談文書檔案管理在秘書人才培養(yǎng)中的重要性

田新

【摘 要】構(gòu)建檔案管理的理論教學(xué)基礎(chǔ)，著重提高高職學(xué)生的學(xué)習(xí)能力，其目的正是為了培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需求、符合學(xué)科特點(diǎn)的秘書行業(yè)人才，使高職教育的意義得到確切落實(shí)。本文將從課堂教學(xué)、學(xué)科構(gòu)建、學(xué)生自身特征幾個(gè)方面探究文書檔案管理學(xué)科的重要性，并將此目的貫穿于教學(xué)始終，配合教育改革的步伐，以達(dá)到有教無(wú)類、教有所長(zhǎng)的目的，改善教育質(zhì)量，切實(shí)提升高職人才的教育質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；教育改革；理論基礎(chǔ)

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-0568（2016）14-0084-02

高職教育以培養(yǎng)符合社會(huì)需求的專門性人才為根本任務(wù)，注重人才的理論掌握和實(shí)踐相結(jié)合，所以將文書檔案管理這門課學(xué)好顯得格外重要。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，是高職教育成功的關(guān)鍵，也是社會(huì)需求與學(xué)生自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的完美融合體現(xiàn)，滿足雙方的需求。下面，筆者將結(jié)合具體的教學(xué)規(guī)劃展開相關(guān)討論。

一、檔案管理在課堂教學(xué)中的重要性

高職院校文秘專業(yè)培養(yǎng)的學(xué)生主要應(yīng)掌握以下知識(shí)：文秘理論和技能，能在基層單位從事秘書、辦公室文員、辦公室主管等方面的工作。檔案管理作為文秘專業(yè)必不可少的一門專業(yè)課，它的實(shí)踐應(yīng)用在更多時(shí)候多于理論建樹。鑒于這一點(diǎn)，該學(xué)科在教學(xué)過(guò)程中偏重于對(duì)學(xué)生全面的、綜合的素質(zhì)培養(yǎng)，且理論與實(shí)際要緊密結(jié)合，課堂與課外要相關(guān)聯(lián)進(jìn)行，尤其要重視實(shí)踐部分，讓學(xué)生多操作多鍛煉，達(dá)到以學(xué)生為本的教學(xué)目標(biāo)。因而，它具有了其獨(dú)有的學(xué)科構(gòu)建模式。

首先，文秘管理著重調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)，培養(yǎng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的學(xué)習(xí)目標(biāo)?？傮w來(lái)講，學(xué)生是課堂教學(xué)的主體，我們應(yīng)該將課堂還給學(xué)生，以生為本，因而要充分發(fā)揮學(xué)生的主體性和教師在教學(xué)過(guò)程中的指導(dǎo)作用。根據(jù)《構(gòu)建檔案管理實(shí)務(wù)實(shí)踐教學(xué)體系的探索與實(shí)踐》一文所言，在檔案收集中應(yīng)確立切實(shí)可行的實(shí)施方案，實(shí)訓(xùn)的方案可分為：辦公室日常文書檔案的收集工作；單位檔案室的日常歸檔工作；對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案收集工作；對(duì)歷史檔案的收集工作。并在教學(xué)過(guò)程中貫穿檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的編研、檔案的利用和人事檔案的管理多個(gè)方面的知識(shí)理念；為學(xué)生樹立一定的學(xué)科目標(biāo)和職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)，培養(yǎng)學(xué)生對(duì)檔案的整個(gè)流程的學(xué)習(xí)興趣，變枯燥的理論知識(shí)和數(shù)據(jù)資料為具體可感的操作內(nèi)容，構(gòu)建符合高職學(xué)校特色的有針對(duì)性的檔案管理學(xué)科模式。

其次，文秘管理重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生對(duì)小組合作的工作性質(zhì)的了解。小組討論可以得出一個(gè)具體的實(shí)行方案，利用充沛的課下時(shí)間，不僅增加了學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了分工合作、團(tuán)結(jié)互助的檔案學(xué)重要精神。學(xué)生充分應(yīng)用已學(xué)知識(shí)和所具備的操作技能合作完成模塊項(xiàng)目，寫出項(xiàng)目成果報(bào)告，并和老師一起研究成功與不足，在討論合作中鞏固所學(xué)習(xí)的知識(shí)，取得進(jìn)步，跨出邁向?qū)嵺`的重要的一步。

