不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理初探

摘 要：從對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行整合，推行全新的登記制度以來(lái)，社會(huì)各界加強(qiáng)了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的重視，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合和集約化管理工作提上了重要日程。本文主要從三方面分析了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行整合和集約化管理的必要性，敘述了對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行整合和集約化管理的主要內(nèi)容，并分析了在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行整合和集約化的管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，以希望能對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的整合、集約化管理工作有所助益。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案；整合；集約化；管理

1 對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合和集約化管理的必要性

1.1 物權(quán)登記依托檔案

申請(qǐng)人在不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)提交的申請(qǐng)材料、不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)的登記簿、登記信息審核這三個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的材料就是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。申請(qǐng)人在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行登記時(shí)，需要借助不動(dòng)產(chǎn)登記檔案才能得已完成合法的對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的所有資格，而不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)機(jī)構(gòu)則是憑借不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。在原有的不動(dòng)產(chǎn)登記基礎(chǔ)上進(jìn)行了整合和集約化的管理之后，以往不動(dòng)產(chǎn)登記的職責(zé)部門統(tǒng)一組成一個(gè)部門，這就提高了不動(dòng)產(chǎn)登記工作的難度。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)想要從根本上提高部門的運(yùn)行效率，加快登記服務(wù)進(jìn)度，就需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案零用整合，通過(guò)重新分類處理之后，統(tǒng)一進(jìn)行檔案的保存。

1.2 便民服務(wù)需要檔案

整合不動(dòng)產(chǎn)登記并制定具有統(tǒng)一性的不動(dòng)產(chǎn)登記制度，主要是為了減輕人民群眾的負(fù)擔(dān)，為人民群眾登記不動(dòng)產(chǎn)提供更加方便、快捷的途徑。通過(guò)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的相關(guān)要求，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)的物權(quán)歸屬進(jìn)行明確，提供了不動(dòng)產(chǎn)歸屬的有效、合法的物權(quán)證明。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)進(jìn)行登記之后，不僅能起到保護(hù)權(quán)利人不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)的作用，還維護(hù)了不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，進(jìn)一步維持了社會(huì)的穩(wěn)定。在明確不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)和不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中，相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在數(shù)量上占有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，在處理不動(dòng)產(chǎn)登記問(wèn)題對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用率是最高的。因此，就需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合，通過(guò)科學(xué)的手段對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行重新分類，然后集中進(jìn)行儲(chǔ)存，方便相關(guān)人員的進(jìn)行查閱，大大節(jié)省了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的查閱時(shí)間。

1.3 管理需要整合集約

對(duì)不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)的登記職責(zé)進(jìn)行重新劃分之后，原存放于國(guó)土部門、房管部門、林業(yè)部門、農(nóng)業(yè)部門、海洋部門等的不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記的資料成果不在適合于存放在原來(lái)的部門。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分散存放，不僅不利于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相關(guān)管理人員的管理，也提高了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案保護(hù)工作的難度。為解決這一問(wèn)題，就需要對(duì)分散于各個(gè)部門中相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行統(tǒng)一、全面的整合，統(tǒng)一保存，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行集約化的管理模式。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合集約的內(nèi)容

2.1 對(duì)部門進(jìn)行整合

在實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一化管理之后，相關(guān)部門可以根據(jù)實(shí)際需求建立不同的檔案館，將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行統(tǒng)一存放，并安排專人進(jìn)行管理，提高相關(guān)部門對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的的規(guī)范管理的能力。在實(shí)際的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，相關(guān)部門還可以根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記的類型，分別建立土地、房屋、林地等相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理科室。也可以以不動(dòng)產(chǎn)原有的登記簿為基礎(chǔ)進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式的探索，確定最適宜的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)全面貫徹整合和集約化的管理模式，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的管理。

2.2 對(duì)管理人員進(jìn)行整合

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)在開展整合和集約化管理初期，可以啟用原先的不動(dòng)產(chǎn)登記管理人員參與到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合和集約化管理工作中，利用原先的檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)帶動(dòng)新模式檔案管理人員的管理工作，以完成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式的過(guò)渡。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理，需要業(yè)務(wù)熟練，擁有較高檔案管理水平的管理人員才能得以順利實(shí)行。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)化管理知識(shí)和管理能力的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)管理人員不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)方面的相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。

