學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的強化方法

劉芳

摘要：21世紀(jì)，在激烈的社會競爭中，人才顯得尤為重要。為適應(yīng)社會的發(fā)展，越來越多的人開始走進學(xué)校充實自己，以便自己能夠在社會中擁有更強的競爭力。為滿足現(xiàn)代人的學(xué)習(xí)需求，許多學(xué)校紛紛選擇擴大自己的建造規(guī)模，這給學(xué)校的管理帶來了大量的麻煩，必須對其進行有效的改革。通過研究分析學(xué)校檔案管理在學(xué)校建設(shè)過程中的作用，發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理在學(xué)校管理中的重要性。針對現(xiàn)階段我國學(xué)校檔案管理過程中存在的一系列問題，進行討論，進而提出解決這些問題的一些方案。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 服務(wù)意識 強化方法 決策

學(xué)校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會實踐、教學(xué)成果等一系列資料，對學(xué)校師生以后的就業(yè)和晉升有著重要的作用，因此，學(xué)校的相關(guān)人員必須對學(xué)校檔案管理給予足夠的重視?，F(xiàn)階段，我國居民對于知識的重視程度不斷加深，學(xué)校的學(xué)生日益增多，學(xué)科資料、學(xué)生信息、檔案資料等也越來越多，這給學(xué)校的資料管理人員造成了極大的困難。針對這些問題，進行研究分析。借此平臺，與各位相關(guān)研究人員切磋討論。

一、學(xué)校檔案管理的作用

1.記錄學(xué)校發(fā)展史

一般來說，人的記憶是有限的，所以有時候需要利用文字來記錄過去時間內(nèi)發(fā)生的事情。學(xué)校檔案的功能就在于此。學(xué)校的檔案應(yīng)記載著自學(xué)校建立以來所發(fā)生的各個重大事項，包括教學(xué)、科研、學(xué)生檔案、教師履歷等等，是整個學(xué)校運行過程中不可缺少的一部分。學(xué)校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學(xué)校發(fā)生的重要事件，蘊含了大量可靠的信息。伴隨著時間的流逝，許多事情只能通過學(xué)校的檔案來查詢獲得。

2.為決策提供依據(jù)

學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，匯集了學(xué)校的知識成果、教育經(jīng)驗等，可以為學(xué)校的各種決策提供依據(jù)，具有極大的價值。主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，教學(xué)管理作為學(xué)校工作的核心，引起了學(xué)校相關(guān)部門的強烈重視。在對本校的教師進行教學(xué)質(zhì)量評估的過程中，需要對參與教學(xué)評估的教師的論文發(fā)表、研究發(fā)明、就業(yè)情況等一系列教育成果進行調(diào)查對比，而這些程序的進行主要是依據(jù)學(xué)校的現(xiàn)存檔案來實現(xiàn)的。第二，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)決定了學(xué)校的運營軌跡，但是大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的任期都具有一定的時間限制，他們只是學(xué)校某一時間段的參與者，對于學(xué)校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)階級必須通過查閱學(xué)校檔案來了解學(xué)校的發(fā)展與前景。并在此基礎(chǔ)上，做出正確的決策，促進學(xué)校的發(fā)展。

二、現(xiàn)階段我國學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.學(xué)校對檔案管理重視度欠缺

受過去舊式思想觀念的影響，現(xiàn)階段我國大多數(shù)學(xué)校并不能真正的意識到檔案管理的重要性。因此，在平時的工作中，并沒有許多學(xué)校對檔案管理給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致很多麻煩的產(chǎn)生。例如：在現(xiàn)實的學(xué)校管理中，許多工作人員由于缺乏對學(xué)校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時或者材料內(nèi)容不健全，導(dǎo)致學(xué)校的年立檔歸卷無法按時完成，給以后學(xué)校工作的展開帶來了極大的不便。

2.學(xué)校檔案管理中硬件設(shè)施較差

目前，我國學(xué)校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務(wù)意識中，不能適應(yīng)新時期的學(xué)校檔案服務(wù)管理。過去，學(xué)校的檔案管理工作長期處于手工操作進行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著科技的發(fā)展，計算機技術(shù)不斷進步，舊式的管理方式早已不能滿足日益發(fā)展的社會的需要，必須對其進行技術(shù)的革新。為更好地保管檔案，學(xué)校應(yīng)配備較為先進的計算機設(shè)備與相關(guān)軟件，對學(xué)生檔案實行集中管理。對于紙質(zhì)的檔案，也應(yīng)注重防潮、防蛀、防火等，使學(xué)校的檔案可以長期保存。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于缺乏對學(xué)校檔案的認(rèn)知度，一些學(xué)校并沒有按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置專門管理學(xué)校檔案的職位，而是讓學(xué)校的教師或者學(xué)生來兼職，致使學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了大量的問題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專業(yè)出身，對于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對于檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。有的兼職人員甚至沒有經(jīng)過一些適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使學(xué)校的檔案管理工作存在著較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時還忙于其他的工作，并沒有多余的時間來進行學(xué)校檔案管理工作方面的培訓(xùn)，更沒有多余的時間與精力來管理學(xué)校的檔案。