最后，文秘管理重在學(xué)以致用，這與高職教學(xué)目標(biāo)不謀而合。當(dāng)然，在整個(gè)教學(xué)過(guò)程中，還需要教師在關(guān)鍵的步驟上實(shí)現(xiàn)點(diǎn)石成金的指導(dǎo)作用。學(xué)生寫作文書、整理文案的能力需要教師的指點(diǎn)與培養(yǎng)，教師的意見應(yīng)起到不可或缺的推進(jìn)作用。學(xué)生在處理信息和管理信息時(shí)，教師可以先為其展示成功案例，理清紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，整理信息的總體脈絡(luò)，實(shí)現(xiàn)化繁成簡(jiǎn)的神奇過(guò)程，然后帶領(lǐng)學(xué)生慢慢領(lǐng)悟檔案整理的每個(gè)重要步驟和其所需要具備的執(zhí)行能力。

二、檔案管理在學(xué)科構(gòu)建上的重要性

學(xué)科構(gòu)建的基本理論確定后，課堂教學(xué)的具體實(shí)行也有一系列需要加深的地方。高職教育本著以課堂為輔、課后為主的調(diào)動(dòng)式教學(xué)理念，志在培養(yǎng)學(xué)生的獨(dú)立性和適應(yīng)性，但課堂教育的作用仍是重中之重。為此，可以設(shè)計(jì)一定的課堂實(shí)錄為參考，與時(shí)俱進(jìn)地引進(jìn)一些新的觀點(diǎn)與技術(shù)，幫助學(xué)生完成學(xué)業(yè)的同時(shí)也可以將課堂教學(xué)與實(shí)際操作切實(shí)地聯(lián)系起來(lái)。

課堂教學(xué)應(yīng)避免照本宣科，需跟上最新最近的學(xué)科研究成果，做到變教學(xué)內(nèi)容為“新、變、實(shí)”。我們以現(xiàn)代秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的檔案管理能力為核心，以“項(xiàng)目引導(dǎo)、任務(wù)驅(qū)動(dòng)、行動(dòng)導(dǎo)向、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接”為原則，將課程內(nèi)容與秘書專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相銜接，尋求中小型企業(yè)文秘職業(yè)與課堂教學(xué)的結(jié)合面。文秘管理恰好提供給學(xué)生學(xué)習(xí)的一個(gè)重要途徑，在學(xué)科構(gòu)建上起到關(guān)鍵作用，并可以引領(lǐng)其他相關(guān)學(xué)科進(jìn)行模擬式改進(jìn)。

1. 文秘管理注重以學(xué)生查找資料與理論研討導(dǎo)入新課。課前以小組為單位進(jìn)行相關(guān)資料的搜查和整理，為課堂教學(xué)打下一定的基礎(chǔ)。教師可以采用課前展示的方式，激發(fā)學(xué)生的課前學(xué)習(xí)興趣，并鼓勵(lì)學(xué)生提出新問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，并使之成為貫穿課堂教學(xué)的引線。

2. 文秘管理專業(yè)內(nèi)容涉及真實(shí)的企業(yè)檔案管理流程，如企業(yè)文書的立卷、歸檔、保管、利用等檔案管理環(huán)節(jié)，讓學(xué)生自己分擔(dān)在該流程中的不同的角色，然后進(jìn)行一定的任務(wù)操作。在學(xué)生們進(jìn)行任務(wù)完成的過(guò)程中，教師可以設(shè)定一些不同類型的障礙，提出有引導(dǎo)性的問(wèn)題，引起學(xué)生的思考，積極鍛煉學(xué)生解決問(wèn)題的能力。

3. 文秘管理在總結(jié)管理成果的基礎(chǔ)上，為高職學(xué)習(xí)提供合理的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)樗膶W(xué)科特點(diǎn)，一堂課的結(jié)束以最后的總結(jié)升華為標(biāo)志，可以與課前學(xué)生提出的相關(guān)問(wèn)題對(duì)應(yīng)結(jié)合，總結(jié)課上的成果經(jīng)驗(yàn)以及不足。

此外，文秘管理專業(yè)考核內(nèi)容廣泛，考試的形式也具有多樣化，這對(duì)全方位人才的培養(yǎng)來(lái)說(shuō)也是非常重要的環(huán)節(jié)。課堂考核機(jī)制包括多個(gè)方面，不只單一考查學(xué)生的理論掌握能力。理論方面主要考核檔案管理的八個(gè)基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行單項(xiàng)模擬，成為考核分?jǐn)?shù)的基礎(chǔ)分；期末時(shí)，以綜合實(shí)訓(xùn)為考試的主要內(nèi)容；課堂考核機(jī)制也應(yīng)適應(yīng)社會(huì)的需求，跟上時(shí)代的步伐，因而可以引進(jìn)一些社會(huì)上有經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)職業(yè)人士進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。這樣，學(xué)生的最終成績(jī)不再是一個(gè)點(diǎn)，而是由點(diǎn)及面，促進(jìn)多方面素質(zhì)的形成，達(dá)到學(xué)科理論與實(shí)踐相結(jié)合的目的。

