人事檔案與人力資源耦合及提效研究

陳靜

摘要：人事檔案是個人成長歷史的真實記錄，為用人單位提供了詳細的參考信息。隨著我國人事制度的改革，人事檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，一系列矛盾不斷顯現(xiàn)，成為了當前迫切需要解決的問題。另外，針對人事檔案如何有效的促進人力資源效率的提升是當前的熱門話題。本文研究人事檔案與人力資源耦合及提效有關問題，首先從當前人事檔案管理工作存在的突出問題分析出發(fā)，包括人事檔案材料虛假、分散，人事檔案內(nèi)容簡單、雷同以及人事檔案開發(fā)利用程度較低，然后就人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用從發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率、促進人力資源合理配置和優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求三大方面進行了深入的剖析，最后就如何基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強化人事檔案管理工作的幾點建議進行了全面的闡述。希望為提升今后我國的人事檔案管理實踐工作效率，促進人力資源的開發(fā)程度奠定一個具有參考價值的文獻基礎材料。

關鍵詞：人事檔案 人力資源 耦合

一、當前人事檔案管理工作存在的突出問題

1.人事檔案材料虛假、分散

人事檔案材料虛假、分散主要是由于人事檔案管理單位在人事檔案上嚴肅性失真造成的。通過實踐調查發(fā)現(xiàn)，人事檔案材料虛假主要體現(xiàn)在個人工作時間的提前、學歷的提高、年齡的降低等諸多方面，從而嚴重造成人事檔案材料喪失了其原有的真實性、嚴肅性和權威性，最終使得人力資源計劃中就人力的配置計劃、退休返聘計劃、補充計劃等方面不能夠有效的制定和執(zhí)行，給當前及未來的人力資源供求造成了極其嚴重的負面影響。

另外，人事檔案材料的分散也是一個非常突出的問題。相關人事檔案管理部門主要掌握了個人履歷、政治面貌、學歷等方面的信息，然而并沒有完全在人事檔案材料中得到完整的記錄和收集。這種情況直接造成了人力資源成本的增加，破壞了人事檔案材料內(nèi)容的完整性，也不能夠充分的反映出員工真實的面貌。

2.人事檔案內(nèi)容簡單、雷同

人事檔案內(nèi)容簡單、雷同的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在“厚古薄今”和“千人一面”等方面。同時，人事檔案材料內(nèi)容的抽象及鑒定往往也是千篇一律，完全區(qū)分不出每個人的個性特點，失去了真正意義上的人事檔案材料具備的參考價值，降低了人力資源的區(qū)分度。并且，人事檔案內(nèi)容的簡單、雷同也影響到了員工正常的晉升和輪換等安排，造成員工內(nèi)在的挫敗感，從而使得用人單位蒙受了不必須要的損失。

3.人事檔案開發(fā)利用程度較低

人事檔案開發(fā)利用程度較低體現(xiàn)在重“藏”和輕“用”的守舊思想觀念上面。一是相關的人事檔案管理部門常常將人事檔案管理工作誤認為是一項具體的事項，特定部門抓好相關的工作就可以的，領導的工作的重點在于如何最大程度上保障人事檔案材料的完整性和安全性，確保對人事檔案在硬件和軟件上的投入，從而忽視了對人事檔案信息資源的利用；二是人事檔案管理工作人員兼職過多，根本無法集中精力搞好人事檔案管理的工作。在實踐操作過程中，僅僅對人事檔案材料的保密存放、分類整理等方面加大工作的力度，并且對于人事檔案利用工作的設想、規(guī)劃等考慮較少。

二、人事檔案在人力資源開發(fā)中的作用分析

1.發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率

發(fā)揮組織內(nèi)人力資源效率體現(xiàn)在可以有效的提升人事檔案當事人的成長軌跡，從而預期其未來發(fā)展的空間，避免人才埋沒等問題的出現(xiàn)。充分發(fā)揮出組織內(nèi)人力資源效率有利于人事檔案系統(tǒng)功能的發(fā)揮，依據(jù)人事檔案提供的信息，保障各類專業(yè)性人才揚長避短、各司其職，最大限度的開發(fā)出人才效率，最終實現(xiàn)用人單位人力資源效率的最大化。

2.促進人力資源合理配置

促進人力資源合理配置體現(xiàn)在根據(jù)人事檔案信息完整、真實的記錄，對人事檔案當事人的材料進行科學的管理。例如，根據(jù)人事檔案當事人不同的能力和個性化的特點，合理配置，將人事配置到最能夠發(fā)揮作用的崗位之上，真正發(fā)揮出人才的作用。另外，也可以促使人事檔案管理部門之間、人事檔案系統(tǒng)之間、用人單位之間就人才合理流動的秩序，盡可能的減少人才積壓和用非所學的現(xiàn)象發(fā)生，從而為用人單位的迅速發(fā)展奠定堅實的人力資源基礎。

3.優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求

優(yōu)化、規(guī)范人力資源需求是人事檔案管理對人力資源推動作用另外一個非常顯著的方面。影響人力資源需求的因素主要來自于用人單位的內(nèi)部組織結構，有效的人事檔案管理工作對于分析單位組織結構中的人力資源狀況及該種情況是否能夠有效的適應用人單位未來的發(fā)展和變革需求，是否有利于為用人單位就人力資源方面的計劃等方面?？傮w而言，脫離了人事檔案管理工作來討論人力資源的需求預測是一種非常不科學、不規(guī)范，甚至是片面的泛泛而談。

三、基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強化人事檔案管理工作的幾點建議

人事檔案是個人成長歷史的真實記錄，為用人單位提供了詳細的參考信息。隨著我國人事制度的改革，人事檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，一系列矛盾不斷顯現(xiàn)，成為了當前迫切需要解決的問題。為此本文結合實踐工作，基于有效挖掘人力資源開發(fā)作用目的下強化人事檔案管理工作的幾點建議主要從以下幾個方面進行針對性的額闡述。

首先，需要健全人事檔案管理部門在人事檔案管理上的制度。例如，在人事檔案材料方面的管理需要及時、完整，并且人事檔案材料的整體要嚴謹、科學。同時，人事檔案的借閱需要根據(jù)具體的情況具體分析，對用人單位和其他單位需要加以區(qū)分，注重人事檔案的安全性。最后，人事檔案的更新要及時、準確，特別是需要注重對人事檔案新內(nèi)容的主動補充和調整。

其次，需要轉變重“藏”和輕“用”的守舊思想觀念，樹立與時俱進的人事檔案管理制度。具體而言，人事檔案管理部門首先需要認清形勢，擺正位置和端正態(tài)度，增強人事檔案管理上面的服務意識。另外，還需要改變長期以來被動式的人事檔案管理方式，加強人事檔案管理工作的主動性，真正實現(xiàn)人事檔案管理理念的變革，保障人力資源效率水平的提升。

最后，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平?；谌耸聶n案材料復雜、繁多等特點，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理方式已經(jīng)不能夠有效滿足我國人事檔案結構多樣化的需要。一味保守著傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，勢必會給當前人事檔案材料的查詢帶來諸多的不便之處，并且也會造成人事檔案管理工作上的混亂。為此，人事檔案管理模式的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)成為了現(xiàn)實的訴求，必須要構建有效的人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案信息材料的聯(lián)網(wǎng)檢索，拓寬人事檔案信息的內(nèi)涵。并且，借助于新一代信息技術實現(xiàn)人事檔案管理效率的提升，為用人單位在選人、用人、育人等方面留下更大的彈性空間，實現(xiàn)人力資源效率的最大化。

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