檔案信息化在航道工程檔案管理中的運(yùn)用探析

余翔

摘 要：航道工程單位在實際施工的時候，常常會有非常多的圖紙材料以及文檔材料，竣工驗收記錄、監(jiān)理記錄、合同、施工過程記錄、施工圖、標(biāo)書等，判定工程施工的質(zhì)量主要是利用以上這些質(zhì)量進(jìn)行參考，同時還具有十分重要的維護(hù)以及管理竣工工程的作用。另外，航道工程資料也是管理創(chuàng)新以及技術(shù)管理的基礎(chǔ)，還是企業(yè)參與競標(biāo)投標(biāo)新項目的根本，甚至還會對企業(yè)的存亡以及健康發(fā)展產(chǎn)生直接性影響。由此可知，管理好航道工程企業(yè)的檔案具有十分重要的意義。本文探析了檔案信息化在航道工程檔案管理中的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；航道工程；檔案管理

0 引言

在航道工程企業(yè)開展實際工作的過程中，不僅僅要控制好施工工程的質(zhì)量，同時還應(yīng)該將航道工程治療以及相關(guān)的檔案管理好，只有做好以上兩點(diǎn)，才能夠有效地將施工工程項目的整體質(zhì)量提高，更加有助于提升航道工程企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，更加有助于企業(yè)的健康發(fā)展。燃而，只有將以上管理工作過程中存在的問題進(jìn)行挖掘，這樣才能夠制定出有針對性的方案處理好這些問題，讓航道工程企業(yè)的全面工作恢復(fù)正常狀態(tài)。

1 開展航道工程檔案工作中存在的不足以及缺陷問題

1.1 不具備管理工程建設(shè)檔案的完善體制以及沒有配備足夠的檔案管理人員

因為在建設(shè)工程的經(jīng)費(fèi)以及單位人員等問題的存在，同時大多數(shù)的建設(shè)單位也不具備管理工程建設(shè)檔案的完善體制以及沒有配備足夠的檔案管理人員，這樣不健全的檔案管理，導(dǎo)致檔案管理人員規(guī)檔、整理、以及收集不熟悉、工作穩(wěn)定性差，這樣就會直接將案卷質(zhì)量降低，不符合管理檔案的實際要求。

1.2 不具備到位的管理執(zhí)行力以及不具備健全的管理制度

完整收集齊全工程檔案難度比較大，檔案整理有很多的環(huán)節(jié)，規(guī)范整理具有非常大的難度，還具有非常多的檔案套數(shù)、卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)，以及數(shù)量等，相應(yīng)地就增加了正確統(tǒng)計的難度。

1.3 不太重視檔案管理

因為趕工期以及經(jīng)濟(jì)利益等原因，最常容易忽視檔案管理工作，這樣將會很難落工程檔案管理的庫房、經(jīng)費(fèi)、人員、機(jī)構(gòu)等。

改革以及完善航道工程檔案工作開展的有效方案

2.1加強(qiáng)培訓(xùn)專業(yè)化管理航道工程檔案人員的專業(yè)技能

在實際開展信息化航道工程檔案管理工作的過程中，管理人員會一直貫穿于整個管理工作中，所以管理人員必須具備管理整個流程的專業(yè)技能，航道工程企業(yè)加強(qiáng)培訓(xùn)專業(yè)化管理航道工程檔案人員的專業(yè)技能具有十分重要的作用，同時培訓(xùn)工作的開展也具有十分重要的意義。在管理工作崗位中，人員需要具備非常強(qiáng)的政策理論，同時還應(yīng)該具備十分豐富的管理經(jīng)驗以及管理知識，這樣更加有助于加強(qiáng)各個人員之間的溝通以及工作的協(xié)調(diào)。另外，航道工程企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)培養(yǎng)一些十分了解整個工程前期直至驗收竣工整個工程中視頻、照片、圖紙以及文件等資料的人員，在信息化管理航道工程檔案的過程中也十分需要這樣具有專業(yè)技術(shù)的新型復(fù)合式人才。

2.2有效地提高管理航道工程檔案人員的管理能力

在實際開展信息化航道工程檔案管理工作的過程中，有效地提高管理航道工程檔案人員的管理能力，主要是為了做好工程檔案講解的驗收程序、申報資料、整理步驟、分類編號、以及收集標(biāo)準(zhǔn)等工作，同時還要有機(jī)結(jié)合組織參觀以及現(xiàn)場操作示范，需要現(xiàn)場講解案卷、案卷目錄的填寫、有關(guān)注意事項，檢查圖紙折疊是否同意、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，倘若出現(xiàn)問題應(yīng)該具備及時解決問題的能力。

