淺談人事檔案管理工作的重要性

陳怡君

摘 要：人事檔案管理工作屬于是社會(huì)性活動(dòng)，不僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和管理，還要承擔(dān)提供檔案信息的服務(wù)。隨著中國(guó)人事制度改革的不斷深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在著明顯的滯后性。高度重視人事檔案管理工作是非常必要的。本論文針對(duì)人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；社會(huì)價(jià)值；重要性

在人事管理工作中，人事檔案管理工作是重要的工作內(nèi)容，不僅可以為人事工作考核評(píng)定提供重要指標(biāo)，而且也是檢驗(yàn)單位整體工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵。中國(guó)進(jìn)入到新常態(tài)時(shí)期，如果在人事檔案管理中依然采用傳統(tǒng)的管理方式，就難以適應(yīng)目前的行業(yè)發(fā)展環(huán)境，而且難以與時(shí)代同步。因此，要高度重視人事檔案管理工作，采取有效措施將檔案管理工作人員的積極性充分地調(diào)動(dòng)起來(lái)，特別要注重檔案管理的細(xì)節(jié)工作，以提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，為促進(jìn)單位更好地發(fā)展發(fā)揮作用。

一、人事檔案的社會(huì)價(jià)值

人事檔案管理是重要的管理內(nèi)容，具有社會(huì)屬性，對(duì)于任何一個(gè)單位而言，都是必不可少的。要使人事檔案的社會(huì)價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，就要在人事檔案管理工作中對(duì)人事檔案的社會(huì)屬性以準(zhǔn)確定位，才能夠使其社會(huì)價(jià)值發(fā)揮作用。

（一）人事檔案涵蓋著個(gè)人基本信息

人事檔案的基本內(nèi)容以個(gè)人資料為主，包括個(gè)人的學(xué)歷信息、身份信息以及工作的起止日期等等在人事檔案中都會(huì)有所詳細(xì)記述，特別是個(gè)人的人生經(jīng)歷都會(huì)在人事檔案中有所詳細(xì)說(shuō)明。用人單位通過查閱人事檔案就可以獲得個(gè)人信息以作為評(píng)價(jià)個(gè)人資歷和能力的參考依據(jù)[1]。

（二）人事檔案是個(gè)人工作待遇提升的重要依據(jù)

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)個(gè)人能力的評(píng)價(jià)，除了以工作業(yè)績(jī)作為一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)之外，還要通過人事檔案獲得員工的個(gè)人信息，包括學(xué)歷、以往的工作成績(jī)以及工齡等等，通過綜合評(píng)價(jià)才能夠?yàn)閱T工確定工資待遇，考慮是否需要給予晉升職位的機(jī)會(huì)。所以，人事檔案是員工職位晉升和調(diào)節(jié)工資待遇的主要依據(jù)。

二、當(dāng)前人事檔案管理特點(diǎn)

（一）人事檔案管理的社會(huì)性更為顯著

中國(guó)處于進(jìn)一步深化改革開放時(shí)期，市場(chǎng)環(huán)境呈動(dòng)態(tài)發(fā)展著，多種與市場(chǎng)形勢(shì)相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)組織形式得以形成，人才自由流動(dòng)，相應(yīng)地，新型人事管理制度產(chǎn)生。人事管理中，人事檔案管理作為重要的工作內(nèi)容，社會(huì)化程度逐漸提升，特別是處于市場(chǎng)環(huán)境中，人事檔案管理已經(jīng)不再局限于單位管理，而是成為社會(huì)服務(wù)內(nèi)容的一部分，因此，人事檔案管理中，要建立開放性的思維方式，所服務(wù)的對(duì)象由單位延伸到社會(huì)，特別是社會(huì)流動(dòng)人員的管理，人事檔案的社會(huì)化管理極為重要。

