文書檔案計算機管理的利與弊

張端

摘 要 隨著信息化時代的到來，作為檔案工作的重要方面之一，文書檔案管理如何實現計算機管理一直都是檔案信息化建設中的重點。本文結合文書檔案計算機管理的優(yōu)勢與不足之處，提出了一系列措施，以提高文書檔案計算機管理水平，促進文書檔案的高效開發(fā)與利用。

關鍵詞 文書檔案；計算機管理；利弊

中圖分類號 TP39 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）163-0089-02

作為檔案工作的重要組成部分之一，文書檔案記錄了社會歷史的發(fā)展，也全面承載著領導決策、基礎建設、研究開發(fā)等系列成果。隨著計算機信息技術的飛速發(fā)展與廣泛應用，文書檔案管理也開始朝著計算機管理方向發(fā)展，文書檔案計算機管理具有顯著的優(yōu)勢，但也存在一定的缺陷，因此，有必要明確文書檔案計算機管理的利與弊，采取有效措施提高文書檔案計算機管理水平，促進文書檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

1 文書檔案計算機管理的優(yōu)勢與缺陷

1.1 計算機管理的優(yōu)勢

1）十分便捷。就傳統(tǒng)文書檔案管理工作而言，主要是依靠有關人員的手寫實現的，不僅工作量極大，而且對于工作人員的字跡等要求十分嚴格，不僅耗時耗力，而且極易出錯。隨著計算機管理的應用與實現，檔案資料存儲、整理過程十分便捷。不僅如此，計算機的應用極大地減少了工作人員的工作量，減少了錯誤率，提升了文件的整理、分類、開發(fā)、利用效率，有助于促進單位宣傳。

2）實現了資源共享。傳統(tǒng)人工管理導致很多優(yōu)秀資源無法實現充分共享，致使檔案資源利用效率低下，不僅造成了資源浪費，還導致企業(yè)信息傳遞困難重重。而計算機技術的引入極大地優(yōu)化了文書檔案管理機制，提高了檔案資源開發(fā)、利用、管理效率，促進了各部門的資源共享。

3）提升了管理效率。計算機技術的引入，極大地提升了文書檔案的管理效率，管理人員無需手工查找，只需要錄入關鍵詞等信息即可查閱資源，避免了與原件的接觸，保護了原件資料的完整性。

1.2 引入計算機管理的弊端

1）保密性削弱。引入計算機管理之后，文書檔案管理內容發(fā)生了巨大的改變，也導致其傳統(tǒng)固定形勢缺失，導致文件的保密性被削弱。不僅如此，檔案信息內容極易受到修改，改動過程甚至毫無痕跡。雖然，存在部分技術能夠避免偽造檔案文件，防止在“原文件”基礎上進行增、刪、改等活動，但是，檔案資源的內容發(fā)生可能性的機率較紙質文件而言仍大得多，而且很難對檔案內容原貌加以修復。計算機管理的引入，導致文書檔案字跡缺乏特定性，人們可選擇各種字體、字號將文件資源輸出，但卻難以根據字跡辨別其真?zhèn)巍⑹欠駷樵嘉募?，也無法為各文件蓋印、簽名等，難以利用印章、簽署字跡等對電子文件是否為原件加以科學判斷。如此種種，極大地挑戰(zhàn)了文書檔案的保密性。

2）安全問題嚴峻。網絡化進程的進一步發(fā)展，使得文書檔案計算機管理工作的安全性和可靠性問題逐漸突出，當前，安全性問題已經成為管理工作的最大難題。在一般情況下，網絡效益和網絡危險性隨著網絡用戶數量的增長而增加，且成幾何級速率增加。在發(fā)達國家，維護網絡的安全性已經成為國家最高的重視領域，例如美國，一些安全性的指令通常是由總統(tǒng)發(fā)出的。計算機病毒入侵、黑客入侵、修改網絡關鍵數據、內部攻擊以及泄漏保密信息等是威脅計算機網絡安全性的最主要原因。網絡安全問題和信息管理問題是文書檔案工作存在的普遍問題，也是影響文書檔案計算機管理工作發(fā)展的重要因素。

