財務管理信息化建設的探索與實踐

劉倩

摘 要：信息時代的財務管理同時面臨機遇和挑戰(zhàn)。通過完善信息化建設，整合物流、資金流、信息流，企業(yè)的財務管理將實現(xiàn)高效率和高效益，企業(yè)的競爭力也將得到提高。與此同時，企業(yè)還須時刻警惕網(wǎng)絡安全等問題，利用信息系統(tǒng)加強內(nèi)部控制的同時還應加強系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：財務管理 信息化 系統(tǒng)化 資金管理系統(tǒng) 應收賬款管理系統(tǒng) 預算管理系統(tǒng) 供應商融資系統(tǒng)

一、信息化和系統(tǒng)化是財務管理發(fā)展的趨勢

在這個信息大爆炸的時代，大部分企業(yè)的會計處理已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，隨之而來的必將是集財務會計、營銷、生產(chǎn)、人事為一體的綜合性信息系統(tǒng)的興起。再利用OUTLOOK和INTERNET將這些系統(tǒng)與外部信息環(huán)境相連接，即可形成一個完整的信息循環(huán)體系。

通過信息化建設，我們可以促進經(jīng)營與財務活動的有效集成，將財務管理由傳統(tǒng)的被動管理轉(zhuǎn)向主動管理、由事后控制擴展到事前和事中控制，從而實現(xiàn)：

1.將財務管理制度固化到應用程序中去，減少人為影響；

2.將管理層的財務管理理念通過系統(tǒng)貫徹到日常財務活動去；

3.縮短人工工時，盡量減少手工操作；

4.實現(xiàn)有效的職責分離，提高監(jiān)督水平；

5.減少人為錯誤，提高財務數(shù)據(jù)的及時性、準確性；

6.實現(xiàn)有效的內(nèi)部溝通，使得各類信息更容易取得。

二、信息化時代的副產(chǎn)品

信息時代給財務工作所帶來的不僅僅是 “福利”，還同時攜帶了信息泄漏、密鑰被盜等“病毒”。如果不能建立健全相關(guān)制度、采取恰當措施來防范相關(guān)風險，企業(yè)面臨的將可能是難以估計的損失。

1.系統(tǒng)自身缺陷導致的錯誤；

2.系統(tǒng)安全控制若存在無效設置，將可能引發(fā)不適當?shù)挠涗?、或?quán)限控制失控等；

3.系統(tǒng)癱瘓等引起的數(shù)據(jù)丟失或訪問被拒等風險；

因此，加強相關(guān)業(yè)務流程的控制，建立系統(tǒng)化、標準化、可審計、可持續(xù)改進的系統(tǒng)內(nèi)部控制制度也十分必要。

三、財務管理系統(tǒng)的模塊構(gòu)建

1.建立流動性、風險與決策管理一體化的金字塔體系。財務管理系統(tǒng)，應當以生產(chǎn)營銷系統(tǒng)、會計和人事系統(tǒng)為依托，以資金管理系統(tǒng)為中心，以應收賬款管理系統(tǒng)為輔，以預算管理系統(tǒng)為優(yōu)化，形成一個既能提高日常流動性管理效率、加強風險控制，又能為決策管理層提供支持的完整體系，實現(xiàn)財務管理活動的“高附加值”。

2.資金管理系統(tǒng)——結(jié)算集中化，信息集中化和資金集中化。資金管理系統(tǒng)的目標，應著眼于“結(jié)算集中化、信息集中化、資金集中化”，使日常資金運營轉(zhuǎn)向系統(tǒng)化、標準化、可審計和可持續(xù)改進。資金管理系統(tǒng)，主要由收款、付款、存貸款交易、外匯交易、貿(mào)易財務、資金管理六大模塊構(gòu)成，集團牽頭企業(yè)還可以考慮增加“集團資金池”模塊。條件允許的企業(yè)，更可考慮通過HOSTING TO HOSTING的方式，實現(xiàn)銀行和企業(yè)之間收付款、L/C等信息的實時傳輸。此外，企業(yè)還可以將資金管理系統(tǒng)與央行推廣的電子匯票系統(tǒng)相聯(lián)、實現(xiàn)銀企間的無縫對接。

