對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

曲娟　　馬靜　　王鄭文

摘 要：人事檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，人事檔案的管理涉及到每個利用者的切身利益。大數(shù)據(jù)時代背景下，以信息技術(shù)為代表的前沿科技取得突出成就，信息化為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展注入強(qiáng)大動力，給人類生產(chǎn)生活方式帶來深刻變革。在信息技術(shù)的帶動下，檔案信息化建設(shè)步伐加快，人事檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，本文以檔案信息化建設(shè)為中心，闡明了信息化檔案管理的重要意義、檔案信息化的優(yōu)勢，分析了目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題，提出檔案信息化建設(shè)工作的有效措施，以期推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)社會化，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理利用水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略建議

引言

人事檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。通過檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的部分，是一項崇高的事業(yè)，人事檔案的管理涉及到每個利用者的切身利益，做好檔案管理工作，對推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)社會民生具有不可替代的作用。

檔案工作的根本目的是為了利用。檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實(shí)現(xiàn)的過程，是檔案為社會發(fā)展、國家建設(shè)和人民群眾的根本利益服務(wù)的有效途徑。因此，開發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，使之更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。

信息化時代，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作來說是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，目前來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在檔案管理缺乏規(guī)范性、重視程度不夠、缺乏資金、缺乏復(fù)合型人才、安全存在隱患等問題，影響著信息化進(jìn)程。檔案信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化、檔案利用便捷化、檔案隊伍專業(yè)化，才能更好地服務(wù)于國家、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和廣大社會群體。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數(shù)據(jù)時代的必然要求。我們生活在一個信息化時代，大數(shù)據(jù)時代的到來，隨著各種新興場景的出現(xiàn)，也對檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時俱進(jìn)，更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要和滿足人民生活的需求。

2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾已經(jīng)成為我國當(dāng)前社會的主要矛盾，二十一世紀(jì)是信息化、數(shù)字化時代，檔案管理也是信息時代的重要組成部分，無論是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是廣大社會群體對檔案信息化的呼聲越來越高，對數(shù)字化檔案要求越來越強(qiáng)烈，對于時間以及效率的要求也不斷促使需加快檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資料的最大化社會價值。

3.信息化檔案管理是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型升級的迫切需要。當(dāng)前我國信息化建設(shè)已進(jìn)入快速發(fā)展階段，但機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化相對滯后，信息化為檔案信息化管理帶來便利的同時也提出了挑戰(zhàn)，檔案管理工作要乘勢而為，各方面發(fā)展都迫切要求轉(zhuǎn)變觀念，加快檔案管理轉(zhuǎn)型升級，推進(jìn)檔案工作數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、信息化檔案管理模式的優(yōu)勢

1.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更加省時省力。傳統(tǒng)檔案查找需要進(jìn)行手動查找，效率非常低，而且很容易出現(xiàn)錯誤。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復(fù)雜，分類歸檔、人工查詢紙張原件需要大量時間。檔案信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準(zhǔn)確性，大大提高了工作效率。

2.較之傳統(tǒng)檔案管理模式檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對檔案進(jìn)行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照關(guān)鍵詞、分類號等采用模糊查詢或精準(zhǔn)查詢的方式即可實(shí)現(xiàn)即時查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統(tǒng)檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經(jīng)過非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。

3.較之傳統(tǒng)檔案管理模式存儲更加安全。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)文檔，容易受潮和蟲蝕，反復(fù)查閱對紙質(zhì)檔案損害較大，并且存在火災(zāi)隱患，需要不斷改良和優(yōu)化放置檔案的環(huán)境。對于傳統(tǒng)的檔案管理后續(xù)使用來講，需要耗費(fèi)大量的時間和人力成本，對于保管來講，不僅存在丟失無法復(fù)原的隱患，而且需要大額的保管經(jīng)費(fèi)。相比較而言，信息化管理檔案，存儲和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時增減信息，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，存儲工作更加便捷，大大節(jié)省存儲空間，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲問題。此外，通過信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進(jìn)的存儲系統(tǒng)、云存儲等方式，可以極大提高存儲容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。

4.較之傳統(tǒng)檔案管理模式資源共享更加便捷。傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息共享，而且檔案管理不能復(fù)制，共享需要到相關(guān)部門調(diào)閱查詢，然而檔案信息化管理使檔案管理的資源共享更加便捷，借助基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺能掌握其他部門和單位的工作重點(diǎn)和檔案管理動態(tài)信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，相比傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性，提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦事效率。

5.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更具開放性和易用性。傳統(tǒng)方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發(fā)揮最大價值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無需到檔案部門（室）查詢檔案，通過網(wǎng)絡(luò)即可得到所需的檔案資料，既節(jié)省了查詢者的等待時間，又節(jié)省了人力，進(jìn)一步方便了查詢者，提高了檔案的利用效率。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理缺乏規(guī)范性

