高職院校行政秘書職業(yè)發(fā)展探索

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）06-0027-02

1.引言

隨著《國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》、《教育部關(guān)于深化職業(yè)教育教學(xué)改革全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的若干意見》等文件出臺，國家不斷推進職業(yè)教育改革，從中高職銜接、專本銜接到本碩通道，把各類型各層次職業(yè)教育模式的創(chuàng)新落實到培養(yǎng)多樣化人才的教育教學(xué)過程、課程教材創(chuàng)新過程、實習(xí)實訓(xùn)過程、職業(yè)精神和職業(yè)技能培養(yǎng)過程中，構(gòu)建職教“立交橋”，讓人人可成才、人人能出彩成為可能。目前各高職院校均探索體制機制改革，職業(yè)院校多采用校院二級管理模式，二級學(xué)院成為集教、研、管于一體的相對獨立的教學(xué)部門，在學(xué)校章程、規(guī)劃等的宏觀調(diào)控下享有相應(yīng)權(quán)利義務(wù)，并要求其充分調(diào)動本部門教職工的積極性與創(chuàng)造性，建立人盡其才、物盡其用、科學(xué)高效的部門日常工作體制。

隨著管理重心下移，二級學(xué)院的重要性日益凸顯，二級學(xué)院的管理問題也越來越復(fù)雜化、多樣化、煩雜化，行政秘書如何協(xié)助院長管理好學(xué)院、服務(wù)好師生，如何確保學(xué)院正常運轉(zhuǎn)、不斷創(chuàng)新成為亟待解決的問題。

2.行政秘書崗位的重要性

一百個人眼中有一百個《紅樓夢》，但行政秘書，在大家眼中卻往往是一樣的，即要服務(wù)于整個二級院系領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生，又要處理千頭萬緒的行政事務(wù)、還要隨時應(yīng)對接待和辦文，更慘的是缺少培訓(xùn)、缺少重視、沒有職業(yè)發(fā)展前景，是嗎？有多少人在思考，據(jù)知網(wǎng)檢索到的論文來看，往往大家看到的都是這些，提出的都是如何培養(yǎng)樂觀豁達心態(tài)、提高思想意識、提升綜合能力等，卻很少看到，行政秘書的重要性、職業(yè)性、藝術(shù)性、成長性和無限的未來，這才是限制一個學(xué)院行政秘書工作的關(guān)鍵，因為，你的思想有多遠，你才可能走多遠。

首先，我們要看到行政秘書的重要性：行政秘書是二級學(xué)院行政工作的主要實施者，既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的秘書和參謀，更是辦公室的協(xié)調(diào)員和學(xué)院工作的督查員，同時還是學(xué)院教師和學(xué)生的服務(wù)員。其工作質(zhì)量和效率直接關(guān)系著學(xué)院的各項工作是否有序和能否順利開展[1]。

3.行政秘書崗位的職業(yè)性

其次，我們要看到行政秘書的職業(yè)性：職業(yè)教育人才培養(yǎng)中，一個核心問題是從專業(yè)對應(yīng)的崗位（群）的專業(yè)性要求、需求等出發(fā)進行調(diào)研，對崗位（群）進行分析，依其崗位任務(wù)及過程綜合典型工作任務(wù)集合和職業(yè)規(guī)律；而職業(yè)院校行政秘書的職業(yè)性則突出體現(xiàn)在行政和教育兩個方面，要求其掌握行政事務(wù)處理能力，并對高等職業(yè)教育規(guī)律有一定的認識。

