地質(zhì)煤田檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑探究

王玥

東北煤田地質(zhì)局一○三勘探隊(duì)

地質(zhì)煤田檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑探究

王玥

東北煤田地質(zhì)局一○三勘探隊(duì)

地質(zhì)煤田檔案是記錄地質(zhì)勘探信息的主要載體，主要是記錄煤田勘探日常工作事宜，真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的地質(zhì)煤田檔案不僅有助于對以往勘測工作進(jìn)行總結(jié)分析，還能夠給今后勘測工作提供借鑒作用，對工業(yè)發(fā)展規(guī)劃來說具有重要意義。在當(dāng)前數(shù)字信息化技術(shù)飛速發(fā)展時(shí)代下，地質(zhì)煤田檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢，加大管理數(shù)字化建設(shè)，從而顯著提升地質(zhì)煤田檔案管理效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

地質(zhì)煤田；檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)路徑

現(xiàn)階段，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始滲透到社會行業(yè)的方方面面，而地質(zhì)煤田檔案管理工作也受益匪淺，數(shù)字化檔案管理不僅能夠減小空間浪費(fèi)，還能夠不受時(shí)間、地域和空間的限制，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)煤田檔案信息實(shí)時(shí)共享，而數(shù)字化檔案帶來的便捷性也一目了然。對此，一些還尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的煤田地質(zhì)局應(yīng)及時(shí)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入到地質(zhì)煤田檔案管理中，這不僅是信息時(shí)代下地質(zhì)煤田檔案管理的全新發(fā)展方向，同時(shí)也是提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案規(guī)范化管理的重要舉措。

一、地質(zhì)煤田管理數(shù)字化建設(shè)問題

首先是檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備欠缺。部分煤田地質(zhì)局并沒有設(shè)置有獨(dú)立的檔案管理室，即便設(shè)有檔案室也僅僅只是一些簡單的櫥柜、桌椅組成，先進(jìn)的信息設(shè)備較為欠缺，硬件設(shè)施難以滿足地質(zhì)煤田管理數(shù)字化建設(shè)需求。而部分單位即便是配備有數(shù)字化設(shè)備，但由于單位并未對管理人員操作技能進(jìn)行培訓(xùn)，因而難以提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)程度。其次是缺乏全面通用的系統(tǒng)信息平臺。檔案管理數(shù)字化管理平臺之間具有一定差異，不同部門所使用的系統(tǒng)平臺有所區(qū)分，規(guī)格也各不相同，因而軟件開發(fā)系統(tǒng)也不同。由于缺乏全面通用的系統(tǒng)信息平臺，不能在最短時(shí)間內(nèi)對檔案資料進(jìn)行歸檔，限制了檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。最后是檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊?，F(xiàn)階段很多地質(zhì)煤田檔案管理人員都并非是專業(yè)檔案管理技術(shù)人員，且在檔案管理工作者也大都身負(fù)多職，工作任務(wù)繁重。一些年長檔案工作者雖說專業(yè)技能高、經(jīng)驗(yàn)豐富，但欠缺信息技術(shù)知識，而年輕工作者雖說電子計(jì)算機(jī)技術(shù)知識水平較高，但對管理工作相關(guān)內(nèi)容了解甚少，人員素質(zhì)也是限制檔案數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要原因。

二、加快地質(zhì)煤田檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

（一）完善檔案目錄搜索信息數(shù)據(jù)庫

進(jìn)一步落實(shí)《地質(zhì)煤田資料檔案著錄細(xì)則》，按照數(shù)字化地質(zhì)煤田資料目錄數(shù)據(jù)庫收錄要求，結(jié)合地質(zhì)煤田檔案信息技術(shù)手段，盡可能實(shí)現(xiàn)地質(zhì)煤田檔案管理目錄搜索數(shù)據(jù)庫的完善，構(gòu)建開發(fā)信息化與數(shù)字化相結(jié)合的地質(zhì)煤田檔案目錄檢索體系，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)煤田檔案的計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)。實(shí)施地質(zhì)煤田檔案資料的合理應(yīng)用，顯著提高地質(zhì)煤田資料認(rèn)知、資源勘查和地質(zhì)煤田探測水平[1]。同時(shí)，提高現(xiàn)有地質(zhì)煤田檔案利用率，增強(qiáng)資源勘查、收錄技術(shù)和地質(zhì)煤田檔案信息資料的研究開發(fā)能力，充分發(fā)揮地質(zhì)煤田檔案資料在實(shí)際運(yùn)用中的作用。

