探討檔案室資料收集存在的問題及對策

梁建寧

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司象州供電公司 廣西來賓 545800）

探討檔案室資料收集存在的問題及對策

梁建寧

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司象州供電公司 廣西來賓 545800）

檔案是人類社會實踐活動的產(chǎn)物，是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它不僅在人們的現(xiàn)實生活中具有重要的憑證與參考作用，而且對于維護人類社會的歷史真實面貌具有重要的意義。企業(yè)檔案收集工作，是企業(yè)檔案工作順利開展的基礎(chǔ)，同時也是建設(shè)企業(yè)檔案管理體系的關(guān)鍵。因此，本文將對企業(yè)檔案室資料收集工作中存在的問題和對策進行具體探究。

企業(yè)檔案管理；問題；對策

在企業(yè)經(jīng)營管理中，檔案的來源形式豐富多樣，因此檔案的收集工作難度也比較大。對于檔案收集工作，應(yīng)該根據(jù)相關(guān)規(guī)定，采用例行的接收制度以及專門的征集辦法，將分散在各個機構(gòu)、個人等處的檔案進行征集，最后集中到檔案館或者檔案室，對所有的檔案進行統(tǒng)一管理。企業(yè)檔案收集工作難度較大，而且是檔案資料管理的第一個環(huán)節(jié)，因此具有一定的特殊性。在企業(yè)管理中，簡化檔案管理工作、突出檔案管理特色越來越重要，因此檔案收集工作的重要性也日漸突出。

1 檔案收集工作存在的問題

在檔案室資料管理中，檔案收集工作是所有工作的基礎(chǔ)，但是，在很多檔案部門，對于檔案收集工作的重視程度卻并不高。隨著《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》的頒布，檔案收集工作已經(jīng)有了很大的進步，與過去相比，更加有章可循，但是仍然有很多制約因素阻礙檔案收集工作的順利開展。

1.1 檔案管理的規(guī)章制度不完善

現(xiàn)如今，很多單位和部門都逐漸建立起檔案管理制度，但是并不健全，而且在檔案管理工作中，不能得到有效落實。各個單位在生產(chǎn)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的文件資料、圖表、音像等等，對于所有檔案資料進行歸檔、存檔難度較大，因此很容易導(dǎo)致有些應(yīng)該歸檔的資料沒有進行歸檔，或者出現(xiàn)檔案資料收集不齊全的問題。對于檔案的收集整理應(yīng)該是日常的、有計劃實施的，但是在很多單位，對于檔案的日常收集和管理不夠重視，只能夠在年底臨時突擊，這就很容易造成將不該入檔的資料濫竽充數(shù)，導(dǎo)致重要檔案資料的缺失，為日后檔案的利用造成不利影響。而上述這些問題都是由于檔案管理部門制度缺失、不完善所導(dǎo)致的。

1.2 檔案人員的工作缺乏主動性和創(chuàng)造性

在實際工作中，有些檔案管理人員沒有意識到自身工作的重要性，認為檔案管理工作沒有受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此不能夠?qū)n案收集工作納入機關(guān)工作議程，甚至缺乏檔案收集工作指導(dǎo)規(guī)劃，導(dǎo)致機關(guān)內(nèi)檔案收集工作處于放任自流的狀態(tài)。在日常工作中，檔案工作人員往往處于消極狀態(tài)，不能夠明確的意識到自身工作職責(zé)，凡事都需要領(lǐng)導(dǎo)批準才會執(zhí)行，處于一種封閉的工作狀態(tài)。在這種情況下，很多有價值的檔案資料就會失去被收集的機會，導(dǎo)致企業(yè)需要承受不必要的損失。

1.3 檔案收集內(nèi)容單一

新時期，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日漸普及，很多檔案不再以紙質(zhì)的形式存在，而更多的是以磁、電、光等為主要載體。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案室檔案查詢、文件編纂、目標(biāo)檢索越來越便捷，而且檔案館的容量也逐漸增加。但是，在這種情況下，仍然有很多檔案管理人員思維落后，職業(yè)素質(zhì)較低，不能明確的認識到電子網(wǎng)絡(luò)的重要性和應(yīng)用優(yōu)勢，對于電子檔案的收集工作不夠重視。

