船舶檢驗技術(shù)檔案管理探析

摘 要：構(gòu)建船舶檢驗檔案，一方面使得船檢科技檔案更為多元化，另一方面有利于積極建設(shè)船舶檢驗業(yè)務(wù)，開展船舶檢驗檔案的綜合管理，促進船檢檔案事業(yè)發(fā)展具有重要價值。本文重點分析了船舶檢驗技術(shù)檔案，科學(xué)有效管理船舶檢驗技術(shù)檔案。

關(guān)鍵詞：船舶；檢驗技術(shù)；檔案管理

船舶檢驗技術(shù)檔案即為船舶檢驗技術(shù)活動過程中形成的科學(xué)技術(shù)檔案，是驗船師工作質(zhì)量和船舶技術(shù)情況的真實記錄。主要包含船舶檢驗技術(shù)檔案、規(guī)范科研技術(shù)檔案、質(zhì)量體系技術(shù)檔案、人才培訓(xùn)、計算機服務(wù)、國際合作等帶有顯著特點的檔案。所以，必須對船舶檢驗技術(shù)檔案的構(gòu)成和類型進行明確，選擇科學(xué)的管理方式，對船舶檢驗技術(shù)檔案的管理領(lǐng)域和方式進行合理處理。

1 船舶檢驗技術(shù)檔案概述

船舶檢驗工作是通過船舶檢驗技術(shù)檔案進行記錄的，集中體現(xiàn)了一個單位船舶檢驗業(yè)務(wù)活動的具體發(fā)展過程，換言之，船舶檢驗技術(shù)檔案不光構(gòu)成船檢行業(yè)檔案的內(nèi)容，還是交通部和國家檔案中至關(guān)重要的一部分。經(jīng)過長時間的實踐，保存文書檔案一直是船舶技術(shù)檔案中的重點，而對科學(xué)技術(shù)檔案不夠重視，尤其是忽視了收集船舶檢驗技術(shù)檔案。實際上，雖然收集和保存文書檔案具有一定的重要性，然而僅僅保持文書檔案并不能將船舶檢驗活動的所有情況，文書檔案僅僅體現(xiàn)船舶檢驗工作的主觀意愿，而只有將所有的船舶檢驗技術(shù)檔案涵蓋其中，才能將船舶檢驗單位開展船舶檢驗活動的全部實際情況體現(xiàn)出來。船舶檢驗技術(shù)檔案即為船舶檢驗單位在船舶檢驗業(yè)務(wù)活動開展過程建立的，將科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔保存的資料。

科學(xué)技術(shù)檔案中包括船舶檢驗技術(shù)答案，然而其和其他類型檔案的內(nèi)容和形成規(guī)律存在很大差異。因為它們各自從不同領(lǐng)域產(chǎn)生，體現(xiàn)各種內(nèi)容重點，所欲屬于專門性檔案。船舶檢驗技術(shù)檔案的特點集中體現(xiàn)在以下幾方面：第一，專業(yè)性。船舶檢驗局是交通部領(lǐng)導(dǎo)的全能局。其各項檢驗工作的開展和實施遵循《中華人民共和國船舶和海上設(shè)施檢驗條例》，這一主管機構(gòu)能實現(xiàn)國家對船舶執(zhí)行技術(shù)監(jiān)督檢驗，對船舶技術(shù)監(jiān)督的日常業(yè)務(wù)進行管理；船級社這一專業(yè)技術(shù)團體服務(wù)于社會公眾利益，其技術(shù)服務(wù)包括船舶、海上設(shè)施和集裝箱及其材料設(shè)備的入級檢驗、法定檢驗和公證檢驗業(yè)務(wù)等。船舶檢驗技術(shù)檔案能嚴(yán)格檢查船舶設(shè)計圖紙、檢驗建造、初次檢驗、營運檢驗中形成的審圖意見、船舶證書、檢驗報告等技術(shù)資料，并將這些文件整理歸檔，集中體現(xiàn)不同階段的技術(shù)狀態(tài)。由此可見，船舶檢驗技術(shù)檔案帶有顯著的專業(yè)性。第二、成套性。船舶檢驗技術(shù)檔案形成船舶與海上設(shè)施及船用產(chǎn)品檢驗的技術(shù)活動與實踐活動。比如，建造一條全新的船舶自審查圖紙起，到建造檢驗，再到初次檢驗，直至營運檢驗完成的一系列技術(shù)資料。主要有批準(zhǔn)的圖紙申請書與審圖意見、裝船設(shè)備材料認可證書；規(guī)定檢驗的項目表、報告記錄以及簽發(fā)的各種船舶證書副本等。根據(jù)技術(shù)活動的特點開展組卷，一個案卷即為一組有機聯(lián)系的整體。換言之，其存在成套性的特征。第三，真實性。船舶檢驗技術(shù)檔案從側(cè)面集中體現(xiàn)了我國船舶監(jiān)督檢驗技術(shù)活動和保證船舶安全的現(xiàn)狀，其記錄了驗船師對船舶、海上設(shè)施及船上設(shè)備的現(xiàn)場技術(shù)檢驗的具體情況。所以，船舶檢驗技術(shù)檔案盒科技技術(shù)資料相比，其具有鮮明的真實性特點。

