信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用研究

袁利華

（重慶東原房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 重慶市江北區(qū) 400021）

信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用研究

袁利華

（重慶東原房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 重慶市江北區(qū) 400021）

近年來我國(guó)的房地產(chǎn)行業(yè)日新月異，迅猛發(fā)展，但房地產(chǎn)檔案管理卻依舊處于傳統(tǒng)落后的事物管理階段，弊端逐漸暴露，已經(jīng)不能夠適應(yīng)高速發(fā)展的房地產(chǎn)行業(yè)了。因此，改革檔案管理工作方式也顯得更加迫切了。信息化時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理檔案才是明智的選擇。本文從現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的原則、思路和注意事項(xiàng)，以期提高房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理的效率。

房地產(chǎn)；檔案管理；信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

1 目前房地產(chǎn)檔案管理工作中主要存在的問題

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理形式是實(shí)物管理，信息化網(wǎng)絡(luò)化的今天仍未走出傳統(tǒng)模式，存在著許多問題。由于檔案資料的時(shí)間跨度比較大，管理要求又比較高，所以管理工作比較難。然而現(xiàn)階段的檔案管理人員的管理能力不夠，綜合素質(zhì)不高，無法完全勝任高難度的管理工作，所以工作過程中產(chǎn)出會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。目前房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.1 房地產(chǎn)檔案保管的完整性比較低

在傳統(tǒng)的實(shí)物檔案模式下，受制于多種主客觀因素，房地產(chǎn)檔案上的資料信息時(shí)常發(fā)生混亂或殘缺現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案又不能長(zhǎng)期保存，因此管理起來非常不便，存在極大的缺失風(fēng)險(xiǎn)，檔案的完整性不高。

1.2 房地產(chǎn)檔案載體質(zhì)量不一

房地產(chǎn)檔案的時(shí)間跨度很大，它們由不同的時(shí)間段的檔案資料構(gòu)成。不同時(shí)期的檔案所選用的儲(chǔ)存載體有可能不同。有些檔案采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載形式，由于紙張質(zhì)量不同，在相對(duì)的時(shí)間里就會(huì)出現(xiàn)有的保存完好，而有的因?yàn)橘|(zhì)量問題，使記錄的信息失色、模糊甚至丟失，這樣大大增加檔案管理難度。

1.3 房地產(chǎn)檔案保管的載體不夠多樣化

就現(xiàn)狀來看，紙質(zhì)檔案仍舊是主體，都不利于長(zhǎng)久儲(chǔ)存。但是有些資料需要用特殊的載體來儲(chǔ)存，目前的房地產(chǎn)行業(yè)并沒有做到多樣化儲(chǔ)存檔案，形式過于單一。

1.4 房地產(chǎn)檔案的收集途徑較少

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，房地產(chǎn)檔案資料的收集的途徑不多，主要是由相關(guān)部門之間的交接來實(shí)現(xiàn)的。而且檔案信息的共享度較低，無法收集到其他資料，如涉及房產(chǎn)登記的資料。

1.5 房地產(chǎn)檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤較多

傳統(tǒng)的檔案管理工作的操作手段比較落后，管理人員的管理能力和綜合素質(zhì)又不夠高，難以完好地保存檔案資料。因此，檔案管理過程中常常發(fā)生這樣或那樣的失誤，管理質(zhì)量較低。

2 房地產(chǎn)檔案管理構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)該遵循的原則

顯然，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在諸多弊端，迫切地需要改善管理方法，來適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)行業(yè)的迅猛發(fā)展。利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已成為不二之選。

2.1 便捷性原則

城市建設(shè)不斷發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展速度也是驚人的，每天都有成千上萬的人在進(jìn)行著房地產(chǎn)交易。越來越多的人需要查閱房地產(chǎn)檔案資料，為了方便查閱，房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建應(yīng)該以便捷性作為首要原則，確保人們能夠快速、準(zhǔn)確地查閱資料。

