解讀建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔八大操作流程與策略

田煜

1 流程一：收集

1.1 收集內(nèi)容

1.1.1 常規(guī)文件。工程醞釀、決策、立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試運(yùn)行、竣工投產(chǎn)、成果申報(bào)、實(shí)測補(bǔ)制等活動(dòng)中形成的，對(duì)反映工程概貌或?qū)θ蘸蠊芾怼⒕S護(hù)、改建、擴(kuò)建等活動(dòng)具有保存價(jià)值的文件材料。

1.1.2 賬外文件。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察項(xiàng)目時(shí)的講話、題詞；引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的境外培訓(xùn)材料；項(xiàng)目外審材料；成果申報(bào)和獲獎(jiǎng)材料等。

1.1.3 特殊載體文件。以光盤、感光材料等為載體的電子檔案、影像檔案，以及反映工程概貌的實(shí)物檔案等。

1.2 收集方法

1.2.1 定向收集。通過合同條款明確參建單位在項(xiàng)目文件形成、歸檔中的責(zé)任，并實(shí)行名單制管理，向其定向收集應(yīng)歸檔文件。

1.2.2 定時(shí)收集。把握三個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)；一、根據(jù)固定資產(chǎn)投資計(jì)劃掌握立項(xiàng)時(shí)間，側(cè)重醞釀、決策、立項(xiàng)等前期管理性文件的收集；二、通過監(jiān)理單位掌握完工時(shí)間，側(cè)重施工階段各類文件的收集；三、通過“四參加”掌握竣工驗(yàn)收時(shí)間，側(cè)重驗(yàn)收文件及應(yīng)歸檔文件的查漏補(bǔ)缺。

1.2.3 定量收集。通過事先制定的同類建設(shè)項(xiàng)目文件清單模板，對(duì)照清單進(jìn)行定量收集，同清單名稱不一致的應(yīng)注明原因。

1.3 收集要求

1.3.1 制度要求。完善項(xiàng)目文件登記和積累制度、信息系統(tǒng)智能控制制度等，為收集工作保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)依法依規(guī)收集。

1.3.2 質(zhì)量要求。收集的文件材料應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

1.3.3 手續(xù)要求。無論何時(shí)何地通過何種方式收集項(xiàng)目檔案，交接雙方應(yīng)對(duì)照清單詳細(xì)清點(diǎn)，并履行簽字手續(xù)。

2 流程二：鑒定

2.1 完整性鑒定

2.1.1 歸檔內(nèi)容齊全。所有建設(shè)階段和專業(yè)形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)齊全，并且文件應(yīng)辦理完畢，各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整，不缺項(xiàng)漏項(xiàng)、缺張少頁、遺漏附件、破損污漬。

2.1.2 載體形態(tài)完整。紙質(zhì)、聲像、電子等各種載體形態(tài)的檔案，以及相關(guān)的實(shí)物檔案等應(yīng)完整。

2.1.3 法定手續(xù)完備。印章、簽字等法律手續(xù)完備，責(zé)任人的全稱、簽字日期、簽署意見應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。

2.2 準(zhǔn)確性鑒定

一致性是項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的核心，項(xiàng)目檔案反映的內(nèi)容必須與工程概貌一致，并隨改、擴(kuò)建活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的變更和補(bǔ)充。具體體現(xiàn)在設(shè)計(jì)文件與建設(shè)目標(biāo)的一致性；建設(shè)合同與招標(biāo)文件的一致性；竣工文件與工程概貌的一致性；財(cái)務(wù)決算與概預(yù)算的一致性。

2.3 歸檔范圍鑒定

2.3.1 無關(guān)的。將屬于其他項(xiàng)目、其他檔案類型的文件剔除，在無關(guān)內(nèi)容的頁面加蓋“此頁無效”章。

2.3.2 重復(fù)的。把內(nèi)容和形式完全相同的重份文件剔除；將復(fù)制件（傳真除外）剔除；保留完整設(shè)計(jì)文件后，將施工圖分冊(cè)、預(yù)算分冊(cè)、器材預(yù)算分冊(cè)等重復(fù)部分剔除。