（1）行政事務(wù)處理能力

行政事務(wù)處理能力主要包括幾個方面，例如，政治素養(yǎng)：要有堅定的政治立場，堅持共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，及時掌握國家動向和高校前沿思想，學(xué)習(xí)和研究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話及文章，要有高度的責任感、奉獻精神等；文化知識技能：要與時俱進，學(xué)習(xí)行政管理、教育心理學(xué)、檔案學(xué)等方面的知識，還要根據(jù)學(xué)院實際情況，選讀部門學(xué)院開設(shè)專業(yè)相關(guān)的專業(yè)知識，不斷開拓視野，提高素質(zhì)；溝通協(xié)調(diào)能力：要能夠處理好上下級、校內(nèi)外及部門間等各方關(guān)系，以利于學(xué)院各項工作的開展；自我調(diào)節(jié)能力：一個人的強大往往是由內(nèi)在出發(fā)，是心靈力量的強大，對于行政秘書來說，日常工作的繁雜，需要有沉著、冷靜、耐心、寬容、豁達等等，因此需要恰當?shù)撵`修方式，讓你能夠控制自己的情感，能冷靜、理性地分析問題，正確處理工作中的各種矛盾。

（2）高等職業(yè)教育規(guī)律掌握

高職教育兼具高等教育和職業(yè)教育雙重屬性，是高等教育的一個類型和職業(yè)教育的較高層次[2]?！案呗毥逃辈皇恰案叩冉逃敝械囊粋€層次，而是“高等教育”發(fā)展中的一個類型，具有不可替代的作用。其是面向具有高中階段文化知識和技能的學(xué)歷教育，是技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)的技能教育和擇業(yè)教育，是提高人民生活質(zhì)量的終身教育。作為教學(xué)管理人員，應(yīng)理解高職教育內(nèi)涵和人才培養(yǎng)模式內(nèi)涵，掌握人才培養(yǎng)改革的關(guān)鍵，把握“職業(yè)能力”培養(yǎng)目標、“行動導(dǎo)向”教學(xué)法、“學(xué)習(xí)領(lǐng)域”課程模式等職業(yè)教育理念，為學(xué)院更好的發(fā)展提供助力。

4.行政秘書工作的藝術(shù)性

第三，我們要看到行政秘書的藝術(shù)性：在每個人的眼中，行政秘書的工作，都是底層的，尤其是在學(xué)院資源日益向教學(xué)進一步傾斜、以教學(xué)為中心、以學(xué)生為中心不斷加強的現(xiàn)在，如何才能更好的做好一名行政秘書，讓工作如魚得水，讓思想積極向上，讓心情每天陽光，需要一些方法，一些工作能力以外的方法。

（1）時間管理

時間管理是指通過事先規(guī)劃和運用一定的技巧、方法與工具實現(xiàn)對時間的靈活以及有效運用，從而實現(xiàn)個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)[3]。

行政秘書要能夠安排他們自己和其他人迅速適應(yīng)工作量上的任何重大變革，并重新確定工作的優(yōu)先次序。以便使各項工作按其重要程度、緊急程度、時間線等合理、快速、及時完工。

（2）語言藝術(shù)

在工作中，最多的是溝通協(xié)調(diào)過程，而語言的藝術(shù)則真正外顯了你的才能。語言是心理活動的反映，你的情緒和情感體驗往往借助語言、表情、動作等展現(xiàn)。在此過程中，語言藝術(shù)至關(guān)重要?！傲佳砸痪淙?，惡語傷人六月寒?！笨偨Y(jié)八個字“真誠、換位、得體、委婉”。高校師生均為知識分子，往往比較敏感，你是否真誠往往發(fā)于言表，因此，你的言語真誠、保持禮貌、避免客套、不打官腔，會讓你成為師生的朋友；宇宙中存在著“吸引力法則”，當你關(guān)愛世人，世人也會關(guān)愛你，當你處理老師、學(xué)生等各種問題時，你要學(xué)會 換位思考的方式，站在對方的立場上體驗、思考問題、解決問題，并以此為溝通基礎(chǔ)；言語得體則要求你既不要把重大的事說得很隨便，也不要把瑣碎的小事說得冠冕堂皇，對于平凡的普通名詞，不應(yīng)加過多漂亮的修飾語等；言語委婉則要視談話的對象、目的和情境不同而定，有時要直率，有時則要委婉，若直時不直，委婉時不委婉，同樣無效。

