新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及對(duì)策研究

吳玉萍

摘 ? ?要：建設(shè)規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的教務(wù)管理系統(tǒng)是當(dāng)前新建本科院校教學(xué)管理的必然選擇。文章從新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，以桂林航天工業(yè)學(xué)院引進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題為例，提出了優(yōu)化新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理系統(tǒng);新建本科院校;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G640 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1002-4107（2016）03-0058-02

一、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

（一）選擇與應(yīng)用不當(dāng)

教務(wù)管理系統(tǒng)的選擇，往往與系統(tǒng)推銷商的講解情況、系統(tǒng)是否剛好解決原來遇到的問題或部分問題、參與選購系統(tǒng)的人員等主觀因素有關(guān)。比如，桂林航天工業(yè)學(xué)院在決定更換教務(wù)管理系統(tǒng)后，通過到兄弟院校調(diào)研，鎖定了兩家公司的教務(wù)管理系統(tǒng)，最終根據(jù)兩家系統(tǒng)的推銷業(yè)務(wù)員的演示學(xué)校選擇了其中之一。

在最終選擇的教務(wù)管理系統(tǒng)測(cè)試使用過程中，根據(jù)軟件公司系統(tǒng)推介過程中的人員分工，這個(gè)階段我們接觸的主要是該公司的技術(shù)人員。該系統(tǒng)由于整合性較強(qiáng)，與學(xué)校教務(wù)管理模式進(jìn)行融合遇到了困難。而且，該系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是完善的教材管理功能，而學(xué)校當(dāng)前的教材管理采取外包形式，突然要改變?cè)薪滩墓芾砟Ｊ?，存在較大的阻礙，所以這一優(yōu)勢(shì)功能至今沒有得到應(yīng)用。

（二）軟硬件與網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)配置不高

高校作為教育信息化的引導(dǎo)者，校園的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)處于領(lǐng)先水平。但隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)更新?lián)Q代速度的加快，新升本科院校由于經(jīng)費(fèi)和人員等方面原因，不能及時(shí)對(duì)學(xué)校的軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新與升級(jí)，導(dǎo)致需要依托穩(wěn)定、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的教務(wù)管理系統(tǒng)得不到有效的支持。教務(wù)管理系統(tǒng)能否正常運(yùn)行并發(fā)揮其預(yù)期目標(biāo)，能否有效、規(guī)范、穩(wěn)定地使其各項(xiàng)功能得到最大化的利用，能否準(zhǔn)確科學(xué)地實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息的存儲(chǔ)與共享，最為關(guān)鍵的就是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)配置和軟硬件設(shè)置是否能夠得到有效的保障。

（三）建設(shè)經(jīng)費(fèi)短缺，后期維護(hù)不力

高校教務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)涉及硬件、軟件、人員的系統(tǒng)工程，需要大量的經(jīng)費(fèi)支持。硬件主要包括校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教室監(jiān)控設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等;軟件建設(shè)包括教務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)、辦公軟件系統(tǒng)及與之相配套的軟件系統(tǒng)如學(xué)生繳費(fèi)系統(tǒng)、新生入學(xué)報(bào)到系統(tǒng)等等;人員主要包括管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)和勞務(wù)報(bào)酬等費(fèi)用。不僅在建設(shè)前期需要大筆資金的投入，在建設(shè)后期由于設(shè)備的維修和更新升級(jí)，更是需要大筆持續(xù)的資金投入。新升本科院校絕大部分都存在著不同程度的經(jīng)費(fèi)不足，在一定程度上制約了高校教務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)。

二、新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題——以桂林航天工業(yè)學(xué)院為例

（一）系統(tǒng)培訓(xùn)不足

系統(tǒng)初始化完成后，需要對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)。大部分高校的教務(wù)管理人員并非專業(yè)技術(shù)人員，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，信息技術(shù)水平有待提高。而教務(wù)管理系統(tǒng)功能復(fù)雜，操作難度較大，需要管理人員具備較強(qiáng)的管理信息系統(tǒng)知識(shí)，而系統(tǒng)提供商出于時(shí)間成本考慮，一旦簽訂購買意向，都想盡快完成系統(tǒng)的驗(yàn)收，在系統(tǒng)培訓(xùn)方面所花時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，對(duì)于一個(gè)全新的教務(wù)管理系統(tǒng)，要求管理人員在極短的時(shí)間內(nèi)完全掌握非常不現(xiàn)實(shí)，這就造成在使用初期，經(jīng)常發(fā)生操作錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)不規(guī)范等嚴(yán)重問題，影響使用效能和用戶滿意度。

