中控制，對往來款項(xiàng)進(jìn)行風(fēng)險監(jiān)控

1.建立應(yīng)收款項(xiàng)臺賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收款項(xiàng)的情況。企業(yè)銷售部門應(yīng)建立應(yīng)收款項(xiàng)臺賬，及時記錄完整的欠款信息，制定詳細(xì)的回收計劃，包括欠款人名稱、欠款金額、欠款事由、賬齡、結(jié)算日期、欠款責(zé)任人、計劃回收日期、回收方式、應(yīng)急措施等。對每筆欠款實(shí)施動態(tài)監(jiān)控，對即將到期仍未收到的款項(xiàng)提前催討，對異常應(yīng)收款項(xiàng)及時追索或采取有效保全措施，確保應(yīng)收款項(xiàng)按時回籠。

2.根據(jù)本單位實(shí)際情況建立健全應(yīng)收款項(xiàng)管理工作組織機(jī)構(gòu)，由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，清欠部門負(fù)責(zé)應(yīng)收款項(xiàng)的日常管理工作。

3.建立動態(tài)管理機(jī)制，不斷完善往來管理。對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行賬齡分析，對即將逾期的應(yīng)收款項(xiàng)及時通知銷售部門催收。企業(yè)財務(wù)部門或清欠部門應(yīng)每月對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行賬齡分析，掌控重點(diǎn)，對于逾期或賬齡較長的交責(zé)任部門催收。

4.及時進(jìn)行往來簽證，保證訴訟時效的連續(xù)性。銷售部門業(yè)務(wù)人員參與簽證工作，由業(yè)務(wù)人員經(jīng)手進(jìn)行簽證可以讓業(yè)務(wù)員做到心中有數(shù)，并且清楚尚有哪些發(fā)票未達(dá)；對簽證不符的往來單位，財務(wù)部門負(fù)責(zé)查找原因，積極進(jìn)行對賬，及時調(diào)整差異；各單位與債務(wù)人對賬簽認(rèn)的頻率、幅度和范圍按照內(nèi)控要求執(zhí)行；對于發(fā)出函證后沒有收到回復(fù)的，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施，同時對所有函證結(jié)果進(jìn)行記錄；以年度為簽認(rèn)期的，須連續(xù)簽認(rèn)，不得隔年；簽認(rèn)檔案應(yīng)妥善保管。

5.制定詳細(xì)的往來賬款清理計劃，對三年以上確實(shí)無法支付的往來賬款制定切實(shí)可行的清理計劃。公司重視往來賬款的清理工作，每年定期對長期掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行清理，為避免形成新的長期掛賬款項(xiàng)，公司在季度清欠工作通報中對各單位超過3 年的應(yīng)付款項(xiàng)進(jìn)行通報，從而督促各單位及時清理長期掛賬。各單位需要制定詳細(xì)的清理計劃，查閱整理賬務(wù)歷史資料，逐筆分析款項(xiàng)掛賬原因，并與相關(guān)經(jīng)辦人員積極溝通協(xié)調(diào)，通過多種渠道清理掛賬款項(xiàng)。對于往來單位破產(chǎn)、注銷、變更、債務(wù)人死亡、資料難以核實(shí)等情況，應(yīng)通過法律途徑或其他合乎法規(guī)的途徑予以解決。對于確實(shí)無法支付的超過3 年的長期掛賬，先由各單位上會討論通過后再報機(jī)關(guān)本部審核，經(jīng)中介鑒定并由公司總經(jīng)理辦公會討論通過后進(jìn)行集中處理。

6.強(qiáng)化考核往來管理工作，“嚴(yán)考核，硬兌現(xiàn)”

公司堅持抓好應(yīng)收、其他應(yīng)收、預(yù)付賬款的分析，嚴(yán)格執(zhí)行按月跟蹤考核，季度通報制度。將應(yīng)收款項(xiàng)周轉(zhuǎn)天數(shù)、其他應(yīng)收款、預(yù)付賬款資金占用額作為各單位的業(yè)績考核指標(biāo)，要求各單位每月按時上報應(yīng)收款項(xiàng)和預(yù)付運(yùn)費(fèi)情況分析表，對各單位月度、季度應(yīng)收及預(yù)付款項(xiàng)的清收情況、控制情況及存在的問題進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，對超清欠指標(biāo)、超額度占用資金或未按照公司制度規(guī)定開展業(yè)務(wù)的單位，提報公司業(yè)績考核辦公室，與每月的薪酬掛鉤考核兌現(xiàn)。同時，通過清欠通報制度，使各單位真正重視資金使用效果，積極催收貨款，加速資金回籠，不斷提高往來款項(xiàng)的管理水平。

公司重視年度清欠總結(jié)及清欠專項(xiàng)報表分析，對各單位年度往來業(yè)務(wù)變化情況進(jìn)行調(diào)研分析，對各單位分解下達(dá)合理的清欠指標(biāo)，為公司控制往來款項(xiàng)指標(biāo)做好基礎(chǔ)工作。

（三）應(yīng)收款項(xiàng)的事后控制

事后對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行及時催收。欠款催收方式一般包括電話傳真催收、書面信函告知、電子郵件確認(rèn)、直接上門收款、多方聯(lián)合清欠、協(xié)議債務(wù)重組、資產(chǎn)打包出售等。

