“信息與檔案管理”課程教學(xué)改革探究

楊　柳，史小建，王淑梅

(河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院，河北 保定 071001)

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“信息與檔案管理”課程教學(xué)改革探究

楊柳，史小建，王淑梅

(河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院，河北 保定 071001)

摘要：信息與檔案管理是秘書工作的重要組成部分，其重要性在全球信息化的進(jìn)程中日益凸顯。強(qiáng)化現(xiàn)代教育技術(shù)在教學(xué)環(huán)節(jié)中的運(yùn)用，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性、創(chuàng)造性，培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力和綜合素質(zhì)是“信息與檔案管理”課程在新形勢(shì)下的教學(xué)要求?；谑褂门c滿足理論進(jìn)行課程改革，以培養(yǎng)學(xué)生興趣，強(qiáng)化學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)為目標(biāo)，通過(guò)合理選取教學(xué)內(nèi)容、建構(gòu)充實(shí)的教學(xué)資源體系、建立學(xué)生實(shí)踐平臺(tái)等途徑，力求提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)能力素質(zhì)兼具的秘書專業(yè)人才。

關(guān)鍵詞：“信息與檔案管理”課程；使用與滿足理論；教學(xué)改革

>DOI號(hào)：10.13320/j.cnki.jauhe.2016.0047

“信息與檔案管理”是秘書學(xué)專業(yè)的主干課程，是建立在傳統(tǒng)的信息管理學(xué)和檔案管理學(xué)基礎(chǔ)上形成的綜合性應(yīng)用學(xué)科。隨著我國(guó)各行業(yè)信息化程度的不斷提高，信息與檔案管理工作的規(guī)范化與重要性日益顯著。在近年的教學(xué)實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)雖已積極利用多媒體等現(xiàn)代科技教學(xué)手段，采用圖片釋義、視頻播放、案例講解等教學(xué)方式增強(qiáng)了教學(xué)效果，但仍存在重講解、輕操作的問(wèn)題，學(xué)生對(duì)課程的學(xué)習(xí)與鉆研無(wú)法始終保持濃厚的興趣，實(shí)踐能力與創(chuàng)新能力尚未得到充分發(fā)掘。當(dāng)前，各高校對(duì)該課程的研究取得了一定的成果，主要涵蓋了論證課程在學(xué)科體系中的重要地位、建設(shè)大數(shù)據(jù)課堂及革新教學(xué)方法等3方面內(nèi)容[1-4]。但在相關(guān)研究中，針對(duì)檔案學(xué)專業(yè)和高職高專類教學(xué)改革的文章相對(duì)較多，隨著2011年4月秘書學(xué)被納入普通高校本科專業(yè)目錄，指向秘書學(xué)本科專業(yè)的“信息與檔案管理”課程改革研究迫在眉睫。下面，筆者立足使用與滿足理論[5]，以學(xué)生為中心，就課程教學(xué)改革的幾方面內(nèi)容進(jìn)行探討。

一、結(jié)合能力培養(yǎng)和社會(huì)需求選擇教學(xué)內(nèi)容

作為應(yīng)用文科，學(xué)生能力的培養(yǎng)與滿足社會(huì)需求往往緊密結(jié)合，學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)也與當(dāng)前職場(chǎng)對(duì)工作能力的要求密不可分。應(yīng)用型學(xué)科的理論知識(shí)是指導(dǎo)課程實(shí)踐的依據(jù)，但過(guò)度強(qiáng)調(diào)理論卻偏離了學(xué)科技能培養(yǎng)的目標(biāo)，也使學(xué)生在課程受眾角色上的成就與滿足感大大降低。當(dāng)前國(guó)內(nèi)主流教材大多采用“信息工作+檔案管理”模式，主要由信息的收集與整理、信息的傳遞與反饋、信息的開發(fā)與利用、檔案的收集和鑒定、檔案整理、檔案的檢索和編研、檔案的保管與利用、專項(xiàng)檔案管理等部分構(gòu)成，力求面面俱到，結(jié)構(gòu)完整卻明顯強(qiáng)化理論教學(xué)。