（二）系統(tǒng)更新較慢

購買引進(jìn)的教務(wù)管理系統(tǒng)，一般各項(xiàng)功能模塊都比較成熟，但各新建本科院校的教務(wù)管理需求不一，需要通過后期的修改與完善來解決。桂林航天工業(yè)學(xué)院引進(jìn)的教務(wù)管理系統(tǒng)，在使用過程中出現(xiàn)與現(xiàn)有教務(wù)管理模式不兼容的問題時(shí)，主要是采取版本控制與更新包技術(shù)來實(shí)現(xiàn)新的教務(wù)管理需求。采用更新包技術(shù)在一定程度上能夠滿足用戶個(gè)性化需求，但每個(gè)更新需求都需要通過擬寫問題描述、網(wǎng)絡(luò)提交更新申請(qǐng)、軟件公司測(cè)試反饋、修改更新申請(qǐng)、軟件公司技術(shù)解決、用戶下載更新包進(jìn)行更新等一系列反復(fù)的溝通與交流才能完成，導(dǎo)致從系統(tǒng)引入到適應(yīng)本校教務(wù)需求的過程漫長(zhǎng)而曲折。

（三）幫助系統(tǒng)不完善

幫助系統(tǒng)是完整應(yīng)用系統(tǒng)的必要組成部分。一個(gè)好的幫助系統(tǒng)，能夠幫助用戶在沒有技術(shù)人員的情況下，自我解決80%以上的問題，通過幫助系統(tǒng)加深對(duì)系統(tǒng)的熟悉程度。但是，很多教務(wù)管理系統(tǒng)在這方面還有待加強(qiáng)，幫助系統(tǒng)僅僅只是對(duì)某一個(gè)模塊能夠?qū)崿F(xiàn)的功能進(jìn)行簡(jiǎn)單表述，缺乏詳細(xì)具體的操作步驟，更談不上包含應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題的解決方案。

（四）局限性大，不靈活

通過購買引進(jìn)的教務(wù)管理系統(tǒng)，與學(xué)?，F(xiàn)有各系統(tǒng)之間，由于相互之間數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)的不相同，相互兼容存在較大麻煩，降低了教務(wù)管理信息系統(tǒng)的整合度，并給實(shí)際工作造成困難。相互之間的不兼容給數(shù)據(jù)的整合也帶來麻煩，需要通過手工方式進(jìn)行各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式之間的相互轉(zhuǎn)換，造成了時(shí)間和人力的大量浪費(fèi)，并且容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤，給工作造成不必要的損失。

（五）缺少安全性與服務(wù)支持

教務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)信息化開放性資源共享平臺(tái)，這一特點(diǎn)也導(dǎo)致其安全性保障存在一定的挑戰(zhàn)。安全性包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的安全和數(shù)據(jù)的安全，且數(shù)據(jù)的安全貫穿教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的全過程。目前，各高校教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源開放共享普遍存在缺乏統(tǒng)籌有力的管理和安全保障的問題，數(shù)據(jù)資源的開放共享與安全保護(hù)的矛盾日益凸顯。

教務(wù)管理系統(tǒng)在使用過程中，也存在著獲取服務(wù)支持困難的問題。遇到問題只能通過QQ軟件等聊天工具，求助于系統(tǒng)提供商的在線客服，然后由公司客服人員聯(lián)系技術(shù)人員，一個(gè)問題的解決往往需要大量的時(shí)間溝通與協(xié)調(diào)，非常不利于問題及時(shí)有效地解決。

三、優(yōu)化新建本科院校教務(wù)管理系統(tǒng)的對(duì)策

（一）注重系統(tǒng)本地化測(cè)試

在決定更新升級(jí)教務(wù)管理系統(tǒng)后，通過調(diào)研兄弟院校的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校教學(xué)和管理的具體需求，以及以往教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，展開充分的調(diào)研[1]。

根據(jù)調(diào)研意向，對(duì)決定采用的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行試用。在有限的三個(gè)月或更長(zhǎng)的試用階段，盡最大可能對(duì)學(xué)校的數(shù)據(jù)加以實(shí)際操作，甚至還可以在系統(tǒng)提供商的幫助下，遷移一部分原有教務(wù)管理系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問題后逐一解決。有些系統(tǒng)提供商也提供測(cè)試數(shù)據(jù)，使用測(cè)試數(shù)據(jù)進(jìn)行測(cè)試的優(yōu)點(diǎn)是數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)要求的標(biāo)準(zhǔn)，測(cè)試進(jìn)展會(huì)較為順利，缺點(diǎn)是不利于本地?cái)?shù)據(jù)導(dǎo)入過程中問題的發(fā)現(xiàn)。推薦使用經(jīng)過本校教務(wù)流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，否則在應(yīng)用過程中容易出現(xiàn)難以解決的問題。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)與規(guī)章制度建設(shè)

