探析電力企業(yè)建設(shè)項目工程的檔案管理

李冰

摘 要：隨著我國電力建設(shè)市場的競爭加劇，企業(yè)如何科學(xué)有效的加強建設(shè)項目工程檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的重要影響因素。本文在對電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理現(xiàn)狀進行分析的基礎(chǔ)上從檔案人員素質(zhì)、檔案管理制度、“三同步”、加強與施工單位的溝通四個角度對加強電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的有效對策進行了探討，以期對加強電氣企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；項目工程；檔案管理

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力工程基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)模也在不斷擴大，建設(shè)項目越來越多，同時也對電力建設(shè)項目工程的檔案管理提出了更高的要求。作為一項專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性的工作，電力建設(shè)項目工程檔案管理隨著電力建設(shè)項目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設(shè)同步，是對電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，對于維護企業(yè)經(jīng)濟效益，記錄企業(yè)發(fā)展歷程有著重要的現(xiàn)實意義。當前電力企業(yè)的檔案管理機制雖然能夠基本滿足項目建設(shè)檔案管理的需求，但是面對越來越多的建設(shè)項目，檔案管理也逐漸的“力不從心”，因此積極探索加強電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的有效路徑對于電力企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

1 電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀

1.1電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀。電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理主要是對各種類型電力工程的實施進程、工程成果、存在問題及改進意見進行記錄，確保工程項目質(zhì)量及效果有據(jù)可查，實現(xiàn)對電力工程項目質(zhì)量管理、持續(xù)改進的目的。當前電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理的實施主要是從以下三個方面著手的：首先是規(guī)范項目工程檔案的管理流程。目前諸多電力企業(yè)已經(jīng)認識到傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足越來越多的項目工程檔案管理需求，因此在對傳統(tǒng)電力工程檔案歸檔的基礎(chǔ)上引入了現(xiàn)代檔案管理理念和標準化管理方式，對項目工程檔案管理流程進行了優(yōu)化，提高了工作效率；其次是分門別類的進行檔案管理，根據(jù)項目工程種類和工程不同的實施階段，電力企業(yè)將項目工程劃分為多個種類，然而針對性的進行儲存和管理，從而更好的方便了檔案的查找、統(tǒng)計和分析。例如對于同一項目工程，分為設(shè)計過程、施工過程、驗收過程三個類別進行檔案管理；最后是基本實現(xiàn)了項目工程檔案的標準統(tǒng)一化，為改變傳統(tǒng)檔案管理標準不一導(dǎo)致后續(xù)查找困難的問題，電力企業(yè)初步建立了標準一致的系統(tǒng)化電力工程檔案模板以及檔案裝訂順序，從而有效的提高了檔案管理的針對性。

1.2電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理問題分析。通過對當前電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理現(xiàn)狀的分析我們可以發(fā)現(xiàn)雖然為更好的適應(yīng)電力市場的發(fā)展，電力企業(yè)已對檔案管理進行了巨大的變革，有效的提高了檔案管理的效率和針對性，但是仍舊存在以下幾點不足：一是信息化管理意識不強，對于檔案管理的改革更多的是從管理本身入手，忽視了現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理的重大支撐作用，檔案管理信息化僅僅集中在檔案的檢索上，沒有實現(xiàn)全方位的信息化管理；二是檔案人員綜合素質(zhì)較低。雖然說當前電力企業(yè)的檔案管理人員都是專業(yè)性人才，但是知識面較窄使得其檔案保管能力有余，但是缺少檔案收集和應(yīng)用能力；三是資金投入不足，建設(shè)項目工程檔案管理對于電力企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，但是在實踐中許多電力企業(yè)仍舊將目光集中在生產(chǎn)、發(fā)展、盈利上，忽視了建設(shè)項目工程檔案管理的重要性，資金投入不足導(dǎo)致檔案管理革新缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)。

