農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理方面的問題研究

張英妹

[摘 要]檔案管理是農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)管理工作的重要內(nèi)容，也是順利和有效開展農(nóng)業(yè)科研工作的重要保障。隨著我國農(nóng)業(yè)科研體制改革的不斷深入，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理中的一些問題開始暴露出來，需要相關(guān)部門加強研究，積極創(chuàng)新檔案管理的傳統(tǒng)思路，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理的新模式。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)；檔案管理；電子檔案；檔案開發(fā)

[中圖分類號]F324.3 [文獻標識碼]A

農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科研工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱。加強對農(nóng)業(yè)科研檔案的管理，是當前農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)管理工作的重點，但是由于受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，電子檔案的建設(shè)相對滯后，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不是很強，這都在一定程度上限制了農(nóng)業(yè)科研檔案科研保障功能的發(fā)揮。因此，必須進一步加強農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理工作，增強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的規(guī)范性、標準型、先進性和有效性，進而更好的服務(wù)農(nóng)業(yè)科研工作的具體實踐。

1 農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄

農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的科研檔案，需要檔案管理人員與科研人員的共同配合才能有效建立。但是有些農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理人員，是由單位內(nèi)部的行政人員兼任的，有的單位甚至沒有檔案管理的專職人員，所以職員的檔案管理意識相對淡薄，不僅缺乏農(nóng)業(yè)科研檔案管理方面的專業(yè)知識，其對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的責任心也相對較弱。同時，有的農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理制度存在很大缺陷，對于單位內(nèi)部農(nóng)業(yè)科研檔案的收集、整理、歸檔等還沒有建立嚴格、規(guī)范的作業(yè)流程，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案的歸檔效率低。此外，還有的科研人員沒有樹立正確的檔案管理觀念，認為科研成果是自己的，所以不愿意將一些科研成果及時歸檔，甚至有意回避科研成果的及時歸檔，不僅增加了檔案管理的風險，也限制了檔案資源后期的有效開發(fā)與利用。

1.2 檔案管理形式不合理

有些農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理，仍舊以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案管理人員的隊伍結(jié)構(gòu)也相對老化，所以一些年齡較大的檔案管理人員思想守舊，仍舊習慣于采取紙質(zhì)檔案管理等傳統(tǒng)手段，對計算機技術(shù)的應(yīng)用不夠熟練，從而制約了農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理水平和檔案管理效率。尤其是當科研人員在查找相關(guān)檔案時，往往會浪費大量的人力、物力、財力。同時，對于一些少數(shù)電子檔案的管理，由于沒有建立完善的檔案安全管理制度，所以常常忽視電子檔案的及時備份，不重視計算機軟硬件設(shè)施的及時維護，這也會大大增加電子檔案丟失、被篡改的風險。此外，有的農(nóng)業(yè)科研單位由于還沒有建立起紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌運行的檔案管機制，所以科研檔案管理水平的提升受到了很大的制約。

1.3 科研檔案開發(fā)與利用的效率偏低

農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)作為我國農(nóng)業(yè)科技研發(fā)和科技成果轉(zhuǎn)化的重要主體，其承擔的科研項目比較多，所以檔案資料也比較豐富，而且有些檔案收集與整理的時間跨度比較大，涉及到的領(lǐng)域也比較寬泛，涉及到的檔案信息資源有時會比較復(fù)雜，這就使得農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理開發(fā)與管理工作存在一定的困難。相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的問題檔案多是涉及到資料信息不齊全、不完整，科研資料過時，應(yīng)用價值不高，查詢困難等，目前已經(jīng)難以滿足農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案資源共享與開發(fā)利用的現(xiàn)實需要，使得很多農(nóng)業(yè)科研檔案資源被閑置、被遺漏，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。因此，如何對農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的科研檔案資源進行有效開發(fā)與利用，是很多農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理工作的一大難題。

