淺談檔案管理信息化

何巍

【摘要】當(dāng)前我國社會信息化發(fā)展迅速，檔案管理信息化也已是必然趨勢，深入研究如何推進檔案管理信息化，分析工作中所面臨的困難和問題，探索解決問題的方法和對策，對提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平、充分發(fā)揮檔案的作用和價值，促進檔案事業(yè)發(fā)展，具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化

一、引言

當(dāng)前我國社會已進入信息時代，對信息資源的需求日益增長，檔案作為一種原始記錄、基礎(chǔ)信息資源，具有巨大價值。推進檔案信息化發(fā)展，對于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量、整合檔案信息資源、挖掘檔案潛在價值、充分發(fā)揮檔案的作用，進而促進檔案工作創(chuàng)新發(fā)展等具有重要意義，有助于提高政府社會管理和公共服務(wù)水平。我國在“十一五”和“十二五”規(guī)劃中都把政務(wù)信息化列為工作重點，檔案領(lǐng)域也著力推進信息化建設(shè)。2014年5月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，強調(diào)要加快推進檔案數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。2016年4月，國家檔案局發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，提出要加快檔案管理信息化進程。檔案管理信息化已是大勢所趨，作為檔案工作者，需要正確認識檔案管理信息化的重要意義，結(jié)合實踐，研究如何做好檔案管理信息化。

二、檔案管理信息化概述

檔案管理是由檔案管理部門（檔案館、室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的工作，具體包括：收集、整理、鑒定、保管、檔案編目和檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案利用等。檔案管理信息化，是應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，來進行檔案管理。目的是提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用和價值，提供更為優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。與傳統(tǒng)的手工操作紙質(zhì)檔案管理相比，檔案管理信息化，可使檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計、檢索和查閱更為便捷，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量大幅提高，便于檔案信息傳遞和共享，促進檔案信息資源的綜合開發(fā)和利用。推進檔案管理信息化，是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案管理工作和服務(wù)水平的客觀要求。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理工作要能及時跟上步伐，如在掃描識別原始檔案、處理文字或圖像音頻資料、數(shù)字檔案存儲、檔案信息分類檢索、信息安全、檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息開發(fā)利用、交換和共享等方面積極應(yīng)用新型技術(shù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺等。信息化大大提高了檔案管理工作水平，同時也對檔案管理工作提出了更高要求。我們必須認識到，信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，傳統(tǒng)的工作模式已必須變革，需要在實踐中分析所面臨的困難和問題，探索解決的方法和措施，使檔案管理工作能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

三、推進檔案管理信息化面臨的困難和問題

檔案管理信息化是對傳統(tǒng)工作模式的變革，在推進的過程中，也面臨著困難和問題。

（一）制度體系尚需完善。目前我國檔案管理工作制度體系主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《檔案法實施辦法》。《檔案法》于1987年發(fā)布，1996年修正，《檔案法實施辦法》于1990年發(fā)布，1999年修訂，從法律層面上為檔案工作提供制度支撐，對檔案管理相關(guān)工作做了規(guī)范，但其中未體現(xiàn)檔案管理信息化的內(nèi)容。當(dāng)前社會信息化發(fā)展迅速，缺乏完善的制度體系來規(guī)范管理，檔案管理信息化的推進水平參差不齊。

（二）缺乏頂層設(shè)計。檔案管理信息化是應(yīng)用信息技術(shù)來提高檔案管理水平。如果沒有頂層設(shè)計來形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準體系，應(yīng)用技術(shù)指標(biāo)和數(shù)據(jù)標(biāo)準不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，各自發(fā)展的信息系統(tǒng)難以互聯(lián)和共享，存在重復(fù)建設(shè)和信息孤島。

（三）資金投入不足。檔案管理信息化需要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，配置網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等，需要大量的資金。而檔案工作長期處于社會管理領(lǐng)域的邊緣，與加快改革、促進經(jīng)濟發(fā)展等中心工作相比，對檔案工作的重視程度不夠高，對檔案管理信息化的資金投入不足，制約了信息化的推進。

（四）人才隊伍匱乏。發(fā)展檔案管理信息化，需要把檔案管理業(yè)務(wù)和信息技術(shù)相結(jié)合。檔案管理信息化是一項創(chuàng)新的工作，原有的檔案工作人員掌握信息技術(shù)的較少，適應(yīng)檔案管理信息化工作所需要的復(fù)合型管理人才更少。

四、推進檔案管理信息化的措施建議

（一）提高對檔案管理信息化的重視，加快制度體系建設(shè)，加大資金投入。一是要充分認識到檔案資源的價值和作用、發(fā)展檔案管理信息化的必要性，提高重視程度。二是政府主管部門要加快完善制度體系建設(shè)，使檔案管理信息化發(fā)展更加規(guī)范。三是加大資金投入，加快檔案管理信息化的進程。

（二）強化頂層設(shè)計，統(tǒng)一檔案管理信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準。檔案管理信息化建設(shè)的頂層設(shè)計，需要國家檔案主管部門來主導(dǎo)，制定有關(guān)技術(shù)指標(biāo)的統(tǒng)一標(biāo)準和規(guī)范。一是對推進檔案管理信息化制定合理規(guī)劃。二是在業(yè)務(wù)工作流程、信息系統(tǒng)研發(fā)、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺建設(shè)等多方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準體系。二是對已經(jīng)發(fā)布的配套技術(shù)標(biāo)準和規(guī)范，進行梳理和完善，使其形成統(tǒng)一體系，便于實際工作應(yīng)用。

（三）加強隊伍建設(shè)，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。一方面加強現(xiàn)有檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)，提高專業(yè)技術(shù)素質(zhì)；一方面引進信息專業(yè)技術(shù)人才，并對其進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進其提高業(yè)務(wù)管理素質(zhì)。培養(yǎng)既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才，整體提高檔案管理信息化工作隊伍素質(zhì)。

（四）注重信息安全，加強安全保障。檔案作為原始記錄憑證，具有其特殊性，一些檔案記錄有涉密信息，在推進檔案管理信息化的進程時，要明確界定信息密級，嚴格遵守保密規(guī)定，同時在技術(shù)手段上加強安全保障措施，確保信息安全。

五、結(jié)語

推進檔案管理信息化是必然趨勢，但也不能盲目冒進，需要合理規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范、穩(wěn)步推進，需要我們正確認識，處理好可能面對的困難和問題，使檔案管理在信息化的支撐下，提高工作效率和服務(wù)水平，推進檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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