淺析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

阿拉善盟公安邊防支隊(duì) 伊銀柱

淺析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

阿拉善盟公安邊防支隊(duì) 伊銀柱

要了解會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響，首先要了解會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。本文從三個(gè)方面介紹了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展歷程，經(jīng)過闡述會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)記賬憑證的審核、賬務(wù)處理手段、會(huì)計(jì)職能、會(huì)計(jì)監(jiān)督等方面的影響，從不同方面以多種形式提出了解決的方法和對(duì)策，為會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展明確了目標(biāo)、指明了方向，有力地推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化的改革進(jìn)程。

會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù) 影響及對(duì)策

1　會(huì)計(jì)電算化的演變過程

“會(huì)計(jì)電算化”是以用現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)處理日常會(huì)計(jì)工作的一種會(huì)計(jì)形式，即運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工記賬、核算和報(bào)賬，也就是從傳統(tǒng)的手工化時(shí)代通過科技信息手段逐步過渡到電算化時(shí)代。這期間也經(jīng)歷了一個(gè)漫長而艱巨復(fù)雜的演變過程，而會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展通過社會(huì)進(jìn)步歷經(jīng)科技信息化的推動(dòng)是呈階段性發(fā)展的，大致可分為以下三個(gè)階段。

1.1 簡(jiǎn)單或復(fù)雜多元會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)用計(jì)算機(jī)平臺(tái)處理的階段

簡(jiǎn)單會(huì)計(jì)信息的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理是電算化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的雛形，主要是針對(duì)某一單項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，通過電腦模塊設(shè)計(jì)出一個(gè)比較完整的、相對(duì)獨(dú)立的應(yīng)用程序，而這個(gè)程序的出現(xiàn)使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)了一個(gè)質(zhì)的飛躍，通過執(zhí)行這個(gè)程序從而完成該項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作，如人員工薪核算、成本核算、利潤核算、營銷核算等。復(fù)雜多項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)處理，是指多項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)通過數(shù)據(jù)庫的連接將多個(gè)單一的應(yīng)用模塊有機(jī)地結(jié)合起來，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行具體業(yè)務(wù)處理。

1.2 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的電算化階段

通過計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)一個(gè)專門的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)，通過電子計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)鏈接功能來處理會(huì)計(jì)賬務(wù)，其特征是應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫管理模塊，開發(fā)出 “會(huì)計(jì)賬務(wù)處理子系統(tǒng)”，其實(shí)質(zhì)是將電子計(jì)算機(jī)作為一個(gè)高級(jí)的計(jì)算應(yīng)用工具出現(xiàn)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，日常編制的記賬憑證成了手工記賬與計(jì)算機(jī) “會(huì)計(jì)賬務(wù)處理子系統(tǒng)”的唯一數(shù)據(jù)橋梁，會(huì)計(jì)電算化的引進(jìn)使財(cái)務(wù)人員從繁瑣的記、算、平衡等手工賬務(wù)處理工作中解脫出來，也精簡(jiǎn)了臃腫的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和繁雜的人員組織。

1.3 以財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)為中心的管理決策支持系統(tǒng)

這是一個(gè)緊隨時(shí)代步伐，以現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)傳輸采用人機(jī)交互的方式，廣泛利用財(cái)務(wù)信息和其他輔助手段來解決管理決策問題的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用階段，使企業(yè)會(huì)計(jì)信息的運(yùn)用和財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。

2　會(huì)計(jì)電算化的推廣應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響及對(duì)策

