陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)的需求分析

張麗瓊

(泉州工藝美術(shù)職業(yè)學院，福建 德化 362500)

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陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)的需求分析

張麗瓊

(泉州工藝美術(shù)職業(yè)學院，福建 德化 362500)

[摘要]本文對陶瓷企業(yè)的外貿(mào)管理信息化現(xiàn)狀進行了闡述，并在系統(tǒng)需求分析的基礎上進行了功能性需求描述，同時對該系統(tǒng)的總體架構(gòu)進行了展示和說明，為陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)的整體設計和實現(xiàn)提供了實施的依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]陶瓷企業(yè)；外貿(mào)管理系統(tǒng)；需求分析

1需求分析背景及意義

隨著陶瓷企業(yè)競爭環(huán)境的國際化，近年來陶瓷業(yè)面臨歐盟的反傾銷，動蕩的中東形勢，以及國內(nèi)人力成本上升，陶瓷企業(yè)之間的競爭越來越激烈，因而陶瓷企業(yè)急需通過外貿(mào)管理的信息化，使其具備高效的管理機制和快速反應市場的能力。

近些年來市面上涌現(xiàn)了不同類型的外貿(mào)軟件系統(tǒng)，以應對外貿(mào)管理的需求。雖然這些軟件功能強大，但針對性不夠，沒有針對陶瓷行業(yè)的特性進行專門的設計，也無法滿足客戶即時性想法的快速修改。同時要達到這些軟件最終較好的效果，操作流程相對復雜，需環(huán)環(huán)相扣，這與中小型外貿(mào)企業(yè)需要快速反應的市場能力相矛盾。像陶瓷工藝品的出口，大多數(shù)訂單里的產(chǎn)品貨號多而雜，原有的外貿(mào)管理軟件不能適應陶瓷企業(yè)的要求，外貿(mào)業(yè)務員在查找樣品、制作報價及訂單的效率及準確性等問題一直沒有得到有效的解決。因而有必要開發(fā)一套適合多地域操作，并融合陶瓷行業(yè)特點的適合陶瓷企業(yè)的外貿(mào)管理系統(tǒng)。

對陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)進行合理的需求分析是軟件開發(fā)過程中首先要解決的問題。需求分析[1]的基本任務就是準確地回答“系統(tǒng)必須做什么？”這個問題，就是要全面地理解用戶的各項要求,并準確地表達所接受的用戶需求，是系統(tǒng)開發(fā)的基礎，關(guān)系到開發(fā)項目的成敗和軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。需求分析一般包括系統(tǒng)的架構(gòu)選型、了解企業(yè)業(yè)務流程和系統(tǒng)的背景，在信息收集的基礎上確定系統(tǒng)開發(fā)的可行性，進行業(yè)務調(diào)查與分析，根據(jù)企業(yè)實際的運作流程，制訂相關(guān)的數(shù)據(jù)流圖，并確定系統(tǒng)開發(fā)的總體方案等，是開發(fā)系統(tǒng)最重要的環(huán)節(jié)，也是不可缺少的一項工作。

2系統(tǒng)的框架需求分析

考慮到與B/S架構(gòu)相比，C/S技術(shù)發(fā)展歷史更為悠久，從技術(shù)成熟及軟件設計來看，C/S技術(shù)更成熟，更可靠。我們將陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，即Client/Server(客戶機/服務器)結(jié)構(gòu)[2]。通過它可以充分利用兩端硬件環(huán)境的優(yōu)勢，將任務合理分配到Client端和Server端來實現(xiàn)，降低了系統(tǒng)的通訊開銷；且界面和操作可以很豐富，安全性能也可以很容易保證。

2.1系統(tǒng)的整體架構(gòu)圖

陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，由客戶端與服務器直接相連，沒有中間環(huán)節(jié)。系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖1所示。

企業(yè)是以流程為基礎來進行運作的，企業(yè)中存在著形形色色的、難以計數(shù)的、大大小小的流程。而隨著企業(yè)規(guī)模的擴大、業(yè)務的不斷變化、以及信息技術(shù)革命，企業(yè)原有的流程就將不斷變化，因此就引出企業(yè)業(yè)務流程重組[3]。

圖1　系統(tǒng)的總體架構(gòu)圖

通過此次陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)的開發(fā)，以德化某陶瓷企業(yè)為例，對企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務流程進行了詳細的梳理與分析，從根本上改變了傳統(tǒng)的業(yè)務管理模式，引進了先進的信息化管理方法[4]。其中重要的業(yè)務流程有客戶報價業(yè)務流程、銷售出貨業(yè)務流程、銷售應收款(按客戶)業(yè)務流程等，下面將對這幾個比較重要的業(yè)務流程進行詳細的介紹：