（二）人事檔案管理呈現(xiàn)出多樣性

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境多變，多種經(jīng)濟(jì)形式下，人事檔案管理就要不斷地滿足各種新要求，緊跟時(shí)代的步伐。隨著人才引進(jìn)的自由化，人才來(lái)源充滿著不確定性，檔案管理工作就越顯重要。由于檔案使用者對(duì)人事檔案的使用用途不同，就會(huì)導(dǎo)致檔案的使用中會(huì)有所不同要求，人事檔案管理中，就要的擴(kuò)展檔案服務(wù)范圍，以期多樣性而使其服務(wù)滿足多方面需求。

（三）人事檔案管理趨于復(fù)雜化

人事檔案來(lái)源已經(jīng)不再是單一化的單位員工，而是來(lái)自于多方面，使得檔案管理服務(wù)要充分考慮到服務(wù)對(duì)象的要求。特別是人事檔案管理對(duì)象社會(huì)化，就使得人事檔案管理服務(wù)中，要注重社會(huì)服務(wù)[2]。對(duì)于社會(huì)性質(zhì)的檔案，由于個(gè)人身份存在著不確定性，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容多種多樣，必然會(huì)使人事檔案管理趨于復(fù)雜化。

三、強(qiáng)化人事檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）對(duì)人事資源檔案不斷完善

現(xiàn)行的人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，要使其能夠?qū)T工信息充分地反映出來(lái)，就要做到人事檔案實(shí)時(shí)更新。隨著人才流動(dòng)速度的加快，人事檔案的流通性速度加快，所涵蓋的內(nèi)容不僅僅是員工的個(gè)人基本信息以及員工的工作年限、職務(wù)和職稱等等，還包括與員工的工作能力和綜合素質(zhì)相關(guān)的功能，使人事檔案的參考價(jià)值更為突出，發(fā)揮著人力資源管理功能。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)員工深入了解，查閱員工的人事檔案就可以獲得所需要的信息，包括工作業(yè)績(jī)、職業(yè)素質(zhì)考評(píng)以及員工的知識(shí)更新情況等等。

（二）將規(guī)范化的人事檔案管理機(jī)制制定出來(lái)

事檔案管理要發(fā)揮時(shí)效性，就要將規(guī)范化的人事檔案管理機(jī)制制定出來(lái)，確保人事檔案管理系統(tǒng)化展開、科學(xué)化管理。人事檔案管理機(jī)制中所涵蓋的內(nèi)容包括員工的學(xué)歷、資歷、專業(yè)技術(shù)水平以及個(gè)人能力等等，這些信息量化為元素而經(jīng)過優(yōu)化配置后，構(gòu)成人事檔案內(nèi)容。即便是人才流動(dòng)靈活多樣，人事檔案管理機(jī)制的運(yùn)行也會(huì)確保人才處于良性循環(huán)狀態(tài)。

（三）人事檔案信息化管理

已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，人事檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)，改善了管理環(huán)境。將信息管理平臺(tái)建立起來(lái)實(shí)施人事檔案管理，可以提高管理效率，而且還可以將檔案管理部門與其他各個(gè)部門之間通過網(wǎng)絡(luò)建立溝通，以使檔案管理機(jī)遇互動(dòng)效應(yīng)而使得工作更為完善[3]。人事檔案的信息化管理，使得人事檔案管理更具有開放式，包括收集資料、整理資料等等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，都要從服務(wù)的角度出發(fā)實(shí)施信息化運(yùn)作，以使人事檔案管理的服務(wù)功能增強(qiáng)，且在人力資源管理中將其優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái)。

四、總結(jié)

綜上所述，人事檔案管理具有社會(huì)性和服務(wù)性。處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，人才流動(dòng)日益自由化，人事檔案也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)。人事檔案管理工作中，要適應(yīng)目前的人才流動(dòng)環(huán)境，就要從其社會(huì)性角度出發(fā)注重提升服務(wù)性能。將人事檔案管理機(jī)制構(gòu)建起來(lái)，可以對(duì)人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，且根據(jù)管理需要而對(duì)各項(xiàng)管理元素以優(yōu)化配置，使人事檔案能夠?yàn)榉?wù)對(duì)象提供更為優(yōu)質(zhì)而全面的檔案信息。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），20132（03）：141-143.