礦業(yè)集團(tuán)的物資采購內(nèi)部控制策略

孟慶梅

礦業(yè)集團(tuán)的物資采購內(nèi)部控制策略

孟慶梅

摘要：礦業(yè)集團(tuán)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有重要的地位，礦業(yè)集團(tuán)的發(fā)展有賴于其內(nèi)部的協(xié)調(diào)健康發(fā)展，物資采購對于每一個集團(tuán)來說都是必要的，對于礦業(yè)集團(tuán)來說也不例外，只有采取有效的內(nèi)部控制策略和方法，才能加強(qiáng)對采購物資過程的監(jiān)督與管理，只有加強(qiáng)礦業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部控制的能力，加強(qiáng)控制管理的功能，才能規(guī)范其物資采購的整個過程，使其向標(biāo)準(zhǔn)化方向過渡，對于實(shí)現(xiàn)礦業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部控制有著至關(guān)重要的作用，促進(jìn)礦業(yè)集團(tuán)資金利用率的提高，同時促進(jìn)采購質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：礦業(yè)集團(tuán)；物資采購；內(nèi)部控制

引言

一、物資采購的內(nèi)部控制制度的重要性

公司的正常運(yùn)營都是離不開其內(nèi)部的控制的，因此每個企業(yè)都要有相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對物資采購過程的控制，因此，完善的內(nèi)部控制制度對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。

著眼于我國的礦業(yè)集團(tuán)的發(fā)展，礦業(yè)集團(tuán)主要經(jīng)營的是煤礦開采的業(yè)務(wù)，以及一些其他的業(yè)務(wù)，由于礦業(yè)集團(tuán)有其特殊性，它需要很多物資以及設(shè)備的支持，礦業(yè)集團(tuán)只有及時地、定期地補(bǔ)充物資才能保證礦業(yè)集團(tuán)的正常運(yùn)作，然而這些物資的采購?fù)际墙痤~巨大，關(guān)系著整個礦業(yè)集團(tuán)的資金問題，因此，物資采購的責(zé)任就比一般其他公司要大很多，物資的質(zhì)量以及成本等等都關(guān)系重大，由于金額數(shù)量大，所以要加強(qiáng)礦業(yè)集團(tuán)物資采購的監(jiān)督與控制，以防有人渾水摸魚、徇私舞弊，這對于集團(tuán)的資金安全有著重要的意義。因此，物資采購的內(nèi)部控制制度的重要性可見一斑。

二、礦業(yè)集團(tuán)物資采購的內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

（一）物資采購的流程

1.初步階段。初步階段就是一個計劃的階段，礦業(yè)集團(tuán)的采購部門通常按照不同的時間標(biāo)準(zhǔn)，比如年、月等來進(jìn)行物資采購，采購的物資一般都是各個單位以及部門所需要的，他們產(chǎn)生了需求之后，由相關(guān)的編制部門對其需求做一個采購計劃，這個采購計劃是礦業(yè)集團(tuán)物資采購的第一步，這個階段工作的好壞直接影響著后面工作的開展。

2.中間階段。中間階段就是一個層層審批的階段，在初步階段做好計劃之后是需要一級級審批才能奏效的，上層的領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)采購的計劃進(jìn)行查驗(yàn)、審批，然后以招標(biāo)、投標(biāo)、報價、中標(biāo)等過程形式來確定采購計劃的實(shí)施，保證物資采購。

3.最后階段。通過招標(biāo)、投標(biāo)以及中標(biāo)等環(huán)節(jié)會有中標(biāo)的企業(yè)，接下來只需要對其提供的物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查設(shè)備的型號，以及貨物的具體數(shù)量，同時還要對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢查，當(dāng)所有的物資的情況都與合同相同時，然后驗(yàn)收、付款、入庫。

（二）礦業(yè)集團(tuán)管理物資采購的問題

1.消耗管理。礦業(yè)集團(tuán)通過層層審批、選標(biāo)最終購回物資，其采購物資的實(shí)際消耗卻沒有得到相應(yīng)有效地管理，相關(guān)的部門對實(shí)際消耗沒有做實(shí)際的統(tǒng)計，常常都是通過主觀經(jīng)驗(yàn)、甚至是主觀感覺進(jìn)行猜測與控制的，缺乏實(shí)際動手盤點(diǎn)的精神，沒有對物資進(jìn)行一一審核，很多礦業(yè)集團(tuán)都存在物資積壓的狀況，這種情況直接導(dǎo)致了物資采購審批環(huán)節(jié)的主體地位的喪失，物資得不到妥善的管理，物資消耗得不到及時的補(bǔ)充，使礦業(yè)集團(tuán)的資源白白地浪費(fèi)了。

