淺析事業(yè)單位電子檔案管理的幾點(diǎn)思考

林麗

摘 要：在如今這個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于各種信息檔案管理需求量的劇增，使得檔案管理的模式不再只是局限于紙質(zhì)管理，加之紙張記錄的資源信息具有易丟失，易更改，記錄內(nèi)容單一，不易查找，不易存儲(chǔ)等各種缺陷，電子檔案管理便時(shí)代需求誕生。雖然電子檔案管理具有多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，但是當(dāng)前的管理水平還有待提高。本文主要闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和不足，并提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案；檔案管理

1 電子檔案管理在事業(yè)單位中的使用優(yōu)勢(shì)

電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲(chǔ)功能，例如儲(chǔ)存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。因?yàn)槭r(shí)省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說(shuō)來(lái)，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：

（一）方便、高效、快捷

首先，在建檔時(shí)，電子建檔比手動(dòng)建檔需要更少的勞動(dòng)力與勞動(dòng)時(shí)間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開通“綠色通道”，使歸檔質(zhì)量和檢索速度得到提高。其次，利用計(jì)算機(jī)處理檔案管理工作，能夠?qū)⑿畔醇須w檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。立卷時(shí)，通過(guò)隨機(jī)管檔，變集中立卷為隨機(jī)整理立卷，將過(guò)去集中的工作量進(jìn)行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時(shí)，減少錯(cuò)誤的發(fā)生，檔案檢索利用的速度大大提高。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲(chǔ)的目的就在于對(duì)其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對(duì)信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來(lái)很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行立卷工作的探索和研究。

2 事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子檔案安全問(wèn)題

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶動(dòng)了科技同時(shí)也給不法分子提拱了犯罪平臺(tái)，電子檔案管理依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案分類管理的形式雖然比紙質(zhì)檔案管理更方便快捷，但是存在更大風(fēng)險(xiǎn)，在計(jì)算機(jī)將文件傳送或接收過(guò)程中，很容易被病毒侵入，病毒會(huì)截獲文件或更改文件信息。全國(guó)有很多關(guān)于電子檔案內(nèi)信息被竊取的報(bào)道，這是使用電子檔案時(shí)需要引起重視和盡量避免的問(wèn)題。

（二）電子檔案管理人員方面問(wèn)題

電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員提出更高的要求，管理人員不僅應(yīng)當(dāng)具備較高的政治思想水平，較強(qiáng)的自我約束能力，還要熟悉相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和實(shí)際操作，充分發(fā)揮電子檔案的管理優(yōu)勢(shì)。但是現(xiàn)階段我國(guó)大部分事業(yè)單位檔案管理人員日常工作量大，精力分散，無(wú)法專心于電子檔案管理工作，同時(shí)崗位流動(dòng)性強(qiáng)，頻繁的人事變動(dòng)影響了電子檔案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定開展。

（三）電子檔案管理不規(guī)范

紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，檔案管理人員能認(rèn)識(shí)到保存紙質(zhì)材料的重要性，因?yàn)闄n案信息全都直接顯示在紙質(zhì)載體上。但是對(duì)于電子檔案管理，管理人員還沒(méi)有快速地轉(zhuǎn)變思路，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到如何保存電子檔案的物質(zhì)載體，如U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等等，這些存儲(chǔ)工具沒(méi)有像紙質(zhì)檔案一樣列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿，而是被隨意放置。在重要系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔的備份管理上，只是籠統(tǒng)要求要進(jìn)行備份，沒(méi)有明確哪些數(shù)據(jù)文檔需要備份，以何種介質(zhì)備份保存等，是管理人員沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可依，電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。在電子檔案的安全防范措施方面，也缺乏防治拷貝的技術(shù)措施，形成安全漏洞。

3 電子檔案管理的方法及建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高

提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢(shì)下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

（二）建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

為了使電子檔案管理走出無(wú)序管理的狀態(tài)，必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國(guó)內(nèi)大部分工商局雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系，但是缺乏完善的管理制度，電子檔案管理分散，各分局的電子檔案信息缺乏聯(lián)系，難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱，電子檔案的流通存在障礙，無(wú)法進(jìn)行集中管理。可見(jiàn)，完善的電子檔案管理制度，是提高電子檔案利用效率，充分發(fā)揮電子檔案高效快捷優(yōu)勢(shì)，提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對(duì)電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。如林權(quán)檔案需要電子文件和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，就要設(shè)置專門的管理部門進(jìn)行審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送，集中管理。

（三）完善電子檔案管理的軟、硬件設(shè)施

電子檔案的平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)建立在高質(zhì)量的軟件、硬件設(shè)施基礎(chǔ)上，要配置技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定，安全性高的軟件和系統(tǒng)，避免是使用盜版和來(lái)自未知市場(chǎng)的軟件、系統(tǒng)。養(yǎng)成良好的安全體檢、殺毒習(xí)慣，定期升級(jí)防火墻和殺毒軟件。

（四）保證電子檔案在利用中的安全

首先，電子檔案管理人員及相關(guān)職能部門要對(duì)檔案中私密內(nèi)容嚴(yán)格監(jiān)控，禁止外流，一旦發(fā)現(xiàn)及時(shí)制止。其次，對(duì)絕密檔案的使用要控制使用時(shí)間和使用范圍。最后，設(shè)置訪客權(quán)限，開啟電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄和監(jiān)控功能。

4 總結(jié)

隨著科技不斷發(fā)展，電子檔案為人們帶來(lái)的便利也越來(lái)越多，雖然電子檔案目前存在的許多問(wèn)題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范和統(tǒng)一的問(wèn)題是一個(gè)緩慢的過(guò)程，還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

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