（二）構(gòu)建管理體系并建立信息數(shù)據(jù)

結(jié)合地質(zhì)煤田局實(shí)際情況構(gòu)建出具有較高實(shí)用性、便捷性和可行性的數(shù)字化檔案管理體系，能夠?qū)Φ刭|(zhì)煤田檔案管理動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行全面監(jiān)測，進(jìn)而有效對檔案工作進(jìn)行調(diào)查、總結(jié)和分析，全面提高地質(zhì)煤田局檔案管理工總質(zhì)量。制定地質(zhì)煤田檔案數(shù)字化服務(wù)體系和查詢系統(tǒng)，能夠及時(shí)為局內(nèi)各項(xiàng)工作的開展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。此外，還應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，在遵循國家相關(guān)部門文獻(xiàn)檔案數(shù)字化管理共組要求的基礎(chǔ)上，有目的性、有重點(diǎn)的對紙質(zhì)檔案實(shí)施全文信息數(shù)據(jù)掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄形式，并在計(jì)算機(jī)中存檔，建立有相應(yīng)電子文檔編號，以便于今后工作中能夠及時(shí)查閱。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的優(yōu)點(diǎn)是為使用者提供便捷、高效的檔案服務(wù)，這樣使用者在需要閱讀檔案資料時(shí)便不需進(jìn)行文本目錄檢索，只需要在數(shù)據(jù)庫中輸入檔案編號即可快速閱讀到需要的檔案資料，這在一定程度上提高了地質(zhì)煤田檔案服務(wù)質(zhì)量，并有利于檔案的開發(fā)運(yùn)用，同時(shí)還能夠顯著提高檔案資料的使用期限。

（三）加快檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)地質(zhì)煤田檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，只有硬件設(shè)備配置到位才能夠確保數(shù)字化的開展，可以說基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。當(dāng)前，大多數(shù)地質(zhì)煤田局在檔案管理數(shù)字化建設(shè)上都取得了一定成果，但仍舊有部分地區(qū)在硬件設(shè)施配備上較為欠缺。對此，地質(zhì)煤田局應(yīng)及時(shí)配備檔案信息化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。另外，還要依照國家檔案管理數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，針對檔案管理具體內(nèi)容重點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)軟件的研發(fā)和推廣應(yīng)用，為確保檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造條件[2]。

（四）重視檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)

地質(zhì)煤田檔案數(shù)字化建設(shè)具有較高技術(shù)性，對檔案管理人員專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)技術(shù)及綜合素質(zhì)都有一定要求，檔案管理人員除了要具備有專業(yè)檔案管理理論知識和管理技巧之外，還必須有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等知識來確保檔案管理的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。首先，地質(zhì)煤田局應(yīng)打造一支同時(shí)兼?zhèn)涔芾碇R和信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，重視對單位檔案管理骨干人才的培養(yǎng)，以此來滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求[3]。其次，是要做好在職人員培訓(xùn)教育，對局內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)干部、骨干人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，提升其數(shù)字化建設(shè)意識。同時(shí)在局內(nèi)開展不同形式的培訓(xùn)交流會，創(chuàng)設(shè)良好數(shù)字化建設(shè)環(huán)境。最后，是要積極引入先進(jìn)復(fù)合型人才，并努力打造優(yōu)良工作環(huán)境，盡可能留住人才，讓引入人才能夠?yàn)榈刭|(zhì)煤田檔案數(shù)字化建貢獻(xiàn)力量。

三、結(jié)語

總而言之，地質(zhì)煤田檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必須要從源頭上做起，不僅要樹立正確數(shù)字化建設(shè)理念，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還要構(gòu)建完善的地質(zhì)檔案目錄搜索信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)重視數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)，全方位提高地質(zhì)煤田檔案管理質(zhì)量和檔案利用價(jià)值，為地方資源規(guī)劃提供重要指導(dǎo)作用。

[1]吳蘭平.如何提升煤田地質(zhì)檔案管理水平[J].商，2016，（25）：67.

[2]鄭紅.煤田地質(zhì)檔案管理初探[J].蘭臺內(nèi)外，2014，（03）：57.

[3]張葳.檔案信息化管理的三點(diǎn)思考[J].信息化建設(shè)，2015，（12）：243.