一方面，專項(xiàng)檔案管理的內(nèi)容因?qū)W時(shí)所限，往往僅被濃縮為篇幅較短的尾章。而在實(shí)際工作中，無(wú)論秘書還是各級(jí)檔案館都對(duì)檔案實(shí)行嚴(yán)格的分類管理，同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、人事檔案、實(shí)物檔案等又有各自的規(guī)范以及容易出現(xiàn)的問(wèn)題，籠統(tǒng)的檔案整理講解針對(duì)性不強(qiáng)，對(duì)學(xué)生的吸引力有限。另一方面，在文本類信息與檔案的存儲(chǔ)中，各單位除對(duì)文件進(jìn)行手工存儲(chǔ)外，主要利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)。比如河北省各級(jí)檔案館已使用統(tǒng)一的軟件程序?qū)θ腽^的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描備份，存儲(chǔ)、檢索、利用工作較之過(guò)去大大簡(jiǎn)化并體現(xiàn)了嶄新的面貌，此時(shí)再把授課內(nèi)容集中在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理和檢索方式上，顯然不能滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書檔案工作的需求。

此外，自2007年以來(lái)，國(guó)家檔案行政管理部門頒發(fā)的一系列檔案法規(guī)及國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)雖已納入各教材的最新版本，但仍大量存在著新老標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。如在檔案整理部分，“卷皮”、“線裝法”的反復(fù)出現(xiàn)與解讀對(duì)學(xué)生把握以件為單位的整理方法造成了一定的困擾。在實(shí)際教學(xué)中，應(yīng)最大程度地滿足人才能力培養(yǎng)的需求以及秘書崗位工作的需要，構(gòu)建即有堅(jiān)強(qiáng)理論支撐，又體現(xiàn)應(yīng)用性特征的教學(xué)內(nèi)容。

表1　“信息與檔案管理”課程教學(xué)內(nèi)容與學(xué)時(shí)安排

如表1所示，改革后教學(xué)內(nèi)容主要選擇7部分，有助于學(xué)生對(duì)信息與檔案工作的基本概念、基本理論、基本規(guī)律及各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的聯(lián)系、操作技能、容易遇到的問(wèn)題有全面系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和熟練的掌握。主要章節(jié)如二、三、五、七章設(shè)置實(shí)踐環(huán)節(jié)。教材中詳細(xì)介紹的章節(jié)比如信息的開發(fā)利用、檔案的檢索編研等由學(xué)生自學(xué)。

二、以充實(shí)完整、富有活力為目標(biāo)建構(gòu)教學(xué)資源體系

從使用與滿足理論出發(fā)，學(xué)生往往對(duì)實(shí)用性強(qiáng)、信息量大、風(fēng)格多變且富含趣味性的課程更感興趣。因此，通過(guò)極大地豐富學(xué)科前沿知識(shí)尤其是教學(xué)環(huán)節(jié)中案例分析、習(xí)題演練等實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，采用圖片、視頻等多媒體技術(shù)，建構(gòu)起充實(shí)完整、富有活力的教學(xué)資源體系顯得尤為重要。教學(xué)資源體系的構(gòu)建以教學(xué)素材庫(kù)為表現(xiàn)形式。

教學(xué)素材庫(kù)建設(shè)可先根據(jù)學(xué)科及課程的培養(yǎng)目標(biāo)和教學(xué)大綱列出全部篇章的知識(shí)點(diǎn)目錄，再針對(duì)每個(gè)知識(shí)點(diǎn)的自身特點(diǎn)選擇適合展現(xiàn)的多種素材形式，最后依據(jù)所有的素材形式組建素材庫(kù)。

