知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式探討

高秀娟

知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式探討

高秀娟

摘要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，人們對(duì)于知識(shí)及信息安全需求也在逐漸加強(qiáng)。企業(yè)檔案管理是將企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)建設(shè)中所有信息進(jìn)行集中管理的平臺(tái)，保證企業(yè)信息資源能夠在企業(yè)實(shí)際生活建設(shè)中發(fā)揮重要作用。本文將以知識(shí)管理作為前提，探索企業(yè)檔案管理模式，保證我國(guó)企業(yè)檔案管理工作能夠系統(tǒng)化。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案；管理模式

一、前言

二十一世紀(jì)作為信息時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為企業(yè)在市場(chǎng)中競(jìng)爭(zhēng)的重要手段。企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中全部信息資源有效整合的重要工作環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案將企業(yè)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的信息有效記錄，已經(jīng)成為了企業(yè)中的潛在價(jià)值，在企業(yè)實(shí)際建設(shè)中有重要性作用。企業(yè)如果想要競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中占有一席之地，就需要對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)建設(shè)中的全部信息資源進(jìn)行科學(xué)化管理，保證檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營(yíng)建設(shè)步伐一致，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。

(一)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1、企業(yè)檔案管理改革工作進(jìn)度緩慢。目前，世界經(jīng)濟(jì)格局逐漸向多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)與企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)存在較大差距，因此部分企業(yè)開始將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革，希望可以保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。但是企業(yè)檔案管理模式改革需要較長(zhǎng)的時(shí)間，新型的企業(yè)檔案管理模式在沒(méi)有形成的過(guò)程中，就約束了在該段時(shí)間內(nèi)的企業(yè)檔案管理工作[1]。

我國(guó)在明確開始建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)，就已經(jīng)開始幫助企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)，讓企業(yè)形成現(xiàn)代化的管理制度，明確企業(yè)工作人員實(shí)際工作內(nèi)容及責(zé)任，企業(yè)管理及經(jīng)營(yíng)在科學(xué)的模式下形成。企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)建設(shè)的最終目標(biāo)就是創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值，檔案管理工作就是將企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值進(jìn)行管理，幫最企業(yè)在經(jīng)營(yíng)建設(shè)中將經(jīng)濟(jì)效益最大化。我國(guó)市場(chǎng)格局在快速發(fā)展中，企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理工作進(jìn)行重視，造成檔案管理改革工作進(jìn)展緩慢，甚至部分企業(yè)并沒(méi)有提出系統(tǒng)性的改革措施。

2、觀念落后。企業(yè)檔案管理工作不僅僅是將企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)建設(shè)中的信息資源進(jìn)行管理，更是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)中的一種掛念。就我國(guó)目前信息技術(shù)發(fā)展水平角度進(jìn)行分析，我國(guó)企業(yè)檔案管理觀念并沒(méi)有與信息技術(shù)水平相一致。企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還停留在檔案管理工作最原始的階段，對(duì)于企業(yè)信息資源科學(xué)管理的重要性并未給與重視，甚至部分企業(yè)檔案管理工作還是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行管理。

部分企業(yè)在發(fā)展中已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息資源管理的重要性，已經(jīng)開始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，將檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。但是企業(yè)在檔案管理改革中常常是在盲目的情況下開展，沒(méi)有專業(yè)性的檔案管理理念作為改革工作的支撐，造成企業(yè)僅僅關(guān)注對(duì)于檔案管理體系的建設(shè)，對(duì)于檔案管理工作中信息資源再次開發(fā)利用的程度有限，改革后的檔案管理工作效果沒(méi)有達(dá)到預(yù)想效果[2]。

3、機(jī)構(gòu)地位低下。我國(guó)企業(yè)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)于檔案管理工作都有著錯(cuò)誤性的認(rèn)識(shí)，讓檔案管理工作在企業(yè)的實(shí)際建設(shè)中沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，與企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中的其他部門進(jìn)行比較就會(huì)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作有著明顯性的認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，對(duì)于檔案管理改革工作認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理工作人員實(shí)際也沒(méi)有得到應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)報(bào)酬，檔案管理工作并沒(méi)有充足的資金進(jìn)行保證，甚至部分企業(yè)的檔案管理工作順利開展都較為困難。

檔案管理機(jī)構(gòu)在企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)建設(shè)中地位低下，會(huì)造成企業(yè)檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏動(dòng)力，部分檔案管理專業(yè)性人才不愿意參與到企業(yè)生產(chǎn)金蛇中，企業(yè)檔案管理工作難以順利開展。在信息資源已經(jīng)成為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)關(guān)鍵因素時(shí)，怎樣提升企業(yè)檔案管理工作水平一直將企業(yè)管理人員急需解決的問(wèn)題。如果企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)一直在企業(yè)中的地位低下，就會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)在市場(chǎng)中的經(jīng)營(yíng)建設(shè)。

