學(xué)校檔案管理和利用問題探究

劉小婷

摘 要：學(xué)校檔案是一所學(xué)校在教師教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)中保存下來的具有一定價(jià)值的檔案資料，它能給直接反應(yīng)學(xué)校在各個(gè)階段的工作情況，具有很重要的價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，目前學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)了很多問題。文章主要從合理管理學(xué)校檔案的意義、學(xué)校檔案管理和利用的現(xiàn)狀和改善學(xué)校檔案管理和利用現(xiàn)狀的對策三個(gè)方面對學(xué)校檔案管理進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；現(xiàn)狀；對策

隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)了很多問題，例如設(shè)備老化、管理?xiàng)l例不合理、制度老化，管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高等，因此在正確認(rèn)識合理管理學(xué)校檔案的意義的基礎(chǔ)上，明確學(xué)校檔案管理過程中的問題并進(jìn)行相應(yīng)的對策分析是非常有必要的。

1 合理管理和利用學(xué)校檔案的意義

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，它是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，深入到社會(huì)生產(chǎn)和上火的各個(gè)領(lǐng)域，在科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中都發(fā)揮著及其重要的作用。

學(xué)校檔案組織機(jī)構(gòu)保存著全校各種類型的檔案材料，為學(xué)校教學(xué)、黨政管理工作和科研工作服務(wù)，是當(dāng)下工作和未來發(fā)展的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案的意義主要體現(xiàn)在其情報(bào)和憑證價(jià)值方面，它保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記，是人們活動(dòng)的原始記錄，為目前工作提供分辨、查考和處理問題依據(jù)，它具有真實(shí)可靠性和連續(xù)性，為科研工作提供極好的素材。

2 學(xué)校檔案管理和利用中存在

檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視。從目前情況來看，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的工作人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識還不夠。他們認(rèn)為檔案工作很簡單，只是負(fù)責(zé)保管一些資料，然后給需求者提供材料即可。因此，在檔案管理這方面投入的資金比較少，甚至有的學(xué)校沒有配備專門的檔案管理庫房，最終使得檔案部門不具備檔案保管和管理的基本條件，更不會(huì)購買一些現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施設(shè)備。

檔案管理相關(guān)人員素質(zhì)不夠高。學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)問題是當(dāng)前學(xué)校檔案管理中的一個(gè)重要問題。據(jù)了解，有些學(xué)校不存在專門的檔案管理人員編制，沒有專職的檔案管理人員，常由一些相關(guān)人員監(jiān)管此工作，這種方式不利于工作的順利進(jìn)行，并且缺乏對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和管理水平的培訓(xùn)和提高，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作的改革和發(fā)展受到限制。這些人由于本身的素質(zhì)不是很高，文化水平較低，缺乏對現(xiàn)代化管理和信息化知識的了解，并且沒有受過專門的訓(xùn)練，不具備服務(wù)意識和保密思想，缺乏了解一些新設(shè)備的好奇心，比較安于現(xiàn)狀，對一些相關(guān)的法律法規(guī)了解不足、工作積極性不高等，這些都容易使得在檔案管理過程中出現(xiàn)信息泄露等現(xiàn)象。

管理制度不夠完善。檔案管理的主要原則就是進(jìn)行制度化，而現(xiàn)實(shí)中某些學(xué)校仍然沒有成套的相關(guān)的規(guī)章制度，往往是沿用之前的一些舊制度，缺少與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致檔案管理手段落后。在2014年我國出臺(tái)了新的檔案管理?xiàng)l例。指出在沒有批文的情況下，任何人不許隨意翻閱檔案；學(xué)校檔案管理人員只具有錄入信息的權(quán)利而不具備取出的權(quán)利；檔案管理人員必須保證由他辦理的檔案信息不向外泄露。就從這幾點(diǎn)條例來看，雖然我國對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化，但是實(shí)際上，有很多學(xué)校仍然存在檔案隨意調(diào)取等問題。