教務(wù)管理工作性質(zhì)特殊，業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，必須要建立一支專兼結(jié)合、有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)、穩(wěn)定的教學(xué)管理隊(duì)伍，加強(qiáng)教學(xué)管理人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。同時(shí)，在教務(wù)管理系統(tǒng)引進(jìn)后，加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)。

隨著升格為本科院校以及新的教務(wù)管理系統(tǒng)的更換，原有的教務(wù)管理規(guī)章制度已經(jīng)不能與現(xiàn)行的教務(wù)管理流程相適應(yīng)，急需在現(xiàn)有教務(wù)管理流程的基礎(chǔ)上，完善補(bǔ)充一系列的教務(wù)管理規(guī)章制度。目前桂林航天工業(yè)學(xué)院制訂了《本科課程教學(xué)大綱管理規(guī)定》《教學(xué)管理工作規(guī)程》等50多個(gè)教學(xué)管理文件。管理制度的完備與工作流程的清晰保證了教務(wù)管理工作和正常課程教學(xué)的規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行。

（三）健全數(shù)據(jù)遷移方案

能否實(shí)現(xiàn)原有系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的有效遷移成為選購教務(wù)管理系統(tǒng)必須考慮的重要環(huán)節(jié)。通過對(duì)新教務(wù)管理系統(tǒng)的綜合分析，針對(duì)其核心模塊，制定切實(shí)可行的各模塊內(nèi)數(shù)據(jù)遷移方案，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的數(shù)據(jù)遷移。

根據(jù)各功能模塊涉及的數(shù)據(jù)，與相關(guān)模塊負(fù)責(zé)人員進(jìn)行積極溝通，梳理出數(shù)據(jù)對(duì)象的遷移屬性，包括數(shù)據(jù)是否需要遷移、遷移范圍等，整理出新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)規(guī)則，提出詳細(xì)的模塊內(nèi)數(shù)據(jù)遷移方案，詳細(xì)建立各模塊數(shù)據(jù)的遷移場(chǎng)景。確定各模塊預(yù)期場(chǎng)景下的歷史數(shù)據(jù)遷移方式，將舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，按照新系統(tǒng)要求的編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一對(duì)應(yīng)編碼，由于教務(wù)管理系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)量大且關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，須由教務(wù)管理人員對(duì)新舊系統(tǒng)編碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系表進(jìn)行確認(rèn)，再進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，然后利用新教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，批量導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的順利遷移。

（四）考慮與其他系統(tǒng)間的體系結(jié)構(gòu)及其接口設(shè)計(jì)

教務(wù)管理工作與學(xué)校其他部門的相關(guān)業(yè)務(wù)有非常多的交集，如人事管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等等，都需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接與共享。充分考慮各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，完成無縫集成，可以大大提高教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用整合度。尤其是學(xué)校如果實(shí)行多校區(qū)辦學(xué)，教學(xué)活動(dòng)往往需要在多個(gè)校區(qū)之間協(xié)調(diào)進(jìn)行，教學(xué)管理內(nèi)容及管理幅度大幅度延伸，勢(shì)必對(duì)系統(tǒng)功能模塊的可擴(kuò)展性提出更高的要求。

（五）規(guī)范技術(shù)跟蹤服務(wù)

教務(wù)管理系統(tǒng)完成新舊系統(tǒng)的更新交替后，應(yīng)與系統(tǒng)提供商確定教務(wù)系統(tǒng)在使用過程中的后期服務(wù)方式。教務(wù)管理系統(tǒng)在使用過程中一旦發(fā)現(xiàn)問題，系統(tǒng)提供商需要給出最優(yōu)解決方案，學(xué)校也要指定系統(tǒng)管理員，隨時(shí)跟蹤問題的解決情況，保證出現(xiàn)問題能夠及時(shí)得到響應(yīng)和解決[2]。而且，由于教務(wù)管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展緊密相關(guān)，因此系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度也很快，需要及時(shí)對(duì)一些軟件和系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和升級(jí)，才能確保其正常的使用。

學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)更換后，應(yīng)用已經(jīng)一年有余，各功能模塊運(yùn)行情況良好。隨著系統(tǒng)功能的逐步應(yīng)用與加強(qiáng)，系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)將更加明顯。在引入新的教務(wù)管理系統(tǒng)過程中遇到的這些問題，供同類本科院校借鑒與參考。

參考文獻(xiàn)：

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[2]譚艷.高校教務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化方案研究[D].衡陽：南華

大學(xué)，2014.