2.2 系統(tǒng)性原則

眾所周知，房地產(chǎn)檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，牽涉的部門較多，有時(shí)部門間的工作不能互相配合，工作環(huán)節(jié)滯塞，信息共享度較低，工作效率因此大大降低[2]。在構(gòu)建房地產(chǎn)檔案信化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)該著重考慮到系統(tǒng)性的原則，將房地產(chǎn)登記和管理等工作的各個(gè)環(huán)節(jié)各項(xiàng)流程中所包含的檔案資料信息全部錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，并且及時(shí)更新數(shù)據(jù)。這種系統(tǒng)性的管理平臺(tái)，更便于檔案的分類、檢索、查閱工作。

2.3 規(guī)范性原則

正因?yàn)闄n案管理工作繁瑣復(fù)雜，所以更需要規(guī)范化的操作流程。只有制定出標(biāo)準(zhǔn)化的管理辦法，并要求所有管理人員嚴(yán)格執(zhí)行，按照規(guī)范化的要求分類歸檔房地產(chǎn)檔案資料，并將信息及時(shí)錄入更新，才能保證管理工作有序地開展。

2.4 安全性原則

房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能為檔案管理工作帶來諸多便利，但是將檔案管理工作系于一身，也必然會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，因此必須保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全性。一方面，檔案管理的機(jī)房一定要做好防火防盜的安全舉措，定期維護(hù)硬件設(shè)施。另一方面，信息的保密工作一定要予以高度的重視，建立起權(quán)責(zé)分明的工作責(zé)任機(jī)制；還要及時(shí)備份檔案資料，避免意外丟失；維護(hù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的系統(tǒng)安全，設(shè)置防火墻，阻止電腦病毒破壞平臺(tái)盜竊數(shù)據(jù)。

3 構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作思路

構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是檔案管理工作的重大改革，此舉事關(guān)重大，不可掉以輕心，一定要有科學(xué)的規(guī)劃和思路。

3.1 加大對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度

構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化，需要基礎(chǔ)設(shè)施的保障。相關(guān)部門應(yīng)該加大投入力度，更換并增加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，改善機(jī)房環(huán)境，擴(kuò)大機(jī)房面積，為現(xiàn)代化、信息化的管理工作提供優(yōu)良的設(shè)施條件。

3.2 構(gòu)建完整的房地產(chǎn)檔案資料分析系統(tǒng)

房地產(chǎn)檔案管理工作不僅需要為房地產(chǎn)交易方提供可查閱的檔案資料，還需要配合宏觀調(diào)控房地產(chǎn)交易市場(chǎng)相關(guān)職能部門，對(duì)檔案資料進(jìn)行分析研究，并作出科學(xué)的決策。這關(guān)系到房地產(chǎn)行業(yè)能否健康發(fā)展，保持供需平衡，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。因此，在構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，一定要建立起配套的資料分析系統(tǒng)。

3.3 提高房地產(chǎn)檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，光靠先進(jìn)的硬件設(shè)施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，管理人員必須提升自己的理論知識(shí)和專業(yè)技能，否則再先進(jìn)再完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)也會(huì)失去效用，檔案管理工作還是漏洞百出。因此，檔案管理部門應(yīng)該采取有效措施保證管理人員的專業(yè)性，這對(duì)高質(zhì)量的檔案管理工作來說是非常重要的[3]。檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，熟練掌握入職培訓(xùn)中的理論知識(shí)和工作技能，在日常工作中，與同事多多互動(dòng)交流，分享心得和經(jīng)驗(yàn)。另外，管理人員還有緊跟時(shí)代的步伐，掌握自動(dòng)化辦公技能，使自己能夠熟練運(yùn)用房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3.4 推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，是建立信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的必然結(jié)果。開設(shè)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案館，積極推動(dòng)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，可以極大地便利民眾，方便資料檢索和查閱。當(dāng)然，在數(shù)字化進(jìn)程中，還需要注意部分信息的保密工作。僅供內(nèi)部人員使用的數(shù)據(jù)信息，不可對(duì)外開放。

3.5 建全房產(chǎn)檔案資料收集系統(tǒng)

