辦公室值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺開發(fā)與應(yīng)用

梁從富　夏志剛　艾依來提　孟令偉　梁鳴梅　黃家顥（塔里木油田公司辦公室（黨工委辦公室）　庫爾勒　841000）

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辦公室值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺開發(fā)與應(yīng)用

梁從富夏志剛艾依來提孟令偉梁鳴梅黃家顥
（塔里木油田公司辦公室（黨工委辦公室）庫爾勒841000）

摘要辦公室作為一個企業(yè)關(guān)鍵、重要的綜合部門，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。尤其是日常的一些工作，瑣碎繁雜，突發(fā)性強。采用一般的值班記錄方式，又存在著許多缺點，如：工作效率較低，易疏漏重要信息，產(chǎn)生大量的紙張，不便查詢維護等。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)信息化水平的提高，傳統(tǒng)的值班管理模式已越來越不適應(yīng)企業(yè)辦公室實際工作了。本平臺的研發(fā)與應(yīng)用，可以有效的促進值班工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化，提升工作效率。

關(guān)鍵詞辦公室值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺模塊辦公效率

一、前言

1、背景與提出

企業(yè)辦公室作為一個企業(yè)關(guān)鍵、重要的綜合部門，起著承上啟下，協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。尤其是日常的一些工作，瑣碎繁雜，突發(fā)性強。采用傳統(tǒng)的值班管理記錄方式，存在工作效率低，易疏漏重要信息，產(chǎn)生大量的紙張，不便查詢維護等缺點。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，企業(yè)辦公室需要開發(fā)一個完整的值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，從而有效的促進值班工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化，提升工作效率。

一般來說，一個較完整的值班管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存等環(huán)節(jié)。值班管理從某一角度講，很大程度上就是對信息的處理。如果能夠利用計算機來輔助這些工作，則信息的收集、整理、重組和轉(zhuǎn)發(fā)會更快、更準(zhǔn)、更全面，提高工作效率的同時，降低工作成本。值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā)不僅是辦公無紙化，而且是值班管理過程的電子化、數(shù)字化，在信息利用、協(xié)同工作等方面開始發(fā)揮出重要作用，業(yè)務(wù)處理、個人事務(wù)處理將更為現(xiàn)代化、信息化。

2、系統(tǒng)的需求分析

值班管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺的主要功能應(yīng)包括值班信息管理、值班信息的流轉(zhuǎn)、用戶值班信息錄入、流轉(zhuǎn)等。主要模塊應(yīng)具有錄入、查詢、修改、刪除等功能。系統(tǒng)維護功能應(yīng)可完成用戶角色的分配、刪除。用戶分配可給用戶分配不同權(quán)限，同時提供修改密碼功能。網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā)定位應(yīng)統(tǒng)籌考慮企業(yè)機關(guān)辦公部門和基層綜合部門。系統(tǒng)總體架構(gòu)應(yīng)主要從系統(tǒng)功能層、數(shù)據(jù)層、展現(xiàn)層進行精細劃分。值班管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1。

軟件設(shè)計界面應(yīng)簡單實用，以值班業(yè)務(wù)為主線，實現(xiàn)值班日志、來文登記、考勤動態(tài)、出行記錄等事宜的層次化管理。規(guī)范接收和掌握值班相關(guān)事務(wù)，解決對內(nèi)上下聯(lián)系，左右溝通，提高辦公效率；對外統(tǒng)一管理，提升管理水平，滿足各級值班管理人員對值班信息的查詢、反饋和統(tǒng)計需求。

二、程序設(shè)計

1、邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計

要求實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫采用oracle10g大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2、術(shù)語說明

B/S模式服務(wù)器瀏覽器開發(fā)模式。C/S模式服務(wù)器瀏覽器開發(fā)模式。ORACLE系統(tǒng)服務(wù)器所使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3、支持軟件

通過SybasePowerDesigner9.0生成數(shù)據(jù)庫邏輯模型，該軟件可以生成各種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)SQL腳本，執(zhí)行生成的SQL腳本可以直接生成數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、表、存儲過程、視圖、觸發(fā)器等。

