鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)如何做好文書(shū)檔案工作

【摘 要】從文書(shū)檔案管理不規(guī)范、文書(shū)檔案保護(hù)安全性不強(qiáng)、文書(shū)檔案管理的信息化有待加強(qiáng)、文書(shū)檔案人員不穩(wěn)定、未充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性等方面分析了常州市金壇區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)管理建議，以促進(jìn)當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)工作的開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)；文書(shū)檔案工作；建議

鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在管理事物的過(guò)程中產(chǎn)生的保存價(jià)值較高的資料總稱，其形式多樣，包括圖表、文字、聲像等，這些檔案的內(nèi)容豐富，在我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的快速發(fā)展中具有重大的意義。鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作的重要組成之一，可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)更好地服務(wù)基層提供保障。目前，我國(guó)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的黨政并沒(méi)有嚴(yán)格地分開(kāi)，大大增加了鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)的工作量。近年來(lái)，隨著金壇區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作的難度也逐漸增大，現(xiàn)結(jié)合筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)將該區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題及發(fā)展建議總結(jié)如下，以供同行參考。

一、金壇市鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2009年3月，金壇市（2015年撤市設(shè)區(qū)，下同）檔案局出臺(tái)了《江蘇省籍貫團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作》，為該市各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理提供了規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，該市的鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作較以前有了很大的進(jìn)步，但仍然存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

1.文書(shū)檔案管理不規(guī)范

2009年金壇市在全市開(kāi)展了檔案檢查工作，經(jīng)過(guò)檢查，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展不符合規(guī)范。而且很多檔案并沒(méi)有經(jīng)過(guò)必要的整理、分類等，都是統(tǒng)一裝在塑料盒或者堆在柜子里，時(shí)間久了積累了大量的檔案，雜亂無(wú)章，查詢的難度較大。

2.文書(shū)檔案保護(hù)安全性不強(qiáng)

一些單位沒(méi)有獨(dú)立的用于文書(shū)檔案保管的庫(kù)房，而是與單位的倉(cāng)庫(kù)合用，且沒(méi)有做好相應(yīng)的保護(hù)，安全性較差，存在很大的安全隱患。

3.文書(shū)檔案管理的信息化有待加強(qiáng)

目前隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，很多企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，大大提高了工作效率。在此背景下，文書(shū)檔案文件的生成也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)完成。目前雖然金壇區(qū)一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位的信息化建設(shè)得到一定的完善，但是用于文書(shū)檔案管理的相關(guān)配套不完善，所使用的計(jì)算機(jī)都過(guò)于陳舊、軟件也較落后，這些在很大程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。

4.文書(shū)檔案人員不穩(wěn)定

一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位從事檔案管理的人員經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，造成了一些檔案丟失的現(xiàn)象，而且有的在換崗時(shí)對(duì)交接手續(xù)重視程度不夠，造成檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象；還有一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位因?yàn)槿藛T有限，從事文書(shū)檔案工作的人員均為兼職，或者身兼數(shù)職或要職，如有些由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委辦公室主任擔(dān)任，其日常的工作量大且繁瑣，工作時(shí)間大部分用于處理其他事宜，而放在文書(shū)檔案工作上的時(shí)間十分有限。

5.未充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性

有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為其是可有可無(wú)的，沒(méi)有將其納入到日常工作議事日程中，日常的考核也未將其作為一個(gè)指標(biāo)，導(dǎo)致很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作無(wú)法正常進(jìn)行，檔案的質(zhì)量不高。

二、管理建議

1.加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳

應(yīng)在金壇區(qū)各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層大力宣傳《檔案法》《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理試行辦法》等，重點(diǎn)是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行普及，盡量提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，其不夠重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作主要原因在于其認(rèn)為該工作沒(méi)有必要，開(kāi)展與否意義不大，如果不及時(shí)地宣傳，增強(qiáng)其檔案意識(shí)，則以后檔案工作就更難開(kāi)展，可以在需要時(shí)為其提供有利用價(jià)值的檔案信息，改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案可有可無(wú)的觀念，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。2014年，金壇市檔案局采取了各項(xiàng)措施在各基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)檔案工作進(jìn)行了宣傳，并結(jié)合各地的要求和實(shí)際情況，詳細(xì)地對(duì)檔案的宣傳任務(wù)進(jìn)行分解，落實(shí)到各個(gè)科室，積極鼓勵(lì)各檔案工作人員撰寫(xiě)相關(guān)論文、參加檔案工作研討會(huì)等；通過(guò)與電臺(tái)合作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳；此外，還通過(guò)每年的6月9日（國(guó)際檔案日）開(kāi)展一些活動(dòng)進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步提高各鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。

2.注重日常的收集工作

各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案員開(kāi)展檔案管理工作的首先一個(gè)環(huán)節(jié)為收集工作，其是其他環(huán)節(jié)開(kāi)展的重要前提和基礎(chǔ)，前期的檔案文件收集情況，在一定程度上影響最終檔案管理工作的質(zhì)量。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書(shū)要掌握當(dāng)?shù)匦枰占瘹w檔范圍，以便能夠及時(shí)將需要?dú)w檔的文件收集起來(lái)；因?yàn)槲膯T崗位的局限性，其并不能詳細(xì)地了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展及變動(dòng)情況，需要結(jié)合年度總結(jié)，對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行補(bǔ)充；在日常的工作中，文書(shū)要注重日常的資料收集，將平時(shí)較為零散的文件、專門(mén)文件等均要及時(shí)收集起來(lái)，以便在一些重要活動(dòng)（如會(huì)議等）等結(jié)束后通過(guò)整理形成完整的檔案資料。

3.提高文員的檔案工作管理水平

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作與對(duì)文員工作的滿意程度有一定關(guān)系，因此文檔管理人員要不斷提高自己，注重自身專業(yè)能力的培養(yǎng)，充分地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做出一定的成績(jī)。隨著社會(huì)的發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作有很多新的變化，管理方法上也有更新，對(duì)文檔管理員提出了更高的要求，因此要積極有針對(duì)性地參加培訓(xùn)、更新知識(shí)，以達(dá)到提高業(yè)務(wù)能力、更好管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的目的。金壇區(qū)朱林鎮(zhèn)財(cái)政所一直重視檔案工作，通過(guò)設(shè)立崗位責(zé)任制加強(qiáng)對(duì)所內(nèi)文書(shū)的管理，通過(guò)完善檔案設(shè)施、加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理等，大大提高了檔案管理工作的整體水平，有利于單位的長(zhǎng)期發(fā)展，充分地發(fā)揮出了檔案應(yīng)有的作用，經(jīng)過(guò)努力，該所綜合檔案室成功地創(chuàng)建為省三星級(jí)檔案室。

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作者簡(jiǎn)介：

吳丹（1991—），女，江蘇溧陽(yáng)人，文學(xué)學(xué)士，從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)工作。