2 提高農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)檔案管理質(zhì)量的有效舉措

2.1 強化全員檔案管理意識

基于農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的特殊性，其檔案管理工作具有專業(yè)性、長期性、復(fù)雜性等特征，所以對檔案管理人員的責任意識和業(yè)務(wù)要求比較高，農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)必須首先對檔案管理工作給予更高的重視，積極增加檔案管理工作的各項投入。在此基礎(chǔ)上，單位要積極組織有針對性的檔案管理培訓(xùn)工作，讓科研人員和管理人員都充分認識到檔案管理的重要性，有針對、有計劃地對管理人員和科研人員開展培訓(xùn)，增強檔案管理相關(guān)者的責任意識，規(guī)范相關(guān)人員的歸檔行為，提升他們檔案管理工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。對此，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)必須在“全員參與”理念的指導(dǎo)下，落實好檔案管理的崗位職責，提高單位內(nèi)部每個科研人員的建檔意識，規(guī)范他們的建檔行為，并在平時積極同檔案管理人員進行溝通與協(xié)作，進而有效調(diào)動每個職員參與檔案管理工作的積極性和主動性。

2.2 創(chuàng)新檔案管理形式，提高檔案管理效率

在信息時代背景下，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)需要及時完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件，加強現(xiàn)代信息技術(shù)管理手段的應(yīng)用，加快電子檔案的建設(shè)步伐，這是當前農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)提升檔案服務(wù)水平和管理效率的重要選擇。因此，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)需要在做好知識產(chǎn)權(quán)保護的前提下，進一步規(guī)范科研檔案的收集、整理與歸檔工作，尤其是對于電子檔案的管理，要做到安全第一，分批次、有步驟等推行，實現(xiàn)電子檔案建設(shè)與紙質(zhì)檔案建設(shè)的有機融合。例如，科研工作者和檔案管理工作者要學(xué)會運用計算機、復(fù)印機、掃描儀、局域網(wǎng)等先進技術(shù)和設(shè)備對檔案資料進行快速的收集、整理、加工和共享工作，并盡量實現(xiàn)電子檔案建設(shè)的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化，進而為農(nóng)業(yè)科研檔案的后期開發(fā)與再次利用奠定一個良好的基礎(chǔ)。此外，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)要重視對檔案管理制度的建設(shè)與完善，如農(nóng)業(yè)科研檔案的日常檢查制度、調(diào)閱與使用權(quán)限制度、紙質(zhì)與電子檔案的保管制度和檔案庫房管理制度等。

2.3 重視農(nóng)業(yè)科研檔案資源的開發(fā)與利用

農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理與開發(fā)是一項系統(tǒng)性很強的工作，在平時必須將檔案歸檔、檔案查閱與檔案編研進行有機結(jié)合，增強科研檔案管理的規(guī)范性、標準型和專業(yè)性，這樣才能為后期的檔案資源開發(fā)與利用創(chuàng)設(shè)良好的條件。首先，在平時要注意對農(nóng)業(yè)科研文件材料的收集、整理，保證農(nóng)業(yè)科研檔案材料的完整性，同時要按照國家農(nóng)業(yè)部部頒標準對農(nóng)業(yè)科研檔案，進行科學(xué)分類、著錄、標引、檢索，提高檔案資源利用效率。其次，要增強科研人員和檔案人員的檔案資源的開發(fā)與利用意識，在平時要有高度的事業(yè)心和責任感，重視對農(nóng)業(yè)檔案信息資源的整理、開發(fā)和利用，提升檔案資源開發(fā)的有效性和實用性。再次，要做好農(nóng)業(yè)科研檔案的保密工作、共享工作，處理好農(nóng)業(yè)科研檔案資源保密與農(nóng)業(yè)科研資源共享之間的關(guān)系，使檔案信息資源可以更好地為農(nóng)業(yè)科研和農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)化所服務(wù)。

3 結(jié) 語

總之，針對農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)在檔案管理工作中存在的各種問題，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)必須提高對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重視程度，只要農(nóng)業(yè)科研院所高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，不斷完善管理制度，重視體制機制創(chuàng)新，加大人才培養(yǎng)力度，調(diào)動全員參與檔案管理工作的積極性，農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)的檔案管理工作才能不斷取得新成效，對農(nóng)業(yè)科技成果起到創(chuàng)新、活化、應(yīng)用推廣的作用。

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