2.價格問題。物資采購中最重要的一個就是物資的價格問題，如今市場經(jīng)濟(jì)的大背景下，行業(yè)中企業(yè)之間的競爭是十分激烈的，而且一件物資的價格會因時因地發(fā)生變化，多變的價格給礦業(yè)集團(tuán)管理層的采購物資的價格的定價帶來了很大的困難。管理層決策的難度使其做出的決策不是特別完整，不完整的采購信息給物資采購?fù)瑯訋砹穗y度，導(dǎo)致在訂貨的時候難以做到不同物資相互之間的對比，從而不能達(dá)到花費(fèi)少、質(zhì)量高的效果。

孟子說過“人之所不學(xué)而能者，其良能也；所不慮而知者，其良知也。孩提之童無不知愛其親者，及其長也，無不知敬其兄也”。[3]

3.意識薄弱。在礦業(yè)集團(tuán)普遍存在著物資采購的意識薄弱的情況，采購計劃往往做得不夠深入、不夠具體，物資采購的管理更是松懈至極，有著很強(qiáng)的隨意性，相關(guān)工作人員不根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購，而往往是根據(jù)的自己的主觀經(jīng)驗(yàn)，對于物資采購的重要性沒有深刻地認(rèn)識，這直接影響了其生產(chǎn)和運(yùn)營，制約著礦業(yè)集團(tuán)對物資采購的管理水平。相關(guān)工作人員在采購的過程中，把集團(tuán)的利益放在一邊，不貨比三家，甚至有由于受賄而選擇合作商的情況，這些都是因?yàn)楣ぷ魅藛T沒有強(qiáng)烈的物資采購意識所造成的。

三、加強(qiáng)礦業(yè)集團(tuán)物資采購內(nèi)部控制的策略

（一）規(guī)范制度、加強(qiáng)管理

在物資采購的過程中尤其要重視所要采購的物資的價格，礦業(yè)集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)該建立起專門進(jìn)行采購物資的部門，通過部門的建設(shè)加強(qiáng)對礦業(yè)集團(tuán)內(nèi)部物資采購的管理與審核，在部門需求的情況下制定出合理的采購計劃，在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格地按照計劃進(jìn)行采購。礦業(yè)集團(tuán)還要加強(qiáng)對物資采購的權(quán)限的管理，明確規(guī)定相應(yīng)的采購程序，以達(dá)到統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)，保證統(tǒng)一采購，從而加強(qiáng)對物資的管理，盡量減少采購的中間環(huán)節(jié)，使資金得到合理地、充分地運(yùn)用，使整個的物資采購的過程變得透明化，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對其的監(jiān)督，以利于降低成本價格，為礦業(yè)集團(tuán)的利益作出貢獻(xiàn)。

（二）加強(qiáng)物資采購管理績效考核

集團(tuán)下設(shè)的子公司由于沒有統(tǒng)一的物資采購標(biāo)準(zhǔn)，再加上對于供應(yīng)商的選擇不同，購買的物資的質(zhì)量常常參差不齊，甚至?xí)绊懙秸麄€集團(tuán)的整體利益。面對這種情況就要把物資采購責(zé)任到人，建立集團(tuán)采購人員的考核指標(biāo)，激發(fā)采購人員的積極性，提高他們的工作效率，從而改善物資采購的工作績效，采購業(yè)務(wù)管理考核指標(biāo)的建立，有利于對采購的業(yè)務(wù)水平以及運(yùn)作水平進(jìn)行一個十分直觀的了解，從而促進(jìn)集團(tuán)進(jìn)行正確決策。并且可以通過評價的方式對采購人員的績效以及表現(xiàn)進(jìn)行評判，可以通過交叉評價、上下級評價、匿名評價等形式來進(jìn)行，從而得出真實(shí)的評價，以及真實(shí)的采購情況。

（三）掌控采購環(huán)節(jié)