在檔案信息化進(jìn)程中存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的問題，雖然我國有相關(guān)法律規(guī)定，比如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，但在實(shí)際執(zhí)行中，并沒有嚴(yán)格按照法律要求，因地制宜制定一套適合自身的管理制度。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化流程，檔案信息化管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，檔案信息化管理系統(tǒng)不能被有效使用。

2.重視程度不夠、效率低下

一是在當(dāng)今時代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時代所趨，檔案信息化建設(shè)過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，或者對檔案信息化建設(shè)存在誤區(qū)，認(rèn)為整理和存儲檔案就是檔案信息化建設(shè)，對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真不主動不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。

3.缺乏資金

檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，在加大硬件投入、加強(qiáng)管理規(guī)范等方面需要較大資金，信息技術(shù)日新月異也需要對軟硬件設(shè)施不斷更新?lián)Q代，信息安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質(zhì)化，難以形成檔案信息的數(shù)字化和規(guī)?；?，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢。

4.缺乏復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門缺少既具備專業(yè)檔案管理知識又能熟練使用計算機(jī)的工作人員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設(shè)工作的開展造成很大影響。

5.信息化安全存在隱患

檔案是一項重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓使用者少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務(wù)的同時也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦遭到黑客攻擊或網(wǎng)絡(luò)故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不能適應(yīng)信息化的安全需要，設(shè)備陳舊，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟不上，檔案信息安全技術(shù)還需不斷完善。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的策略建議

綜上所述，檔案信息化建設(shè)面臨機(jī)遇也存在挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)亟需正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要意義、優(yōu)勢和存在的問題，并提出行之有效的策略建議，使檔案管理工作發(fā)揮最大作用。

1.推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學(xué)高效，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)一致、統(tǒng)一規(guī)范。制定科學(xué)完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀(jì)律、八項嚴(yán)禁”、人事檔案“三不轉(zhuǎn)、四不借、五不查、六不收”規(guī)定，確保檔案管理有章可循，有據(jù)可依。及時更新完善檔案資料，確保檔案管理規(guī)范化、制度化，檔案得到最大化利用。

2.更新觀念，加強(qiáng)重視

檔案資料記錄著個人學(xué)歷、社會經(jīng)歷、人事變動、工作成績等內(nèi)容，事關(guān)員工的檔案質(zhì)量，事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的完整性和準(zhǔn)確性尤為重要。創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合本單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點(diǎn)工作計劃，重點(diǎn)進(jìn)行考核，將檔案信息化建設(shè)工作所需經(jīng)費(fèi)納入單位財政預(yù)算，采用數(shù)字化管理模式，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，有序推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程。

3.加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，各級政府要進(jìn)一步完善檔案工作投入機(jī)制，將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，提供專項資金，做到投入長效化，確保檔案工作順利開展。相關(guān)部門需要加強(qiáng)重視，加大經(jīng)費(fèi)投入，加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時對數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平。

4.培養(yǎng)檔案信息化人才

一是提高重視，為培養(yǎng)檔案管理工作人員營造良好氛圍，在實(shí)際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、具有信息化意識，并掌握適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的應(yīng)用型人才和高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，掌握《文書與檔案管理基礎(chǔ)》、《文書工作與檔案管理》、《檔案管理員上崗培訓(xùn)》等檔案專業(yè)知識，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進(jìn)來和走出去，通過聘請專家，專題培訓(xùn)，實(shí)地考察和業(yè)務(wù)交流，為檔案工作人員提供檔案收集、整理和歸檔工作的專業(yè)培訓(xùn)，并有針對性地對圍繞檔案信息化進(jìn)行專門培訓(xùn)，提升檔案工作人員的責(zé)任意識、專業(yè)能力、專業(yè)思維和安全意識，努力造就一支高素質(zhì)檔案管理干部隊伍。四是設(shè)立檔案工作人員考核機(jī)制，成立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案工作人員進(jìn)行考核，切實(shí)有效提升工作積極性，切實(shí)提高檔案管理人員工作水平。五是堅持正確用人導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際工作合理安排人才，優(yōu)化人才配置，激發(fā)隊伍活力，為檔案管理工作提供技術(shù)和人才保障，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

5.強(qiáng)化檔案信息安全管控

近年來，檔案安全事故頻發(fā)，檔案損毀、數(shù)據(jù)泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對檔案庫房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，降低廉政風(fēng)險，確保信息安全，多方面加強(qiáng)信息安全長效機(jī)制建設(shè)。

五、結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。要從思想上入手，相關(guān)單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐;建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、科學(xué)化管理;要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性;要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

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（作者單位：青島市不動產(chǎn)登記中心）