2.1收款模塊。包括現(xiàn)金、票據(jù)和電匯。財務人員通過手工輸入或數(shù)據(jù)上傳，將收款信息錄入系統(tǒng)，使各部門間能夠及時共享收款信息、便于應收賬款和出貨等管理。還可通過自動發(fā)送收款通知EMAIL方便公司內(nèi)外聯(lián)絡。

2.2付款模塊。包括現(xiàn)金、票據(jù)、電匯、報銷、同名劃轉(zhuǎn)。營業(yè)人員在系統(tǒng)里提交付款申請，各級授權(quán)者逐級審批，最終由財務人員輸出數(shù)據(jù)到網(wǎng)上銀行后支付。在服務器容量允許的情況下，還可以將發(fā)票等附件掃描到系統(tǒng)里，以供相關(guān)用戶事中或事后查詢。財務人員輸出數(shù)據(jù)的同時，可設定自動發(fā)送EMAIL通知指定人員。

2.3資金管理模塊。包括資金賬簿管理、銀企對賬。資金賬簿管理可匯總其他模塊的數(shù)據(jù)，從而提示每日頭寸盈余或短缺，以便提早準備借款或存款申請。通過導入網(wǎng)銀流水帳，還可實現(xiàn)銀行日記賬“日日清”的對賬目標。企業(yè)甚至可以增加資金計劃的功能，規(guī)范、匯總和復核營業(yè)部門提交的資金計劃。

2.4存貸款交易和外匯交易模塊。

2.5貿(mào)易財務模塊。包括匯票、L/C、D/A、D/P等進出口業(yè)務。營業(yè)人員按規(guī)定格式在系統(tǒng)里填寫L/C開立申請，經(jīng)審批后，財務人員可直接將該數(shù)據(jù)輸出到開證銀行。

2.6流程管理模塊。將財務業(yè)務的流程變得可視化，可隨時查詢到業(yè)務進行到哪一個環(huán)節(jié)、停留在哪位人員處。

2.7集團資金池管理模塊。

通過上述模塊，企業(yè)將實現(xiàn)：

從書面授權(quán)到EDI授權(quán)的轉(zhuǎn)變；

從手工記賬到自動生成會計分錄的轉(zhuǎn)變；

從紙質(zhì)文件傳遞到電子文件傳遞的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)無紙化的同時實現(xiàn)企業(yè)社會責任；

從手工填寫銀行申請到自動輸出打印的轉(zhuǎn)變，減少人為錯誤；

從EXCEL管理數(shù)據(jù)到系統(tǒng)自動生成報告的轉(zhuǎn)變；

從各部門重復管理數(shù)據(jù)到部門間共享數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變；

從口頭溝通審批情況到流程可視化的轉(zhuǎn)變；

從電話聯(lián)絡到EMAIL實時聯(lián)絡的轉(zhuǎn)變；

從手工翻查單證到電子查詢的轉(zhuǎn)變；

從手動管理頭寸到系統(tǒng)自動輸出頭寸調(diào)撥建議的轉(zhuǎn)變。

由于資金管理系統(tǒng)與會計、營銷、生產(chǎn)、人事等系統(tǒng)相連，相關(guān)信息在系統(tǒng)之間可實時傳輸。因此，各部門的操作也將影響其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。例如，申請付款時，營業(yè)部在從會計系統(tǒng)傳輸過來的應付賬款明細賬中選擇未付項目，出賬后資金管理系統(tǒng)又將自動生成“DR應付賬款/CR銀行存款”的會計分錄、并輸送回會計系統(tǒng)。又例如，當某個客戶的收款錄入資金管理系統(tǒng)后，將自動生成“DR銀行存款/CR應收賬款”的會計分錄，在傳輸?shù)綍嬒到y(tǒng)的同時還會傳輸?shù)綉召~款系統(tǒng)——更新該客戶的信用狀況。