物資采購中最重要的環(huán)節(jié)就是采購環(huán)節(jié)，礦業(yè)集團(tuán)內(nèi)部部門根據(jù)自己生產(chǎn)發(fā)展、經(jīng)營的需要，提供一份所需要的物資清單，并與此同時提交一份物資采購的相關(guān)預(yù)算申請，這份預(yù)算申請要提交給采購部門，再由庫存管理部門根據(jù)清單去倉庫進(jìn)行盤查，如果庫存里還有滿足的庫存量，那么就把這一項(xiàng)劃掉，不允許提前采購，而對于庫存量不足的物資進(jìn)行勾選，則同意采購。特別是對于一些牽涉到巨額資金的物資，更不能隨意地決定，要提交給更高層的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，如果審批通過則進(jìn)行采購，反之不然。礦業(yè)集團(tuán)內(nèi)部采購部門在進(jìn)行物資采購之前，要熟知相關(guān)物資的市場信息，并以物資的質(zhì)量、價格等作為采購的基本著眼點(diǎn)，通過招標(biāo)的形式，加強(qiáng)對眾多投標(biāo)者資格的篩選，從中選取價格成本比較低、但是產(chǎn)品質(zhì)量比較高的的供應(yīng)商，從而提高資金的利用率，把錢花在刀刃上。選定了合作商之后，要認(rèn)真、仔細(xì)地對貨物進(jìn)行盤查與核對，對質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，并在此基礎(chǔ)上編制出相關(guān)的物資信息驗(yàn)收報告，對于檢測出的不合格的產(chǎn)品則退回給供貨商。完成采購之后，要把相關(guān)的單據(jù)交給財務(wù)部門，財務(wù)部門進(jìn)行仔細(xì)地核查，避免出現(xiàn)任何差錯，特別是徇私舞弊等小動作的發(fā)生。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)

1.建立基礎(chǔ)的BOM資料數(shù)據(jù)庫。在系統(tǒng)不是十分完善的時候，可以對物資的圖片等信息庫進(jìn)行整理，然后在此基礎(chǔ)上建立查詢系統(tǒng)。這個系統(tǒng)可以提供物資的名稱、價格、庫存動態(tài)、擺放架號等信息，從而給使用單位在申報物資以及更新物資的時候，能夠進(jìn)行一鍵式查詢物資的詳細(xì)信息，使物資信息一目了然，有效地提高了工作效率、節(jié)約了物資采購的成本。

2.建立ERP物流管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)是建立在BOM的系統(tǒng)之上，它通過導(dǎo)入BOM的物資基礎(chǔ)信息，從而真正實(shí)現(xiàn)了集約以及精細(xì)地?zé)o紙化辦公。從制定計劃到驗(yàn)收入庫、數(shù)據(jù)查詢、網(wǎng)上招標(biāo)到供應(yīng)商的確定等等環(huán)節(jié)都準(zhǔn)確無誤地被信息化，信息化有效地避免了不必要的漏洞以及人為失誤。

（五）培養(yǎng)專業(yè)管理隊(duì)伍

為了更好地提升礦業(yè)集團(tuán)的物資供應(yīng)采購的質(zhì)量，專業(yè)的物資管理人才是企業(yè)必須的，只有擁有一支高素質(zhì)的、具有很強(qiáng)專業(yè)性的物資管理人才隊(duì)伍，才能給企業(yè)的物資管理提供強(qiáng)大的智力支持，目前很多物資管理中的問題很多都是由于管理人員的素質(zhì)低下導(dǎo)致的，因此煤礦企業(yè)應(yīng)該重視起來，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，使他們了解物資管理對于一個煤礦企業(yè)生存與發(fā)展的重要性，從而提高他們的相關(guān)意識，以及增強(qiáng)他們的責(zé)任感，提高他們的專業(yè)技能，從而為煤礦企業(yè)的物資管理提供一支高效的、專業(yè)的人才隊(duì)伍。

結(jié)語

礦業(yè)集團(tuán)要加強(qiáng)規(guī)范相關(guān)制度、加強(qiáng)物資采購的管理、制定合理科學(xué)的采購目標(biāo)、對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行及時地掌控、增強(qiáng)意識，加強(qiáng)對物資采購的管理，特別是對采購的物資的質(zhì)量、成本等進(jìn)行嚴(yán)格地把控，使整個采購過程逐漸規(guī)范化，給礦業(yè)集團(tuán)的日常物資采購有章可循。

參考文獻(xiàn)：

［1］郭海婷.探討礦業(yè)集團(tuán)物資采購內(nèi)部控制［J］.財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2014，08:64+66.

［2］邵鐵柱，邵莉萍.對煤礦業(yè)集團(tuán)物資采購內(nèi)控的建議［J］.黑龍江科技信息，2012，30:118.

作者單位：（山東省微山湖礦業(yè)集團(tuán)有限公司）