(一)教學(xué)素材庫(kù)的建設(shè)內(nèi)容

1.案例素材庫(kù)。案例具有詳實(shí)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義和教學(xué)意義。案例的選擇緊密結(jié)合知識(shí)點(diǎn)，充分考慮對(duì)事實(shí)的詳盡描述、背景資料的補(bǔ)充情況，并結(jié)合實(shí)際進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。案例庫(kù)在組成上兼具經(jīng)典案例與最新案例，力求內(nèi)容豐富、多樣化。每則案例在入庫(kù)之前，先在教學(xué)中進(jìn)行檢驗(yàn)，根據(jù)試用結(jié)果做進(jìn)一步完善。案例素材一般取自課程相關(guān)參考文獻(xiàn)及著作，也可來(lái)自對(duì)當(dāng)?shù)啬承┥鐣?huì)組織及相關(guān)工作人員的實(shí)際調(diào)查。通過(guò)對(duì)省內(nèi)部分機(jī)構(gòu)團(tuán)體、企事業(yè)單位(如天威集團(tuán)、邯鄲銀行等)的了解，收集相關(guān)案例素材，利于增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。建設(shè)中每章案例應(yīng)不少于10則。

2.圖片素材庫(kù)。圖片可根據(jù)授課或知識(shí)點(diǎn)的需要設(shè)置各類背景圖、插圖、圖形、按鈕等，是豐富多媒體課件表現(xiàn)力的主要素材形式。圖片既可以從網(wǎng)上下載，也可利用制圖軟件自己制作，在烘托學(xué)習(xí)氛圍的同時(shí)有助于學(xué)生加強(qiáng)理解。尤其在秘書信息的傳遞一節(jié)，主要介紹信息傳遞時(shí)運(yùn)用的方法，其中包括的表格與圖表如柱形圖、餅圖、折線圖等，這些圖片不僅在授課時(shí)憑借多媒體進(jìn)行展示，還可以要求學(xué)生動(dòng)手繪制。建設(shè)時(shí)每章的圖片應(yīng)不少于100幅。

3.視頻素材庫(kù)。視頻通過(guò)生動(dòng)的圖像、悅耳的聲音創(chuàng)作出比語(yǔ)言講解更加豐滿的知識(shí)畫面，有效地幫助學(xué)生理解和思考。視頻素材一般來(lái)自于與課程緊密關(guān)聯(lián)的經(jīng)典影視作品、新聞、記錄片等，可隨著資源的豐富及時(shí)推陳出新。例如，在講解檔案庫(kù)時(shí)可播放《皇史宬》的專題片，使學(xué)生全面客觀地把握檔案必需的物質(zhì)存儲(chǔ)條件以及歷史上各朝代對(duì)檔案保護(hù)的重視情況；在解讀檔案的作用時(shí)，可配合紀(jì)錄片《檔案》，更生動(dòng)感性地展示“前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知”的真諦[6]。由于課堂時(shí)間有限，有些視頻只需要其中的部分鏡頭，可運(yùn)用軟件剪輯縮時(shí)播放，有些視頻課上不播放也可以保留下來(lái)，作為學(xué)生課下自主學(xué)習(xí)的資料。建設(shè)時(shí)每章視頻應(yīng)不少于5段。

4.習(xí)題素材庫(kù)。通過(guò)習(xí)題，教師可以掌握學(xué)生基本知識(shí)與技能的習(xí)得情況，也可以幫學(xué)生進(jìn)一步鞏固所學(xué)、增強(qiáng)教學(xué)效果。通過(guò)練習(xí)，學(xué)生也可以隨時(shí)檢測(cè)出自己真實(shí)的學(xué)習(xí)狀況，強(qiáng)化學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)。習(xí)題素材庫(kù)在使用方式上包括操作實(shí)訓(xùn)習(xí)題和思考討論習(xí)題兩部分，在時(shí)間上可分為課堂演練和課后訓(xùn)練兩部分。

習(xí)題素材庫(kù)的建設(shè)重心在打造課堂上方便易行的實(shí)訓(xùn)型習(xí)題，可采用任務(wù)布置、工作實(shí)施、情境模擬、游戲等形式，在增強(qiáng)互動(dòng)、活躍氣氛的同時(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力。此外，思考題中應(yīng)具有一定數(shù)量的啟發(fā)性習(xí)題，激發(fā)學(xué)生自主學(xué)習(xí)與探索性學(xué)習(xí)的興趣。