1.電話催收。簡便易行，速度快、回饋直接。

2.信函催收。包括向欠款人發(fā)出收款要求的信函、傳真、電報、電子郵件等形式。

3.上門催收。這種方式成本相對較高，但效果比較明顯。上門催收能夠明確得知客戶的還款意向，就還款方式進(jìn)行有效的探討，同時借機(jī)了解客戶的經(jīng)營狀況，根據(jù)具體情況調(diào)整收賬方法，減少收賬風(fēng)險。

4.聯(lián)合清欠。集團(tuán)企業(yè)對通過持續(xù)清理難以收回的欠款，可通過聯(lián)合清欠方式催收欠款。聯(lián)合清欠是指在集團(tuán)企業(yè)清欠辦公室的統(tǒng)一組織下，利用企業(yè)的整體資源優(yōu)勢，相互配合，將清理債務(wù)人的拖欠款和債務(wù)人與企業(yè)的購銷業(yè)務(wù)結(jié)合在一起的一種清欠措施。

各單位在銷售貨物時，如發(fā)現(xiàn)購貨單位同時又是其他兄弟單位的債務(wù)人，應(yīng)停止銷貨或扣留債務(wù)人在本單位的預(yù)收款，并向集團(tuán)企業(yè)清欠辦公室報告。各單位清理欠款時，發(fā)現(xiàn)債務(wù)人與其他兄弟單位發(fā)生購銷業(yè)務(wù)或者在其他兄弟單位存有預(yù)收款的，應(yīng)及時向集團(tuán)企業(yè)清欠辦公室申請聯(lián)合清欠。

5.債務(wù)重組。在債務(wù)人發(fā)生財務(wù)困難無法以現(xiàn)金資產(chǎn)方式償還全部債務(wù)的情況下，各單位可按照其與債務(wù)人達(dá)成的協(xié)議，或按照司法機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)構(gòu)的裁決作出讓步，通過債務(wù)重組方式清理欠款。

6.打包出售。即將企業(yè)的應(yīng)收款項(xiàng)打包出售給專業(yè)的資產(chǎn)公司，由資產(chǎn)公司代為清欠，企業(yè)依據(jù)一定的比例收回部分欠款。

在實(shí)際催款時需注意：應(yīng)收賬款的訴訟時效為二年，訴訟時效因提起訴訟、當(dāng)事人一方提出要求或者同意履行義務(wù)而中斷；從中斷時起，訴訟時效期間重新計算。因此，切忌時效過期，及時做好催收，并留好書面催款記錄等證據(jù)。

（四）應(yīng)收款項(xiàng)的終結(jié)

對于拒不履行合同義務(wù)、又無法采取其他制約手段清收欠款的客戶，企業(yè)應(yīng)及時采取法律手段清理欠款，維護(hù)企業(yè)利益。

各企業(yè)采取訴訟手段清理欠款的，應(yīng)做好充分的訴前準(zhǔn)備，取得合法完整的法律依據(jù)，確認(rèn)債務(wù)人有足夠資產(chǎn)清償債務(wù)，并事先采取訴訟保全措施。債務(wù)人不執(zhí)行法院判決的，應(yīng)依法及時向法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。債務(wù)人破產(chǎn)的，應(yīng)依法及時申報債權(quán)，密切跟蹤破產(chǎn)案件進(jìn)展情況，積極獲取清算結(jié)果。

企業(yè)擬作壞賬核銷處理的應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)全額計提壞賬準(zhǔn)備。欠款原因真實(shí)、充分，邏輯清晰合理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，實(shí)質(zhì)上確已成為壞賬，按規(guī)定實(shí)施了必要的責(zé)任追究，同時具備相應(yīng)情況下的核銷依據(jù)，方可確認(rèn)為壞賬進(jìn)行核銷，沖減計提的壞賬準(zhǔn)備。

企業(yè)應(yīng)規(guī)范設(shè)置“核銷壞賬備查簿”，分類記載欠款單位、欠款金額、欠款時間、欠款經(jīng)辦人、責(zé)任人、核銷金額、核銷批準(zhǔn)文號等內(nèi)容?！昂虽N壞賬備查簿”應(yīng)納入檔案管理部門長期保管。

對于已做壞賬核銷處理的應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)保守秘密，不得向本企業(yè)無關(guān)人員公開核銷情況，更不得向債務(wù)人泄露核銷信息，并保留對債權(quán)的追索權(quán)，指定專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)管理，繼續(xù)清理。已核銷的壞賬如果在以后年度收回，應(yīng)及時依據(jù)會計制度要求入賬處理。

三、總結(jié)

綜上所述，應(yīng)收款項(xiàng)管理的事前、事中和事后控制中，最關(guān)鍵的是事前控制，只有事前控制到位，才能降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，減少壞賬的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)充分平衡好欠款和銷售的關(guān)系，只有這樣，才能達(dá)到企業(yè)價值最大化的目標(biāo)，保證企業(yè)資金安全，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營在良性循環(huán)中運(yùn)作。

作者單位：上海祥騰投資有限公司

主要參考文獻(xiàn)

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