3.應收賬款管理系統(tǒng)——事前防范，事中和事后控制。很多跨國企業(yè)在中國水土不服的難題之一就是“收賬難”，應收賬款管理已經(jīng)成為企業(yè)風險管理中非常重要的一環(huán)。從新客戶甄選、進出貨控制，到應收賬款回收，應收賬款管理系統(tǒng)將幫助財務人員不再停留在事后救火的被動處境。

3.1新客戶準入制度的植入。輸入客戶的財務數(shù)據(jù)、資產(chǎn)抵押等情況，系統(tǒng)可自動計算各財務指標（包括資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等）；按照上述指標、企業(yè)風險管理制度制訂的標準和權(quán)重，系統(tǒng)可對新客戶自動評分和評級；根據(jù)評分結(jié)果，系統(tǒng)可自動給出信用期、信用額度等建議，供決策者參考。

3.2老客戶的定期更新和維護。更新客戶信用級別時，系統(tǒng)可根據(jù)客戶與本企業(yè)的交易歷史與應收賬款回收數(shù)據(jù)對老客戶的品質(zhì)、經(jīng)濟環(huán)境變化情況進行評估；再輸入客戶的最新財務數(shù)據(jù)，輔以1、中所述評估手段，財務人員可以更客觀地對老客戶重新評級、篩選、調(diào)整信用額度和信用期 。

3.3日?？刂啤Ｍㄟ^與營銷系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)，當某客戶出貨金額已經(jīng)超過設定額度時，系統(tǒng)可跳出警告對話框、甚至輸出“催款函”。通過與OUTLOOK的聯(lián)結(jié)，當某客戶應收賬款出現(xiàn)逾期或超額時，系統(tǒng)可自動發(fā)送EMAIL通知相關(guān)部門。

3.4定期對賬。系統(tǒng)可按照用戶要求隨時輸出賬齡表，以供內(nèi)部對賬。內(nèi)容包括客戶的信用期、信用額度、各期間的應收賬款余額、及逾期情況。

3.5特殊結(jié)算方式的應收賬款管理。此外，對于通過L/C等方式結(jié)算的應收賬款，系統(tǒng)可設置特定模塊，以供相關(guān)人員查詢和備案。

3.6內(nèi)部利息及收賬成本的計算

4.預算管理系統(tǒng)——規(guī)范預算管理，加強報告分析。傳統(tǒng)的預算工作，通常由各部門提交五花八門的預算表格。有些數(shù)據(jù)甚至不符合基本的財務會計邏輯。究其原因，大多數(shù)營業(yè)主管的財務知識還比較缺乏。但營業(yè)部是企業(yè)業(yè)務的第一線，第一手預算數(shù)據(jù)最好取自營業(yè)部。因此，預算管理系統(tǒng)的主要功能集中在規(guī)范預算和實績數(shù)據(jù)提交上。當然，系統(tǒng)還可以根據(jù)管理者和決策者的要求，輸出各類分析報告，包括分部門的資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、庫存報告和毛利分析報告等。

