淺析高校檔案信息化建設(shè)

劉萍

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

淺析高校檔案信息化建設(shè)

劉萍

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化管理水平已經(jīng)成為決定組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。在信息化時(shí)代，我國(guó)高校檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。然而，現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理中存在一些問題，阻礙了檔案管理的良性發(fā)展。本文通過深入的調(diào)查研究，對(duì)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的推廣和使用，以探求高校檔案數(shù)字化管理的方法途徑，努力實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新、體制機(jī)制創(chuàng)新、方式方法創(chuàng)新，力求為提高高校干部檔案數(shù)字化管理水平提供借鑒和參考。

高校檔案；信息化建設(shè)

一、信息時(shí)代下高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）由以實(shí)體管理為主轉(zhuǎn)向以人力資本管理為主

傳統(tǒng)的檔案管理強(qiáng)調(diào)實(shí)體管理，檔案管理的重心放在檔案資料上，注重檔案資料的收集、整理、使用等。而隨著信息化時(shí)代的到來，高校檔案管理開始重視人的價(jià)值，強(qiáng)調(diào)以人為本，重視檔案使用者的需求，突出檔案管理者的主體作用，在檔案管理過程中充分發(fā)揮檔案管理中的工作積極性和主觀能動(dòng)性，檔案管理工作已經(jīng)從以檔案資料等實(shí)體管理為主轉(zhuǎn)向以檔案使用者、檔案管理者等人力資本管理為主。

（二）由經(jīng)驗(yàn)管理為主轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)媒體化管理為主

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠檔案管理者的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，隨著信息化時(shí)代的到來，檔案資料的數(shù)量急劇增大，傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求。在信息化時(shí)代，要充分利用科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化媒體管理，提升檔案信息資源的收集、整理效率，為檔案資源使用者提供符合要求的檔案資源。

（三）由區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向全面化管理

高校檔案資料是高校的重要信息資源，其開發(fā)利用對(duì)于高校意義重大。因此，高校檔案管理必須由區(qū)域化管理向全面化管理轉(zhuǎn)化，提高檔案信息資源的使用效率，實(shí)現(xiàn)信息充分共享。一方面，同部門之間要建立有效的溝通機(jī)制，能通過網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行檔案信息的共享和互通。另一方面，要在整個(gè)高校建立網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的溝通機(jī)制，保持各部門、系統(tǒng)的有效交流，建立起高校檔案室與圖書館、機(jī)要室、網(wǎng)絡(luò)中心連接的全校聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

二、目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）管理制度不夠完善

高校檔案雖然也建立了一些檔案管理的規(guī)章制度，但卻并沒有形成系統(tǒng)的制度體系，檔案管理者在檔案信息資源的收集、整理和傳遞過程中沒有明確的制度進(jìn)行指導(dǎo)。

（二）檔案管理環(huán)境差

人事檔案在管理的過程中，對(duì)實(shí)物材料保存的環(huán)境在從溫度到濕度都有一定的技術(shù)要求，在調(diào)研過程中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位存在檔案管理材料隨意亂放，隨意損壞的現(xiàn)象。缺少必要的防潮、防高溫、防光、防蛀等設(shè)備。一些檔案由于長(zhǎng)時(shí)間強(qiáng)陽光照射，已經(jīng)褪色，一些檔案受潮變形。

（三）檔案的文件材料不規(guī)范

《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求：檔案材料的載體使用16開型(長(zhǎng)260毫米，寬184毫米)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20—25毫米裝訂邊。由于對(duì)檔案文件所用的紙張沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案資料的歸檔和裝訂出現(xiàn)困難，很多檔案資料不能及時(shí)的進(jìn)行歸檔。

（四）管理人員的專業(yè)水平偏低

檔案管理工作是一項(xiàng)較為繁復(fù)的工作，需要有一定的專業(yè)素養(yǎng)的人才能勝任。并且在信息化建設(shè)中，檔案管理人員需要對(duì)信息技術(shù)有一定的了解。然而，現(xiàn)階段高校的檔案管理人員的專業(yè)水平普遍偏低，既熟練檔案管理工作又熟悉信息化管理的人才更是少之又少，阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（五）管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)信息化質(zhì)量不高

近年來很多高校都進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，然而大部門高校都是把信息化建設(shè)重心放在初期的信息化系統(tǒng)構(gòu)建上，卻忽略了之后對(duì)數(shù)據(jù)庫的更新和維護(hù)上，這就造成了數(shù)據(jù)庫信息的質(zhì)量不高，影響了檔案信息系統(tǒng)的使用效率。

三、信息時(shí)代下做好高校檔案管理工作的對(duì)策分析

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作媒體化重要性的認(rèn)識(shí)

高校檔案管理是為高校各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)的，要做好檔案服務(wù)工作，離不開高校領(lǐng)導(dǎo)的支持。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案工作媒體化的重要性，并在人、財(cái)、物上給其大力的支持。同時(shí)，要要積極開展檔案工作媒體化的宣傳，樹立全員檔案意識(shí)。

（二）依法治檔，建立健全媒體化檔案管理制度

健全的檔案管理制度是做好檔案信息化建設(shè)的制度保障，因此要建立和完善檔案管理制度。同時(shí)，要保證制度的執(zhí)行和落實(shí)，在日常工作中加強(qiáng)制度執(zhí)行的檢查和監(jiān)督，對(duì)于違反制度的行為及時(shí)予以糾正和懲處，并把檔案管理工作納入管理人員的績(jī)效考核范圍，從行政制度上促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）加強(qiáng)新媒體環(huán)境下檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

1、職業(yè)道德教育

首先，要落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，幫助檔案管理者樹立正確的思想理念和政治理念，使檔案管理者具有堅(jiān)定的政治信念和嚴(yán)明的政治紀(jì)律。其次，要培養(yǎng)檔案管理者的工作熱情，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。最后，要樹立為人民服務(wù)的服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，要堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)。檔案資料是對(duì)歷史的客觀記錄，因此在檔案資料的收集和整理中要最大程度的保持檔案的原貌，保證檔案的真實(shí)性和完整性。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)提升

檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重新知識(shí)和新技能的學(xué)習(xí)，特別是與檔案管理息息相關(guān)的信息技術(shù)，只有這樣，才能解決新時(shí)期檔案工作發(fā)展中面臨的新情況、新問題。

3、拓展人才資源

隨著信息化時(shí)代的到來，對(duì)高校檔案工作者提出更高的要求。因此，要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，做好檔案管理工作，檔案管理者既要熟練檔案管理方面的知識(shí)和技能，也要具有較強(qiáng)的創(chuàng)新精神。既要熟練掌握檔案管理工作的工作流程，也要熟悉信息技術(shù)，數(shù)據(jù)庫信息檢索等與現(xiàn)代化檔案管理密切相關(guān)的知識(shí)和技能，適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。

[1]趙淑琴.論新時(shí)期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求[J].沿海企業(yè)與科技，2005，（10）

[2]楊軍.實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的途徑[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2007，（6）

[3]盧華麗.高校檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（12）

[4]王曉珠,袁洪.高校檔案管理探索[M].云南大學(xué)出版社，2011