關(guān)于職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策分析

朱弦弦

摘 要：由于職業(yè)學(xué)校的檔案包括學(xué)校行政管理、教育教學(xué)、總務(wù)財(cái)務(wù)、基建、專業(yè)設(shè)施設(shè)備、合作企業(yè)信息、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)等各個(gè)方面，因此，職業(yè)學(xué)校檔案管理工作具有極其重要的作用，其有效保證職業(yè)學(xué)校良好的建設(shè)與發(fā)展。本文基于現(xiàn)階段職業(yè)學(xué)校檔案管理工作上存在的困難，對(duì)新時(shí)期職業(yè)學(xué)校檔案管理如何強(qiáng)化的工作制定應(yīng)對(duì)方案。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

近年來(lái)，中國(guó)的職業(yè)教育得到長(zhǎng)足發(fā)展。在職業(yè)學(xué)校各項(xiàng)工作中，學(xué)校檔案是一項(xiàng)真實(shí)歷史記錄，其成為學(xué)校管理和發(fā)展的關(guān)鍵性信息資源，不僅成為學(xué)校重要的一項(xiàng)財(cái)富，還是國(guó)家與社會(huì)的瑰寶。在學(xué)?？傮w工作中，檔案管理是其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，有利于強(qiáng)化學(xué)校建設(shè)，大力改革學(xué)校教學(xué)，提升教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，推動(dòng)了教學(xué)研究與學(xué)校科學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展。

1 職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的重要意義

1.1 學(xué)校的寶貴財(cái)富

在學(xué)校檔案中，大量檔案都記錄和保存了職業(yè)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)與成果，這部分檔案中滲透了學(xué)校管理者和教師們長(zhǎng)期付出的心血，記載了學(xué)校教職員工在學(xué)校的光輝事跡，以及他們付出的勞動(dòng)和共享，集中體現(xiàn)了學(xué)校的整體教學(xué)水平，并且成為學(xué)校教職員工的勞動(dòng)結(jié)晶。唯有將學(xué)校已有的檔案信息充分利用起來(lái)，才能將其潛在的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)雙重效益充分發(fā)揮出來(lái)，良好地服務(wù)于教學(xué)科研，進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)水平的提升。

1.2 樹(shù)立學(xué)校形象的依據(jù)

學(xué)校不但是形成檔案的主體，并且也是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的主要場(chǎng)所。學(xué)校檔案是在學(xué)校中逐漸形成和發(fā)展的，并且還可能產(chǎn)生改變，在學(xué)校教育教學(xué)工作、組織、管理中始終存在檔案，它能實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理、運(yùn)行軌跡的記錄，成為學(xué)校最為關(guān)鍵的信息資源。通過(guò)學(xué)校檔案能對(duì)本學(xué)校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特點(diǎn)、規(guī)律有全面的把握，對(duì)學(xué)?，F(xiàn)存檔案分析的基礎(chǔ)上，能更深入地了解學(xué)校教育教學(xué)工作各個(gè)方面的歷史進(jìn)程，對(duì)學(xué)校自身形象與價(jià)值觀建設(shè)的成果和不足進(jìn)行歸納，所以，學(xué)校檔案成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)打造學(xué)校良好形象的根據(jù)。

2 我國(guó)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1 對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了學(xué)校檔案管理工作，其原因首先主要是未能充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，具體表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：首先，未能全面了解我國(guó)《檔案法》，從我國(guó)頒布檔案法到現(xiàn)在，除了檔案部門有關(guān)人員指導(dǎo)一些法案的內(nèi)容，基本上未能全面認(rèn)識(shí)該法。其次，一些職業(yè)學(xué)校未能積極有效處理好檔案收集工作中存在的問(wèn)題，依然選擇傳統(tǒng)檔案管理部門索取等落后的方式搜集檔案，造成檔案管理過(guò)程中缺乏主動(dòng)移交的意識(shí)。未能做好檔案移交工作，造成職業(yè)學(xué)校檔案管理部門很難搜集材料，難以保證有效開(kāi)展檔案搜集和管理工作。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

學(xué)校檔案管理人員基本上由其他部門人員兼任，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質(zhì)。因?yàn)楣ぷ髁看?，任?wù)重，因而導(dǎo)致他們業(yè)務(wù)不精，專業(yè)技能不強(qiáng)。他們中很多人缺乏較高學(xué)歷和多元化的知識(shí)，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，不符合工作的要求。極少數(shù)人缺乏較強(qiáng)的政治素質(zhì)，觀念意識(shí)落后，工作上隨意性較強(qiáng)，缺乏責(zé)任感。另外，很多學(xué)校的檔案管理崗位安排都是照顧老弱病殘的性質(zhì)，人員變動(dòng)大，缺乏連續(xù)性。

