事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

康玲芳　吳海平

摘 要：進(jìn)入新時(shí)期后，事業(yè)單位要想獲得高效穩(wěn)定發(fā)展，需要充分重視檔案管理的作用；結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，采取針對(duì)性的解決措施，規(guī)范工作程序，完善規(guī)章制度體系，提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策措施

事業(yè)單位檔案管理工作涵蓋了較為廣泛的面，檔案資料對(duì)于事業(yè)單位的人才選拔、人員考核具有較大價(jià)值。單位工作人員及領(lǐng)導(dǎo)借助于單位檔案，獲取需求信息，進(jìn)而更加高效的工作，做出科學(xué)決策，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位檔案管理中還存在著諸多的問(wèn)題，制約到檔案管理作用的發(fā)揮，需要引起人們足夠的重視。

1 事業(yè)單位檔案管理開(kāi)展的意義

從宏觀角度來(lái)講，事業(yè)單位檔案管理工作指的是科學(xué)保存與管理事業(yè)單位一系列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)的相關(guān)資料，對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)憑證科學(xué)處理與保管等。在我國(guó)檔案管理體系中，事業(yè)單位檔案管理是非常重要的組成部分，比較的復(fù)雜和特殊，直接影響到事業(yè)單位整體穩(wěn)定運(yùn)行。進(jìn)入新時(shí)期后，一系列先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化程度得到提升，通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)信息，從數(shù)據(jù)角度支撐事業(yè)單位的發(fā)展，順利開(kāi)展檔案管理工作。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平需要進(jìn)一步提升

研究發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)化程度，對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，除了專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)足夠豐富外，還需要能夠深入了解事業(yè)單位內(nèi)部情況，職業(yè)道德素養(yǎng)較高。但是部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒(méi)有較高的專(zhuān)業(yè)技能水平，甚至部分人員不熟悉檔案資料的收集、整理、歸檔等基本業(yè)務(wù)流程；部分檔案人員不了解事業(yè)單位內(nèi)部情況與其他部門(mén)的工作，無(wú)法深層次分析與開(kāi)發(fā)檔案信息，對(duì)于檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到制約作用；還有一些檔案工作人員職業(yè)道德不高，不能認(rèn)真細(xì)致的開(kāi)展工作，甚至對(duì)檔案資料故意損壞或者竊取。

2.2 沒(méi)有充分重視檔案管理工作

本問(wèn)題普遍存在于大部分的事業(yè)單位中，部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性，認(rèn)為檔案管理無(wú)法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，不會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)人員的政績(jī)考核，因此，在檔案管理方面，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有投入足夠的精力和時(shí)間，資金投入較少，缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，沒(méi)有大力培養(yǎng)檔案管理人員等，制約到了事業(yè)單位的深入改革與發(fā)展。檔案管理人員自身不具備較高素質(zhì)，理論知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，出現(xiàn)心理偏差，降低了檔案管理工作水平。

2.3 檔案管理信息化水平需要進(jìn)一步提升

現(xiàn)階段，檔案管理信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，部分事業(yè)單位已經(jīng)將數(shù)字化檔案系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)，但是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，資金缺乏，不能夠及時(shí)更新升級(jí)信息化設(shè)備，依然借助于手工方式檢索信息，這樣員工的工作負(fù)荷遭到增加，錯(cuò)誤容易出現(xiàn)，制約到檔案數(shù)字化發(fā)展。部分工作人員沒(méi)有較高的計(jì)算機(jī)水平，不能夠熟練操作電子檔案的存儲(chǔ)管理，無(wú)法維護(hù)信息安全，不能夠熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展起到制約阻礙作用。

3 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策措施

3.1 對(duì)檔案管理工作充分重視

事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在改革發(fā)展過(guò)程中，需要充分重視檔案管理工作，從資金、精力等多個(gè)角度支持檔案管理工作的開(kāi)展與發(fā)展，促使檔案管理工作的信息化、科學(xué)化程度得到提升。領(lǐng)導(dǎo)人員要嚴(yán)格要求自己，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，在日常工作議題中加入重要檔案管理的內(nèi)容，采取科學(xué)的方法，嚴(yán)格監(jiān)督考核檔案管理工作，起到督促促進(jìn)作用。同時(shí)，檔案部門(mén)要將檔案管理宣傳工作定期經(jīng)常的開(kāi)展下去，以便促使檔案管理工作的影響范圍得到擴(kuò)大，事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極配合與參與進(jìn)來(lái)，同時(shí)，檔案管理人員的工作積極性也可以得到激發(fā)，提升事業(yè)單位的檔案管理工作水平。

