芻議我國人事檔案管理工作不足與改進(jìn)措施

常景云　矯琳

摘 要：人事檔案記錄了一個(gè)人的工作經(jīng)歷記錄，政治面貌等信息，反映出了個(gè)人的基本品質(zhì)以及工作能力等。也是上級(jí)在選拔人才時(shí)作為考慮的重要材料，自古代開始便有類似的制度，可見人事檔案在社會(huì)發(fā)展中是不可缺少的一部分?，F(xiàn)如今我國社會(huì)和諧發(fā)展，經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步上升勞動(dòng)力的大量流動(dòng)已經(jīng)成為趨勢(shì)，是一項(xiàng)帶動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要措施，但是人事檔案的管理卻沒有跟上發(fā)展的步伐，巨大的挑戰(zhàn)正在等待著，所以改革傳統(tǒng)的人事檔案管理體制迫在眉睫，需要解決其中存在的問題，以適應(yīng)現(xiàn)在時(shí)代的前進(jìn)進(jìn)度。

關(guān)鍵詞：人事；工資；檔案管理；問題

人事檔案，是單位人事部門在管理活動(dòng)中形成的反映個(gè)人表現(xiàn)和經(jīng)歷的材料，是人的自然情況、社會(huì)歷史、思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作狀況的歷史記錄。它是單位管理工作的重要內(nèi)容和依據(jù)， 也是國家檔案的重要組成部分。它由組織或個(gè)人在工作中形成的文件材料、經(jīng)過收集、鑒別、整理、歸檔形成人事檔案，再通過檢索、借閱等形式提供給組織和個(gè)人利用，使其作用得以發(fā)揮。這就是人事檔案管理工作的主要內(nèi)容。黨的十六大提出構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)， 全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的要求， 人事檔案管理工作必須適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展的新情況，轉(zhuǎn)變觀念，更新管理方式方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，為和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。用科學(xué)的發(fā)展觀作指導(dǎo)，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行有效的管理，提高服務(wù)效率，最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值，構(gòu)建和諧的人與社會(huì)之間、人與人之間的關(guān)系是人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理面臨的一個(gè)新挑戰(zhàn)。

1 目前我國人事檔案管理中存在的問題

1.對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位管理工作中的一個(gè)不可或缺的組成部分便是對(duì)人事檔案的管理。但是顯而易見很多事業(yè)單位對(duì)其的認(rèn)識(shí)還不足夠。其中一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)由于自身的觀念沒有適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，沒有對(duì)人事檔案管理高度重視，認(rèn)為其在事業(yè)單位發(fā)展中不能起到什么特別作用，所以人事檔案的工作也很難落實(shí)到位。出現(xiàn)類似于材料歸檔混亂，分類不全等現(xiàn)象。其次人事檔案缺少資金的投入，使得管理?xiàng)l件落后工作人員不能更好的對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理。人事檔案管理因?yàn)闆]有受到事業(yè)單位的足夠重視，因此缺少人才以及資金的支持，而且日常你的員工管理不到位，使得人事檔案管理工作很難展開以至于后期很難針對(duì)個(gè)人的人才檔案進(jìn)行查閱，人事檔案管理這個(gè)機(jī)構(gòu)的存在很那發(fā)揮真正作用。

2.人事檔案管理體制不到位

我國現(xiàn)行的人事制度的改革在不斷進(jìn)行當(dāng)中，這也提高了人力資源市場(chǎng)的人才需求，也造成了事業(yè)單位的人才流向社會(huì)的現(xiàn)象變得普遍。這雖然是有助于我國人才的共享，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，但更大的挑戰(zhàn)也同時(shí)帶給了地區(qū)單位的人事檔案管理?？傮w而言，我國的人事檔案改革才起步不久，人事檔案管理機(jī)制還不夠成熟，所以人才的信息檔案大都還是檔隨人的狀態(tài)，但這種管理模式存在很多弊端，一方面遺失檔案的可能性很高，另一方面檔案很難做到共享，人才信息的分散有待改進(jìn)。

