如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目監(jiān)理中的信息管理工作

安東文

摘 要：監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程中的記錄，加強(qiáng)信息管理工作，對工程建設(shè)有著舉足輕重的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：工程監(jiān)理；信息管理；管理制度

一、信息管理的概念和內(nèi)容

（一）信息管理的概念

建設(shè)項(xiàng)目信息管理是指建設(shè)項(xiàng)目信息收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與運(yùn)用等一系列工作的總稱。其實(shí)質(zhì)是根據(jù)信息的特點(diǎn)，有計(jì)劃地組織信息溝通。以保證能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需要的信息，達(dá)到正確決策的目的[1]。建設(shè)項(xiàng)目信息管理貫穿建設(shè)工程全過程，銜接建設(shè)工程各個(gè)階段，各個(gè)參建單位和各個(gè)方面。建設(shè)工程監(jiān)理信息管理是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施進(jìn)度、質(zhì)量、合同管理、投資控制、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是建設(shè)工程監(jiān)理的主要方法[2]。

（二）信息管理的內(nèi)容

1.在工程項(xiàng)目開工前，完成合同工程項(xiàng)目編碼的劃分和編碼系統(tǒng)編制；2.根據(jù)工程建設(shè)監(jiān)理合同文件規(guī)定，建立信息文件目錄，完善工程信息、文件的傳遞流程及各項(xiàng)信息管理制度；3.建立監(jiān)理信息文件的編碼方式；4.建立或完善信息存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)；5.采集、整理工程施工中關(guān)于工程質(zhì)量、施工安全、施工環(huán)境保護(hù)以及隨工程施工進(jìn)展進(jìn)行的合同支付、質(zhì)量認(rèn)證和合同商務(wù)過程信息，并向發(fā)包人反饋；6.督促承包人按工程承建合同文件規(guī)定和監(jiān)理機(jī)構(gòu)要求，及時(shí)編制并向監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)送工程報(bào)表和工程信息文件；7.按質(zhì)量監(jiān)理合同文件規(guī)定和發(fā)包人要求及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地做好監(jiān)理記錄，并定期進(jìn)行整編與反饋；8.合同工程施工和建設(shè)監(jiān)理服務(wù)期間的所有來往文件的收集、整理、儲(chǔ)存等；9.工程信息文件和工程報(bào)表的編發(fā)；10.工程監(jiān)理信息包括文字、報(bào)表、圖像、圖紙和聲音等多種形式，借助于計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展，建立工程信息網(wǎng)和電子文檔系統(tǒng)[3]。

二、監(jiān)理工程信息管理中存在的問題

監(jiān)理工作人員在整個(gè)工程的建設(shè)實(shí)施階段，主要的工作內(nèi)容為：“四控制，兩管理，一協(xié)調(diào)”。這個(gè)工作內(nèi)容目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要監(jiān)理工作人員在工作中收集和加工整理各種信息資料。包括基礎(chǔ)資料、質(zhì)保資料、施工單位的報(bào)驗(yàn)材料等。但是在信息資料的數(shù)據(jù)收集和管理上存在一些問題，具體表現(xiàn)如下：

（一）對信息管理工作不夠重視

一個(gè)項(xiàng)目工程施工過程中，參與的人員眾多，人員素質(zhì)參差不齊。許多項(xiàng)目工作負(fù)責(zé)人重施工，片面認(rèn)為只要把工程搞好就行，因此，對信息管理工作不夠重視。有的甚至不設(shè)立專門的信息管理人員，僅僅是在竣工驗(yàn)收時(shí)，才草率補(bǔ)齊資料，造成部分項(xiàng)目工程驗(yàn)收簽證日期與實(shí)際施工日期不一致。這種重施工輕統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)象比較普遍。