5.試題素材庫(kù)。試題庫(kù)與習(xí)題庫(kù)相輔相成，是輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的必要手段，主要包括單項(xiàng)選擇、多項(xiàng)選擇、名詞解釋、簡(jiǎn)答、論述、案例分析等6種題型。其中前3項(xiàng)是客觀題，考核基本知識(shí)點(diǎn)的掌握情況。后3項(xiàng)是主觀試題，能動(dòng)性大，主要考核學(xué)生的分析、運(yùn)用的能力。試題的設(shè)置力求涵蓋課程所有知識(shí)點(diǎn)。以章為單位編寫試題，每章都涵蓋以上6種題型。試題難度分為4個(gè)等級(jí)，即易、較易、較難、難，比例分別為：15%、30%、45%、10%。

(二)教學(xué)素材庫(kù)的應(yīng)用方式

“檔案與信息管理”教學(xué)素材庫(kù)由5個(gè)子庫(kù)構(gòu)成，此外附有一個(gè)依據(jù)教學(xué)大綱規(guī)范形成的整體目錄。一方面，當(dāng)教學(xué)內(nèi)容隨著時(shí)代發(fā)展有所更新時(shí)，可以根據(jù)當(dāng)前思路進(jìn)行補(bǔ)充；另一方面，素材庫(kù)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與清晰的條理性，篇章之間、各素材之間聯(lián)系緊密。教師可根據(jù)授課內(nèi)容和學(xué)時(shí)安排交叉、反復(fù)使用不同的媒體，豐富課堂教學(xué)容量，靈活運(yùn)用教學(xué)方法，取得最佳的教學(xué)效果。

全部素材可根據(jù)授課的需要隨時(shí)調(diào)用到課堂上，以講解、多媒體課件或?qū)嵱?xùn)的形式存在，素材庫(kù)內(nèi)容隨時(shí)更新。素材庫(kù)也可以在線對(duì)學(xué)生開放，學(xué)生通過(guò)課下瀏覽相關(guān)資料，在加深理解的同時(shí)培養(yǎng)了自主學(xué)習(xí)的積極性。另外，從學(xué)生個(gè)性化需求出發(fā)，通過(guò)課下自主選擇素材學(xué)習(xí)等方式，有利于素材庫(kù)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)及信息化時(shí)代多元價(jià)值觀的體現(xiàn)。

三、以學(xué)生為主體建立實(shí)踐平臺(tái)

建構(gòu)學(xué)生自主性、創(chuàng)造性學(xué)習(xí)機(jī)制，有助于滿足學(xué)生的能力培養(yǎng)需求。尤其應(yīng)以學(xué)生為主體強(qiáng)化教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)，同時(shí)加大教學(xué)過(guò)程中使用信息化設(shè)備的力度。

(一)設(shè)置模擬訓(xùn)練平臺(tái)

當(dāng)前社會(huì)的信息與檔案管理工作始終保持手工與計(jì)算機(jī)并重，但在檢索、利用等環(huán)節(jié)電子化管理則占有較大的優(yōu)勢(shì)。秘書實(shí)訓(xùn)室設(shè)置信息與檔案管理模擬訓(xùn)練平臺(tái)，在配備檔案柜、檔案盒等各式手工整理檔案必備工具與模擬文書檔案的同時(shí)，配置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、文檔管理軟件等軟硬件設(shè)施顯得尤為重要。訓(xùn)練項(xiàng)目可包括手工管理與熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行信息檔案管理兩部分，前者如對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定、確定歸檔文件范圍及保存期限、對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類整理、按一定順序裝入案盒并填寫案盒事項(xiàng)、繪制檔案室(庫(kù)房)平面圖等；后者如利用網(wǎng)絡(luò)收集并篩選信息、將紙質(zhì)文件掃描為電子文件進(jìn)行保存、利用軟件檢索檔案、對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制利用等。雖然實(shí)訓(xùn)室提供的模擬文書檔案數(shù)量有限，一定程度上會(huì)降低學(xué)生的工作難度，但通過(guò)充分構(gòu)思與準(zhǔn)備，盡可能還原現(xiàn)實(shí)工作中的場(chǎng)景、工具、工作程序及可能存在的問(wèn)題，使學(xué)生身臨其境，將課堂所學(xué)理論在動(dòng)手操作中轉(zhuǎn)化為實(shí)踐能力。