2.3 對(duì)檔案進(jìn)行集約整合

將不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)的檔案集中整合，在高度集中管理下實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理時(shí)，可以將不同類型的檔案集中在檔案室內(nèi)，并對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的集約化管理。這樣不僅有利于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合工作的順利進(jìn)行，還節(jié)省了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門、管理人員、管理設(shè)備的投入，通過(guò)統(tǒng)一而規(guī)范的集約化管理，很大程度上提高了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平。通過(guò)整合、集約化的管理模式，大大節(jié)省了在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理上的重復(fù)投入，為不動(dòng)產(chǎn)登記工作的穩(wěn)定開展提供了保障。

3 不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行集約整合的困難

3.1 移交檔案之前的整理和交接工作

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的質(zhì)量直接影響到后期的管理工作和檔案利用率，因此需要對(duì)原先儲(chǔ)存于各個(gè)不同的部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類、裝訂、造冊(cè)、交接，設(shè)立檔案室對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存，并規(guī)范管理模式，有助于提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理水平。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的類型多種多樣，因此，在制定方案之間，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的調(diào)查研究，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決方案。在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的交接工作時(shí)，應(yīng)先對(duì)權(quán)屬清晰且資料相對(duì)完整、準(zhǔn)確的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行交接，然后再處理存在問(wèn)題的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。

3.2 接收檔案之后整合入庫(kù)工作

接受完畢之后，需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行入庫(kù)集約化處理。首先應(yīng)根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)的類型做好分類工作，根據(jù)所屬的土地、房屋、林地等進(jìn)行檔案的細(xì)化分類。并根據(jù)登記簿的相關(guān)內(nèi)容，生成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的電子信息，將其錄入計(jì)算機(jī)，建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的電子化平臺(tái)，便于對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理和利用。然后對(duì)已經(jīng)劃分好的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行編號(hào)，借助條形碼、二維碼等多媒體技術(shù)，在計(jì)算機(jī)上生成相應(yīng)的、唯一的關(guān)聯(lián)碼。用多媒體技術(shù)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行掃碼操作，建立影像和數(shù)據(jù)庫(kù)，并導(dǎo)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，便于后期的管理和對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用。最后，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行進(jìn)一步檢查，然后入庫(kù)。

3.3 檔案館庫(kù)存面積不足

目前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的檔案數(shù)量較多，且面積最大，但還是存在一系列的檔案庫(kù)面積不夠，造成大規(guī)模的庫(kù)存緊張現(xiàn)象。在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行整合和集約化管理之后，所有不動(dòng)產(chǎn)登記檔案都被集中處理，檔案庫(kù)面積不夠問(wèn)的矛盾將進(jìn)一步加深?，F(xiàn)有的不動(dòng)產(chǎn)檔案庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較高，面積較廣。因此，在對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合和集約化管理之前，應(yīng)將檔案庫(kù)的建設(shè)最為重要的主題并深入研究、討論。應(yīng)擴(kuò)大檔案庫(kù)的建設(shè)面積，提高檔案庫(kù)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案庫(kù)的庫(kù)存矛盾。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)全國(guó)境內(nèi)土地、房屋、森林、海洋等資源的系統(tǒng)、詳細(xì)地進(jìn)行等級(jí)，建立起一個(gè)完整的不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)、簿冊(cè)、依據(jù)、信息全面統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記平臺(tái)。推行對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合和集約化管理模式之后，要求在原有的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理基礎(chǔ)上對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整合，設(shè)計(jì)集中存放室存檔相關(guān)檔案，以便于對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的查閱和使用。并對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案整合和集約化管理中的困境進(jìn)行深入研究，并提出相應(yīng)合理的對(duì)策，以確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理工作得以順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅海. 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理[J]. 中國(guó)房地產(chǎn)，2015，01：56-58.

[2]李紅海. 淺議不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合和集約化管理[J]. 上海房地，2015，01：51-52.

作者簡(jiǎn)介

王贊（1980-）女，漢族，山東濱州人，碩士研究生學(xué)歷，畢業(yè)于山東師范大學(xué)漢語(yǔ)言文字學(xué)專業(yè)，研究方向?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案管理及辦公室文秘檔案。