2 船舶檢驗技術(shù)檔案管理措施

2.1 法制化管理

面對當(dāng)前的發(fā)展形勢，需要進一步發(fā)展檔案事業(yè)，因而檔案行政管理部門的執(zhí)法力度必須加強，促進《檔案法》形成更強的操作性。針對進一步強化管理船舶檢驗技術(shù)檔案，維護其安全性和完整度，發(fā)揮船舶檢驗技術(shù)檔案信息資源的優(yōu)勢的重大價值。不僅要按照《檔案法》貫徹落實船舶檢驗技術(shù)檔案工作，還必須提高各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員和廣大技術(shù)人員對《檔案法》的宣傳的重視，增強其檔案法制觀念，使廣大員工自覺參與到《檔案法》的執(zhí)行當(dāng)中。

2.2 規(guī)范化管理

由于船舶檢驗技術(shù)檔案具有較強成套性的特點，因而要保證全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確的船舶檢驗技術(shù)檔案。所以，要構(gòu)建健全的船舶檢驗技術(shù)檔案管理制度，合理規(guī)范地管理船舶檢驗技術(shù)檔案。所以，亟待建立一套合理的《船舶檢驗檔案管理辦法》，適應(yīng)船舶檢驗技術(shù)檔案的專業(yè)特點，遵循船舶檢驗技術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，明確規(guī)定劃分船舶檢驗的機構(gòu)職責(zé)、分類體系，歸檔文件材料、保管期限等各方面工作內(nèi)容。對船舶檢驗技術(shù)檔案工作的管理必須按照以下順序，從產(chǎn)生文件材料到最終歸檔保管等一系列工作的開展進行規(guī)范，保證有效形成、積累船舶檢驗文件，實現(xiàn)其準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 全員性管理

船舶檢驗技術(shù)檔案工作應(yīng)當(dāng)調(diào)動所有員工積極參與和配合，尤其是從事船舶檢驗技術(shù)工作的重大技術(shù)業(yè)務(wù)人員，由于船舶檢驗技術(shù)檔案中包括撰寫、簽發(fā)記錄、材料、證書等文件，其都是通過船舶檢驗現(xiàn)場技術(shù)業(yè)務(wù)人員實施和管理，因而廣大業(yè)務(wù)技術(shù)人員必須自覺構(gòu)建、積累和歸檔整理船舶檢驗科技文件，唯有如此，才能保證全面、完整的歸檔科技文件材料。尤其是由于船舶檢驗技術(shù)檔案規(guī)模數(shù)量大，存在周期性，因而其構(gòu)建和積累的難度大大增加。所以，必須有效增強技術(shù)業(yè)務(wù)人員的檔案管理觀念，積極調(diào)動動員全體員工參與，有效保障順利開展船舶檢驗科技檔案工作。

2.4 實施動態(tài)性管理

管理船舶檢驗技術(shù)檔案過程中，必須有效結(jié)合其特點，動態(tài)管理船舶檢驗技術(shù)檔案工作。在對船舶檢驗專業(yè)技術(shù)活動開展時形成較多體現(xiàn)船舶檢驗業(yè)務(wù)的科技文件材料，包括圖紙、試驗報告、檢測報告、檢驗證書、穩(wěn)性計算書等，均是在反復(fù)開展船舶檢驗工作中形成的。船舶、海洋工程是船舶檢驗工作的重點對象，其形成必須經(jīng)過十幾甚至幾十年的周期，在此期間，每年都會有巨大的檢驗工作記錄形成，它們的形成又構(gòu)成開展下一次檢驗的依據(jù)。上述情況日復(fù)一日，年復(fù)一年，日積月累遵循其形成和開展規(guī)律，到船舶、海洋工程結(jié)束，直至最終報廢都會始終貫穿大量的船舶檢驗工作的科技文件材料。換言之，唯有在船舶、海洋工程結(jié)束或報廢時，才能實現(xiàn)全面、健全的科技文件材料，使檢驗工作和科技檔案保管要求相適應(yīng)。所以，自船舶、海洋工程開始建設(shè)開始，直到項目結(jié)束或報廢，則必須始終對檢驗工作產(chǎn)生的檔案管理實施動態(tài)化管理。這一管理方式是船舶檢驗技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵，有利于充分利用和發(fā)揮船舶檢驗技術(shù)資源的優(yōu)勢，保證完整、全面的船舶檢驗技術(shù)檔案材料。

3 結(jié)語

綜上所述，面前當(dāng)前發(fā)展的背景，對船舶檢驗技術(shù)檔案管理提出了更高的要求，所以，必須結(jié)合船舶檢驗技術(shù)檔案的特點，制定與之發(fā)展相適應(yīng)的管理方案，按照新要求開展船舶檢驗技術(shù)檔案工作，為船舶檢驗技術(shù)檔案工作順利開展奠定基礎(chǔ)，促進這一事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

呂美穎，宜昌市港航管理局，本科。