（二）信息資料存在短缺、不完整現(xiàn)象嚴(yán)重

在施工過程中由于建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參加建設(shè)的各方均不同程度存在人員更換現(xiàn)的象，因此施工資料在交接過程中或多或少的存在丟失或者數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象，進(jìn)而很難真實(shí)的反映施工過程全貌，也難以正確記錄施工項(xiàng)目進(jìn)展情況，從而對整個(gè)工程的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)做出錯(cuò)誤的判定。另外由于現(xiàn)實(shí)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，只注重施工過程的信息資料收集和整理，往往造成施工前期準(zhǔn)備、費(fèi)用、臨時(shí)工程、環(huán)境等內(nèi)容的缺失，而施工前期賠償問題由于項(xiàng)目迫于當(dāng)?shù)厝罕姷膲毫透蓴_不能按時(shí)完成，因此施工前期風(fēng)準(zhǔn)備工作、臨時(shí)工程、環(huán)境等內(nèi)容只能根據(jù)監(jiān)理日志或者建設(shè)單位的一些記錄等記載來補(bǔ)充信息資料的數(shù)據(jù)，因此信息資料存在數(shù)據(jù)短缺和不完整現(xiàn)象。[4]

（三）規(guī)章制度不健全，管理人員素質(zhì)偏低

目前許多工程單位沒有建立健全的檔案信息管理制度，沒有實(shí)行工程中的檔案信息質(zhì)量否決制度。對按時(shí)完工有較高的要求，對工程進(jìn)度和質(zhì)量比較重視，忽視了信息檔案資料的形成和積累。有些工程建設(shè)單位，施工單位甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理人員。大多采用兼職或者臨時(shí)抽人整理信息資料。這些人員沒有參加過檔案信息管理專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平均達(dá)不到專業(yè)技術(shù)的要求，進(jìn)而造成案卷質(zhì)量差，移交檔案館的重點(diǎn)工程竣工檔案信息質(zhì)量低。

三、如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目監(jiān)理中的信息管理工作

（一）運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)建立健全的工程監(jiān)理信息管理系統(tǒng)

建立一套完整的信息管理制度對于進(jìn)一步規(guī)范工程建設(shè)的施工過程、掌握工程監(jiān)理工作的規(guī)律、提升監(jiān)理工作效率和保證施工質(zhì)量安全等有著深遠(yuǎn)的意義。隨著現(xiàn)代電子科技信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已在工程監(jiān)理信息管理中使用的較為普遍。采用電子化信息管理，能夠更加全面、更加高效地提升工程監(jiān)理信息管理的質(zhì)量和工作效率。建立系統(tǒng)化的監(jiān)理信息電子信息系統(tǒng)，更能夠通過科學(xué)技術(shù)對建設(shè)工程的施工流程、工程進(jìn)度、工程的質(zhì)量與安全等的信息資料進(jìn)行完善的分檔管理，及時(shí)向計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)錄入與工程有關(guān)的各種文檔，登記、接收、發(fā)送和技術(shù)供應(yīng)等數(shù)據(jù)，并按照工作負(fù)責(zé)人關(guān)于檔案管理的要求，做好文檔的整理與歸檔，更加有利于工程監(jiān)理工作的順利開展理，也方便分項(xiàng)資料的查找。同時(shí)建設(shè)工程監(jiān)理部門也應(yīng)嚴(yán)格按照工程監(jiān)理信息管理制度來收集、分析和保管有關(guān)的工程資料和文件。

（二）提升相關(guān)工作人員素質(zhì)

檔案信息管理工作，必須由專門的業(yè)務(wù)人員來進(jìn)行處理。因此提升這些工作人員的業(yè)務(wù)水平，以及對電子信息技術(shù)的運(yùn)用水平，是非常必要的。施工單位需要對檔案信息管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓他們能夠及時(shí)了解工程的進(jìn)展情況，以便及時(shí)掌握科學(xué)的檔案管理方法。從事信息管理的工作人員，也應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，客觀真實(shí)的記錄和反映有關(guān)項(xiàng)目工程建設(shè)的信息資料，為工程建設(shè)的合理化規(guī)范化進(jìn)程提供技術(shù)支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]張愛琴.信息管理在建設(shè)工程項(xiàng)目中的運(yùn)用[J].山西建筑，2009，35（31）：203-204

[2]馬峰.全議如何做好監(jiān)理工作的信息管理[J].科技信息，2010（30）：55

[3]許太業(yè).建設(shè)工程監(jiān)理信息管理[J].山西建筑，2011（35）.

[4]楊海平.談如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理的信息管理工作[J].山西建筑，2015（02）.