3.2 積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)

新時(shí)期內(nèi)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，在較大程度上改變了檔案管理工作，也促進(jìn)了檔案信息管理的發(fā)展與完善。未來(lái)發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理工作必然會(huì)朝著檔案管理信息化的趨勢(shì)發(fā)展。因此，事業(yè)單位所有管理人員與工作人員需要清晰認(rèn)識(shí)，在信息化設(shè)備方面投入更多的成本資金，逐步完善，提升檔案管理工作的高效性。同時(shí)，事業(yè)單位要大力培訓(xùn)檔案工作人員，提升其計(jì)算機(jī)技能，能夠?qū)τ?jì)算機(jī)設(shè)備熟練操作，掌握相應(yīng)的檔案信息安全技術(shù)，更加安全高效的開(kāi)展檔案管理工作。要積極建設(shè)網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享信息資源，促使資源利用效率、檔案部門(mén)服務(wù)水平得到提升。最后，需要對(duì)檔案管理信息化水平得到提升，在檔案管理領(lǐng)域引入云技術(shù)，創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理水平。

3.3 完善檔案管理制度體系

事業(yè)單位檔案管理要想有序發(fā)展，需要做好制度化管理工作，完善制度體系，約束人員行為。要充分依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，科學(xué)制定與調(diào)整檔案管理制度，制定強(qiáng)制性條款，約束檔案管理工作，適當(dāng)調(diào)整事業(yè)單位檔案人員數(shù)量、經(jīng)營(yíng)規(guī)模等，保證制度體系與單位運(yùn)行需求所符合。要從制度角度避免出現(xiàn)人事變更的死檔、棄檔問(wèn)題，及時(shí)記錄新進(jìn)人員的檔案，結(jié)合程序要求，分類(lèi)整理離退休人員的檔案；針對(duì)轉(zhuǎn)調(diào)人員，對(duì)檔案轉(zhuǎn)接制度科學(xué)制定，保證能夠順利轉(zhuǎn)接檔案。此外，要做好檔案保存工作，定期經(jīng)常的查看檔案，避免有破損、損壞問(wèn)題出現(xiàn)，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施；要充分利用現(xiàn)有的檔案資源，經(jīng)常查閱檔案信息，服務(wù)于事業(yè)單位整體的改革與發(fā)展。

3.4 對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)大力提升

檔案管理工作是由檔案管理人員實(shí)施的，因此檔案人員的素質(zhì)與水平會(huì)對(duì)檔案管理整體質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。事業(yè)單位要通過(guò)教育、培訓(xùn)、激勵(lì)等措施的綜合運(yùn)用，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將較高水平、豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理隊(duì)伍體系構(gòu)建起來(lái)。首先，要對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平大力提升，結(jié)合實(shí)際情況，經(jīng)常組織一些技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，除了豐富員工理論知識(shí)，還積極考核其實(shí)踐操作能力。檔案管理人員需要嚴(yán)于律己，發(fā)揮帶頭模范作用，積極學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化技術(shù)，發(fā)揮個(gè)人作用，促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展。要深入培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)人員以身作則，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的開(kāi)展工作，幫助廣大員工樹(shù)立正確的價(jià)值觀與人生觀，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，能夠全身心投入到檔案管理活動(dòng)中，避免損壞或者丟失檔案資料，提升檔案管理工作水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)入信息時(shí)代后，事業(yè)單位進(jìn)行了深入改革，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸暴露出來(lái)諸多的問(wèn)題，制約到事業(yè)單位改革的整體進(jìn)行。針對(duì)這種情況，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求和趨勢(shì)，積極運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，完善制度體系，規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)新理念和方法，提升檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理作用，促進(jìn)事業(yè)單位的改革與發(fā)展。

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