（3）學(xué)會說不

在大部分人的眼中，或許你應(yīng)該為所有人做所有事，但是在你的眼中，不應(yīng)該是這樣的，雖然我們應(yīng)該具有服務(wù)意識，但也要在適當?shù)臅r候說不。你不能因你的前任如何而照做，你應(yīng)該明確你的職責，對你工作范圍內(nèi)的事情主動承擔，而對非職責范圍內(nèi)的事說不。拒絕是門藝術(shù)，需要自己慢慢長期的鍛煉，如果拒絕，你要掌握好語言的度，不要太過激進，也不要太過委婉，你可以坦白的告訴對方你之所以拒絕的緣由，保持簡單回應(yīng)，你的拒絕要堅決而直接；如果你選擇幫助，那么請讓對方明白，你是在幫助，下次要他自己完成，因為并不是每個人都時刻保持感恩心態(tài)，雖然你不需要對方是否感恩，但你更不能讓幫助別人變成了給自己增加了一種常規(guī)事務(wù)，否則你會發(fā)現(xiàn)你永遠走不出一個怪圈，不斷增加工作職責，最終你只能選擇離開。

5.行政秘書職業(yè)的成長性

最后，我們要看到行政秘書的成長性：或許很多人看來，職業(yè)院校行政秘書通常常規(guī)性工作多而雜，自身發(fā)展局限大，同時，行政秘書往往缺少組織關(guān)懷、培養(yǎng)、培訓(xùn)等。如何讓行政秘書從“忙忙碌碌無頭緒，兢兢業(yè)業(yè)無業(yè)績”的狀態(tài)走出，如何解決未來定位模糊，前途不明，倦怠情緒等。我的思路是讓藝術(shù)為人生添彩、讓行政為科研加分。通過對工作的藝術(shù)性處理，對時間管理的加強，對心靈的修煉，可以讓我們在及時完成工作的同時，利用好零碎時間，不斷提升個人素質(zhì)，同時，用個人魅力和工作藝術(shù)在學(xué)院中樹立威信，成為不可或缺的一員，提升個人成就感和未來發(fā)展之路；在行政能力、效率、效力的不斷提高的過程中，不斷反思、吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，研究教學(xué)管理，讓行政成為科研的助力，形成行政工作與科研工作的良性促進。二級學(xué)院教學(xué)管理的自我診斷，需要高素質(zhì)的管理團隊，更需要第一線的管理經(jīng)驗積累，行政秘書在協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌各方工作的同時，做好輔導(dǎo)員隊伍、教學(xué)隊伍、學(xué)生團體等各類組織的材料收集工作，為科研工作提供素材，一舉兩得。

6.總結(jié)

總之，作為行政秘書中一員，除了期待、呼吁學(xué)院統(tǒng)一管理、納入管理隊伍建設(shè)規(guī)劃、提供良好的職業(yè)培訓(xùn)外，更重要的是個人對工作崗位的看法和個人的職業(yè)生涯規(guī)劃，只有充分認識到崗位的重要性，發(fā)現(xiàn)其精彩之處，研究其成長之路，拓寬其發(fā)展空間，才會有機會。只有不斷創(chuàng)新，做出成績，才會有發(fā)展，這也正是職業(yè)的魅力。

參考文獻：

[1]楊春艷，《淺析高校院（系）行政秘書的角色定位及素質(zhì)要求》，《教育教學(xué)論壇》，2012年35期，P26—P27

[2]陳偉，《關(guān)于高職教育文化功能的思考》，《領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)論壇》，2013年12期，P12—P13

[3]職連發(fā).《培養(yǎng)中層管理者的時間管理能力》，《內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟》，2014年17期，P19—P20

作者簡介：

曾麗瓊（1984.06-），女，廣東人，碩士研究生，從事高教研究。