淺談加強(qiáng)電子檔案的管理意義

穆曉燕

【摘 要】當(dāng)前，新疆電網(wǎng)建設(shè)投資大，電網(wǎng)工程檔案數(shù)量也逐年遞增，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；電子檔案管理途徑；意義

電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，由于電網(wǎng)建設(shè)投資大，項(xiàng)目不斷增多，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上。目前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

目前工程檔案管理信息化已融入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案移交需通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，在移交紙質(zhì)文件的同時(shí)，移交同步形成的電子、音像資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案集中存儲(chǔ)并借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行集成整合，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理工作，使紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體轉(zhuǎn)化，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的特殊性，需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，也是今后電力工程運(yùn)行、改造、維護(hù)不可替代的權(quán)威憑證。資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展也按照地方區(qū)域規(guī)劃和電網(wǎng)規(guī)劃不斷進(jìn)行新建、改建、擴(kuò)建，在規(guī)劃建設(shè)中，歷年電網(wǎng)建設(shè)工程檔案利用率加大。規(guī)劃設(shè)計(jì)人員不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。

1.健全檔案管理制度，做到有章可循。

建立檔案利用管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、網(wǎng)絡(luò)體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。嚴(yán)格執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（試行）（國家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)）、《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼采集與管理的工作》（基建質(zhì)量〔2010〕322號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)10千伏及以下配網(wǎng)工程檔案模板（試行）的通知》（電農(nóng)〔2012〕11號(hào)）、《關(guān)于檔案數(shù)字化掃描及檔案歸檔有關(guān)問題的通知》（電辦〔2012〕37號(hào)）等管理制度。在電子檔案的收集和編制時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制電子檔案的歸檔質(zhì)量。

2.建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。電網(wǎng)工程建設(shè)已實(shí)行工程投運(yùn)后一個(gè)月內(nèi)完成檔案資料的移交，要求同時(shí)移交紙質(zhì)和電子檔案。“雙套制”管理模式要求檔案人員按照標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)完成紙質(zhì)檔案的建檔后，進(jìn)行電子檔案的掃描并掛接檔案系統(tǒng)內(nèi)。要求檔案人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。

3.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)。

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和道德素質(zhì)。定期對(duì)檔案管理部門工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)。從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊仨毺岣唠娮游募闹谱髡吆凸芾砣藛T的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。