4、信息化沒(méi)有落實(shí)。企業(yè)在逐漸向信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中，部分企業(yè)的工作人員并沒(méi)有做好準(zhǔn)備，在接受到電子郵件后，部分工作人員還是使用傳統(tǒng)的信息資源管理模式，對(duì)于電子郵件中的內(nèi)容并沒(méi)給與重視，造成信息化建設(shè)并沒(méi)有在企業(yè)檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用[3]。

(二)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理。知識(shí)管理能夠推動(dòng)企業(yè)進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變，完成企業(yè)從產(chǎn)品生產(chǎn)到產(chǎn)品銷售各環(huán)節(jié)的溝通，提高企業(yè)在激烈市場(chǎng)環(huán)境中的競(jìng)爭(zhēng)力。在企業(yè)檔案管理中使用知識(shí)管理模式最終目的就是將企業(yè)經(jīng)營(yíng)建設(shè)產(chǎn)生信息資源的潛在價(jià)值進(jìn)行發(fā)現(xiàn)，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模，讓企業(yè)對(duì)于檔案管理工作有著重新的認(rèn)識(shí)，檔案管理不再僅僅是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)信息進(jìn)行記錄，更參與到企業(yè)自身文化建設(shè)中，保證企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益，改變企業(yè)發(fā)展中的瓶頸。

(三)知識(shí)背景下企業(yè)檔案管理模式

1、企業(yè)檔案知識(shí)管理必要性。社會(huì)經(jīng)濟(jì)格局已經(jīng)由原先的工業(yè)化建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒ㄔO(shè)，這就需要企業(yè)在建設(shè)中能夠?qū)⑿畔①Y源合理利用，讓先進(jìn)的信息資源成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的主要?jiǎng)恿4]。

知識(shí)管理企業(yè)檔案管理模式是彰顯企業(yè)文化建設(shè)的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，在經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的管理后成為了企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)建設(shè)中的潛在資源。企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)其價(jià)值，檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)信息資源進(jìn)行整合，將信息中的潛在價(jià)值參與到企業(yè)創(chuàng)新建設(shè)中，科學(xué)化的企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)是企業(yè)提升在市場(chǎng)銷售中競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段。

2、企業(yè)檔案知識(shí)管理目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中廣泛使用時(shí)，檔案管理工作也在進(jìn)行改革，檔案管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)順利經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可回避的問(wèn)題。知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式在建設(shè)中，應(yīng)該要將建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行明確，傳統(tǒng)檔案管理工作可以理解為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的歷史，新型的檔案管理應(yīng)該將企業(yè)經(jīng)營(yíng)建設(shè)中所產(chǎn)生的全部信息資源進(jìn)行科學(xué)化管理，方便企業(yè)經(jīng)營(yíng)者進(jìn)行查詢，將信息資源進(jìn)行信息文檔式的管理，方便企業(yè)管理人員進(jìn)行使用[5]。

3、企業(yè)實(shí)施檔案知識(shí)資源管理重視的問(wèn)題。在信息時(shí)代，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理不再是傳統(tǒng)的企業(yè)歷史，能應(yīng)該能為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供新的途徑。傳統(tǒng)檔案管理工作較為枯燥，工作人員在實(shí)際工作中也沒(méi)有動(dòng)力。在知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員會(huì)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)格局有著充分的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中在也不會(huì)被繁多的工作任務(wù)所約束，檔案工作人員能夠在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保證檔案管理工作效率的提升。

企業(yè)檔案管理工作人員也應(yīng)該進(jìn)行轉(zhuǎn)變，因此知識(shí)背景下的檔案管理工作內(nèi)容也開始發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身文化租養(yǎng)，保證能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案中的潛在信息進(jìn)行發(fā)掘，拓寬企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)思路[6]。

二、結(jié)論

在知識(shí)時(shí)代中，誰(shuí)掌握了信息資源就能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。檔案作為企業(yè)中最重要的信息資源，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)性管理在企業(yè)實(shí)際建設(shè)中有著重要性作用，檔案管理工作也在面臨著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼{(diào)整，本文就是希望可以幫助企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作改革。(作者單位：青島李滄環(huán)境衛(wèi)生有限公司)

參考文獻(xiàn)：

[1]張曉娟,馬瑜,左田原,黃蘭.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理——一種知識(shí)資產(chǎn)觀[J].檔案學(xué)通訊,2012,04:76-79.

[2]秦偉強(qiáng).淺析知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,03:93-94.

[3]李曉虎.企業(yè)檔案管理模式在知識(shí)管理背景下的分析[J].中國(guó)商論,2015,15:38-40.

[4]徐平,蘇愛明.淺議知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010,22:119-121.

[5]劉曉紅,夏春陽(yáng).知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2015,12:61-62.

[6]徐和華.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2016,02:55.

作者簡(jiǎn)介：高秀娟(1970.02-)，女，漢族，山東萊州人，辦公室文員/助理館員，本科，青島李滄環(huán)境衛(wèi)生有限公司，檔案管理。