2.3 將完善的獎懲制度以及考核制度制定出來

在工作開展的過程中，參與實際工作的所有人員都應(yīng)該具備良好的責(zé)任意識以及具備良好的積極的工作態(tài)度，因為施工人員的態(tài)度會對檔案造成直接性的影響，檔案是否完好地被管理著會貴工程建設(shè)的質(zhì)量的好壞造成直接性的影響。由此可知，只有將完善的獎懲制度以及考核制度制定出來，將工作的責(zé)任完全落實在每一個人員的身上，同時建立完善的獎懲制度，對表現(xiàn)良好的人員采取相應(yīng)的獎勵，對工作態(tài)度惡劣的人員進(jìn)行嚴(yán)格的懲治，將檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系建立起來，加強(qiáng)考核，以及定期安排好每個人員相應(yīng)的工作并且進(jìn)行監(jiān)督，以確保建設(shè)工程良好的施工質(zhì)量。

3 檔案信息化在航道工程檔案管理中的運(yùn)用

3.1 比較傳統(tǒng)檔案管理方式以及航道工程檔案信息化管理方式

對工程檔案的裝訂要求以及整理進(jìn)行統(tǒng)一，輔助配合開展相關(guān)的管理紙質(zhì)工程檔案載體的歸檔工作。信息化管理重要工程檔案的基礎(chǔ)就是檔案數(shù)字化，最近幾年，航道工程企業(yè)為了更加符合檔案數(shù)字化開展國家電網(wǎng)公司工作的實際要求，在開展歸檔工程檔案工作的過程中，大多數(shù)的航道工程單位更加流行的歸檔管理方式就是電子以及紙質(zhì)雙軌制，之后在管理航道工程檔案的過程中就越來越廣泛地應(yīng)用著全面數(shù)字化。在數(shù)字化管理工程檔案中，企業(yè)在管理過程中主要是使用相關(guān)的管理檔案信息的平臺系統(tǒng)的功能，這樣可以有效地將數(shù)字化管理工程檔案的效率提高，特別是在決算以及結(jié)算工程的過程中有著很好的體現(xiàn)。在不斷推廣應(yīng)用數(shù)字化管理工程檔案的過程中，不僅僅是提供給管控航道工程檔案過程中，還是管理航道工程檔案方面而言，都有創(chuàng)造更加便捷的條件。所以，信息化管理檔案的方式應(yīng)用在管理航道工程檔案中具有十分重要的作用。

3.2 如何在處于信息化下做好管理航道工程檔案的工作

在工程檔案倌中，深入了解到管理航道工程檔案的方式創(chuàng)新以及改革，這樣更加凸顯出信息化管理檔案的方式應(yīng)用在管理航道工程檔案中重要的作用，以及在今后開展管理航道工程檔案工作的過程中需要全面推廣以及應(yīng)用各個信息化系統(tǒng)。各方面的工程檔案的電子數(shù)據(jù)也處于不斷增長的狀態(tài)，在信息化下做好管理航道工程檔案的工作主要是以信息化管理檔案為主，輔助管理的方式就是傳統(tǒng)的人工管理，兩種不同的管理方式具有相互補(bǔ)充以及互相借鑒的作用，這在管理航道工程檔案的實際工作具有非常重要的意義。然而，在這樣的管理方式發(fā)展應(yīng)用過程中，需要及時做好以下幾點(diǎn)：（1）利用好信息化管理檔案平臺系統(tǒng)，將管理好相關(guān)的各類工程檔案的工作，同時還要明確按照整理、分類規(guī)則以及管理要求開展實際工作。（2）在一段時間內(nèi)，可以數(shù)字化集中管理好原有庫藏工程檔案，這樣可以將檔案管理的質(zhì)量提高。（3）將創(chuàng)新信息管理航道工程檔案的服務(wù)意識提高。

4 結(jié)語

綜上所述，我國在不斷推廣應(yīng)用信息化管理檔案平臺系統(tǒng)的過程中，更好地提供給利用以及管理重要航道工程檔案的工作全新的思路，同時還對參與信息化管理航道工程的工作人員的工作水平有著更高的要求。由此可知，針對上文了解到的當(dāng)前檔案管理工作中的不足以及缺陷進(jìn)行改革和完善，更號地掌握信息化管理航道工程檔案平臺系統(tǒng)每一項功能，慢慢地將其潛在功能摸索出老，這樣更加有助于將利用航道工程檔案的效率以及管理航道工程檔案的水平提高，還能夠?qū)⑾嚓P(guān)管理人員的信息化管理航道工程檔案的能力提高。

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