對企業(yè)檔案的保密工作的探析

徐艷華

摘 要：企業(yè)隨著經(jīng)濟發(fā)展與合作的日益增進，以及科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案保密工作正面臨著一系列新問題和新挑戰(zhàn)。如何迎難而上，增強法制意識，建立健全完善各項檔案改進管理制度，既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展提供服務(wù)。檔案工作者的重要職責(zé)就是全面做好檔案的各項管理工作，最重要的就是做好檔案管理中的保密工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；保密工作；策略；探析

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定保存價值的文件材料的總和。它真實地記錄和反映了企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展歷程，是企業(yè)的無形資產(chǎn)以及企業(yè)職工勞動和智慧的結(jié)晶。隨著我國改革開放的深入，市場競爭不斷加劇，企業(yè)檔案的重要性日益突顯。做好企業(yè)檔案的保密工作對于維護企業(yè)安全和利益，保障企業(yè)生存和發(fā)展，提高市場競爭力都具有十分重要的意義。因此，如何做好企業(yè)檔案的保密工作是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項重要任務(wù)，也是需要企業(yè)檔案工作者認真研究的課題。下面，筆者就此問題談?wù)剛€人的看法。

1 企業(yè)檔案保密工作常見問題

1.1 檔案保密意識淡薄

近年來，隨著對外交流與合作日益頻繁，一些企業(yè)放松了保密教育，這就使得許多人員不再對檔案的保密工作具備相應(yīng)的警惕性。特別是一些單位只重視經(jīng)濟效益，認為檔案工作沒有效益，只投入不產(chǎn)出，因而，忽視了對檔案的管理，特別是忽視了檔案安全保密問題。由于安全保密意識薄弱，一些企業(yè)一方面忽視對檔案的管理，對其投入少，使檔案安全條件不足；另一方面，由于長期在和平環(huán)境中，思想認識上的麻痹使一些檔案人員的保密意識弱化，認為市場經(jīng)濟無密可保，在當(dāng)前高科技發(fā)展的時代有密也難保，對經(jīng)手的大量秘密見密不知密，習(xí)以為常，對企業(yè)檔案的安全造成嚴重的威脅。

1.2 現(xiàn)代科技發(fā)展增加企業(yè)檔案保密工作難度

科技信息的飛速發(fā)展并在日常辦公中的廣泛應(yīng)用使得檔案保密工作出現(xiàn)許多新問題和新情況。例如，木馬病毒、黑客技術(shù)等都對檔案保密管理造成了潛在的危險和危害，而我國的檔案保密管理技術(shù)的研究仍然停留在初級階段，不能很好地應(yīng)對科技信息的迅猛發(fā)展，這必然形成了突出矛盾，嚴重制約著檔案保密工作的健康發(fā)展。加之，如今，企業(yè)為了適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展形勢，加強了對外聯(lián)系的步伐。企業(yè)間相互交流合作日趨頻繁，企業(yè)的商業(yè)化和市場性使其相互間出現(xiàn)競爭，尤其是計算機多媒體技術(shù)的出現(xiàn)與廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)的高速發(fā)展使信息傳輸滲透到各個領(lǐng)域。軟盤、U 盤等在工作中的應(yīng)用十分廣泛，在為工作帶來便利的同時，也帶來了不容忽視的信息安全保密隱患，造成一些秘密檔案和文件在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)泄密的情況，大大增加了保密管理的難度，使檔案保密工作受到極大的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案工作人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，一些企業(yè)的檔案工作人員隊伍建設(shè)還不能適應(yīng)新形勢下保密工作的需要。一方面，檔案工作人員專職的少，兼職的多。這些人員沒有經(jīng)過正規(guī)教育和培訓(xùn)，對保密法規(guī)和業(yè)務(wù)知識缺乏必要的學(xué)習(xí)，認為保密工作就是管好文件、管住嘴巴，是保密部門和分管同志的事，與已無關(guān)；另一方面，隨著全球化、信息化進程的加快，竊密手段不斷翻新，手段科技化，方式隱蔽化。一般的檔案工作人員對現(xiàn)代科技知識了解、掌握深度不夠，知識面沒有隨著形勢的變化、發(fā)展而豐富、更新。因此，應(yīng)用現(xiàn)代科技知識開展新形勢下的保密工作的經(jīng)驗和方法就比較欠缺，從而使檔案保密工作陷入被動局面。

