人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位也在迅速的崛起。企業(yè)單位中人事檔案的建立是對(duì)人力進(jìn)行管理的重要形式。人事檔案是正確評(píng)價(jià)和使用人才的依據(jù)?？茖W(xué)合理的人事檔案管理可以幫助企業(yè)充分的發(fā)掘人才。因此，人事檔案的建立必須符合現(xiàn)代化人才管理的模式，不斷的對(duì)人事檔案的能力進(jìn)行挖掘，這樣才能保證人力資源更好的開發(fā)。所以，企業(yè)單位需要從人力資源管理的多方面進(jìn)行入手，深入發(fā)掘人事檔案管理在企業(yè)中的作用，這樣才能站在全新的視角中去認(rèn)識(shí)人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 人力資源管理 重要作用

人力資源管理的發(fā)展經(jīng)歷了多個(gè)發(fā)展階段。人事檔案管理是人力資源管理中最重要的一部分，但是，隨著人力資源管理的快速發(fā)展，人事檔案所具有的作用漸漸的被企業(yè)或者管理人員所忘卻。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息全球化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)面對(duì)的環(huán)境更加的復(fù)雜，人員的流動(dòng)性更大，為了更好的適應(yīng)復(fù)雜多變的社會(huì)環(huán)境，企業(yè)必須對(duì)環(huán)境中的信息進(jìn)行搜集、整理和分析。人事檔案是企業(yè)中最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現(xiàn)出來。

一、企業(yè)人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用

1.確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助。企業(yè)人才的需求來源于企業(yè)人力資源的規(guī)劃。企業(yè)的人事檔案將企業(yè)內(nèi)部的人才類型、人才層次、人才數(shù)量和人才的水平等信息進(jìn)行匯總。人力資源管理部門可以根據(jù)人事檔案對(duì)人才的類別、屬性進(jìn)行分類整理，給企業(yè)提供更加合適的人員信息。

2.促進(jìn)人力資源的合理配置。企業(yè)中的人事檔案可以加深管理人員對(duì)員工的認(rèn)識(shí)和了解，從而對(duì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的管理和分配。企業(yè)根據(jù)人才類型、能力、技術(shù)等方面的不同，將合適的人選分配到合適的崗位中去，這樣才能最大化的發(fā)揮人才的潛能和特點(diǎn)。

3.有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。組織內(nèi)部的因素對(duì)人才的需求有一定程度的影響。科學(xué)合理的人事檔案可以對(duì)企業(yè)組織內(nèi)部的人員情況進(jìn)行分析，判斷現(xiàn)有的人員是否符合企業(yè)當(dāng)下的發(fā)展，這為制定科學(xué)合理的人力資源管理計(jì)劃有著極其重要的影響。完全脫離人事檔案所做出的企業(yè)人力資源的需求是不科學(xué)的。

4.保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù)。員工的招聘有兩部分組成：內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是指企業(yè)從現(xiàn)有的員工中選撥出優(yōu)秀或者需要的人才；外部招聘是指企業(yè)在高?；蛘咭恍┱衅笗?huì)上招聘所需要的人才。首先，企業(yè)在招聘員工的過程中，一些企業(yè)內(nèi)部的員工就會(huì)給企業(yè)推薦一些自己的親戚、朋友或者老鄉(xiāng)等，有的人員甚至不具備招聘所需要具備的能力，這就大大降低了企業(yè)招聘人員的質(zhì)量，并且員工之間存在直接或者間接的關(guān)系，給企業(yè)的正常管理帶來了一定的困擾。因此，企業(yè)需要對(duì)人事檔案進(jìn)行分析和篩選，在招聘人員時(shí)候，盡可能少的聘用一些有關(guān)系的員工，這樣可以大大保證了企業(yè)招聘的質(zhì)量。其次，企業(yè)在內(nèi)部招聘會(huì)上，需要對(duì)現(xiàn)有的員工檔案進(jìn)行分析，將此作為員工選聘的關(guān)鍵依據(jù)。

二、人事檔案管理中人力資源開發(fā)現(xiàn)狀

1.檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。目前，人事檔案在人力資源管理中缺乏真實(shí)性。沒有真實(shí)性的人事檔案，也就喪失了其保存的價(jià)值。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，檔案管理人員發(fā)現(xiàn)，有些人事檔案出現(xiàn)涂改的現(xiàn)象，這使得人事檔案失去了真實(shí)性和權(quán)威性，使得人事管理人員在對(duì)人員的調(diào)配、解聘等計(jì)劃中無法正確的執(zhí)行，這對(duì)企業(yè)今后人力資源的發(fā)展造成不利的影響。

