如何破解中學(xué)檔案管理工作的困境

胡靜

摘 要：在學(xué)校的各項(xiàng)管理工作中，檔案管理是十分重要的管理工作之一，它也是衡量一個(gè)學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)，因此，檔案管理工作也必須受到學(xué)校的重視，找出目前管理工作中存在的問(wèn)題，然后加以分析研究，最終制定出科學(xué)合理的措施來(lái)改善這項(xiàng)工作，促進(jìn)學(xué)校的管理工作更進(jìn)一步。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理指的是對(duì)一項(xiàng)事物或者一個(gè)事件的發(fā)展變化總結(jié)歸納然后保存，以便后來(lái)對(duì)事物分析、對(duì)事件回顧。實(shí)際上檔案管理就是對(duì)過(guò)去的歷史的記錄，對(duì)于企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)，甚至一個(gè)國(guó)家都有十分重要的意義，所以整個(gè)中學(xué)的發(fā)展以及各個(gè)學(xué)校的未來(lái)規(guī)劃都與檔案管理工作密不可分，然而如何發(fā)揮中學(xué)檔案管理工作的實(shí)際作用，需要我們不斷地研究探討。

一、分析當(dāng)前中學(xué)檔案管理的弊端

1.檔案管理工作落后

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的日益提高，推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。各個(gè)行業(yè)開(kāi)始向信息化發(fā)展，多媒體信息技術(shù)也被引入很多學(xué)校的課堂教學(xué)中，但是卻很少看到信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使檔案管理工作落后于時(shí)代的發(fā)展。一些學(xué)校的檔案室自建校以來(lái)就沒(méi)有更新過(guò)，條件簡(jiǎn)陋，場(chǎng)館破敗，各種現(xiàn)代化的硬件設(shè)施也都相當(dāng)缺乏，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作，這種環(huán)境下，要想真正地實(shí)現(xiàn)信息化還需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間。

2.實(shí)物檔案資料嚴(yán)重缺失

大多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的理解是對(duì)一些文字資料的歸檔管理，事實(shí)上這是一種很片面的認(rèn)識(shí)，檔案中還包括一些實(shí)物，這些實(shí)物資料也需要管理，實(shí)物的意義甚至遠(yuǎn)大于文字的描述。目前很多學(xué)校在編寫(xiě)校史紀(jì)念冊(cè)或者建設(shè)校史陳列室時(shí)經(jīng)常遇到一個(gè)問(wèn)題，那就是學(xué)校檔案中的文字資料能夠滿足要求，但是實(shí)物資料、歷史照片等遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，有些學(xué)校連最能凸顯學(xué)校歷史的錦旗或者獎(jiǎng)杯都嚴(yán)重缺失，這也看出了實(shí)物檔案缺失的嚴(yán)重程度，并且這些實(shí)物資料的缺失是無(wú)法通過(guò)簡(jiǎn)單的方式彌補(bǔ)的，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理工作。

3.檔案編研工作重文書(shū)輕教學(xué)

檔案編研工作存在重文書(shū)輕教學(xué)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了編研材料的檔次較低，一次性成果很多，但是適合社會(huì)發(fā)展和形勢(shì)變化的深層次的成果很少。在檔案的編研工作中，我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到編研是一項(xiàng)較高層次的信息開(kāi)發(fā)工作，如果這項(xiàng)工作被很好地開(kāi)展、被深層次地挖掘，會(huì)更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并且為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。然而在實(shí)際工作中，由于檔案編研工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，使編研工作受到阻礙，使“重文書(shū)，輕教學(xué)”的現(xiàn)象更加普遍，一些與教學(xué)策略息息相關(guān)的信息沒(méi)有得到及時(shí)的開(kāi)發(fā)，使檔案編研工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

二、改善當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的策略

1.制定規(guī)章制度，以法管檔

中學(xué)檔案管理工作要以檔案管理的規(guī)章制度為重要的保障，這也是檔案法律法規(guī)落實(shí)到具體的中學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。學(xué)校應(yīng)該把《檔案法》《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定與學(xué)校的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，制定出詳細(xì)的、切實(shí)可行的管理規(guī)章制度，然后由各級(jí)檔案管理人員將該規(guī)章制度運(yùn)用到實(shí)際的工作中。在制定管理規(guī)章制度時(shí)，一定要把切合實(shí)際的獎(jiǎng)懲機(jī)制添加進(jìn)去，使檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理工作人員的職位升遷、獎(jiǎng)金發(fā)扣、工資調(diào)整等聯(lián)系起來(lái)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性。另外還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的法律意識(shí)，實(shí)現(xiàn)用法律來(lái)指導(dǎo)檔案工作的目的，從而使整個(gè)檔案管理工作的風(fēng)氣得到改善。

2.檔案資料與校園文化建設(shè)相結(jié)合

中學(xué)檔案應(yīng)該具有校園文化特色，使檔案管理工作與校園文化建設(shè)緊密聯(lián)系。作為學(xué)校的形象以及歷史建設(shè)成果的載體，中學(xué)檔案應(yīng)該把校園文化建設(shè)的需求作為自己的關(guān)注點(diǎn)，在檔案中重點(diǎn)展現(xiàn)中學(xué)的文化風(fēng)貌。

3.提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的管理理念和管理模式的落后，是中學(xué)檔案管理工作停滯不前的原因之一，所以中學(xué)檔案管理的工作人員，要努力培養(yǎng)自己的創(chuàng)新意識(shí)，采取多種渠道擴(kuò)大資料來(lái)源，加大對(duì)檔案資源的編研力度，提高自己的服務(wù)精神，改善工作方式。另外還要通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才、增加培訓(xùn)機(jī)會(huì)等方式來(lái)提高檔案管理人才的職業(yè)素質(zhì)，使中學(xué)檔案管理工作更加專(zhuān)業(yè)。例如，可以為檔案管理人員提供網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使其掌握電子檔案的使用技巧，學(xué)會(huì)電子存儲(chǔ)、分類(lèi)、檢索、保護(hù)和利用這些電子檔案，保證檔案的安全性和可靠性。

總之，中學(xué)的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作的支持。雖然，目前我國(guó)中學(xué)的檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但在管理的硬件和軟件上也存在一定的不足，需要通過(guò)完善規(guī)章制度、加大資金投入、擴(kuò)充檔案內(nèi)容、提升工作人員職業(yè)技能等來(lái)解決這些問(wèn)題，使中學(xué)檔案管理工作發(fā)揮自己的實(shí)際作用，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于學(xué)校。

參考文獻(xiàn)：

李小葉.對(duì)中學(xué)檔案管理工作的思考[J].信息系統(tǒng)工程，2014（1）：120-122.

編輯 溫雪蓮