2.1 對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響

會(huì)計(jì)職能是會(huì)計(jì)在單位經(jīng)濟(jì)管理過程中所具有的功能，具體職能為核算職能、監(jiān)督職能、預(yù)測(cè)和分析職能。企業(yè)在不斷推進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化運(yùn)用的過程中，還應(yīng)適時(shí)地推動(dòng)管理會(huì)計(jì)的電算化，化解管理會(huì)計(jì)手工操作繁瑣的問題，這里還應(yīng)強(qiáng)調(diào)的是會(huì)計(jì)電算化不僅僅是指記賬方式的電算化，它應(yīng)該包括預(yù)測(cè)、分析、決策、核算、管理等一體的綜合電算化應(yīng)用系統(tǒng)，并有更大的空間來充分發(fā)揮會(huì)計(jì)職能，這里較為突出的是管理的精細(xì)化。會(huì)計(jì)工作的電算化在企業(yè)會(huì)計(jì)工作中的運(yùn)用和發(fā)展將是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展歷程中的一大飛躍，它有利地促進(jìn)了會(huì)計(jì)職能在電算化平臺(tái)上的發(fā)揮，極大減少企業(yè)管理的人力和時(shí)間成本，提高了核算和管理的效率。如：成本核算信息管理工作的細(xì)化。未來市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)不得不從內(nèi)部挖掘潛力，會(huì)計(jì)電算化也促使會(huì)計(jì)職能的實(shí)現(xiàn)發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)的主要職能是核算和管理，核算工作全部由會(huì)計(jì)核算軟件完成，核算職能在會(huì)計(jì)電算化運(yùn)用后會(huì)有所削弱，重點(diǎn)是管理、決策和監(jiān)督，所以會(huì)計(jì)的預(yù)測(cè)、控制、分析和決策的職能會(huì)不斷加強(qiáng)，并且這些職能存在相輔相成、辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

2.2 對(duì)會(huì)計(jì)科目的影響

會(huì)計(jì)工作中通過對(duì)會(huì)計(jì)科目的分類設(shè)置和運(yùn)用，有序地按照可操作性的原則對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行分類反映，切實(shí)保證電算化會(huì)計(jì)所提供的信息資源符合和滿足企業(yè)不同管理者的需要，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的一致性、及時(shí)性、明晰性、相關(guān)性、可比性、客觀性、歷史成本性、配比性。實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化，就要求統(tǒng)一和規(guī)范的設(shè)置會(huì)計(jì)資料，其主要內(nèi)容包括以下方面。

(1)以實(shí)現(xiàn)“資源共享”為目標(biāo)，按照相對(duì)穩(wěn)定、力求完整、簡(jiǎn)明、適用的原則，對(duì)會(huì)計(jì)科目類別、單位名稱、科目代碼、核算內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范設(shè)置，形成標(biāo)準(zhǔn)化的核算制度。

(2)為了滿足初始會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行的需要，應(yīng)設(shè)置相對(duì)穩(wěn)定和統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目。對(duì)具體科目的設(shè)置可根據(jù)實(shí)際需要，在不違反統(tǒng)一規(guī)定的基礎(chǔ)上，本著“必需、簡(jiǎn)便、實(shí)用”的原則，同時(shí)考慮電算化處理的實(shí)際，對(duì)明細(xì)科目的內(nèi)容、層級(jí)、類別進(jìn)行設(shè)計(jì)。

(3)會(huì)計(jì)科目代碼設(shè)置是一項(xiàng)技術(shù)性較高的工作，一方面由于會(huì)計(jì)代碼簡(jiǎn)易和便捷的特點(diǎn)，它的使用較為頻繁，使用范圍較廣，會(huì)計(jì)代碼的長度和編碼方式的變化對(duì)整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生重大影響。另一方面由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和業(yè)務(wù)內(nèi)容的逐漸變化，會(huì)促使會(huì)計(jì)一級(jí)科目和相對(duì)應(yīng)的類級(jí)、款級(jí)、目級(jí)等明細(xì)科目的數(shù)量不斷發(fā)生相應(yīng)的變化，這要求設(shè)計(jì)人員在設(shè)置代碼位數(shù)和擴(kuò)展時(shí)要充分考慮會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的長遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)科目設(shè)置要留有余地，在不改變現(xiàn)有代碼編排體系的情況下，確保科目代碼(包括最基層的明細(xì)科目)修改的靈活性。與此同時(shí)，為顧及實(shí)際工作操作方便，還要防止代碼過長，造成記憶、輸入、使用上的不便。

2.3 對(duì)會(huì)計(jì)記賬的影響

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用使得會(huì)計(jì)在記賬后，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行總賬和明細(xì)賬的核對(duì)工作，隨之改變了手工條件下的總賬明細(xì)賬的核對(duì)工作；記賬憑證便成了手工會(huì)計(jì)記賬與計(jì)算機(jī)記賬內(nèi)的“會(huì)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)”的唯一橋梁紐帶，這就要求必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的審核力度；因計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)人員掌握電算化系統(tǒng)后臺(tái)操作權(quán)限，這也就可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)被人為的非正常的修改，破壞了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，因此要限制會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)人員出任出納工作以及運(yùn)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬工作。必須建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度來規(guī)范工作流程以及會(huì)計(jì)人員的分工和責(zé)任。