2 加強企業(yè)檔案保密工作的幾點思考

2.1 加強宣傳教育，增強保密意識

企業(yè)應(yīng)該從本單位檔案保密及管理工作的實際情況出發(fā)，采取多種形式大力宣傳《檔案法》、《保密法》、《合同法》、《專利法》和《反不正當(dāng)競爭法》等有關(guān)法律法規(guī)，開展保密知識專題培訓(xùn)教育活動，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、 涉密人員和專業(yè)技術(shù)人員充分認識檔案保密及管理工作的極端重要性，提高保密法制觀念、保密責(zé)任意識，嚴格遵守和執(zhí)行保密法律法規(guī)的自覺性。要通過教育提高他們對保守企業(yè)秘密重要性的認識度，從而牢固樹立起四種觀念：一是樹立企業(yè)秘密就是效益的觀念；二是樹立企業(yè)保密就是“保發(fā)展”的觀念；三是樹立企業(yè)保密不僅是維護國家利益，而且也是保企業(yè)和職工自身利益的觀念；四是保守企業(yè)秘密是每個員工的義務(wù)的觀念，從而增強責(zé)任感和“自我保護”意識，提高保守企業(yè)秘密的自覺性。

2.2 加強檔案保密工作制度建設(shè)

檔案部門要制定嚴格、規(guī)范的檔案借閱、復(fù)制制度，確定不同層次、不同范圍的查閱、復(fù)制權(quán)限。涉密檔案的閱覽、外借、復(fù)印必須由領(lǐng)導(dǎo)和保密部門審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢，應(yīng)及時清對、檢查；發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因、進行補救，爭取做到不泄露，不損壞，一切按規(guī)定辦事，保證檔案保密工作有章可循并在實踐中不斷探索并加以完善。

2.3 做好檔案保密范圍的劃定與調(diào)整工作

企業(yè)檔案保密期限表示該類秘密事項在其確定的期限內(nèi)受國家相關(guān)保密法律、法規(guī)保護，有法律效力的時限。《中華人民共和國保密法》第九條規(guī)定，我國國家秘密的密級分為“絕密、機密、秘密”三個等級。除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過 30 年，機密級事項不超過20 年，秘密級事項不超過10 年。正確的定密是做好檔案資料保密工作的重要環(huán)節(jié)，保管的密級檔案在未做出解密前，檔案管理部門不得擅自決定解密和隨意對外提供。由于檔案在保管過程中，其密級會隨著時間的推移和文件貫徹情況變化，所以，檔案部門應(yīng)定期組織有關(guān)部門對密級檔案進行甄別、鑒定，該定哪一級定哪一級，保證密級檔案不泄密，解密檔案得到充分利用。這是企業(yè)檔案管理人員必須做好的一項重要工作。

2.4 處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家秘密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的神圣職責(zé)。 檔案開發(fā)利用工作是一項政策性很強的工作，過寬容易造成泄密，過窄就達不到為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目的。 這就要求我們在檔案開發(fā)利用前區(qū)分好開放利用與控制的范圍， 開放檔案是為了發(fā)揮檔案的作用，更好地為國家、企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)；保密是為了防止信息傳播以后，損害國家和企業(yè)的利益，二者從根本上是一致的。 在處理兩者的關(guān)系時，既要重視國家、企業(yè)的安全和利益，又要有利于市場經(jīng)濟發(fā)展的需要。 提供利用檔案、開發(fā)檔案信息資源， 是為了發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用， 檔案外借、提供檔案復(fù)制件、出具檔案證明、辦理函調(diào)檔案業(yè)務(wù)和出版公布檔案等， 凡是損害國家和企業(yè)利益的要嚴格控制。

3 結(jié)語

隨著社會的發(fā)展和信息化的來臨，企業(yè)檔案資源的巨大社會價值日益為人們所認知，檔案保密工作具有重要意義，它將直接影響國家及企業(yè)的安全和利益。企業(yè)檔案是一種重要的社會信息資源，要充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，就必須充分地利用檔案信息資源，把握企業(yè)檔案保密與利用的關(guān)系，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)和社會服務(wù)。綜上所述，當(dāng)前的檔案保密工作存在一些問題，也面臨著新情況和新挑戰(zhàn)。只有加強檔案保密工作規(guī)范管理，建立健全規(guī)章制度，不斷完善保密工作管理手段，提高檔案保密人員的素質(zhì)，才能更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)在市場競爭中處于優(yōu)勢地位。

參考文獻

[1]詹潔. 城建檔案信息資源的開發(fā)與利用[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2016，03：66+68.

[2]王俊雪. 如何做好檔案保密管理與利用工作[J]. 智能城市，2016，02：150-151.

[3]徐春梅. 芻議中外合資合作經(jīng)營企業(yè)檔案管理的特點[J]. 中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016，02：12.