2.個(gè)人檔案材料管理滯后，影響了人事檔案作用的發(fā)揮。人事檔案是記錄人員信息的關(guān)鍵部分，但是，長久以來，企業(yè)對(duì)人事檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)和強(qiáng)有力的宣傳力度，使得人事檔案漸漸的缺失。如果人員的工作進(jìn)行調(diào)動(dòng)，那么一部分人事信息會(huì)留在原來工作的單位中；學(xué)生畢業(yè)之后參加工作，學(xué)生的檔案順理成章的留在了學(xué)校；取得相應(yīng)的文憑之后，學(xué)歷的資料由個(gè)人進(jìn)行保存等。目前，我國企業(yè)的人員流動(dòng)比較大，各個(gè)單位都在費(fèi)盡心思招聘一些高能力、高水平、高素質(zhì)的人才，并且需要給招聘的人才建立屬于自己的人事檔案。那么就會(huì)出現(xiàn)棄檔、重建檔案的現(xiàn)象，這就破壞了人事檔案的統(tǒng)一性，嚴(yán)重影響了人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮的作用。

3.檔案材料不全，降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值。人事檔案記錄一個(gè)人在社會(huì)中的所有經(jīng)歷，客觀的反映一個(gè)人在社會(huì)中生存的能力和個(gè)人的修養(yǎng)。企業(yè)可以在翻閱人事檔案時(shí)，直觀清晰的了解到人員的信息和社會(huì)經(jīng)歷。但是，現(xiàn)階段企業(yè)的人事檔案比較單一，形式比較陳舊，內(nèi)容比較抽象，在對(duì)人員技能的鑒定中，出現(xiàn)空話、假話的現(xiàn)象比較明顯，無法體現(xiàn)出人員的特點(diǎn)，從而失去了人員考察的意義，影響了企業(yè)員工的晉升和選撥，大大的降低了企業(yè)員工的積極性，給企業(yè)單位造成一定程度的損失。

4.人事檔案管理缺專職管理人員，制約了人力資源的開發(fā)?，F(xiàn)代化的人力資源管理需要建立科學(xué)、合理的人事檔案管理機(jī)制，及時(shí)的給企業(yè)提供各種高技術(shù)、高水平、高素質(zhì)的人才信息。但是，目前我國在人事檔案管理方面，檔案管理人員缺乏專業(yè)化的知識(shí)和能力，仍使用的是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，主要借助人工挑選，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)、缺乏競爭意識(shí)，無法更加高效的給人力資源的發(fā)展提供服務(wù)。

三、改進(jìn)人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

1.切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息全球化時(shí)代的到來，企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平也在逐步提高。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適用于現(xiàn)階段的人力資源管理模式。因此，企業(yè)單位應(yīng)該積極的選撥和引進(jìn)高素質(zhì)、高水平、高能力的管理人才到檔案管理部門，還需要對(duì)招聘的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)信息化時(shí)代企業(yè)發(fā)展的要求。人力資源管理部門應(yīng)該幫助檔案管理人員樹立正確的價(jià)值觀和思想，幫助他們擺正自己的位置，不斷的增強(qiáng)服務(wù)大眾的意識(shí)，積極與各部門加強(qiáng)溝通和交流，及時(shí)的給企業(yè)提供有效的信息，更好的服務(wù)于人力資源管理，提高全民建立檔案的意識(shí)，營造人人關(guān)心檔案的良好氛圍。

2.加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)中的人事檔案材料越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。因此，需要建立現(xiàn)代化電子化的人事檔案管理系統(tǒng)。電子化人事檔案系統(tǒng)的建立，可以將企業(yè)內(nèi)部員工的信息進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，最大化的實(shí)現(xiàn)了信息的傳遞和檢索。

3.建立健全合理的人事檔案管理制度。企業(yè)在建立人事檔案時(shí)，需要對(duì)社會(huì)的發(fā)展形勢進(jìn)行分析，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求和相關(guān)的規(guī)章制度，建立科學(xué)、合理、高效、便捷的人事檔案管理體系，使得人事檔案工作更加的規(guī)范化、具體化和制度化。檔案管理人員在搜集信息材料時(shí)需要盡可能的做到及時(shí)和完整；檔案管理人員在對(duì)人事檔案的鑒別過程中，必須保證人事檔案的真實(shí)性；檔案管理人員在對(duì)材料進(jìn)行分類時(shí)，需要對(duì)材料進(jìn)行整齊裝訂；在進(jìn)行檔案傳遞過程中，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，保證人事檔案的安全性和可靠性；當(dāng)別人對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱時(shí)，檔案管理人員必須熱情服務(wù)，做好檔案的保密工作和安全工作，并且檔案管理人員需要及時(shí)和有關(guān)部門進(jìn)行溝通和交流，不斷的更新和補(bǔ)充檔案信息。

總之，人事檔案在企業(yè)中的作用越來越重要，檔案人員對(duì)人事檔案的分析、整理，可以更加便捷的為企業(yè)提供服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以后的人事檔案將有可能和現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，人們更加方便、快捷的對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，使得檔案信息更加的科學(xué)化，大大提高了人事檔案在人力資源管理中的作用。

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作者簡介：李艷，1983—，女，河南省郟縣，經(jīng)濟(jì)師，本科，從事工作：人力資源管理。