淺談高校辦公室學(xué)生助理的培養(yǎng)

劉艷芬

摘要：現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展，一切都以速度為先，工作上手快慢成為考驗(yàn)剛畢業(yè)的大學(xué)生的第一道關(guān)卡。高校采取了很多方式鍛煉學(xué)生的實(shí)踐技能，學(xué)生助理成為培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要平臺(tái)。本文通過(guò)學(xué)生助理的選拔與技能鍛煉，探討培養(yǎng)優(yōu)秀學(xué)生助理的方法。

關(guān)鍵詞：學(xué)生助理；人才培養(yǎng)；實(shí)踐

學(xué)生助理，是指長(zhǎng)期協(xié)助或者幫助高校相關(guān)部門(mén)或老師開(kāi)展某項(xiàng)工作的學(xué)生。學(xué)生助理在老師的指導(dǎo)下開(kāi)展工作，廣泛參與到學(xué)校教學(xué)管理的各個(gè)方面，對(duì)學(xué)校的管理、建設(shè)和發(fā)展起著積極作用。同時(shí)學(xué)生助理通過(guò)協(xié)助老師處理日常辦公室事務(wù)，可以提高對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)際操作能力、強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)能力，鍛煉綜合素質(zhì)。

一、學(xué)生助理的選拔

學(xué)生助理一般通過(guò)教師推薦或者公開(kāi)招聘兩種方式進(jìn)行選拔。以中山大學(xué)新華學(xué)院為例，在二級(jí)管理體制下，由各辦公室按需自行招聘，一般都以本系學(xué)生為主要招聘對(duì)象，綜合考慮學(xué)生素質(zhì)、年級(jí)、家庭條件等情況進(jìn)行選擇。

各系辦公室助理一般有4名至10名不等，從本系一至三年級(jí)進(jìn)行選拔，由高年級(jí)的學(xué)生任負(fù)責(zé)人，協(xié)助辦公室老師進(jìn)行日常事務(wù)的處理。學(xué)生來(lái)自本系有兩個(gè)好處：一方面，老師對(duì)本系的學(xué)生較為了解，能夠挑選到合適的學(xué)生；另一方面，學(xué)生對(duì)本系的各項(xiàng)規(guī)章制度、專(zhuān)業(yè)設(shè)置等都比較了解，能夠較快和較好的開(kāi)展工作。從大一年級(jí)開(kāi)始培養(yǎng)，一般工作到大三年級(jí)，有助于學(xué)生快速融入大學(xué)生活，同時(shí)也保證了助理的連續(xù)性、工作的熟練度，減少出錯(cuò)的幾率。

二、基本辦公技能的培養(yǎng)

1.明確助理職責(zé)

辦公室的工作瑣碎且基本固定，因此需要助理做的事情也相對(duì)固定，助理人職后的第一件事就是明確自己的職責(zé)。一般入職后會(huì)有一個(gè)較為全面的培訓(xùn)，皆為歷年來(lái)助理工作的總結(jié)，明確每個(gè)助理需要做的事情，包括文件遞送、領(lǐng)取、整理；數(shù)據(jù)、資料的核對(duì)；日常行政事務(wù)的處理等等。由老帶新，快速幫助新助理熟悉工作。同時(shí)培養(yǎng)學(xué)生守時(shí)、守規(guī)則的習(xí)慣。

2.基本辦公設(shè)備的使用

現(xiàn)代社會(huì)，絕大多數(shù)學(xué)生從小就開(kāi)始接觸電腦，對(duì)各種電子設(shè)備的運(yùn)用比較純熟，而很多學(xué)生助理來(lái)自貧困家庭，電腦基本技能的運(yùn)用稍弱，需要加以培訓(xùn)。辦公設(shè)備和辦公軟件的運(yùn)用是學(xué)生助理必須具備的技能。從打印機(jī)、復(fù)印機(jī)到電腦各種軟件的下載，文字、表格、圖像的處理，都要進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，學(xué)生助理在初步掌握后必須不斷學(xué)習(xí)新的技能，以應(yīng)付越來(lái)越多樣化的辦公室事務(wù)。

3.禮儀培訓(xùn)

學(xué)生助理禮儀培訓(xùn)主要是指著裝禮儀、接聽(tīng)電話(huà)的禮儀、來(lái)訪接待以及會(huì)議禮儀等。在日常工作中，運(yùn)用最多的就是電話(huà)禮儀，因此，要培養(yǎng)學(xué)生助理學(xué)會(huì)接聽(tīng)電話(huà)，禮貌問(wèn)明找哪位老師，如果老師不在，是否需要留言或者回電話(huà)，并做好相關(guān)記錄，及時(shí)報(bào)告給老師，學(xué)生助理間要做好交接。此外，學(xué)生助理也需要協(xié)助老師與其他部門(mén)的老師溝通、到其他部門(mén)遞送材料等，因此在人際交往的禮儀方面需要進(jìn)行培訓(xùn)和鍛煉。

三、實(shí)踐能力的鍛煉

1.自我管理能力

學(xué)生助理在安排好自己學(xué)習(xí)、生活之外還有助理工作，因此需要本身具有較強(qiáng)的自我管理能力，處理好學(xué)習(xí)、工作、生活三者的關(guān)系。

2.溝通協(xié)調(diào)能力

在助理工作中，經(jīng)常需要團(tuán)隊(duì)共同完成工作，或者需要與其他部門(mén)進(jìn)行溝通，如遞送文件到其他部門(mén)等，一方面鍛煉了學(xué)生的膽量，另一方面也需要學(xué)生有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)、溝通能力，調(diào)查顯示，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的學(xué)生助理工作，大多數(shù)學(xué)生助理的溝通能力都有很大的提升。

3.文字理解與語(yǔ)言表達(dá)能力

學(xué)生助理在日常工作中不但有較多與其他部門(mén)溝通交流的機(jī)會(huì)，還有較多接觸各種公文的機(jī)會(huì)，有助于培養(yǎng)學(xué)生嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言表達(dá)能力，同時(shí)助理還會(huì)幫助辦公室老師撰寫(xiě)簡(jiǎn)單的文案等，鍛煉了文字表達(dá)能力。

四、完善學(xué)生助理管理制度，促進(jìn)高校與學(xué)生雙贏

1.建立完善的招聘、培訓(xùn)、考核制度

目前學(xué)生助理招聘還存在一定的隨意性，要將招聘面試等方式引入助理選拔的過(guò)程，制作崗位說(shuō)明書(shū)，完善招聘流程；搭建統(tǒng)一的招聘管理平臺(tái)，向全校學(xué)生發(fā)布信息。建立較為完備的培訓(xùn)和考核制度，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

2.搭建助理學(xué)習(xí)交流平臺(tái)

搭建一個(gè)全校性的助理學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，定期為助理提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，讓所有的助理能夠在一起互相認(rèn)識(shí)、交流、學(xué)習(xí)，不僅可以提高助理的工作技能，還能提高助理的辦事效率。

學(xué)生助理參與學(xué)校工作，有效實(shí)現(xiàn)了學(xué)生、教師和學(xué)校之間的良性互動(dòng)，彌補(bǔ)高校人力資源不足的缺陷；同時(shí)學(xué)生助理工作為學(xué)生個(gè)人能力的提升搭建了一個(gè)很好的平臺(tái)，各方面能力都得到了鍛煉，使學(xué)生畢業(yè)后能更快地適應(yīng)職場(chǎng)生活。