5.供應商融資系統(tǒng)——高效的應付賬款管理。前述系統(tǒng)基本都以內(nèi)部管理為目標，而企業(yè)還可以利用財務管理系統(tǒng)為外部合作者（例如供應商）提供更多服務和便利，實現(xiàn)雙贏。在企業(yè)供應鏈管理中，“供應商融資”發(fā)揮的作用日漸顯露——降低核心企業(yè)采購成本、降低供應商融資成本、實現(xiàn)融資期限多樣化、促進核心企業(yè)與上游供應商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。但對大型跨國企業(yè)而言，由于供應商遍布全球、數(shù)量眾多，完全靠人工來管理供應商融資顯然力不從心。因此，一些跨國集團會與跨國銀行協(xié)同建立供應商融資系統(tǒng)來提高管理效率。例如，某知名跨國企業(yè)與經(jīng)辦銀行合作，由其核心企業(yè)（后述簡稱“企業(yè)”）牽頭，邀請主要供應商加入VENDOR FINANCING PROGRAMME，并安裝供應商融資系統(tǒng)（后述簡稱“系統(tǒng)”）。買賣雙方約定的付款期限統(tǒng)一為60天，年融資利率為2%。銀行會先將其授予企業(yè)的信用額度輸入該系統(tǒng)、作為所有供應商融資的總額度；當企業(yè)向供應商下訂單時，企業(yè)通過系統(tǒng)發(fā)送訂單信息給銀行；出貨后，供應商通過系統(tǒng)提交約定付款單據(jù)；企業(yè)核查后，在系統(tǒng)里同時發(fā)送確認指令給銀行和供應商。各供應商根據(jù)各自的資金狀況來決定是否要提前提交付款申請：

5.1供應商A因資金短缺，需要盡快收款，于是立即在系統(tǒng)里提交了付款申請，銀行確認后系統(tǒng)會自動支付給A。假定銀行在出貨后第10天確認付款。A最終收款金額=發(fā)票金額 - 發(fā)票金額*2%*（60-10）/360。這一筆發(fā)票金額將從銀行給企業(yè)的授信總額里扣減；當各供應商申請?zhí)崆案犊畹慕痤~超過授信總額時，系統(tǒng)將自動提示企業(yè)和銀行。

5.2供應商B因資金充足，在規(guī)定的60天內(nèi)均未提交付款申請，則銀行將在60天到期時自動支付全款給B。B收款金額=發(fā)票金額 *100%。這一筆發(fā)票金額將不會占用銀行給企業(yè)的授信總額。無論A或B，當60天期滿之日，銀行將自動從企業(yè)賬戶里全額扣款（=發(fā)票金額）。

上述過程中，實現(xiàn)了訂單提交和確認、付款申請和確認、及在線支付的全程無紙化和電子化。企業(yè)與供應商不僅實現(xiàn)了雙贏、還大大地提高了采購交易后期和應付賬款的管理效率。當然，這個項目的實施，對上游供應商的硬件和軟件要求較高，規(guī)模較小的企業(yè)可能在人員和設備方面存在一定困難。

四、財務管理系統(tǒng)自身的風險管理

在高度電子化的信息環(huán)境中，業(yè)務活動可能引發(fā)新的風險，企業(yè)需要加以防范來滿足內(nèi)部合規(guī)的需要、同時達到外部審計的要求。系統(tǒng)項目的選定應確保符合經(jīng)營需要、管理成本效益原則；同時還應按照公司制度進行審批。系統(tǒng)項目的開發(fā)，應以充分的用戶意見聽?。℉EARING）為前提，確保最大限度地滿足用戶需求、解決工作中的實際問題；同時還應以財務管理制度和內(nèi)控制度（包括職責分離、審批授權(quán)制度等）為基礎，汰劣留良、借機對現(xiàn)有營業(yè)模式進行規(guī)范和整理。系統(tǒng)項目的實施，應確保有效的用戶培訓、足夠的用戶測試時間和數(shù)量，以及初始數(shù)據(jù)遷移的準確性。系統(tǒng)的維護，應確保定期跟蹤和檢查系統(tǒng)使用情況，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。還應定期檢查和維護用戶數(shù)據(jù)庫，確保符合最新的公司制度和授權(quán)規(guī)定。此外，網(wǎng)銀安全、密鑰安全、數(shù)據(jù)安全、操作系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡安全和物理安全，這些都是財務管理信息化建設必要的維護內(nèi)容。