2 加強文書檔案計算機管理的策略

2.1 樹立科學的計算機管理理念

無論任何行為，在其開展前都需要借助于科學思想理念的指引。文書檔案計算機管理工作也不例外，為了優(yōu)化管理工作，必須以現代化計算機技術為支撐，以現代化計算機管理理念為指導，充分借助于計算機管理的優(yōu)勢，逐步提高文書檔案管理工作的質量、效率。具體而言，應注重深化對文書檔案管理工作的科學認識，充分意識到這項工作的重要性、必要性，堅持創(chuàng)新計算機管理觀念，有計劃、有針對性地開展文書檔案管理工作。同時，應注重增加資金投入，加強計算機等基礎設施建設，優(yōu)化計算機軟硬件設施，結合文書檔案的不同分類，科學地進行資料收集、分類、整理，提高文書檔案管理的實效性。

2.2 搭建完善的計算機管理平臺

為了促進文書檔案資源的充分共享，必須搭建完善的計算機管理平臺，實現檔案資源的充分開發(fā)、利用，挖掘其深層次潛力，以更好地服務用戶。通過構建計算機管理平臺，有助于原始檔案內容、技術、服務的優(yōu)化、整合，對檔案資源進行收集，利用計算機實現其數字化深度加工，并通過多元媒介的形式加以呈現，進一步促進檔案資源的傳播。此外，利用該平臺開展數字化檔案應用增值服務，最大化地實現檔案的價值。例如，可以構建NEUSOFT？SEAS7.5檔案管理系統(tǒng)，實現文書檔案收、存、管、用的一體化管理，提升檔案管理效率。

1）構建檔案加工整合系統(tǒng)。在初步設計文書檔案加工時，應根據具體的文書檔案管理情況而定，通過創(chuàng)建加工系統(tǒng)可以實現文書檔案工作資料的搜集與整理。對文書檔案計算機管理中文件模塊進行綜合，為文件提供錄入、刪除、修改和打印文件報表等功能。上述功能將文件收發(fā)管理融入檔案管理，并提供數據源給查詢和統(tǒng)計工作，采用加工系統(tǒng)進行管理，能大大降低文書檔案人力資源，縮短管理工作時間，進而提升管理效率。

2）構建檔案數據庫。鑒于文書檔案資源量大，管理任務重，必須利用計算機平臺，構建檔案數據庫，創(chuàng)建相應的預歸檔、檔案管理模塊，將有保存價值的檔案轉存到數據庫中，實現歸檔，確保文件資源的完整性。并就移交來的檔案加以分類處理，將其存儲于文書檔案庫內，就此類文件加以收集、檢索、整理、統(tǒng)計、打印等，促進檔案的規(guī)范化管理，提高檔案資源利用效率。

3）構建檔案查詢與保密系統(tǒng)。為了解決保密性這一問題，要求管理人員在軟件開發(fā)過程中，必須就各類檔案資料分類加以管理，構建文書檔案管理權限，構建檔案利用模塊，可就電子檔案文件進行查詢、下載、打印，提交在線借閱申請，或將其添加到收藏夾。管理員可利用工作臺模塊就用戶收藏夾內容、信息等進行管理，并就上傳下載等情況加以設置。就重要檔案資料而言，授權用戶使用時應提前網絡申請，等待審批，審批通過之后方可查閱、下載、使用，確保檔案安全性的前提下，充分促進檔案資源的共享。

2.3 完善安全管理機制

結合電子檔案的特點，就檔案管理整個環(huán)節(jié)加以全面分析，確保文書檔案的可靠性、完整性。同時，應注重防范網絡安全等問題，設置高效的防火墻，同時，及其相關人員的技術培訓，提高其業(yè)務素質，完善安全管理機制。

3 結論

總而言之，計算機在文書檔案管理中具有諸多優(yōu)勢，但仍然存在一些弊端。在實際文書檔案管理工作中，應針對情況制定合理的方案和措施，確保文書檔案管理工作的安全性、有效性和真實性，最大程度發(fā)揮計算機在文書檔案管理中的作用，提升管理工作的效率。

參考文獻

[1]倪慧敏.機關檔案室文書、檔案計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)化建設[J].辦公室業(yè)務，2014，23（4）：284-285.

[2]王麗巖.強化文書檔案現代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場信息導報，2014，13（2）：394-395.