1.客戶報價業(yè)務流程設計

客戶報價是系統(tǒng)設計中重要的功能，當客戶需要對某個產(chǎn)品進行報價時，客戶首先要先告訴業(yè)務人員客戶名稱和報價的產(chǎn)品名稱，這時，業(yè)務人員馬上查找到該客戶的客戶代碼，并錄入起運港、目的港、包裝方式等信息，這些信息是客戶報價單的表頭部分；接下來業(yè)務人員根據(jù)客戶要購買的產(chǎn)品錄入產(chǎn)品代碼、系統(tǒng)會自動查找出產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、裝箱率等，以及該產(chǎn)品的工廠成本、工廠報價、傭金、保險、FOB費用，業(yè)務人員再錄入產(chǎn)品數(shù)量及單價，系統(tǒng)自動計算該產(chǎn)品的小計金額及小計毛利率，如此循環(huán)錄入客戶要購買的所有產(chǎn)品，系統(tǒng)自動計算本次客戶報價的總金額，最后按保存按鈕，系統(tǒng)在進行保存時會對客戶信息、產(chǎn)品信息、產(chǎn)品毛利率進行再次驗證，毛利率低于30%將給出相應的提示，并最終保存到數(shù)據(jù)庫中。只有保存后的單據(jù)系統(tǒng)才允許打印出報價單，并經(jīng)過審核后，發(fā)送給客戶。

2.銷售出貨業(yè)務流程設計

銷售出貨是系統(tǒng)設計中重要的功能，當客戶下的訂單生產(chǎn)完成時，需要對完成的訂單進行銷售出貨，業(yè)務人員先查找到該客戶的客戶代碼，并錄入合同號，這些信息是銷售出貨單的表頭部分；接下來業(yè)務人員根據(jù)客戶的訂單選擇產(chǎn)品代碼、系統(tǒng)會自動查找出該訂單產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、訂單數(shù)量、箱數(shù)、訂單價，系統(tǒng)自動計算該產(chǎn)品的小計金額，如此循環(huán)錄入客戶要出貨的所有產(chǎn)品，系統(tǒng)自動計算本次銷售出貨的總金額，最后按保存按鈕，系統(tǒng)在進行保存時會對是否輸入出貨明細進行再次驗證，并最終保存到數(shù)據(jù)庫中，最終打印出銷售出貨單[5]。

3.銷售應收款(按客戶)統(tǒng)計業(yè)務流程設計

銷售應收款(按客戶)統(tǒng)計是系統(tǒng)中一張報表，這張報表主要體現(xiàn)的是某個日期內(nèi)客戶的應收款情況。在沒有使用系統(tǒng)之前，基本上要10天才能統(tǒng)計一次客戶的欠款情況，而且要花費1天的人工，等報表統(tǒng)計出來后，又有新的銷售活動發(fā)生，統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)是相對滯后的，而且還有可能因為人為的因素統(tǒng)計出的報表是錯誤的。通過這個統(tǒng)計功能，只需要選擇要統(tǒng)計的日期范圍，要統(tǒng)計的客戶，按檢索按鈕系統(tǒng)就可以自動統(tǒng)計，系統(tǒng)也支持數(shù)據(jù)預覽功能并導出到EXCEL，系統(tǒng)的操作流程是：先抓取發(fā)票基本資料放于臨時表中，接著用游標[6]來更新發(fā)票對應的訂單號(因為訂單號可能有多個)，再根據(jù)臨時表中的主鍵來抓取對應的已收金額放于收款臨時表中，最終對數(shù)據(jù)進行全連接，展現(xiàn)給用戶。

3系統(tǒng)的功能需求分析

依據(jù)陶瓷企業(yè)實際外貿(mào)業(yè)務流程，陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)須具備以下幾個功能模塊：

3.1基礎數(shù)據(jù)的需求分析

每個應用系統(tǒng)都需要有基礎數(shù)據(jù)的支撐，只有對基礎數(shù)據(jù)進行有效的維護才能保證應用系統(tǒng)的正常運行，并且也才能保證系統(tǒng)統(tǒng)計出的報表是準確無誤的?；A數(shù)據(jù)的維護主要是由系統(tǒng)的管理員來完成。維護的數(shù)據(jù)有系統(tǒng)的組織架構(gòu)，客戶與廠家檔案，常用的數(shù)據(jù)字典[7]等。

3.2樣品管理的需求分析

樣品管理模塊是其他模塊的一個數(shù)據(jù)來源，所以起到了極重要的作用，為后面的報價、訂單、生產(chǎn)合同、出貨所調(diào)用的樣品信息提供基礎。并且在日常的業(yè)務操作中，這個模塊的使用頻率是最高的，所以這個模塊也就是系統(tǒng)的一個核心模塊[8]。在這個模塊中要為用戶提供了功能全面、操作簡單的管理功能如：建立樣品的貨號、品名、圖片、分類、包裝、成本、報價等資料庫，具備樣品資料整批導入，圖片導入[9]、分類索引[10]、產(chǎn)品展示、包裝設計等功能。所以這個模塊開發(fā)的好壞，將成為影響系統(tǒng)成敗的一個關(guān)鍵。