2.3 檔案信息建設(shè)方法落后

傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)方式一方面造成檔案管理人員工作任務(wù)量重，另一方面工作效率也不高，人力資源優(yōu)勢(shì)得不到發(fā)揮。不僅如此，我國(guó)職業(yè)學(xué)校檔案工作發(fā)展受限的一個(gè)重要因素即為檔案室缺乏先進(jìn)的硬件。目前，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件的改善，學(xué)校基本上改善了辦學(xué)條件，然而在檔案室建設(shè)方面仍然較為落后，集中體現(xiàn)如下：一些檔案室缺乏一定的檔案管理?xiàng)l件，比如，缺乏檔案保存的防潮、防火、通風(fēng)等條件；一些檔案擺放隨意，因而造成查找檔案上存在安全隱患；一些學(xué)校尚未引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，或者僅僅是使用了初步的數(shù)字化管理平臺(tái)，但并沒(méi)有全面的數(shù)據(jù)化解決方案。

3 強(qiáng)化職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的有效對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

增強(qiáng)我國(guó)職業(yè)學(xué)校全體員工，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)，進(jìn)而保證職業(yè)學(xué)校檔案管理工作落實(shí)到位。積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案法，深入了解該法案，并積極宣傳，讓學(xué)校全體成員對(duì)檔案管理有更深的認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到其重要性。除此之外，防止出現(xiàn)說(shuō)一套、做一套等短期實(shí)用主義行為，將學(xué)校檔案管理工作落實(shí)到位，定編定崗，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度，根據(jù)一定的法律法規(guī)有效整理、分類和歸檔檔案，保證高效、科學(xué)地開(kāi)展檔案管理工作。不僅如此，還必須增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的價(jià)值的認(rèn)識(shí)。學(xué)校管理者必須對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真檢查，對(duì)其中的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行全面了解和正確處理，保證學(xué)校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展。學(xué)校必須遵循檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，構(gòu)建綜合檔案等有關(guān)管理機(jī)構(gòu)，正確統(tǒng)計(jì)和集中管理學(xué)校的教學(xué)、設(shè)備、文書、學(xué)籍及會(huì)計(jì)等事項(xiàng)。

3.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作能否有良好的質(zhì)量直接受到檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的影響，檔案管理人員必須增強(qiáng)自身意識(shí)，樹(shù)立繼續(xù)教育的觀念，積極建設(shè)制度體系與運(yùn)行機(jī)制。對(duì)于新任檔案管理工作人員而言，學(xué)校必須定時(shí)對(duì)其展開(kāi)檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)，使其扎實(shí)掌握基礎(chǔ)知識(shí)，提高基本技能；而對(duì)于部分穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍，因?yàn)樗麄児ぷ鲗?shí)踐長(zhǎng)，相關(guān)理論知識(shí)與操作技能已經(jīng)基本具備，然而在工作一定時(shí)間后要進(jìn)行充電，吸收先進(jìn)的技術(shù)與方法，所以也需要吸收新知識(shí)，促進(jìn)自身綜合素質(zhì)水平的提升。新檔案員能參與各地檔案局開(kāi)展的崗位培訓(xùn)班，對(duì)檔案技術(shù)知識(shí)進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，合格后獲取從業(yè)資格證書。老檔案員也需要參加市檔案局檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，選擇合適的課程，全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，促進(jìn)自身各方面能力素質(zhì)的提升。

3.3 強(qiáng)化檔案建設(shè)的信息化水平

在現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展中，建設(shè)檔案信息化占據(jù)重要地位，并且在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中也居于基礎(chǔ)性地位。首先，檔案管理人員必須樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案建設(shè)觀念，促進(jìn)自身檔案建設(shè)水平的提升，其次，就檔案管理方面而言，職業(yè)學(xué)校檔案管理必須跟隨時(shí)代同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，基于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的改善，確定現(xiàn)代化、科學(xué)的檔案管理體系和運(yùn)行機(jī)制。另外，我國(guó)職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，也就是結(jié)合計(jì)算機(jī)、新信息檢索等現(xiàn)代化辦公設(shè)備搜集、整理與保存檔案，進(jìn)而保證學(xué)校高質(zhì)量的檔案服務(wù)。構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)與先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校檔案管理水平的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)學(xué)校管理人員必須對(duì)檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員各方面的能力與素質(zhì)，積極建設(shè)檔案信息化，唯有如此，促進(jìn)檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為其它工作的順利開(kāi)展提供良好的服務(wù)，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校的管理質(zhì)量與水平的提升，進(jìn)一步推動(dòng)職業(yè)學(xué)校的進(jìn)步和發(fā)展。

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