2.3.3 無保存價(jià)值的。項(xiàng)目建設(shè)者舉行文體活動(dòng)，一般性的參觀學(xué)習(xí)，合同副本或未中標(biāo)廠家的合同正、副本等與項(xiàng)目有關(guān)但對(duì)反映工程概貌和日后維護(hù)工作無查考利用價(jià)值的文件材料不應(yīng)歸檔。

2.4 保管期限劃分

2.4.1 區(qū)分歸檔主體。區(qū)分歸檔主體是建設(shè)、施工、設(shè)計(jì)或其他單位，因保管要求不同，不同單位對(duì)同一文件期限劃分存在較大差異。

2.4.2 定位重要程度。同一項(xiàng)目在級(jí)別、性質(zhì)、規(guī)模不同的單位地位大相徑庭，劃分期限時(shí)應(yīng)判斷項(xiàng)目在歸檔單位職能活動(dòng)中的地位、作用、影響等因素。

2.4.3 量化價(jià)值大小。綜合考慮項(xiàng)目檔案的技術(shù)、功能、時(shí)間、典型、作者、名稱六大因素，一般將依據(jù)性、結(jié)論性、資產(chǎn)性、竣工、驗(yàn)收、涉外等文件的期限定為永久；將日常性、輔助性、過程性文件的期限定為短期；將其他有參考價(jià)值文件的期限定為長期。

3 流程三：分類

3.1 分類規(guī)則

3.1.1 排他規(guī)則。項(xiàng)目檔案在立檔單位整個(gè)分類體系中的位置是唯一的，類列類系之間具有嚴(yán)格的平行或隸屬關(guān)系，同位類目相互排斥。

3.1.2 效用規(guī)則。分類結(jié)果要適應(yīng)本單位項(xiàng)目檔案特點(diǎn)，既涵蓋所有項(xiàng)目檔案科學(xué)分類需要，又不能虛設(shè)類目導(dǎo)致個(gè)別類目長期無檔可歸。

3.1.3 可擴(kuò)展規(guī)則。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)后原有類目不能涵蓋新的建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)能夠進(jìn)行擴(kuò)展和補(bǔ)充，且不影響原分類結(jié)果。

3.2 分類方法

根據(jù)本單位項(xiàng)目檔案性質(zhì)特點(diǎn)，采用對(duì)象、特征分類法，或綜合運(yùn)用“性質(zhì)-工程項(xiàng)目分類法”進(jìn)行分類，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

3.3 分類號(hào)編制

分類號(hào)是反映和固化項(xiàng)目檔案分類層級(jí)和結(jié)果的代碼，可由單純的代字或代碼組成，也可混合組成，各層級(jí)標(biāo)識(shí)號(hào)之間用實(shí)心“.”隔開。下圖為中國聯(lián)通河南省分公司項(xiàng)目檔案分類示意圖（見表1）：

4 流程四：組卷和排序

4.1 組卷

4.1.1 組卷方法。組卷應(yīng)體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系和專業(yè)特點(diǎn)，兼顧文件數(shù)量和復(fù)雜程度，綜合采用階段、子項(xiàng)、專業(yè)、問題、名稱、地區(qū)等組卷方法。

4.1.2 具體要求。①管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；②施工、原材料試驗(yàn)文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；③竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等組卷；④監(jiān)理文件按文種組卷；⑤聲像文件單獨(dú)組卷，通過互見號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

4.1.3 注意事項(xiàng)。①不同階段、專業(yè)、期限的文件不宜放在一起組卷；②符合保管要求的已裝訂文件應(yīng)獨(dú)立成卷；③按問題組卷時(shí)依文件數(shù)量確定問題的內(nèi)涵和外延；④案卷厚度與檔案盒相適應(yīng)；⑤內(nèi)容密不可分且單一檔案盒無法容納的文件，可分拆組卷。

4.2 案卷排序

案卷宜按項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估順序排列。排序中把握如下技巧：①設(shè)計(jì)文件按設(shè)計(jì)分冊(cè)的順序排列；②竣工技術(shù)文件與對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)文件排序一致；③同一建設(shè)階段內(nèi)的合同按照合同簽署日期或合同流水號(hào)排序。

