房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題及對(duì)策分析

郭莉明

摘 要：房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理是房地產(chǎn)檔案管理的重要組成部分，其對(duì)于促進(jìn)房地產(chǎn)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。然而，目前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理中還存在些許不足，需要引起相關(guān)人員的特別關(guān)注。本文就當(dāng)前房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題進(jìn)行了簡要分析，并就應(yīng)該如何加強(qiáng)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理提出了若干對(duì)策。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；項(xiàng)目檔案管理；問題及對(duì)策

隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)行業(yè)也獲得了飛速的發(fā)展。目前，房地產(chǎn)行業(yè)已經(jīng)成為了我國的重要產(chǎn)業(yè)，其對(duì)于促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要作用。房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)是房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，做好房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)于控制項(xiàng)目開發(fā)的成本、加強(qiáng)項(xiàng)目工程管理有著重要意義[1]。目前我國房地產(chǎn)行業(yè)管理人員對(duì)于項(xiàng)目檔案管理的重視程度還存在不足，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中還存在不少的問題，需要引起注意。本文就房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理存在的問題和對(duì)策進(jìn)行了簡要分析。

1.當(dāng)前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

1.1 歸檔意識(shí)較為薄弱

雖然目前我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展較為迅速，但是部分房地產(chǎn)負(fù)責(zé)人對(duì)于項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)還存在嚴(yán)重的不足，導(dǎo)致房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作存在不少問題。房地產(chǎn)行業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的意識(shí)主要表現(xiàn)在，管理人員不重視規(guī)范檔案管理人員的行為規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理人員歸檔工作不到位，檔案管理的工作質(zhì)量一般，效率較低。此外，由于某些檔案管理人眼缺乏必要的法制觀念，在進(jìn)行歸檔時(shí)沒有獲得相關(guān)的文件或者資料，導(dǎo)致歸檔信息錯(cuò)誤或者不全，也是房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理中存在的重要問題。

1.2 檔案管理形式和手段較為落后

目前房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的主要管理形式為圖片、圖表和文字，這種檔案管理形式較現(xiàn)代化的技術(shù)發(fā)展而言，明顯更加落后[2]。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該由電子檔案管理為主，紙質(zhì)檔案管理很容易影響文件和檔案的保存質(zhì)量，最終影響檔案管理的成本和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于檔案管理中的重要文件，一旦保存過程中出現(xiàn)任何問題，還將會(huì)影響到房地產(chǎn)的正常發(fā)展。因此，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的管理形式和水平必須要受到重視。

信息時(shí)代的發(fā)展要求檔案管理人員應(yīng)該采用更加先進(jìn)的檔案管理手段，即電子信息檔案管理。與傳統(tǒng)的人工檔案管理相比，電子信息管理可以極大的提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，還能夠方便人們及時(shí)查找相關(guān)的資料和信息，對(duì)于保存房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案也具有一定的保障。但是目前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理在電子信息管理方面還存在較大的不足，部分房地產(chǎn)管理人員沒有配置相應(yīng)的硬件和軟件，導(dǎo)致電子信息管理設(shè)施不足。此外，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足也影響了檔案管理的質(zhì)量，需要引起相關(guān)管理的重視。

1.3 檔案信息的收集不夠全面

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理需要檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目開發(fā)相關(guān)的信息進(jìn)行全面收集，這期間包括較多重要的產(chǎn)權(quán)檔案文件和項(xiàng)目開發(fā)相關(guān)的文件，例如房產(chǎn)買賣、房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓文件、他項(xiàng)權(quán)設(shè)計(jì)和撤銷以及房屋登記等[3]。所有與房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)相關(guān)的文件，檔案管理人員均必須做好資料收集工作和登記工作。但是，實(shí)際上并不是所有的房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理人員都可以親自接觸到這些資料和信息，這就使得房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作和實(shí)際的項(xiàng)目開發(fā)情況存在一定的出入，導(dǎo)致檔案管理存在較為嚴(yán)重的質(zhì)量問題。例如，房產(chǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)讓的卻沒有及時(shí)進(jìn)行注銷，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤等。

1.4 對(duì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)重視程度不足

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理與一般的檔案管理不同，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的檔案內(nèi)容大部分均為產(chǎn)權(quán)管理的重要資料和信息，其對(duì)于產(chǎn)權(quán)管理的質(zhì)量和效率有著重要的作用。但是，同樣的，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的重要性也就意味著其面臨的風(fēng)險(xiǎn)較大，必須要求房地產(chǎn)管理人員具有較強(qiáng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。但是，目前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀卻是，管理人員的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差。雖然我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的保護(hù)措施相對(duì)較為完善，管理結(jié)構(gòu)也較為隱蔽，但是很多房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理在面臨庫房監(jiān)控設(shè)施不足、安全設(shè)施存在隱患等問題時(shí)必然會(huì)帶來較為嚴(yán)重的檔案管理質(zhì)量問題。

2. 房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理對(duì)策分析

2.1 建立和完善房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和時(shí)代的變化要求房地產(chǎn)行業(yè)負(fù)責(zé)人必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并且選擇最新的項(xiàng)目檔案管理形式和手段進(jìn)行管理。房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理信息管理系統(tǒng)是符合現(xiàn)代化檔案管理的有效管理手段，其能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立完善的檔案管理制度，包括檔案歸檔制度、檢索制度、文件撤銷和管理制度以及安全防范和風(fēng)險(xiǎn)防范制度等[4]。房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理信息管理系統(tǒng)的建立可以更好的規(guī)范房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的行為和規(guī)范，避免管理人員在歸檔和管理過程中出現(xiàn)疏漏，影響檔案管理的質(zhì)量。此外，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)的建立可以采用統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠方便人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查詢相關(guān)的資料，切實(shí)發(fā)揮房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能。

2.2 提高房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理信息管理系統(tǒng)的建立必然要求檔案管理人員能夠具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。目前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理采用的大多是傳統(tǒng)的檔案管理形式或者較為初級(jí)的信息管理形式，這種情況下檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展和素質(zhì)均較為有限[5]。要改變這一現(xiàn)狀，提高房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理效率和質(zhì)量的提高必然要求房地產(chǎn)管理人員能夠加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理管理人員專業(yè)素質(zhì)的重視，廣招高素質(zhì)的檔案管理人才，并為企業(yè)內(nèi)部的專職檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)及學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高，建立高素質(zhì)人才隊(duì)伍。

2.3 優(yōu)化檔案收集，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力

信息時(shí)代下房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理可以利用現(xiàn)代化影響技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)相關(guān)檔案信息進(jìn)行收集，這樣可以使房產(chǎn)檔案信息更加形象和直觀，方便人們查詢和整理。此外，房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的提高還需要管理人員能夠檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力。首先，房地產(chǎn)管理人員必須要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范教育，提高檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。其次，企業(yè)管理人員要定時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)[6]。最后，加強(qiáng)做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作。例如，在使用電子信息技術(shù)進(jìn)行電子存檔后，還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行完整保存，防止出現(xiàn)意外情況刪除電子信息檔案。當(dāng)然，管理人員還需要對(duì)電子信息檔案進(jìn)行備份處理，以備不時(shí)之需。

3.結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題包括歸檔意識(shí)較為薄弱、檔案管理形式和手段較為落后、檔案信息的收集不夠全面以及對(duì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)重視程度不足，要提高房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率要求房地產(chǎn)負(fù)責(zé)人必須建立和完善項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)、提高房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，并優(yōu)化檔案收集，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力

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