事業(yè)單位改革過程中對于檔案工作的思考
——以呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心為例

文/呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心 馬文平

2021年6月是全國事業(yè)單位機構(gòu)改革的最后日期，作為山西省呂梁市市級農(nóng)業(yè)部門，呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心由農(nóng)機、農(nóng)經(jīng)、農(nóng)業(yè)開發(fā)中心率先組建起來。作為一名檔案人，面對機構(gòu)改革所產(chǎn)生的新的全宗，歸檔范圍、保管期限表、檔案分類大綱等的變化以及面臨的新問題、新情況需要我們?nèi)ニ伎冀鉀Q。

一、事業(yè)單位改革過程中檔案工作現(xiàn)狀

呂梁市事業(yè)單位改革涉改單位檔案工作目前處于收尾階段。以呂梁市農(nóng)業(yè)系統(tǒng)改革為例，現(xiàn)在縣市已改革9家，還有4家尚未改革。改革所涉及的單位也有差別。反映到檔案工作中，由于全市步調(diào)不一致以及檔案局涉改單位檔案指導(dǎo)文件遲遲沒有下文，檔案工作呈現(xiàn)出不同的狀況。有的單位改革早，動手快，檔案工作在檔案人員的指導(dǎo)下已經(jīng)移交入庫，新單位的檔案已在籌劃之中；有的單位檔案工作正在整理移交當(dāng)中；有的單位還未合并，領(lǐng)導(dǎo)班子未定，檔案工作還處于停滯狀態(tài)。

二、事業(yè)單位改革過程中檔案工作存在的問題

（一）原全宗構(gòu)成單位的移交問題。由于呂梁市農(nóng)業(yè)系統(tǒng)事業(yè)單位三定方案尚未出臺，公章未刻，科室未定，目前新組建的呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心還未正式運行，原來三家單位還各自為政。據(jù)筆者了解，我原單位呂梁市農(nóng)機服務(wù)中心已將檔案移交至2020年，原農(nóng)經(jīng)中心、農(nóng)業(yè)發(fā)展中心兩家單位還在整理當(dāng)中，各家進度不一，再加上事業(yè)單位改革檔案處置相關(guān)文件未及時下發(fā)，檔案移交入庫時間未明確，檔案館接受文件的范圍有哪些，哪些單位需要全部上交？涉改單位是移交現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心或者農(nóng)業(yè)農(nóng)村局，還是檔案館？這都需要檔案館（局）以及涉改單位共同來面對。

（二）原全宗構(gòu)成單位材料不齊全的問題。這是一個普遍存在的問題，各涉改單位最明顯的就是數(shù)字化檔案缺乏，除極個別單位開展了此項工作外，大部分未開展該項工作。文書、實物、聲像、業(yè)務(wù)檔案較容易收集整理，會計、基建檔案由于涉改單位的特殊性、保密性，單位領(lǐng)導(dǎo)不同意移交。另外與檔案密切相關(guān)的資料收集不全，如全宗介紹、組織沿革、大事記等，這些當(dāng)年如不注意保存積累，在最終的移交過程中想要補齊很困難。

（三）原全宗構(gòu)成單位檔案人員斷檔問題。市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心成立后，僅對辦公室、黨辦進行了重新調(diào)整安排，但由于主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不熟悉，未明確原三家單位檔案移交入庫事宜，存在只安排辦公室工作，忽視檔案工作的現(xiàn)象。檔案工作成為真空地帶，少有人問津，而新任命的分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任又不熟悉相關(guān)檔案知識，底數(shù)不清、情況不明、管理混亂，導(dǎo)致單位檔案工作處于被動、停滯狀態(tài)。

（四）新組建單位全宗的歸屬問題。由于三定方案未下，歸屬出現(xiàn)問題：新組建的呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心是隸屬于市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局，成為其下屬事業(yè)單位；獨立存在，成為一個能夠獨立行使職權(quán)，人事財務(wù)獨立的新單位；或者按照市農(nóng)村經(jīng)濟管理中心的牌子，以農(nóng)經(jīng)中心為中心，其他單位都合放在農(nóng)經(jīng)中心這個全宗里。按照全宗構(gòu)成者的條件，還存在不確定性，一切都得等三定方案下來，待一切權(quán)力責(zé)任明確以后才能定奪。

（五）新組建單位檔案管理工作停滯問題。新組建的呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心目前重心都在科室組建、辦公業(yè)務(wù)工作安排上，檔案工作作為“二線”工作尚未提上工作日程，原三家單位檔案移交也未進行部署，檔案機構(gòu)和檔案工作人員還不明確，相關(guān)人員也還未與檔案館（局）人員對接。對于筆者來說，由于業(yè)務(wù)關(guān)系與市檔案館人員接觸過，探討過新單位組建檔案需要做的前期工作以及舊單位檔案移交的事情，但自己是以原農(nóng)機服務(wù)中心檔案負(fù)責(zé)人的身份進行探討，目前新單位情況未明，各科室人員未進行調(diào)整任命，檔案工作無法深入。

三、對事業(yè)單位改革過程中檔案工作的建議

（一）必須積極爭取主要領(lǐng)導(dǎo)（一把手）的支持。由于有些領(lǐng)導(dǎo)不熟悉檔案工作，對檔案的支持力度不夠，檔案工作脫離單位的人財物支持很難開展。因此作為檔案員，必須積極爭取單位主要領(lǐng)導(dǎo)（一把手）的支持，要說服辦公室主任、一把手，同時自身要硬，拿出成績說事，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到做好檔案工作的重要性，爭取將檔案工作納入議事日程，人、財、物有保障，明確各單位檔案移交責(zé)任人，檔案移交入庫截止時間，移交方案處置等事宜，有了一把手和領(lǐng)導(dǎo)班子的支持，檔案工作才能有序開展。