4.3 卷內(nèi)文件排序

①項(xiàng)目前期及管理文件：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，圖紙?jiān)诤?。②施工記錄：按施工工序排列。③施工質(zhì)量驗(yàn)收文件：按報(bào)驗(yàn)單、驗(yàn)收表、支撐記錄排序。④調(diào)試試驗(yàn)文件：區(qū)分不同專業(yè)后按管理文件、調(diào)試記錄、調(diào)試質(zhì)量驗(yàn)收文件排列。⑤監(jiān)理文件：按管理文件、日志、記錄、月報(bào)、會(huì)議、總結(jié)排列。⑥原材料質(zhì)量證明文件：按質(zhì)量跟蹤記錄、原材料進(jìn)場報(bào)審表、出廠質(zhì)量證明、復(fù)試委托單、復(fù)試報(bào)告順序排列。⑦設(shè)計(jì)變更文件：按執(zhí)行情況匯總表、設(shè)計(jì)變更文件、執(zhí)行情況記錄排列。⑧施工圖、竣工圖：區(qū)分專業(yè)后按圖號(hào)排列。⑨配套設(shè)備文件：按質(zhì)量證明、設(shè)備技術(shù)文件及隨機(jī)圖紙、安裝調(diào)試、運(yùn)行記錄文件順序排列。⑩財(cái)務(wù)審計(jì)文件。按審計(jì)結(jié)論、申請(qǐng)、承諾函，竣工決算報(bào)表、報(bào)表編制說明順序排列。

5 流程五：編目

5.1 卷內(nèi)文件編頁

5.1.1 頁碼編制原則。①使用阿拉伯?dāng)?shù)字；②保持連續(xù)；③清晰醒目；④位置相對(duì)固定；⑤最小干預(yù)。

5.1.2 頁碼編制方法。利用鉛筆或打碼機(jī)在有效歸檔文件正面的右下角或背面的左下角空白處編制頁碼。注意事項(xiàng)：①筒子頁作為1頁編寫頁碼。②封底、封面、扉頁應(yīng)編寫頁碼。③大規(guī)格圖紙折疊后作為1頁編制頁碼。④空白頁或內(nèi)容與項(xiàng)目無關(guān)的頁面不編寫頁碼。⑤已連續(xù)編制頁碼的文件隔頁不編制頁碼。⑥案卷封面、備考表、卷內(nèi)文件目錄不編制頁碼，但文件自身作為索引使用的目錄應(yīng)編制頁碼。

5.1.3 頁碼修正技術(shù)

5.1.3.1 重編。如果第17頁編了兩次，可以修改為17-1，17-2，并在備考表注明第17頁為2頁，總頁數(shù)為最后一頁頁碼數(shù)加1。

5.1.3.2 漏編。如果第17頁和第18頁之間漏編了一頁，可以把17修改為17-1，把漏編的一頁編為17-2，備考表說明同上。

5.1.3.3 錯(cuò)編。如果第39頁后直接編了50，可以把39修改為39-49，備考表注明第39-49頁為1頁，總頁數(shù)為最后一頁的頁碼減10。

5.2 卷內(nèi)目錄編制（卷內(nèi)目錄式樣見表2）

5.2.1 序號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從1流水編制，不宜用漢字或其他字符，不同案卷內(nèi)的序號(hào)不宜連續(xù)編寫。

5.2.2 文件編號(hào)。文號(hào)不應(yīng)省略、簡化或變字符規(guī)格，如：不能將“﹝﹞”改成“[ ]”；合同、設(shè)計(jì)、圖紙、設(shè)備文件的文號(hào)分別為合同號(hào)、設(shè)計(jì)編號(hào)、圖號(hào)、型號(hào)等；沒有編號(hào)的文件此項(xiàng)空缺。

5.2.3 責(zé)任者。指對(duì)文件負(fù)有主要責(zé)任的單位或個(gè)人，黨政公文填寫單位全稱（規(guī)范化簡稱）或簽署人姓名、職務(wù)；合同填寫合同對(duì)方；設(shè)計(jì)、竣工、監(jiān)理文件分別填寫設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位名稱；竣工測試記錄填寫測試人姓名、竣工驗(yàn)收文件填寫竣工驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì)等。

