基于標準化管理的集團公司財務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建

林國紅

摘要：分散的財務(wù)管理給集團公司發(fā)展帶來隱患。通過文獻分析，筆者提出構(gòu)建標準化集團公司財務(wù)管理系統(tǒng)的七個步驟：一是加強學(xué)習(xí)，建立一支專業(yè)精湛的財務(wù)管理隊伍；二是識別需求，理清集團中核算人員職責(zé)；三是識別過程，明確所要建立的制度和程序；四是針對崗位職責(zé)，編制標準化管理文件；五是利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)網(wǎng)上財務(wù)共享服務(wù)中心；六是創(chuàng)建財務(wù)核算中心，實現(xiàn)財務(wù)集中管理；七是成立專家團隊，確保財務(wù)標準化管理系統(tǒng)的運行。

關(guān)鍵詞：標準化管理；集團公司；財務(wù)管理；財務(wù)核算中心

對于集團公司而言，都會有統(tǒng)一的財務(wù)核算規(guī)則和流程，總部也要求對成員企業(yè)進行統(tǒng)一管控，但是很多集團公司至今仍然執(zhí)行著分散的財務(wù)管理方法。這種財務(wù)的分散管理，無疑不利于集團公司對內(nèi)部成員企業(yè)的整合和風(fēng)險管控，給集團公司的持續(xù)發(fā)展帶來隱患。正是看到了集團公司財務(wù)分散管理存在的問題，筆者試圖引入標準化管理的基本思想，構(gòu)建集團公司財務(wù)標準化管理系統(tǒng)，期望得到各位專家的指正。

一、財務(wù)分散管理可能導(dǎo)致的問題

（一）收入賬戶不統(tǒng)一帶來的隱患

財務(wù)的分散管理給了集團公司成員企業(yè)更大的財務(wù)自主權(quán)。成員企業(yè)有時為了“方便”而設(shè)立“中轉(zhuǎn)賬戶”，造成收入賬戶不統(tǒng)一，導(dǎo)致資金不能統(tǒng)一管理，這為資金僅在下屬企業(yè)內(nèi)部循環(huán)，甚至出現(xiàn)資金在企業(yè)外部循環(huán)，下屬企業(yè)坐收坐支的現(xiàn)象的產(chǎn)生埋下隱患。

（二）制度不統(tǒng)一和執(zhí)行制度不規(guī)范帶來的隱患

一方面，由于財務(wù)的分散管理，集團公司很難對成員企業(yè)進行嚴格的財務(wù)管理監(jiān)督，致使集團公司財務(wù)管理相關(guān)規(guī)定的實施不能得到有力的保障；另一方面由于成員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)思想、風(fēng)格的差異性，對集團公司相關(guān)制度的理解不夠透徹等原因，導(dǎo)致成員企業(yè)所制定的財務(wù)管理制度不統(tǒng)一，甚至出現(xiàn)財務(wù)管理制度本身不夠嚴謹?shù)膯栴}。

上述兩個方面的因素，大大降低了集團公司對成員企業(yè)的財務(wù)管控能力，增加了集團公司財務(wù)風(fēng)險。

（三）操作程序不統(tǒng)一帶來的隱患

在一些集團公司中，現(xiàn)有的財務(wù)管理的操作程序不夠明確，可操作性不是很高。再加上財務(wù)的分散管理，集團公司很難對各成員企業(yè)財務(wù)管理人員的操作程序進行嚴格的監(jiān)督，這極易致使各個成員企業(yè)各行一套操作程序，致使成員企業(yè)財務(wù)管理出現(xiàn)違規(guī)操作隱患，給以權(quán)謀私者以可趁之機，從而給集團公司財務(wù)安全帶來隱患。

二、對于構(gòu)建集團公司財務(wù)標準化管理系統(tǒng)的思考

中國質(zhì)量體系認證委員會把財務(wù)管理列為ISO9000族標準所覆蓋的39類行業(yè)之一。顯然，我們可以借鑒標準化管理的思想，結(jié)合集團公司實際情況，制定出適合于集團公司的財務(wù)標準化管理體系，以規(guī)范集團公司財務(wù)過程管理。

（一）加強學(xué)習(xí)，建立一支專業(yè)精湛的財務(wù)管理隊伍

根據(jù)彼德.圣吉的《第五項修煉》，組織法人對自身角色的定位，組織法人的民主、開放意識和前瞻性對營造組織文化，形成組織共同愿景，構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)組織中的每一位員工都對組織具有強烈的歸屬感時，他們就會積極主動地參與組織管理和工作，從而把他們培養(yǎng)成為對組織具有強烈歸屬感的員工。

集團公司要根據(jù)各級財務(wù)人員的具體需要，積極為他們創(chuàng)造參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會；要建立相關(guān)激勵機制，鼓勵財務(wù)人員自主參加財務(wù)專業(yè)繼續(xù)教育，提升專業(yè)素養(yǎng)；要在組織內(nèi)部組建一支財務(wù)管理專家團隊，集團公司內(nèi)部其他財務(wù)管理人員可以通過集團內(nèi)部財務(wù)管理平臺，以及各種通訊方式向他們請教財務(wù)管理相關(guān)問題，專家團隊還負責(zé)定期對成員公司財務(wù)管理人員進行現(xiàn)場指導(dǎo)，促進他們財務(wù)管理能力的提高，進而在組織內(nèi)部形成一支專業(yè)精湛，富有奉獻精神的財務(wù)管理專業(yè)隊伍。