(二)參觀檔案工作場(chǎng)所

組織學(xué)生參觀本?；虍?dāng)?shù)貦n案館[7]，參觀校內(nèi)各職能部門或當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室、辦公室。使學(xué)生親身感受信息與檔案在實(shí)際工作中的作用，體會(huì)工作人員真實(shí)的工作狀態(tài)，學(xué)習(xí)最新工作方法，對(duì)課堂所學(xué)的理論知識(shí)與模擬實(shí)踐成果進(jìn)行系統(tǒng)的梳理和整合，從而對(duì)課程內(nèi)容有更加全面深入的把握。

(三)加強(qiáng)課外實(shí)訓(xùn)

結(jié)合教學(xué)內(nèi)容設(shè)計(jì)課外實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)，尤其在信息工作部分盡可能擴(kuò)大覆蓋面，使學(xué)生不僅僅局限于文檔的整理、存儲(chǔ)，更多與實(shí)際工作相結(jié)合。比如，名片是客戶信息的主要承載體，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸惙椒ㄟM(jìn)行名片管理對(duì)秘書的信息工作有很大的幫助。我們可以將學(xué)生分為6人一組的若干團(tuán)隊(duì)，在課下分別走訪本地的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)機(jī)構(gòu)，每隊(duì)收集至少50張名片。各團(tuán)隊(duì)將各自收集到的名片制作成管理文檔，選擇合適的分類方法，最后將整理好的名片放入名片簿。課上通過(guò)自我評(píng)價(jià)、學(xué)生互評(píng)和教師評(píng)價(jià)的方式總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)[8]。學(xué)生在錘煉信息整理專業(yè)技能的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化了信息收集意識(shí)，拓展了社會(huì)交際能力。

基于使用與滿足理論，將學(xué)生視為有充分能動(dòng)力與反饋能力的受眾，而不是被動(dòng)接受的客體，努力打造理論與實(shí)踐并重的應(yīng)用型課程，以激發(fā)學(xué)生在學(xué)習(xí)中的主人翁意識(shí)，培養(yǎng)具有厚基礎(chǔ)、高素質(zhì)、強(qiáng)能力特別是具有信息與檔案管理能力的高級(jí)專門人才。本課程建設(shè)中有待解決的問(wèn)題主要在于實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的科學(xué)設(shè)置與合理安排，需要通過(guò)宏觀的教學(xué)計(jì)劃調(diào)控與不斷進(jìn)行的教學(xué)實(shí)踐探索找到最佳解決方案。

綜上所述，通過(guò)合理配置教學(xué)內(nèi)容、建構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)式的教學(xué)資源體系、建立以學(xué)生為主體的實(shí)踐平臺(tái)等方法，改變了傳統(tǒng)課堂以教師為主體的授課模式，激發(fā)了學(xué)生的積極性和主動(dòng)性，充分滿足了社會(huì)對(duì)秘書人才的專業(yè)需求，滿足了學(xué)生對(duì)夯實(shí)理論基礎(chǔ)與提升實(shí)踐能力的需求。此外，對(duì)學(xué)生開放教學(xué)資源體系，打造時(shí)時(shí)可學(xué)、處處可學(xué)的學(xué)習(xí)環(huán)境，在深化學(xué)生知識(shí)儲(chǔ)備的同時(shí)節(jié)省了課上時(shí)間，有效提高了教學(xué)效率。

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(編輯：楊建肖)

收稿日期：2015-11-18

基金項(xiàng)目：河北農(nóng)業(yè)大學(xué)第一批教學(xué)素材庫(kù)青年教師專項(xiàng)教研項(xiàng)目：“多屬性標(biāo)注的《檔案與信息管理》素材庫(kù)建設(shè)”(編號(hào)：2014S22)。

作者簡(jiǎn)介：楊柳(1985-)，女，河北保定人，碩士，講師，研究方向：秘書學(xué)，文化事業(yè)管理。

中圖分類號(hào)：G642.0

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008-6927(2016)02-0089-04