5.2.4 文件題名。文件題名照抄文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)重新擬制標(biāo)題，并外加[ ]。

5.2.5 日期。指文件的形成日期，而非印發(fā)日期、生效日期等。正式公文填寫落款處的成文日期，合同簽字日期不一致的填寫后簽字日期，文件內(nèi)有多個(gè)日期的填寫最晚日期，傳真電報(bào)填寫發(fā)出日期。沒有日期的文件應(yīng)及時(shí)考證，并加蓋公章或簽字說明。

5.2.6 頁數(shù)。填寫每份文件的總頁數(shù)，正文與底稿，譯文與外文，請(qǐng)示與批復(fù)，傳真件與復(fù)印件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件，正文與附件等作為一件整理時(shí)，頁數(shù)合并計(jì)算。文件頁碼經(jīng)過修正的填寫實(shí)際頁數(shù)。

5.2.7 備注。填寫卷內(nèi)文件需要說明的異常情況，如破損、復(fù)印件、移出、補(bǔ)充等。

5.3 案卷封面編制（案卷封面式樣見表3）

5.3.1 檔號(hào)。檔號(hào)由全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)等部分構(gòu)成，各部分之間用“-”連接。全宗號(hào)由接收檔案的檔案館確定，不移交的可不填；分類號(hào)見3.3；項(xiàng)目號(hào)是區(qū)分不同項(xiàng)目的代碼或流水號(hào)；案卷號(hào)是用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的案卷流水號(hào)，不同項(xiàng)目之間可以連續(xù)編寫。

5.3.2 案卷題名。案卷題名由“項(xiàng)目名稱+單項(xiàng)工程名稱（或階段名稱）+文件名稱”組成，如：中國聯(lián)通2015年長途傳輸工程 河南省光纜線路單項(xiàng)工程竣工技術(shù)文件。題名應(yīng)簡潔明了，不宜簡單堆砌卷內(nèi)文件標(biāo)題。

5.3.3 立卷單位。立卷單位一般填寫對(duì)案卷整理質(zhì)量負(fù)有責(zé)任的單位，但不應(yīng)填寫檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等非參建單位的名稱。

5.3.4 起止日期。指卷內(nèi)文件最早至最晚的形成日期，如：2013.09.13-2015.12.05，如果卷內(nèi)只有一份文件，則起止日期相同。

5.3.5 保管期限。保管期限的劃分方法參考2.4，因文件數(shù)量較少聯(lián)合組卷時(shí)，保管期限從長劃分。

5.3.6 密級(jí)。密級(jí)劃分應(yīng)根據(jù)批復(fù)文件或可行性研究報(bào)告首頁標(biāo)注的密級(jí)確定，如：“機(jī)密★10年”等。

5.4 備考表編制（備考表式樣見表4）

5.4.1 檔號(hào)。見5.3.1。

5.4.2 互見號(hào)。填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明載體類型。

5.4.3 說明。對(duì)卷內(nèi)文件的總件數(shù)、總頁數(shù)、圖紙張數(shù)以及復(fù)印件、副本等情況進(jìn)行說明，也可記載保管、利用、鑒定工作中卷內(nèi)文件發(fā)生變動(dòng)的情況。

5.4.4 立卷人。應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名或加蓋簽名章，一般指項(xiàng)目專、兼職檔案員。

5.4.5 立卷日期。填寫立卷完成的時(shí)間，具體到年、月、日，年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

5.4.6 檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名或加蓋簽名章，不宜直接打印，不應(yīng)與立卷人相同，一般指項(xiàng)目檔案整理或接收單位的負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人。

5.4.7 檢查日期。填寫案卷質(zhì)量審核時(shí)間，不應(yīng)早于立卷時(shí)間，填寫要求同5.4.5。

5.5 案卷目錄編制（案卷目錄式樣見表5）

序號(hào)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)；檔號(hào)、案卷題名、保管期限的填寫方法同5.3；總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和；備注可根據(jù)管理需要填寫存放位置等。