3.3業(yè)務管理的需求分析

業(yè)務管理功能模塊主要讓業(yè)務人員管理每天與客戶發(fā)生的業(yè)務記錄，如：客戶的報價，客戶的送樣，客戶的訂單，國內(nèi)供應商采購等。業(yè)務管理模塊需要提供了一個簡便、快捷、高效的操作平臺，用戶可以快速準確地制作報價、送樣、訂單單據(jù)，并將這些單據(jù)輸出成多種格式的文本提供給客戶，且單據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換。根據(jù)客戶下的訂單，經(jīng)過管理人員審核后，分解成產(chǎn)品、配件、包材等國內(nèi)采購合同。允許單據(jù)之間的數(shù)據(jù)同步，比如有一筆國內(nèi)采購數(shù)據(jù)是通過訂單自動計算生成的，當訂單數(shù)據(jù)有調(diào)整生產(chǎn)廠家、工廠成本、貨號備注等，這些調(diào)整后的數(shù)據(jù)可以同步到生成的國內(nèi)采購數(shù)據(jù)中。在對客戶下報價、送樣、訂單時，由于客戶對產(chǎn)品的需要千差萬別，同時也希望能夠把這些要求更新到樣品檔案。通過信息化的方式，可以減少樣品信息的查找時間，很容易計算出樣品的各種成本，也降低人為計算錯誤的可能。在這個模塊中用戶主要關(guān)心的是單據(jù)錄入的簡便，及導出多種格式文本的靈活，并且單據(jù)間相互轉(zhuǎn)換的支持。

3.4客戶收款的需求分析

客戶收款功能模塊主要是讓業(yè)務人員生成應收帳款、財務人員記錄客戶的收款情況，有效的監(jiān)督客戶的欠款情況，降低企業(yè)的欠債額。通過這個模塊也可以對客戶的信用情況進行分析，有利于企業(yè)與一些信用好的客戶長期合作，同時可以停止與信用差的客戶的合作，降低企業(yè)的經(jīng)營風險。在這個模塊中，應收賬款可以來自于出貨單、訂單、送樣單。同時該模塊的收款記錄，必須與應收賬款單有對應關(guān)系，對應收賬款單進行沖銷。

3.5查詢統(tǒng)計的需求分析

陶瓷企業(yè)外貿(mào)管理系統(tǒng)的使用者使用系統(tǒng)的目的并不是為了輸入，而是為了系統(tǒng)能對輸入的數(shù)據(jù)進行有效的匯總和分析后輸出報表。財務人員、業(yè)務員、企業(yè)高層可以通過這個模塊統(tǒng)計出任何想要的報表，比如：產(chǎn)品銷售排行，客戶銷售排行，訂單出貨查詢，應收款統(tǒng)計表(按客戶)，訂單損益表，業(yè)務員業(yè)績分析，送樣貨號下單情況分析等。只要有需求，就能在系統(tǒng)中動態(tài)自定義實現(xiàn)，不需要改系統(tǒng)，并且要能把這些報表通過EXCEL或PDF格式導出[11]。

3.6系統(tǒng)設定的需求分析

陶瓷企業(yè)外管理系統(tǒng)希望達到的效果是靈活、適用。在系統(tǒng)參數(shù)方面，需要做到能對編號的規(guī)則、報價計算公式、包裝率/包裝規(guī)格、樣品/報價/出貨單默認值等進行設定。在用戶權(quán)限控制方面，可按角色對系統(tǒng)使用人員進行歸類，可分為業(yè)務人員權(quán)限、財務人員權(quán)限、管理人員權(quán)限，如果不對權(quán)限進行有效的管控，那勢必會造成重要數(shù)據(jù)的外泄和管理上的混亂。用戶對系統(tǒng)的操作包括：新增、刪除、修改、打印、瀏覽、導出，審核，只要針對每個用戶的每個模塊設置如上的操作權(quán)限就可以很好的分配好權(quán)限。用戶的操作權(quán)限關(guān)系到整個系統(tǒng)的安全，所以用戶的權(quán)限統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員來進行設置。

[參考文獻]

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[責任編輯：江雪]

[收稿日期]2015-10-05

[作者簡介]張麗瓊(1982-)，女，福建省德化縣人，講師，主要從事工商企業(yè)管理、IT項目管理。

[中圖分類號]F270.7

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5330(2016)02-0149-04