（二）檔案管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)一致，盡快下發(fā)事業(yè)單位檔案管理相關(guān)文件，督促各涉改單位切實把檔案工作提上日程。就呂梁市的情況，事業(yè)單位改革已經(jīng)進入尾聲，但指導(dǎo)事業(yè)單位在機構(gòu)改革中如何做好檔案工作的文件尚未下發(fā)。筆者在近期的檔案移交工作中向檔案館、檔案局相關(guān)人員咨詢，得到的答案都是檔案局負(fù)責(zé)下文，請耐心等待。在這個空白期，建議檔案管理部門加快進度爭取下文，明確移交的截止時間、移交單位、移交檔案范圍以及其他事宜，如果檔案職能部門對各涉改單位未下發(fā)文件或者前期未進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的，建議大家參照當(dāng)?shù)?018年、2019年行政單位機構(gòu)改革檔案移交的指導(dǎo)文件來進行整理。

（三）檔案員要組織協(xié)調(diào)，耐心做好檔案工作的收集整理工作。涉改單位移交之年，檔案工作繁重，既要做好單位內(nèi)部各科室檔案資料的收集整理，還要與檔案部門溝通，做好各類型檔案的入庫，涉及合并的單位還要做好全宗介紹、組織沿革、大事記的編排，這就需要檔案員有耐心。不懂的應(yīng)當(dāng)積極與檔案管理部門聯(lián)系，按照檔案管理部門的指導(dǎo)，科學(xué)制定檔案分類大綱、檔案保管期限表，明確各類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實際，全面做好文書、業(yè)務(wù)、會計、照片、實物、基建等檔案，確保本單位形成的檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。確實因工作、保密的需要，應(yīng)遵循《檔案法》《保密法》的有關(guān)規(guī)定，與檔案職能部門協(xié)商，原件需歸檔案館保存，對涉及單位利益的部分（如基建、會計檔案）原單位可以復(fù)印作為副本留存。對于數(shù)字化檔案工作，目前單位還未開展的，建議外包或者與檔案館溝通協(xié)助進行。

（四）壓實責(zé)任，避免原單位檔案管理人員過早撤離。為避免涉改單位檔案真空期，應(yīng)做好如下幾點：首先，檔案員應(yīng)積極與原單位一把手及時匯報，以原單位名義制定下發(fā)檔案處置方案，方案中應(yīng)明確檔案工作機構(gòu)和人員，檔案收集、整理的具體要求，檔案交接的程序和手續(xù)，工作推進的時間節(jié)點等內(nèi)容；其次，應(yīng)邀請檔案館的同志全程參與或者部分參與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在對方的監(jiān)督指導(dǎo)下，對照文件材料歸檔范圍、分類大綱以及檔案保管期限表，認(rèn)真清點并登記造冊做好移交。同時應(yīng)明確一點，若檔案處置工作未能如期完成或檔案處置不到位的，相關(guān)檔案館人員、原檔案工作人員不能撤離，新成立單位不予辦理崗位調(diào)動調(diào)整，直至檔案移交完成。

（五）新組建單位全宗應(yīng)以編辦“三定”為準(zhǔn)。以呂梁市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心為例，目前可能出現(xiàn)如下幾種情況：1.新組建單位人事財務(wù)獨立，能夠獨立行使職權(quán)，從組建之日起，應(yīng)與檔案館積極溝通，新設(shè)檔案全宗進行管理，合并前各單位檔案全宗終止，全宗號封口管理；2.新組建單位人事財務(wù)不獨立，不能夠獨立行使職權(quán)，且原有全部職能隸屬于市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局，則不另立全宗，原單位檔案移交農(nóng)業(yè)農(nóng)村局管理，全宗號沿用農(nóng)業(yè)農(nóng)村局全宗號，合并前各單位檔案全宗終止，全宗號封口管理；3.新組建單位如果是以農(nóng)經(jīng)中心為主（增掛農(nóng)經(jīng)中心的牌子），原農(nóng)機中心、開發(fā)中心所有職權(quán)并入農(nóng)經(jīng)中心，則合并前各單位檔案全宗終止，舊的檔案移交農(nóng)經(jīng)中心管理，合并后形成的檔案歸市農(nóng)經(jīng)中心管理，不另立全宗。但按目前的情況，新組建單位僅僅是增掛市農(nóng)經(jīng)中心的牌子，農(nóng)經(jīng)中心是新組成單位的一個子單位，因此以農(nóng)經(jīng)中心全宗作為新單位全宗的可能性最小。

（六）依法依規(guī)做好新組建單位檔案管理工作。新組建單位作為一個新的全宗單位存在，新成立的檔案室及其檔案管理人員應(yīng)盡快進入角色，熟悉領(lǐng)導(dǎo)班子、各科室組成人員和業(yè)務(wù)構(gòu)成，明確各科室檔案分工，構(gòu)建本單位機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖，建立健全檔案工作制度。在熟悉單位基本情況的基礎(chǔ)上，科學(xué)制定檔案分類大綱、各種門類和載體的文件材料歸檔范圍和保管期限表，同時要積極與檔案館負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同志聯(lián)系，在檔案館相關(guān)人員的正確指導(dǎo)下，全力做好各類檔案的建檔工作，確保各類檔案在形成源頭收集齊全、整理規(guī)范、管理安全，為各項工作提供強有力的服務(wù)。