三、檔案管理在培養(yǎng)學(xué)生自身特性上的重要性

高職學(xué)生有自身的學(xué)科特征、就業(yè)特征、專業(yè)特征和年齡特征，高職學(xué)生需要有更強(qiáng)的適應(yīng)性和實(shí)用性，因而教學(xué)任務(wù)的設(shè)定應(yīng)該著重與其自身特性相符合，這樣可以使教學(xué)達(dá)到事半功倍的效果，學(xué)生的學(xué)習(xí)生活也更加充實(shí)飽滿，對(duì)以后的求職生涯產(chǎn)生切實(shí)的幫助。針對(duì)這樣的自身特性，在教學(xué)方法上應(yīng)以一種為主多種為輔，且變換不同的教學(xué)方法，改變傳統(tǒng)式教學(xué)模式。文秘管理正好也是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)科，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，文秘管理的相關(guān)手段求新求變，不斷得到改進(jìn)，也為教師、學(xué)生的學(xué)習(xí)帶來(lái)更多挑戰(zhàn)和機(jī)會(huì)，給教學(xué)方法帶來(lái)新鮮的思想。

首先，文秘管理提倡現(xiàn)場(chǎng)集中教學(xué)、統(tǒng)一教授知識(shí)。除了常規(guī)的課堂教授形式外，任課教師也可以根據(jù)學(xué)生們的求知欲與興趣，將他們帶到一定的新鮮環(huán)境內(nèi)進(jìn)行授課，比如檔案館、圖書館等地，以增強(qiáng)學(xué)生們的直觀領(lǐng)受力。

其次，文秘管理以模擬情景教學(xué)為主，這一方法現(xiàn)在正廣泛地應(yīng)用于實(shí)踐教學(xué)中。此階段學(xué)生的創(chuàng)造力與創(chuàng)新性都是獨(dú)一無(wú)二的，掌握新知識(shí)的能力比較強(qiáng)。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理方法日新月異，我們要將新方法新技術(shù)引入課堂教學(xué)，建立綜合實(shí)訓(xùn)室，引進(jìn)多功能的辦公軟件系統(tǒng)，并與情景模擬教學(xué)方法相結(jié)合，通過(guò)軟件操作，讓學(xué)生模擬操作檔案管理的全過(guò)程，從而提高學(xué)生的實(shí)踐操作能力。

最后，驅(qū)動(dòng)式教學(xué)形式的適當(dāng)引用也是文秘管理專業(yè)學(xué)習(xí)中必不可少的。為調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，把枯燥的整理檔案知識(shí)化作有任務(wù)性的作業(yè)布置，可以將檔案管理的每一個(gè)步驟和項(xiàng)目進(jìn)行具體地細(xì)化，圍繞任務(wù)，建立分?jǐn)?shù)獎(jiǎng)賞機(jī)制和小組良性競(jìng)爭(zhēng)評(píng)比機(jī)制。學(xué)生通過(guò)對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的掌握，帶著任務(wù)的驅(qū)動(dòng)心理進(jìn)行學(xué)科學(xué)習(xí)，調(diào)動(dòng)了最大的學(xué)習(xí)興趣。興趣是最好的老師，驅(qū)動(dòng)式教學(xué)培養(yǎng)了學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，為培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)型人才奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，文秘管理的重要性不僅局限于課堂教學(xué)，還貫穿于整門學(xué)科的學(xué)習(xí)之中，圓融知識(shí)體系，完備知識(shí)儲(chǔ)備，為以后的學(xué)習(xí)和工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為高職人才培養(yǎng)提供多樣化路徑。

四、結(jié)論

檔案管理是高職文秘專業(yè)的核心教學(xué)學(xué)科，也是考察高職文秘人才的一個(gè)重要方面，社會(huì)對(duì)這門學(xué)科的專業(yè)技術(shù)型人才的需求量非常大。高職文秘專業(yè)人才的培養(yǎng)已經(jīng)是大勢(shì)所趨，文秘管理的重要性越來(lái)越得以凸顯，高職教育也不再僅僅著眼于操作性、重復(fù)性的工作經(jīng)驗(yàn)，而是要長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮專業(yè)突出的針對(duì)性。高職院校教育改革應(yīng)根據(jù)新課程教學(xué)改革目標(biāo)，從課堂教學(xué)入手，以學(xué)生主體性為主，凸顯文秘管理學(xué)科重要性，爭(zhēng)取將高職人才的教育提升到一個(gè)新的高度。

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（編輯：王春蘭）