淺談檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

宋紅麗 耿浩

摘 要：新形勢(shì)下隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來越重要的角色，在檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)成為了一種普遍的趨勢(shì)。特別是現(xiàn)如今檔案信息化的步伐日益加快，檔案管理工作的水平和效率都需要不斷提升。本文針對(duì)檔案的管理工作，分析了檔案信息化建設(shè)的重要性，以及存在的一些不足，并提出了一些針對(duì)性的建設(shè)措施，希望能夠給檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息化建設(shè)；重要性；存在問題；建議措施

1 檔案信息化的含義

檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，來對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，加速促進(jìn)檔案管理適應(yīng)數(shù)字環(huán)境，提升檔案管理水平和服務(wù)效率的現(xiàn)代化趨勢(shì)，目的是使其能夠最大限度地滿足社會(huì)檔案的需求。它體現(xiàn)了在檔案領(lǐng)域的國(guó)家信息化戰(zhàn)略，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容豐富，主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面。 要促進(jìn)這五個(gè)方面的發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，來提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2 檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1 完善了檔案管理工作，提高了檔案工作效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展是促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的重要因素，現(xiàn)如今我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展為檔案管理工作方式的改進(jìn)提供了動(dòng)力。先進(jìn)的管理理念，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀；管理方式的創(chuàng)新，改進(jìn)了檔案的保存方式，順應(yīng)了社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的真實(shí)性和完整性，能夠更科學(xué)、合理的采集和保管檔案。

2.2 實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，滿足大眾對(duì)信息的需求

檔案信息化促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等各個(gè)方面和領(lǐng)域的信息的融合，通過對(duì)這些信息的收集和整理，實(shí)現(xiàn)了信息的共享和融合。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)來管理檔案，可以為大眾提供更加真實(shí)全面的信息 ，實(shí)現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對(duì)信息的需求，進(jìn)而反過來促進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。檔案的信息化不僅使檔案信息的價(jià)值得到提升，還拓寬了信息利用者獲取信息的平臺(tái)。

2.3 有利于部門的決策和管理

檔案信息化，是一種一次性投入，多次產(chǎn)出的信息存儲(chǔ)和服務(wù)方式，并且實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程服務(wù)，達(dá)到了資源共享的目的；另外信息技術(shù)擴(kuò)大了信息存儲(chǔ)的容量和質(zhì)量，豐富、可靠的檔案信息更有助于部門的正確決策和管理。

3 檔案信息化存在的問題

3.1 電子文件的保存仍存在安全隱患

檔案信息的采集工作不是一朝一夕就能夠完成的，而是經(jīng)過了長(zhǎng)時(shí)間的采集、收納和整合完善，過程是漫長(zhǎng)而且復(fù)雜的，因此檔案信息彌足珍貴，雖然信息技術(shù)的發(fā)展提高了信息采集和保存的效率，但是由于電子文件存在易發(fā)生改變和丟失的特性，數(shù)字代碼序列與其存儲(chǔ)載體之間不具有固定關(guān)系、電子文件依賴生成技術(shù)環(huán)境等特點(diǎn)，使信息檔案保存的安全性仍然無法得到十足的保證。

3.2 檔案信息管理人員的現(xiàn)代意識(shí)不強(qiáng)

如今檔案信息管理人員對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)和利用還存在一些弊端，往往片面追求檔案信息的開發(fā)，盲目的開展數(shù)字化采集工作，而對(duì)檔案信息的利用卻不重視，或者是沒有真正利用起檔案信息，出現(xiàn)“重開發(fā)，輕利用”的現(xiàn)象，浪費(fèi)了人力物力和精力，不利于其它檔案信息資源工作的開展。而且龐大的信息數(shù)據(jù)增加了存儲(chǔ)空間和人員對(duì)數(shù)據(jù)的整理壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不全面，存在一些誤區(qū)，認(rèn)為只要做到不丟失就行，在檔案交接工作中也存在延后現(xiàn)象，檔案交接手續(xù)遲緩。

3.3 檔案信息化缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，檔案管理信息資源缺乏有效整合

有些檔案管理單位對(duì)自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，尚未掌握科學(xué)的管理方法，更缺少檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。使檔案的信息資源建設(shè)仍停留在目錄錄入，數(shù)字化掃描上，保管工作只是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化形式，并沒有很大的突破。另一方面對(duì)檔案管理信息沒有做到有效整合。仍然存在大量已開發(fā)的信息資源無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求，出現(xiàn)分散現(xiàn)象。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施

4.1 做好電子文件的管理工作

維護(hù)電子文件的真實(shí)性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性，是檔案信息化建設(shè)的核心。.因此首先應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)配備和完善檔案管理現(xiàn)代化所需要的辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，因此各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度。同時(shí)，檔案部門要做好電子文件的管理工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展。

4.2 加強(qiáng)檔案信息管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開優(yōu)秀的人才，更離不開復(fù)合型的管理隊(duì)伍。因此應(yīng)該重視檔案信息的管理隊(duì)伍的選拔、考核和培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案信息管理人員在管理電子文件和電子檔案方面的知識(shí)，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。同時(shí)通過培訓(xùn)促進(jìn)檔案管理人員向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

4.3 增強(qiáng)檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

檔案管理信息化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂， 而首要任務(wù)是管理思想的現(xiàn)代化和服務(wù)的專業(yè)化。只有當(dāng)檔案人員樹立現(xiàn)代化意識(shí)和專業(yè)的服務(wù)意識(shí)，才會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和共享化。因此檔案工作人員要樹立科學(xué)管理的觀念，建立現(xiàn)代化的檔案意識(shí)，樹立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式服務(wù)，封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，不斷提升自己的服務(wù)意識(shí)，以為大眾服務(wù)為己任，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規(guī)范。在關(guān)注檔案內(nèi)容的收集、整理和保管的同時(shí)，也要重視檔案的利用，全方面的管理檔案。

5 小結(jié)

檔案信息化的建設(shè)是現(xiàn)在檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，也是促進(jìn)檔案管理水平提升的重要保證，先進(jìn)的信息化技術(shù)為我們提高了檔案的采集與整理的效率，豐富了檔案信息資源，提高了檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。因此為了促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展，部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理隊(duì)伍建設(shè)，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，檔案管理人員也要不斷提高自身的素質(zhì)與信息技能，更好的推動(dòng)檔案信息化更好更快發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

宋紅麗（1981-），女，山東省乳山市，本科，畢業(yè)于哈爾濱工業(yè)大學(xué)威海分校；研究方向：檔案管理。