三、如何更好的強化學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識

1.增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度

思想是一切行動的前提和基礎(chǔ)，只有從根本上轉(zhuǎn)變觀念，才能最終體現(xiàn)在行動上。因此，要想強化學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識，就必須首先從思想上轉(zhuǎn)變觀念，增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時也要求學(xué)校其他人員對于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要性，通過自己的實際行動，為全體師生樹立一個良好的榜樣。同時，學(xué)校應(yīng)對檔案管理的重要性進行宣傳講解，讓全體師生了解到學(xué)校的檔案管理與他們自身的利益息息相關(guān)。由于檔案管理的目的是為學(xué)校的各個部門、機構(gòu)提供有用的信息，所以，學(xué)校各個職能部門之間的默契配合也是對學(xué)校檔案進行有效管理的重要條件。針對這種情況，學(xué)校應(yīng)定期對各個部門進行檔案管理的培訓(xùn)，使大家明確了解自己的職責(zé)，增加各個部門之間的默契度，提高學(xué)校的工作效率。

2.強化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，越來越多的人認(rèn)識到了知識的重要性，紛紛選擇走進學(xué)校充實自己。為給越來越多的學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，我國大多數(shù)學(xué)校選擇擴充自己的學(xué)校規(guī)模。學(xué)生數(shù)量不斷增多，學(xué)校規(guī)模不斷擴大，導(dǎo)致學(xué)校的檔案越來越厚，給學(xué)校的檔案管理人員帶來了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應(yīng)日益發(fā)展的社會的需要。近幾年來，計算機技術(shù)快速發(fā)展，給我國學(xué)校檔案管理工作帶來了極大的方便。檔案管理數(shù)字化主要包括檔案數(shù)字化信息采集、檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)與檔案日常管理系統(tǒng)三個方面。這三個系統(tǒng)之間相互影響，相互聯(lián)系。如果其中一個系統(tǒng)出現(xiàn)差錯，勢必會影響其他兩個系統(tǒng)的正常運行。例如：檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，信息采集的不準(zhǔn)確、不及時，勢必會影響檔案數(shù)字化信息查閱系統(tǒng)對于所收集信息的快速反應(yīng)。檔案日常管理系統(tǒng)也由于檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)所采集信息的失誤，不能及時有效地對所采集的信息進行歸類整理。這嚴(yán)重違背了學(xué)校進行檔案管理的初衷，降低學(xué)校的工作效率。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務(wù)量重?，F(xiàn)階段，我國大多數(shù)學(xué)校并沒有配備專門的管理人才對于學(xué)校的檔案進行管理，不能滿足學(xué)校對于檔案管理的要求。針對這一現(xiàn)象，學(xué)校應(yīng)聘請專業(yè)的檔案管理人員對學(xué)校檔案實行嚴(yán)格的監(jiān)管，并定期對學(xué)校檔案管理人員進行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不斷加強學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為學(xué)校全體師生提供更好的服務(wù)，進而提高整個學(xué)校工作效率。值得注意的是，在對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時，不僅要加強對檔案管理人員專業(yè)理論知識和先進技術(shù)實際操作能力的培訓(xùn)，還應(yīng)注重對于檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的職業(yè)道德。此外，為提高學(xué)校的檔案管理效率，學(xué)校還可以建立激勵制度，對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員進行適當(dāng)?shù)莫剟睢?/p>

總體來說，隨著人們對于知識的重視程度不斷加強，越來越多的人選擇再一次走進校園，充實自己。學(xué)校為適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，不斷擴大學(xué)校的規(guī)模。不斷增加的學(xué)生數(shù)量，不斷發(fā)展的學(xué)校進程，導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料越來越厚重。這給我國學(xué)校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問題，提高學(xué)校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國學(xué)校的檔案管理工作中存在著包括學(xué)校對檔案管理重視度欠缺、學(xué)校檔案管理中硬件設(shè)施較差、缺乏專業(yè)的檔案管理人員等幾個方面的問題。針對這些問題，通過一系列的研究分析，對如何才能更好的強化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識進行了大量的討論，提出應(yīng)在增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度的基礎(chǔ)上，利用計算機技術(shù)，強化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平。同時，應(yīng)對檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使其緊跟時代的發(fā)展潮流，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，更好地為全校師生服務(wù)。

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