2.4 對(duì)賬務(wù)處理手段的影響

會(huì)計(jì)電算化和傳統(tǒng)的手工記賬在會(huì)計(jì)核算與結(jié)算模式方面有很大的差異，手工記賬模式下的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是通過開具大量紙質(zhì)單據(jù)、填制賬簿和報(bào)表來完成。在電算化會(huì)計(jì)的情形下，商品的交易基本實(shí)現(xiàn)“無紙化”，傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬務(wù)憑證被電子憑證、電子票據(jù)、電子賬簿所取代，且日常賬務(wù)的核算和比對(duì)可由系統(tǒng)自主完成。在資金結(jié)算方面也有較大的差異，傳統(tǒng)的手工記賬模式下主要通過現(xiàn)金交易和前往銀行網(wǎng)點(diǎn)轉(zhuǎn)賬，手續(xù)較為繁瑣。電算化會(huì)計(jì)模式下，主要交易方式為網(wǎng)銀劃轉(zhuǎn)，在交易完成的同時(shí)，通過電子數(shù)據(jù)和電子交易憑證在交易雙方之間的共享，實(shí)現(xiàn)資金的劃撥和稅務(wù)的抵扣，從而完成整個(gè)交易流程。這樣極大減輕了會(huì)計(jì)人員的負(fù)擔(dān)，并使得每筆交易的狀態(tài)清晰可見，從而使得壞賬的狀況得到了控制。

2.5 對(duì)會(huì)計(jì)賬簿的影響

會(huì)計(jì)賬簿，是通過一定的格式、標(biāo)準(zhǔn)、按時(shí)間時(shí)序分類系統(tǒng)地全面記錄和反映一個(gè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)簿冊(cè)，是會(huì)計(jì)資料的主要載體和重要組成部分，是會(huì)計(jì)核算的中心環(huán)節(jié)，是企業(yè)編制會(huì)計(jì)報(bào)表、提供會(huì)計(jì)信息的主要依據(jù)。

會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)賬簿的影響主要體現(xiàn)在總賬和分戶賬的核對(duì)方面。在手工記賬的條件下，會(huì)計(jì)賬簿主要被分為總分類賬簿、明細(xì)賬簿、序時(shí)賬簿和備查賬簿。賬簿的登記按照“依據(jù)合規(guī)、分工明確、登記及時(shí)、內(nèi)容完整、確認(rèn)準(zhǔn)確”的編制要求來完成各類賬簿的的登記。在完成各類賬簿的登記后，必須要進(jìn)行總賬和分戶賬的相互核對(duì)，也就是“總分核對(duì)”，賬簿之間的核對(duì)是確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無誤的關(guān)鍵所在。在電算化會(huì)計(jì)的條件下，各類賬簿的登記、匯總是由系統(tǒng)自動(dòng)歸集處理來完成，這從源頭上確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，無需進(jìn)行總分核對(duì)。各明細(xì)類賬簿的凳記由于科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，在其他的科目賬簿登記同步自動(dòng)生成。大大減輕了費(fèi)用類和成本類財(cái)務(wù)人員的工作量，使得他們有更多的時(shí)間和精力用在分析、預(yù)測(cè)和管理的細(xì)化上，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)自動(dòng)化進(jìn)程。

