檔案部門(mén)應(yīng)急預(yù)案管理研究

何偉

摘 要：檔案部門(mén)的應(yīng)急管理能力決定了檔案安全體系建設(shè)的成敗。檔案部門(mén)目前急需解決的問(wèn)題就是應(yīng)急預(yù)案管理。包括沒(méi)有完善的應(yīng)急預(yù)案體系，沒(méi)有行之有效的考核機(jī)制，應(yīng)急預(yù)案管理的投入有限等。本文針對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行了論述，并給出了較為可靠地完善方法。

關(guān)鍵詞：檔案；應(yīng)急預(yù)案；突發(fā)事件

檔案記載著人類(lèi)歷史的變遷，檔案也記錄了人類(lèi)社會(huì)財(cái)富的積累，其珍貴性不言而喻，而由于檔案承載介質(zhì)的特殊性，使得其容易遭受突發(fā)事件的破壞，破壞的后果就是形成不同程度的有形無(wú)形的損失。如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的損毀，將影響降低到最低，因此對(duì)于檔案管理部門(mén)繼續(xù)建立一套科學(xué)合理的行之有效的應(yīng)急預(yù)案管理辦法，使得檔案應(yīng)急管理工作處于嚴(yán)格的可控狀態(tài)。

1 檔案部門(mén)加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理的意義

應(yīng)急預(yù)案是否能夠達(dá)到預(yù)期效果決定了管理部門(mén)能否有效的處置各類(lèi)突發(fā)事件。檔案管理面對(duì)的是越來(lái)越復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境，因此加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理，具有十分重大而緊迫的意義。

人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展史包含著我們承受的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害，因此很多國(guó)家、地區(qū)都無(wú)法躲避突入襲來(lái)的自然災(zāi)害和戰(zhàn)爭(zhēng)災(zāi)害，在歷史上每次自然災(zāi)害和人為災(zāi)難都會(huì)對(duì)所在地區(qū)的檔案造成巨大的難以彌補(bǔ)的損害。嚴(yán)峻的檔案突發(fā)安全危機(jī)，使得檔案部門(mén)必須要提高認(rèn)識(shí)，有能力應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。危機(jī)既然無(wú)法避免，我就要時(shí)刻準(zhǔn)備著，將危機(jī)對(duì)檔案的損失降到最低。

應(yīng)急預(yù)案能夠指導(dǎo)相關(guān)單位進(jìn)行應(yīng)急管理。是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要管理措施，也是提升檔案部門(mén)應(yīng)急管理能力的關(guān)鍵舉措。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系，就要求所有的部門(mén)和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責(zé)任，進(jìn)而形成統(tǒng)一的聯(lián)動(dòng)狀態(tài)，共同應(yīng)對(duì)。建立健全應(yīng)急預(yù)案體系，使所有人具備識(shí)別隱患的能力，處置隱患的能力，降低隱患升級(jí)的能力。

2015年12月28日全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議在京舉行，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在會(huì)上指出，要建立應(yīng)急處置管理體系，從根本降低突發(fā)事件的發(fā)生的可能性，產(chǎn)生危害的影響面，要進(jìn)行常規(guī)性的應(yīng)急狀態(tài)演練，加大應(yīng)急狀態(tài)演練投入，進(jìn)而形成應(yīng)急預(yù)案的可執(zhí)行性，會(huì)議提出的要求，明確了當(dāng)前檔案安全體系建設(shè)存在的問(wèn)題，需要加強(qiáng)的管理的環(huán)節(jié)，進(jìn)一步明確了管理者的責(zé)任。強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案管理工作，確保國(guó)家和民族的歷史記憶能夠有效的保存，構(gòu)建確保檔案安全保密的檔案安全體系，提升檔案安全保障能力，促進(jìn)檔案事業(yè)全面、健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 檔案部門(mén)應(yīng)急預(yù)案管理存在的主要問(wèn)題

從目前我國(guó)檔案管理部門(mén)的應(yīng)急預(yù)案建立的現(xiàn)狀可以看出，近些年來(lái)檔案應(yīng)急管理能力已經(jīng)大大加強(qiáng)，但是在一些環(huán)節(jié)上還有待進(jìn)一步提高。存在的問(wèn)題多反映在如下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.1 應(yīng)急預(yù)案不健全，聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)

部分省份及地區(qū)沒(méi)有對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急管理工作給予足夠的重視，沒(méi)有建立應(yīng)急預(yù)案體系，或是現(xiàn)有體系形式化嚴(yán)重，可執(zhí)行性差。南方某省在已經(jīng)建立檔案網(wǎng)站的市區(qū)，只有不足一半的市區(qū)公布了應(yīng)急預(yù)案，其中還包括個(gè)別形式化的預(yù)案，可見(jiàn)重視程度十分有限；從其內(nèi)容上來(lái)看，多集中在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害的應(yīng)急預(yù)案的制定，而對(duì)于社會(huì)突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案沒(méi)有給予考慮。