（二）識別需求，理清集中核算人員職責(zé)

顧客是標準化管理關(guān)注的焦點。集團公司核算中心的需求識別，主要包括兩個方面：一是成員企業(yè)的需求，二是客商的需求。

1. 成員企業(yè)的需求識別

由于集團公司核算中心獨立于成員企業(yè)之外，成員企業(yè)相對于核算中心的關(guān)系不同于顧客又類似于顧客。因此，有必要對成員企業(yè)的需求進行識別。這需要對每一個成員企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營范圍、動態(tài)進行系統(tǒng)的調(diào)查，識別成員企業(yè)的現(xiàn)實要求，明確財務(wù)核算中心工作職責(zé)。

2. 客商需求識別

由于財務(wù)核算中心并不直接與集團公司客商發(fā)生關(guān)系，因此這里的客商需求識別，主要是指各成員企業(yè)的客商需求識別。這就需要成員企業(yè)對其客商的財務(wù)管理程序進行了解，識別它們的需求，以便明確成員企業(yè)財務(wù)管理人員職責(zé)，制定能夠更好服務(wù)客商的財務(wù)管理制度和程序。

（三）識別過程，明確所要建立的制度和程序

1. 現(xiàn)有文件的登記

過程識別離不開對集團公司已有的財務(wù)核算規(guī)則和流程的了解，離不開對集團公司成員企業(yè)的財務(wù)管理情況的掌握，在此基礎(chǔ)上，詳細分析原有規(guī)則和流程的得失，為重新擬定財務(wù)管理制度和程序打好基礎(chǔ)。因此，集團公司需要對現(xiàn)有文件進行收集登記，將生效的和過時的文件分開，對有參考價值的進行標識。需要登記的文件包括相關(guān)的法律、法規(guī)、地方條例；正在執(zhí)行的國際、國家行業(yè)標準；上級部門下達且還在生效的指令、章程；組織內(nèi)部的規(guī)章制度、規(guī)定、章程、職責(zé)和職權(quán)規(guī)定、程序、作業(yè)指導(dǎo)書等；正在生效的一些通知、會議記錄、備忘錄等等。

2. 過程與過程關(guān)系的識別

集團公司財務(wù)管理體系文件應(yīng)該包含集團公司財務(wù)管理的所有過程，因此，有必要明確與財務(wù)管理相關(guān)的所有過程，以及各個過程之間的關(guān)系。我們可以把集團公司財務(wù)管理人員分成集中核算人員和成員企業(yè)材料核算人員，對他們的財務(wù)管理工作分別進行過程識別。

集中核算人員由成本費用和資金核算兩組人員組成，成本費用組定位在會計核算與會計監(jiān)督職責(zé)兩個方面，包括本企業(yè)成本費用會計核算、交叉審核其他單位資金業(yè)務(wù)并進行會計核算、月末各業(yè)務(wù)模塊、總賬結(jié)賬、財務(wù)報表、管理報表填報、原始憑證整理、會計憑證裝訂等。資金核算組財務(wù)人員按總部下發(fā)的資金報表編制規(guī)范，審核上報月度資金收支計劃。依據(jù)審核批準的資金收支計劃，及時、準確地進行會計核算，同時認真履行資金會計監(jiān)督職責(zé)。

成員企業(yè)下設(shè)材料核算會計，材料核算會計主要職能，一是負責(zé)督促本企業(yè)其他業(yè)務(wù)部門人員及時完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入與審核，發(fā)票審核維護工作，材料出庫核對，檢查收發(fā)類別、出庫部門等是否正確，確保月底能夠及時、準確對材料出庫進行成本計算；二是單據(jù)整理，各單位傳遞至核算中心用核算中心統(tǒng)一單據(jù)。

在明確集團公司財務(wù)管理所有過程后，再根據(jù)這些過程之間的關(guān)系確定過程之間的接口和職責(zé)權(quán)限。并設(shè)置過程監(jiān)控和分析方法，形成過程執(zhí)行的糾正、預(yù)防機制。

（四）針對崗位職責(zé)，編制標準化管理文件

對于集團公司財務(wù)管理而言，在制定體系文件時要針對集團公司財務(wù)管理的特點，對文件有所取舍。盡可能引導(dǎo)集團公司全體財務(wù)管理人員自己動手制定集團公司財務(wù)標準化管理文件，使財務(wù)標準化管理的精神內(nèi)化為財務(wù)管理人員的思想，便于標準化管理的運行。