2 加強電力企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的有效措施

2.1提高檔案人員的素質(zhì)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及使得電力企業(yè)的檔案管理也出現(xiàn)了巨大的變化，一方面現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案管理工作對于計算機、檢索系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的依賴性越來越高。另一方面檔案服務(wù)的范圍也在不斷的擴大，這些都給檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求。對于電力企業(yè)來說，欲要加強建設(shè)項目工程檔案管理工作首先要做的就是提高檔案人員的素質(zhì)，促使其能夠更好的適應(yīng)建設(shè)項目工程檔案管理需求。例如在實踐中檔案人員既要善于與項目工程管理部門、施工部門進行溝通，又要在不影響工程進度的情況下介入工程建設(shè)中，從而更好的了解工程建設(shè)動態(tài)，收集第一手、可靠的檔案信息資料。此外，也要加強檔案人員對建設(shè)項目工程檔案管理重要性的認識，使其意識到檔案管理不僅僅是對檔案信息資料進行收集和儲存，更為重要的是對檔案信息進行整合，然后更好的為企業(yè)的運營發(fā)展提供重要數(shù)據(jù)參考。

2.2完善檔案管理制度。雖然說電力企業(yè)針對檔案文件散亂的問題制定了標準統(tǒng)一的檔案模板和檔案裝訂順序，但是在實踐中由于電力企業(yè)工程項目類型不同，施工單位的歸檔工作也不同，因此檔案雜亂是十分常見的現(xiàn)象，解決這一問題的關(guān)鍵在于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這就要求電力企業(yè)從一開始就建立一套科學(xué)、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，對建設(shè)項目工程檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎勵處罰等進行明確的規(guī)定，對于檔案文件的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、文件編制等作出具體的要求，以此來保證建設(shè)項目工程檔案管理的有序性。

2.3實現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)的“三同步”。隨著電力事業(yè)的迅速發(fā)展，火電機組的容量也在不斷增加，由于參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量也十分龐大，再加上單項工程完成的時間不一，從而也給項目工程的檔案管理帶來了諸多的影響。對此筆者認為應(yīng)當實現(xiàn)項目工程檔案管理與工程建設(shè)的“三同步”，即工程建設(shè)開始時間與檔案管理開始時間同步、工程建設(shè)與竣工資料的編訂同步、工程竣工驗收與竣工檔案同步，這種情況下項目工程檔案管理就不再是單純的對工程建設(shè)資料進行整理，而是直接參與到工程建設(shè)中，實現(xiàn)了檔案管理從單純的“管”轉(zhuǎn)變?yōu)閷こ探ㄔO(shè)一個個環(huán)節(jié)進行全過程記錄的轉(zhuǎn)變，同時也解決了諸多工程項目同時開展，竣工時間不一致使得企業(yè)的項目建設(shè)工程檔案管理難以有序、有效進行的問題。

2.4加強與施工單位的溝通，確保檔案的準確性。隨著電力市場建設(shè)競爭的不斷加劇，檔案管理已不僅僅是簡單的對工程建設(shè)資料文件進行管理，更為重要的是為企業(yè)的運營發(fā)展提供參考，這就要求檔案資料的完整性和準確性得到保障。對于建設(shè)項目工程而言，確保檔案資料準確性的有效措施就是加強與施工單位的溝通。對此筆者建議在實踐中可以從兩個方面著手來確保檔案的真實性與準確性，一方面檔案人員要親臨施工現(xiàn)場，通過與施工單位的溝通來獲取施工單位的支持，例如讓施工單位派遣專業(yè)技術(shù)人員對檔案文件的真實性和準確性進行審查等；另一方面檔案人員與施工單位要在檔案文件的收集、歸檔等方面達成共識，確定標準統(tǒng)一的檔案模板和檔案裝訂順序，以此來提高檔案管理的效率，避免因?qū)n案的處理方式不一加大檔案管理難度現(xiàn)象的出現(xiàn)，真正實現(xiàn)移交精品工程的同時移交精品檔案的目標。

總而言之，隨著電力事業(yè)的不斷發(fā)展，項目工程檔案管理的重要性也愈加凸顯，其對于電力企業(yè)的長期發(fā)展的影響也越來越大。因此，在實踐中電氣企業(yè)的檔案管理應(yīng)該緊跟時代的潮流，一方面對當前檔案管理機制進行優(yōu)化，使其更加契合越來越多的項目工程需求，另一方面要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。從而更好發(fā)揮檔案管理對電力企業(yè)發(fā)展的支持作用。

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