2.2 預(yù)案內(nèi)容形式化，可執(zhí)行性不強(qiáng)

從前文所述南方某省的多個(gè)市區(qū)現(xiàn)有應(yīng)急預(yù)案來(lái)看，存在著預(yù)案內(nèi)容形式化，機(jī)械照搬照抄，內(nèi)容空洞，嚴(yán)重與實(shí)際不符，沒(méi)有可執(zhí)行性。從中抽查的五份市級(jí)自然災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案中，幾乎全部與該省的檔案局的預(yù)案一樣，可見(jiàn)都是直接在省級(jí)預(yù)案上進(jìn)行了名稱(chēng)的修改，甚至內(nèi)容都完全一樣，形式主義在應(yīng)急預(yù)案的編制工作上表現(xiàn)尤為突出，甚至存在多個(gè)地區(qū)市縣互相抄襲應(yīng)急預(yù)案的現(xiàn)象。

2.3 應(yīng)急預(yù)案演練效果差，沒(méi)有形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立了應(yīng)急預(yù)案后，就要根據(jù)預(yù)案的假設(shè)情境進(jìn)行有目的的演練，例如按照火災(zāi)或是爆炸的事故情境，組織進(jìn)行演習(xí)演練，從演練的表現(xiàn)上和結(jié)果上來(lái)確定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性與有效性。部分檔案部門(mén)開(kāi)始定期的進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案的演練，并且從中取得了很好的演練效果，但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段，沒(méi)有實(shí)戰(zhàn)演練，應(yīng)急預(yù)案的演練與應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力有著直接關(guān)系，應(yīng)急預(yù)案演練不足，應(yīng)急聯(lián)動(dòng)能力就弱，由此產(chǎn)生了檔案應(yīng)急處置實(shí)踐中“不聯(lián)不動(dòng)，聯(lián)而不動(dòng)，聯(lián)而亂動(dòng)，聯(lián)而慢動(dòng)”等混亂現(xiàn)象。

2.4 經(jīng)費(fèi)保障不足，影響應(yīng)急保障能力

只有充足的資金保障才能確保檔案部門(mén)能夠順利的開(kāi)展應(yīng)急預(yù)案管理工作，進(jìn)而保證技術(shù)和設(shè)備的有效性，滿(mǎn)足應(yīng)急預(yù)案的需要，確保保證能力的先進(jìn)性和有效性。很多地區(qū)的檔案部門(mén)缺少充足的資金保障，存在著設(shè)備老化，技術(shù)落后，難以保證應(yīng)急預(yù)案的順利實(shí)施。對(duì)于必要管理設(shè)施沒(méi)有定期進(jìn)行維修保養(yǎng)，無(wú)法在突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)，按照預(yù)案來(lái)實(shí)施，已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)在發(fā)生火災(zāi)后，由于火災(zāi)報(bào)警設(shè)備和噴淋設(shè)備的失效，沒(méi)能第一時(shí)間形成應(yīng)急預(yù)案的第一道防線(xiàn)。因此就要求檔案部門(mén)要進(jìn)行多個(gè)資金渠道的投入保障，加大資金投入，保證裝備和物資的有效性，確保應(yīng)急保障能力強(qiáng)大穩(wěn)定。

3 檔案部門(mén)應(yīng)急預(yù)案管理的基本內(nèi)容

檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門(mén)積極開(kāi)展應(yīng)急預(yù)案管理工作的前期規(guī)劃和后期實(shí)施工作。具體來(lái)說(shuō)，主要有如下幾個(gè)方面的內(nèi)容。要建立應(yīng)急管理小組，明確責(zé)任，分工，在組織上形成分工明確，互相協(xié)作的狀態(tài)；對(duì)所在地區(qū)的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)與評(píng)估，對(duì)人為因素和自然因素進(jìn)行合理的劃分，對(duì)于檔案部門(mén)可能出現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行明確。

政府部門(mén)加投入，使得應(yīng)急演練常規(guī)化，演練效果具備可執(zhí)行性，在演練中檢查預(yù)案的效果，在演練中篩查預(yù)案的效果評(píng)價(jià)條件，講多次演練的結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估，對(duì)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行分析，然后進(jìn)一步調(diào)整預(yù)案的可行性。

4 應(yīng)急預(yù)案管理工作的展望

檔案部門(mén)的應(yīng)急管理機(jī)制是檔案安全體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和主要工作內(nèi)容。全面、系統(tǒng)的應(yīng)急管理機(jī)制能夠確保檔案部門(mén)的應(yīng)對(duì)反應(yīng)速度夠快，應(yīng)對(duì)反應(yīng)結(jié)果的有效，更好的預(yù)防和應(yīng)對(duì)自然和人類(lèi)社會(huì)的災(zāi)害，最大限度地保護(hù)檔案資源的安全，從而保證人類(lèi)社會(huì)歷史的延續(xù)性與文明的傳承性。

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