3.人事檔案信息化水平低

人事檔案信息化水平不夠高也是在改革人事檔案管理中需要注意的一方面?，F(xiàn)在是信息化時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，將信息技術(shù)引用到人事檔案管理中來，將人才信息規(guī)范化，便于后期的管理查閱。就拿單位年底評(píng)“先進(jìn)個(gè)人”為例，這就需要查閱候選人以前的工作記錄，是否做過違紀(jì)的事情作為參考資料，以便于更全面公平的選出優(yōu)秀個(gè)人。如果利用計(jì)算機(jī)將個(gè)人信息變?yōu)殡娮訖n便可以永久保存，上級(jí)在查閱這些記錄時(shí)也將更便捷，省去了用紙質(zhì)版會(huì)帶來的不必要的麻煩。由此可知，將人事檔案信息化是十分明智的選擇，彌補(bǔ)紙質(zhì)版檔案一些缺點(diǎn)的同時(shí)也提供了工作效率，這是現(xiàn)在事業(yè)單位需要改進(jìn)的地方。

2 提高我國人事檔案管理水平的措施

1.提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

人事檔案管理在事業(yè)單位起到舉足輕重的地位，單位上級(jí)對(duì)人事檔案的管理要有充分到位的認(rèn)識(shí)。在改革人事檔案管理時(shí)，事業(yè)單位需要對(duì)其有足夠的人力和財(cái)力的支持，只有這樣才能夠?qū)⒐芾淼馁|(zhì)量得到一定程度的提高，辦公效率也會(huì)有上升。此外，人事檔案管理中的人員需要加強(qiáng)自身的素質(zhì)，提高自身的專業(yè)技能，不少人認(rèn)為管理人事檔案是一項(xiàng)輕松的工作，恰恰相反檔案管理是要求很高的一項(xiàng)職業(yè)，需要人員有豐富的專業(yè)知識(shí)同時(shí)辦事也需細(xì)心認(rèn)真。因此培訓(xùn)工作是事業(yè)單位要考慮的方面，可以定期安排檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的技能學(xué)習(xí)，以及讓他們對(duì)辦公軟件的使用更加熟悉，對(duì)國外的一些先進(jìn)檔案管理技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)學(xué)習(xí)，多方位充分提高對(duì)人事檔案管理的重視。

2.增大體制創(chuàng)新的力度

社會(huì)的發(fā)展速度愈漸加快，為了適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步的需求，從“單位管理”轉(zhuǎn)向“社會(huì)管理”的人事檔案才是目前最事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理方式，這也是對(duì)人事檔案管理體制的一大創(chuàng)新。在以前個(gè)人從上小學(xué)到大學(xué)畢業(yè)后面包分配，個(gè)人都是根據(jù)國家的安排，從而也造成一個(gè)觀念人是屬于單位的，對(duì)于檔案的管理也變?yōu)閺膶贆n案，但現(xiàn)在是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)體制個(gè)人是屬于社會(huì)的。所以人事檔案管理需要人事到這一點(diǎn)，順勢(shì)發(fā)展。將人才檔案做到共享，集中人才的檔案，在人才流動(dòng)快速的情況下能更好的采用人才，也是促進(jìn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

3.提高對(duì)人事檔案的信息化管理

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人事檔案管理也應(yīng)該先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)引用于檔案管理中，有助于人事檔案信息化管理水平的提高。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案能有效去除其的查閱不便、紙張損壞等問題的出現(xiàn)。因此，事業(yè)單位需要提高對(duì)電子檔案的建設(shè)意識(shí)，以電子信息的形式將不同地域單位的人事檔案資源存儲(chǔ)起來，如此一來對(duì)人事檔案的查閱能更加的方便快捷，檔案的利用率也得到很大程度的提升。其次，事業(yè)單位也可以根據(jù)自身員工的情況建立內(nèi)部人員的電子信息檔案，這樣個(gè)人查閱自身信息也更加快速，單位在評(píng)選優(yōu)秀個(gè)人的時(shí)候也能系統(tǒng)全面的對(duì)照職工的檔案，公平地得出公平最佳人選。

3 結(jié)語

面對(duì)日益變動(dòng)的人才市場(chǎng)，我國需要結(jié)合當(dāng)前的人才發(fā)展情況摸索出適應(yīng)自身人事檔案管理體系。改革人事檔案管理需要高層領(lǐng)導(dǎo)提升對(duì)人事檔案的重視性，信息化管理人事檔案，以及做到人才信息共享，提升管理職工的專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)也是提高了檔案的管理效率。作為人才大國，新的經(jīng)濟(jì)建設(shè)方向逐步轉(zhuǎn)向東部，人才的流動(dòng)也是十分明顯，因此對(duì)人事檔案管理的改革勢(shì)在必行。

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