6 流程六：案卷裝訂

6.1 裝訂準(zhǔn)備

6.1.1 去除。裝訂前去除塑料皮、金屬物、空白頁等不符合長久保管要求或與檔案內(nèi)容無關(guān)的部分。

6.1.2 折疊。對(duì)幅面大于檔案盒規(guī)格的紙張進(jìn)行折疊，折疊方法參照GB/T 10609.3。

6.1.3 修補(bǔ)。對(duì)破損檔案應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修復(fù)，對(duì)幅面過小容易掉頁、壓字的紙張進(jìn)行修補(bǔ)。

6.2 裝訂方式選擇

6.2.1 按卷裝訂。采用細(xì)棉線三孔一線左側(cè)裝訂時(shí)，要做到左、下方對(duì)齊，三孔圓心距下邊緣距離分別為65mm、148.5mm、232mm，距左邊緣15mm為宜。棉線擺向整齊，不宜過緊過松，打結(jié)不宜過大。

6.2.2 按件裝訂。采用以件為單位的方式裝訂時(shí)，參考DA/T 22-2015，并加蓋歸檔章。

6.2.3 不裝訂。對(duì)于符合長期保管要求的文件可不進(jìn)行裝訂，直接在文件前面放置封面、案卷目錄，文后放置備考表即可。

6.3 裝訂質(zhì)量要求

整齊、美觀、結(jié)實(shí)、不壓字、不掉頁、不倒頁。

7 流程七：裝盒

7.1 裝具選擇。直接購買或定制符合制成材料和規(guī)格要求的無酸檔案盒，并用pH值測試筆判別真?zhèn)?。另外，定制時(shí)可將單位標(biāo)識(shí)印制在盒脊上方，便于區(qū)分不同全宗。

7.2 盒內(nèi)數(shù)量控制

7.2.1 一盒一卷。根據(jù)案卷厚度選擇檔案盒，一盒一卷，適合盒脊填寫案卷題名，充分利用卷盒和柜架空間。

7.2.2 一盒一或多卷。檔案盒厚度相對(duì)固定，將一卷或多卷項(xiàng)目檔案裝入一個(gè)盒中，排列整齊美觀，但脊背不宜填寫案卷題名。

7.2.3 一盒一冊(cè)。對(duì)于特別厚的文件材料，可根據(jù)卷盒厚度和文件內(nèi)容進(jìn)行分冊(cè)，將一個(gè)分冊(cè)裝入一個(gè)檔案盒。

7.3 盒脊及封面編制

7.3.1 保管期限、檔號(hào)、案卷題名的填寫方法。參照5.3，但采用一盒多卷裝盒時(shí)，盒內(nèi)案卷保管期限應(yīng)一致，檔號(hào)填寫盒內(nèi)案卷的起止檔號(hào)，盒脊不宜填寫案卷題名。

7.3.2 編制方式?？捎煤炞止P、毛筆等填寫、加蓋印章、打印粘貼、打印機(jī)直接打印等多種方式，但盡可能保持一致，確保盒脊及卷盒封面編制整齊、清晰、美觀。

8 流程八：上架

8.1 上架準(zhǔn)備

對(duì)待上架檔案進(jìn)行消毒、清點(diǎn)、排序、臺(tái)賬更新。

8.2 庫位規(guī)劃

8.2.1 大流水方式。檔案數(shù)量較少，或現(xiàn)代化管理水平較高的單位按入庫時(shí)間順序排列，便于統(tǒng)計(jì)數(shù)量，節(jié)省空間，但割裂項(xiàng)目檔案之間的關(guān)聯(lián)，讓分類失去意義。

8.2.2 分類方案方式。以分類表中類列和類系的邏輯關(guān)系為主線排列，便于精確檢索，但需要“空架”或“倒架”。

8.2.3 分類流水結(jié)合方式。先按分類表分類，類內(nèi)再按入庫時(shí)間順序排列，可以兼顧大流水和分類方案方式的優(yōu)點(diǎn)。

8.3 上架排列

確定排架方式后，按從左到右、自上而下的“Z”字形方式進(jìn)行上架，并保持穩(wěn)定。

8.4 示意圖編制

上架后應(yīng)確保每一件項(xiàng)目檔案擁有唯一的庫房存放位置，為精細(xì)化管理和智能化檢索創(chuàng)造條件，并及時(shí)編制排架示意圖。