1.4 檔案內(nèi)容不完整，檔案材料的成套性、系統(tǒng)性差

在很多已經(jīng)保存的檔案中，材料有印件卻沒有定稿，有批復(fù)但是沒有請示，有上文卻沒有下文，因此很多檔案并不能表示單位活動的全過程。在檔案收集工作中，對于一個機關(guān)的檔案，應(yīng)該集中保存在某一個機關(guān)檔案室中，同時對于一個全宗的檔案，也應(yīng)該集中存放。

2 完善檔案收集工作的措施

現(xiàn)如今，制約檔案收集工作的因素主要有兩點，分別為內(nèi)部因素和外部因素，然而最為重要的因素是檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)較低。因此，為了提高檔案收集工作水平，檔案工作人員應(yīng)該努力提高自身職業(yè)素質(zhì)，掌握并會熟練運用各種檔案收集辦法，對檔案的形成過程進行全方位管理。

2.1 建立健全歸檔制度，強化檔案管理

在檔案管理部門對檔案進行收集、指導(dǎo)、檢查過程中，歸檔制度十分關(guān)鍵。因此，檔案管理部門必須嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律，并且綜合考慮本單位實際情況，建立健全歸檔制度。通過實踐研究，在檔案工作中，如果沒有行之有效的歸檔制度，則很難提高檔案工作的完整性和準確性，而且還會在一定程度上制約檔案的合理利用。

2.2 加強檔案工作的宣傳，增強檔案收集意識

為了做好檔案收集工作，必須加強宣傳教育，提高人們對于檔案管理工作重要性的認識程度。新時期，隨著信息化時代的到來，檔案信息的收集和利用越來越重要，其中，檔案利用服務(wù)更是逐漸成為檔案工作的重點。因此，必須對檔案工作加強宣傳，使人們都能夠清晰的認識到檔案收集工作的重要性，在日常工作中重視檔案的收集和管理。檔案收集工作的有效進行與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，如果不能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，則很難保障檔案收集工作的正常進行。因此，必須采取有效措施，使領(lǐng)導(dǎo)能夠意識到檔案收集工作的重要性，落實相關(guān)規(guī)章制度，促進檔案收集工作水平的提高。

2.3 加強檔案管理人員培訓(xùn)，全面提高其素質(zhì)

在歸檔工作中，檔案工作人員是檔案資料收集的主體，為了提高檔案收集率，有效利用檔案，必須全面提高檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量。檔案管理工作系統(tǒng)性較強、復(fù)雜程度較高，在日常工作中，檔案工作人員往往容易產(chǎn)生負面情緒。因此，檔案管理部門應(yīng)該加強對于檔案管理人員的心理引導(dǎo)，疏導(dǎo)其不滿情緒，增加其工作積極性，廣泛收集各種檔案資料。另外，由于檔案工作的專業(yè)性很強，因此，檔案工作人員應(yīng)該具備較高的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能提升檔案管理工作水平。由此可見，在日常工作中，單位應(yīng)該根據(jù)實際情況，對檔案管理工作人員加強培訓(xùn)教育，突出工作重點，提升檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)。

2.4 科學(xué)地、有計劃、有目的地開展檔案收集工作

為了促進檔案工作朝向規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，單位應(yīng)該采用科學(xué)有效的檔案管理手段，同時檔案工作人員也需要結(jié)合實踐經(jīng)驗，建立健全檔案工作標(biāo)準，確保檔案收集工作能夠有序進行。為了有效提高檔案質(zhì)量，必須結(jié)合檔案收集工作的特點開展相關(guān)工作，具體應(yīng)該做到以下幾點：①一旦獲得價值較高的檔案資料，就應(yīng)該及時制定檔案收集計劃，然后根據(jù)計劃開展檔案收集工作；②確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，這也是檔案日常維護最為重要的基礎(chǔ)，如果檔案殘缺不全或者雜亂無章，則其收集價值和應(yīng)用價值也會大大降低。因此，在檔案收集工作中，應(yīng)使每份收集的檔案不僅在種類、內(nèi)容上齊全完整，同一類、同一項活動的檔案也應(yīng)當(dāng)是一個有機整體，不應(yīng)破壞檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案收集工作在整個檔案管理中具有十分重要的作用，也是檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，現(xiàn)如今，在進行檔案收集管理中，應(yīng)及時找出檔案收集工作中的難點，秉持認真負責(zé)的工作態(tài)度做好檔案收集和管理工作，使其能夠發(fā)揮自身價值。

[1]張向春.檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2010（5）：51～52.

G272.2

A

1004-7344（2016）09-0012-01

2016-2-18

梁建寧（1978-），女，助理工程師，本科，主要從事檔案管理工作。