實(shí)物檔案的傳統(tǒng)檔案管理模式下，許多房地產(chǎn)檔案的資料信息都不很完善，普遍存在缺失現(xiàn)象。改革工作中，應(yīng)該使房地產(chǎn)檔案的相關(guān)部門之間進(jìn)行密切配合、分工協(xié)作，將所有房地產(chǎn)交易過程中涉及到的資料信息都分門別類地錄入信息系統(tǒng)，并時(shí)刻關(guān)注信息更新進(jìn)度，保證數(shù)據(jù)的新鮮度，構(gòu)建全方面的房產(chǎn)檔案資料收集系統(tǒng)。

4 房地產(chǎn)檔案管理構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)注意的事項(xiàng)

從房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來看，自動(dòng)化和信息化的檔案管理改革已經(jīng)勢(shì)不可擋，構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也是應(yīng)時(shí)而生。改革的過程，總需要我們謹(jǐn)慎對(duì)待，小心行事，保證改革的平穩(wěn)進(jìn)行。在構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)過程中有一些事項(xiàng)應(yīng)該注意。

4.1 要對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行加密

有些機(jī)密的房地產(chǎn)檔案資料只有內(nèi)部人員有查閱的權(quán)限，不能公之于眾，所以保密工作一定要到位。管理人員應(yīng)該注意，在上傳檔案資料信息時(shí)，要將公開信息與內(nèi)部信息加以區(qū)別，內(nèi)部信息需要進(jìn)行文件加密，非工作人員不得查看。

4.2 限制房地產(chǎn)檔案資料文件的對(duì)外傳輸

公開信息可以對(duì)外開放，以供有需要的用戶借閱，但是借閱前必須得到管理人員的許可，且文件不允許外傳或復(fù)制。管理人員應(yīng)該向前來查閱的用戶講明檔案借閱管理規(guī)定，不可以放任用戶隨意泄漏檔案資料信息。

4.3 嚴(yán)格執(zhí)行限時(shí)瀏覽這一舉措

有需要的用戶可以登錄房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)去查閱資料，但是必須要事先從管理人員處申請(qǐng)到瀏覽權(quán)限后，方可查閱。管理人員應(yīng)給檔案文件設(shè)定瀏覽時(shí)限，若用戶瀏覽時(shí)長(zhǎng)超過時(shí)限，則應(yīng)被禁止訪問[4]。

4.4 房地產(chǎn)檔案資料要及時(shí)的錄入、更新

房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，每天都有大量新的資料產(chǎn)生。為了保證檔案資料的完整度，方便內(nèi)部管理人員及用戶查閱檔案信息，協(xié)助相關(guān)職能部門的分析研究工作，檔案資料的錄入和更新一定要及時(shí)，保證信息的新鮮度。這樣，房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)才能發(fā)揮它的效用。

5 結(jié)束語

在以實(shí)物檔案管理為主的傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理工作中，存在著許多缺陷。在如今高速發(fā)展的房地產(chǎn)市場(chǎng)背景下，這些缺陷越來越多的暴露在工作中，給檔案管理工作帶來了許多不便之處，越來越無法適應(yīng)現(xiàn)代房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)給這一局面帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，將信息技術(shù)應(yīng)用于房產(chǎn)交易領(lǐng)域，是房地產(chǎn)管理行業(yè)在現(xiàn)代化信息化管理上作出的重大嘗試。房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，必將彌補(bǔ)傳統(tǒng)實(shí)物檔案管理工作中的不足，使得管理效率大大提高。因此，積極推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]蔣瑛.信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，01：109～110+113.

[2]路鳳英，謝怡，高婷.網(wǎng)絡(luò)管理視角下的檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)踐行研究[J].檔案學(xué)通訊，2012，01：73～76.

[3]于杰.淺談數(shù)字化技術(shù)在房產(chǎn)檔案中的運(yùn)用[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015：1.

[4]王姝.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房地產(chǎn)檔案的管理創(chuàng)新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015：1.

G270.7

A

1004-7344（2016）18-0003-02

2016-6-1

袁利華（1973-），女，中級(jí)，大學(xué)，主要從事房地產(chǎn)公司檔案管理工作。