檔案信息利用率不高。目前好多學(xué)校，不論是教師的人事檔案信息還是學(xué)生的學(xué)籍信息等還處于封閉或半封閉的狀態(tài)。檔案信息資源的開發(fā)利用渠道單一，比如常限于領(lǐng)導(dǎo)干部考察、評選三好學(xué)生、優(yōu)秀畢業(yè)生等方面。在師資培養(yǎng)、人才選拔、年度考核、推薦學(xué)生就業(yè)、宣傳教育、擴(kuò)大對外交流等方面還沒有起到應(yīng)有的作用。

通過上面幾點(diǎn)的分析，可以看出，的確當(dāng)前學(xué)校檔案管理過程中存在許多不合理之處，因此尋找合理有效的符合學(xué)校發(fā)展模式的學(xué)校檔案管理模式是非常有必要的，下面部分具體提出幾點(diǎn)改善學(xué)校檔案管理的對策。

3 改善學(xué)校檔案管理和利用問題的對策

加大學(xué)校檔案管理方面的投入。作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)的學(xué)校檔案管理的法律法規(guī)文件，對檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的作用及意義能夠充分認(rèn)識，高度重視學(xué)校檔案管理工作，把檔案管理工作列入學(xué)校工作的議事日程。加大在學(xué)校檔案管理工作方面的投入力度，使得檔案管理工作在人、物和財(cái)上都能夠得到保障，從而為學(xué)校檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定好基礎(chǔ)。另外，加大資金投入，盡量配備符合時(shí)代發(fā)展要求的有關(guān)檔案管理的設(shè)備、硬件設(shè)施等，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的要求。還有，學(xué)校檔案需要與時(shí)俱進(jìn)，以現(xiàn)有的信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，系統(tǒng)地、有重點(diǎn)、分步驟地合理對計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用，把學(xué)校檔案的收集、錄入、存儲(chǔ)、傳播和審批程序納入到系統(tǒng)管理之中，努力改變目前學(xué)校檔案管理技術(shù)落后的局面。

提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。更新檔案管理人員的觀念意識，加強(qiáng)對他們的政治思想和職業(yè)道德的培養(yǎng)，使其擁有較高的政治思想覺悟和認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神；保持與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)他們在計(jì)算機(jī)知識和有關(guān)檔案管理軟件方面的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)并樹立創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)的手工檔案管理舊模式，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化；加強(qiáng)管理人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高他們的綜合分析能力，不斷拓寬他們的知識面。另外，學(xué)校在把檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和保管等工作做好的基礎(chǔ)上，形成一套完整的檔案體系，同時(shí)注意改善服務(wù)手段。

改善管理制度。學(xué)校應(yīng)為檔案管理工作配備專門的負(fù)責(zé)人，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長和各科室負(fù)責(zé)人參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，每個(gè)科室盡量設(shè)有兼職檔案管理人員，建立綜合檔案室；制定一些相關(guān)的學(xué)校檔案管理制度，比如制定《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案室管理制度》等，通過這些制度進(jìn)一步保證學(xué)校檔案管理的規(guī)范性、有序性和科學(xué)性，從而使得檔案管理有章可循。

4 總結(jié)

通過上面的分析，做好學(xué)校檔案的管理工作有利于提高學(xué)校教學(xué)建設(shè)和對學(xué)生的教學(xué)工作等。但是很明顯，學(xué)校檔案管理和利用過程中，目前還存在著許多問題，想要改善現(xiàn)狀，并不是一件容易的事情，而是一個(gè)長期系統(tǒng)的工程。首先要對學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀有正確的認(rèn)識，提高重視程度。然后需要政府給予相應(yīng)政策和資金的支持，同時(shí)還需要各個(gè)學(xué)校給予大力的扶持政策，從而改善由于資金短缺和制度不合理產(chǎn)生的設(shè)備落后和檔案管理水平相對低下的問題，另外還要保證對檔案管理人員不斷進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，以保證他們能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

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