制定者要嚴格按照需求識別和過程識別對每一個崗位職責(zé)，以及每一個操作過程控制的具體要求來制定程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書。對集團內(nèi)每一位財務(wù)管理人員的工作職責(zé)、報賬流程、審批權(quán)限、財務(wù)會計檔案管理等進行明確規(guī)定；明確涉及集中核算各方面的具體業(yè)務(wù)操作——會計單據(jù)審核制單權(quán)限的分配、原始單據(jù)傳遞整理流程、會計憑證稽核、裝訂流程、資金審核，總賬月末結(jié)賬的核對、報表的填報、上報等的實施細則，確保有章可循，規(guī)范操作。

（五）利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)網(wǎng)上財務(wù)共享服務(wù)中心

集團公司地域跨度大，這給集團內(nèi)部財務(wù)集中管理帶來困難，因此，有必要建立一個實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)的網(wǎng)上信息平臺。

集團公司網(wǎng)上財務(wù)共享服務(wù)中心必須以財務(wù)管理中每個崗位的具體職責(zé)，以及過程控制的具體要求為依據(jù)來構(gòu)建，必須將一切財務(wù)管理制度和操作程序文件都存放在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，無論核算中心的財務(wù)工作人員，還是成員企業(yè)的財務(wù)工作人員都必須嚴格按照對應(yīng)的財務(wù)管理制度和操作程序來執(zhí)行具體的財務(wù)操作。

集團公司網(wǎng)上財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，可以方便成員企業(yè)把數(shù)據(jù)準確及時錄入系統(tǒng)，做到事前提示、事中控制、事后評價；可以在平臺上建立財務(wù)模板，盡可能減少人工操作，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動生成有用的財務(wù)信息；可以運用系統(tǒng)標準執(zhí)行減少偏差，降低各種風(fēng)險；可以通過設(shè)置，讓系統(tǒng)自動提示和預(yù)警；可以利用系統(tǒng)的開放性建立各數(shù)據(jù)共享服務(wù)，滿足各方不同需求；可以通過系統(tǒng)定期生成不同管理要求的各類報表。這樣才能強化內(nèi)部財務(wù)控制、降低風(fēng)險、提高效率，才能實現(xiàn)“財務(wù)協(xié)同、集中管理”。網(wǎng)上財務(wù)共享服務(wù)中心的統(tǒng)一搭建和整合是實現(xiàn)集團公司財務(wù)跨區(qū)域集中核算的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（六）創(chuàng)建財務(wù)核算中心，實現(xiàn)財務(wù)集中管理

根據(jù)需求識別和過程識別中對崗位和職責(zé)的具體要求設(shè)置財務(wù)核算中心的崗位，搭建財務(wù)核算中心平臺。將從事標準化財務(wù)工作的財務(wù)人員從成員企業(yè)分離出來，并入財務(wù)核算中心，采取“集中管理、統(tǒng)一開戶、分戶核算”的財務(wù)管理方法，從而提高財務(wù)資源共享率，增加集團公司對成員企業(yè)財務(wù)的監(jiān)管力度，這也在一定程度上減少了成員企業(yè)財務(wù)人員的數(shù)量，降低了人工成本。

在核算中心平臺的統(tǒng)一支撐下，實施財務(wù)的標準化集中管理，可以優(yōu)化財務(wù)運營流程，對所有的成員企業(yè)采用相同的標準作業(yè)核算流程，對納入核算中心的財務(wù)數(shù)據(jù)匯總、分析不再費時費力，更容易做到跨地域，跨單位整合數(shù)據(jù)獲得準確的財務(wù)信息共享。

（七）成立專家團隊，確保財務(wù)標準化管理系統(tǒng)的運行

再好的制度、程序文件，如果不能嚴格執(zhí)行，都將成為擺設(shè)。因此，有必要建立相關(guān)激勵和監(jiān)管機制，督促集團財務(wù)人員嚴格執(zhí)行程序文件，做到“有法必依”。

不僅要有獎懲嚴明的激勵制度，還要成立一支專家團隊。這支專家團隊主要由集團公司財務(wù)方面的專家和標準化管理內(nèi)審員組成。在集團公司財務(wù)總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，專家團隊定期、不定期地對集團公司財務(wù)標準化管理狀況進行監(jiān)測評估等內(nèi)部審核工作，及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中存在的問題，對于人為因素造成的，要依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理，對于制度、程序本身造成的問題，要及時糾正。

集團公司通過相應(yīng)制度的執(zhí)行，要求財務(wù)管理人員嚴格遵照制度和程序文件的規(guī)定來從事公司財務(wù)活動，避免操作與文件規(guī)定脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生；規(guī)定財務(wù)管理人員對每次操作過程進行記錄，確實做到“做我所寫的，記我所做的”，確保集團公司標準化財務(wù)管理工作的可追朔性；激勵財務(wù)管理人員對執(zhí)行情況進行反思，提出改進意見，促進制度和程序文件的持續(xù)發(fā)展，加深員工對體系文件的理解與執(zhí)行的自覺性。

總之，我們可以通過構(gòu)建基于標準化管理的集團公司財務(wù)管理系統(tǒng)，確保其規(guī)范運行，加強對成員企業(yè)的管控，消除由財務(wù)管理的不規(guī)范導(dǎo)致的集團公司發(fā)展安全隱患。

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（作者單位：湖州煤山南方水泥有限公司）