信息技術(shù)在檔案資源整合中的應(yīng)用實(shí)踐

楊麗萍

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化浪潮已席卷了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，各檔案管理部門作為數(shù)據(jù)資源的集散地，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已不再適應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用。因此，檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)信息時(shí)代的潮流，抓住這一發(fā)展機(jī)遇，學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的管理工具和方法，積極應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展的變化和需求，積極探索收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進(jìn)而充分開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，以更好地發(fā)揮檔案信息的功能和作用，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源日益增長(zhǎng)的需求。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；資源整合；作用

檔案資源作為一種服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要公共資源，已日漸受到社會(huì)各界的重視，以實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)、應(yīng)用效益最大化為目的的檔案資源整合也逐漸成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)問題。檔案資源整合不僅是對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的過程，也是適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要求，全面優(yōu)化國(guó)家檔案資源配置結(jié)構(gòu)，構(gòu)建“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案綜合性服務(wù)體系的過程。在信息化社會(huì)大趨勢(shì)與背景下，通過檔案資源整合實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的社會(huì)共享已經(jīng)成為擺在各級(jí)檔案工作者面前的重要任務(wù)。

1 信息技術(shù)對(duì)檔案資源整合的重要作用

（一）為檔案工作發(fā)展提供了有力支撐。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式主要依靠人工對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用。而通過使用信息技術(shù)手段來整合檔案資源，特別是檔案信息數(shù)字化處理，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，極大地提升了檔案資源的存儲(chǔ)數(shù)量，顯著節(jié)約了人力、物力，在實(shí)現(xiàn)資源合理利用的同時(shí)也提高了檔案管理工作效率。

（二）是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要前提。檔案資源共享是檔案信息資源整合的核心目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的迅速發(fā)展，使得海量數(shù)據(jù)采集、傳送、查閱的效率得以極速提升，換言之，信息技術(shù)下的檔案資源應(yīng)用打破了檔案信息與使用者之間的時(shí)間和空間壁壘，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的資源共享。

（三）為檔案事業(yè)發(fā)展注入了新的動(dòng)力。立足于信息化社會(huì)的大背景之下，檔案工作的內(nèi)部需求和外部條件都發(fā)生了深刻變化，以檔案資源整合為契機(jī)，信息化技術(shù)在檔案工作中的普遍應(yīng)用必將推動(dòng)傳統(tǒng)檔案工作實(shí)現(xiàn)根本性變革，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2 信息技術(shù)在檔案資源整合中的應(yīng)用路徑

（一）建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息整合系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是一個(gè)信息資源整合與共享的虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在這一平臺(tái)之上，各個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)需要通過分工合作完成既定工作目標(biāo)。因此，完成檔案資源整合的前提，就是要實(shí)現(xiàn)資源整合標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、傳輸、查詢、管理、使用、檢索等各個(gè)方面的規(guī)范化，為檔案信息資源的開發(fā)、使用和管理提供可參照依據(jù)。由于歷史的原因，我國(guó)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，檔案信息收集、管理和軟件開發(fā)各個(gè)層面都缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，嚴(yán)重制約了檔案資源整合的進(jìn)程。對(duì)此，要從檔案工作特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)工作需要出發(fā)，從包括術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的綜合標(biāo)準(zhǔn)到包括數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)到包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作流程在內(nèi)的工作標(biāo)準(zhǔn)，全面建立切實(shí)可行的檔案資源數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化體系，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，加大對(duì)技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施的投入度。近年來，我國(guó)檔案事業(yè)在以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下取得了顯著的進(jìn)步，以磁帶、磁盤、光盤等材料為載體的檔案信息使用、保護(hù)修復(fù)工作，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以文字、圖像、影像、聲音等為內(nèi)容的檔案數(shù)字化技術(shù)， 以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理手段，開始廣泛應(yīng)用于檔案工作的各個(gè)領(lǐng)域。在檔案資源整合中，現(xiàn)代化信息化技術(shù)的應(yīng)用更是至關(guān)重要，直接關(guān)系到檔案資源整合的最終效果?，F(xiàn)實(shí)中由于多種條件的限制，檔案資源整合中現(xiàn)代化信息化技術(shù)應(yīng)用的廣度與深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他系統(tǒng)。對(duì)此，我們必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，通過先進(jìn)技術(shù)在檔案資源整合中的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化；其次，要加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)，加大對(duì)檔案資源整合的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，堅(jiān)持“高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)”原則，爭(zhēng)取一步到位，為檔案資源整合創(chuàng)造必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；再者，要加強(qiáng)軟件環(huán)境建設(shè)，以切實(shí)提高檔案資源整合管理軟件設(shè)計(jì)的專業(yè)化程度，努力開發(fā)出既符合檔案資源整合需要，又符合檔案工作人員使用習(xí)慣的高水平管理軟件；此外，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，堅(jiān)持長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、全面兼容的理念，為檔案資源整合提供互聯(lián)互通、安全高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，以實(shí)現(xiàn)檔案資源整合專業(yè)化。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人才成為了發(fā)展的第一資源。對(duì)于檔案管理事業(yè)來講，人才也是其工作穩(wěn)定開展、有序發(fā)展的基礎(chǔ)，缺乏人才就將喪失發(fā)展的動(dòng)力之源。但是，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代也是競(jìng)爭(zhēng)人才的時(shí)代。實(shí)事求是地講，與其他領(lǐng)域的工作相比，枯燥、繁瑣、缺乏發(fā)展空間的檔案工作對(duì)優(yōu)秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經(jīng)成為檔案人才隊(duì)伍建設(shè)必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。而利用信息技術(shù)提高檔案資源整合工作的有效性，更是離不開高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，而這支隊(duì)伍的個(gè)體不僅要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還要有與時(shí)俱進(jìn)的新觀念，能夠及時(shí)適應(yīng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變；不僅要具備較好的語(yǔ)言文字能力、歷史文化知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)，還要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息操作技術(shù)，具備運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行檔案管理軟件開發(fā)、設(shè)計(jì)維護(hù)網(wǎng)站以及建設(shè)數(shù)字檔案館等方面的能力。因此，必須把提高檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性工作，努力培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍，以此為檔案資源整合工作的優(yōu)質(zhì)、高效進(jìn)行提供強(qiáng)有力的支持。

3 結(jié)語(yǔ)

除前文所述，信息技術(shù)與檔案信息資源整合的融合，還需要依靠相關(guān)法規(guī)政策的保障，以實(shí)現(xiàn)物質(zhì)上和制度上的雙重保障。具體地說，通過立法和制定相關(guān)政策法規(guī)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的制度化，為檔案信息資源整合創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，從而有效地應(yīng)對(duì)檔案信息資源整合過程中可能出現(xiàn)的新情況、新問題，是推動(dòng)檔案信息資源整合工作有序開展的必要之舉。而由于我國(guó)整體法制化進(jìn)程的落后，與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)現(xiàn)行檔案法律法規(guī)還存在著較明顯的缺陷，可操作性不強(qiáng)，且與其他部門法不協(xié)調(diào)，非國(guó)有檔案資源立法還存在空白，等等。對(duì)此，今后必須切實(shí)加快和完善與檔案管理工作相關(guān)的立法規(guī)制，在深入研究我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，積極吸收借鑒其他國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，確保新的法律法規(guī)符合客觀規(guī)律，能夠切實(shí)解決我國(guó)檔案管理事業(yè)的實(shí)際問題，增強(qiáng)《檔案法》及其相關(guān)法律的可操作性，賦予各級(jí)檔案部門在檔案資源整合中更多收集檔案的權(quán)力，以全面保障和發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。

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