賬簿的格式分為三欄式帳頁(總分類賬)、五欄式帳頁(庫存物資明細(xì)賬)、多欄式帳頁(日記賬)、單欄式帳頁(預(yù)算經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)賬)、數(shù)量金額式帳頁(固定資產(chǎn)明細(xì)賬)。且由于打印機(jī)的技術(shù)條件限制，打印輸出會(huì)受到賬簿格式的限制，這就增加了賬簿設(shè)計(jì)的難度。另一方面，在網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)時(shí)代打印紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)賬簿的必要性也是值得探討的問題。存儲(chǔ)在磁介質(zhì)中的會(huì)計(jì)信息同紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)信息更有利于傳播。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)只有電子介質(zhì)才能勝任，如果要打印出來將會(huì)造成巨大的浪費(fèi)。在電算化會(huì)計(jì)條件下輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿是考慮到增加固態(tài)的會(huì)計(jì)檔案，其好處是有利于保存和查閱。在目前實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)中較為通用的方式為在每個(gè)會(huì)計(jì)期末或?qū)徲?jì)檢查時(shí)統(tǒng)一輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿。這樣就節(jié)省了人力成本和時(shí)間成本。因此，在會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)賬簿只是一種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的形式，其主要以電子表格的形式表現(xiàn)，并非傳統(tǒng)意義上的手工賬簿。

會(huì)計(jì)電算化對(duì)于錯(cuò)賬的更正也有較大影響，在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)條件下，對(duì)于錯(cuò)賬的更正，區(qū)分不同的情形采用不同的方法，主要有“劃線更正法”、“紅字沖減更正法”和“反方向記載更正法”等方法，均是在會(huì)計(jì)賬簿上的手工更改。在電算化會(huì)計(jì)的條件下，數(shù)據(jù)的輸入都要經(jīng)過嚴(yán)格的借貸發(fā)生額平衡校驗(yàn)、會(huì)計(jì)科目邏輯性校驗(yàn)和數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn)，以保證不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入的邏輯錯(cuò)誤。因此不存在劃線更正的情形，如果數(shù)據(jù)記錄出現(xiàn)問題需要更正，可采用的方法有：對(duì)于記賬憑證科目、方向錯(cuò)誤或者金額多記，通常采用“負(fù)數(shù)沖正法”予以更正；對(duì)金額少記，則采用“補(bǔ)充登記法”予以更正，對(duì)于摘要錯(cuò)誤、部門錯(cuò)誤或項(xiàng)目錯(cuò)誤，可直接更正。

2.6 對(duì)審計(jì)監(jiān)督的影響

審計(jì)監(jiān)督作用，對(duì)財(cái)務(wù)工作起著舉足輕重的作用。會(huì)計(jì)電算化對(duì)審計(jì)監(jiān)督也有著重大影響，如何對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督是擺在審計(jì)人員面前的一項(xiàng)重大問題。由于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的可操作性并且可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，這就要求審計(jì)人員必須熟練掌握電算化會(huì)計(jì)軟件，了解數(shù)據(jù)輸入和修改的程序。在國外電算化會(huì)計(jì)發(fā)展初期，出現(xiàn)了大量利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯罪的案例，這主要?dú)w結(jié)于當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的漏洞和相應(yīng)的審計(jì)監(jiān)督手段的缺失。所以我國作為電算化會(huì)計(jì)起步較晚的國家，要吸取以上經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將計(jì)算機(jī)平臺(tái)審計(jì)監(jiān)督和會(huì)計(jì)電算化發(fā)展同步推進(jìn)，不留隱患。

［1］ 薛云奎.手工會(huì)計(jì)的技術(shù)特征及其對(duì)點(diǎn)算化會(huì)計(jì)的局限［J］.會(huì)計(jì)研究，1997（11）.

［2］ 李守明.試析企業(yè)財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)［J］.武漢大學(xué)學(xué)報(bào)，1997（5）.

［3］ 邱寒.會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)如何適應(yīng)現(xiàn)代審計(jì)的要求［J］.會(huì)計(jì)研究，1998（4）.

［4］ 葛家澍.迎接21世紀(jì)密切關(guān)注國內(nèi)外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的新動(dòng)向［J］.會(huì)計(jì)研究，2001（2）.

［5］ 王治安，向顯湖.迎接21世紀(jì)的我國會(huì)計(jì)改革與發(fā)展［J］.經(jīng)濟(jì)學(xué)家，2001（2）.

［6］ 李守明，李紅兵，馬維杰.互聯(lián)網(wǎng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的影響［J］.武漢大學(xué)學(xué)報(bào)，2001（6）.

［7］ 李國良.互聯(lián)網(wǎng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的影響［J］.北京財(cái)會(huì)，2000（11）.

F232

A

2096-0298（2016）09（a）-017-02