項目組嚴(yán)格控制項目質(zhì)量和進度，通過軟件的研發(fā)，測試，質(zhì)量匹配管理，逐步完善各模塊功能。軟件開發(fā)項目組分工如圖2，軟件用戶登錄界面如圖3。

三、功能實現(xiàn)

1、值班日志

實現(xiàn)值班日志的電子記錄。按照日常工作內(nèi)容，將日志類型分為：會議、出行、調(diào)研、現(xiàn)場辦公、接待、車輛安排等。依據(jù)時間進行排序，便于查詢。每一項工作內(nèi)容有記錄人、辦理人、辦理情況，便于值班工作的有序交接。同時值班日志增設(shè)日志查詢和刪除恢復(fù)功能，便于日常的維護。

2、來文登記

傳統(tǒng)的收文方式主要采用值班人員打印表格、手工登記、人工傳送，但這種方式存在速度慢、易泄密、易丟失等問題。本系統(tǒng)通過電子登記，掃描存檔，實現(xiàn)所有收文分類排序，隨意瀏覽、編輯的功能。登記信息包括收文日期、發(fā)文單位、文件名稱、收文人員、收文號、取件人員，有效避免了人為失誤，提高了登記效率。同時設(shè)置查詢功能、歸檔功能，實現(xiàn)收文的閉環(huán)管理。對于文件的流轉(zhuǎn)，則使用企業(yè)的OA系統(tǒng)獨立運行。

3、考勤動態(tài)

傳統(tǒng)的考勤動態(tài)管理有著條目繁多、標(biāo)準(zhǔn)不一、效率低下、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作量大，工作人員容易出現(xiàn)差錯等缺點。同時還會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)，不便于查詢、更新和維護。本系統(tǒng)模塊的開發(fā)，則可以實現(xiàn)如下功能。

（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。實現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員信息、請假類型信息和加班類型信息等的管理。

（2）出勤管理。自動統(tǒng)計出勤信息，提供遲到早退次數(shù)、時間長度的統(tǒng)計。

（3）請假加班管理。實現(xiàn)請假、加班情況登記，提供病假、事假、出差等異常出勤管理功能，自動統(tǒng)計加班時間長度。

（4）提供考勤報表。提供個人各個項目的統(tǒng)計報表，如請假、出差、外出、加班、應(yīng)出勤、實際出勤、出勤率等信息。

（5）數(shù)據(jù)備份管理。系統(tǒng)管理員可以定期備份考勤數(shù)據(jù)。

4、出行記錄

通過網(wǎng)絡(luò)平臺，查詢實時航班及高鐵信息，選擇確定出行方式。統(tǒng)一格式記錄出行航班信息和車輛接送安排。同時可按年、月、日篩選統(tǒng)計出行信息，及時核算差旅費用。

5、綜合查詢管理

將值班人員所需要掌握的人員信息、規(guī)章制度、接待來賓、聯(lián)系電話、交通示意圖、交通里程、酒店、會議室等數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一上傳保存在值班管理系統(tǒng)中，方便查詢。

6、輔助功能

（1）自動排班

程序運行后，根據(jù)當(dāng)前系統(tǒng)時間和值班人員姓名，動態(tài)形成當(dāng)月排班表。實現(xiàn)值班人員的自動排班和排班信息的錄入、查詢、編輯及統(tǒng)計導(dǎo)出等功能。同時也可以靈活運用人工選擇進行，程序依據(jù)當(dāng)前日期將過往日期班次灰顯以提示用戶。

（2）信息提醒

值班工作人員可對值班重要事項進行提醒設(shè)置，依據(jù)設(shè)置時間，通過懸浮窗口自動閃爍，起到提示作用。

（3）短信群發(fā)

程序在后臺運行，通過相應(yīng)設(shè)置，向值班人員或信息知悉人員發(fā)送值班通知短信。管理員還可以自定義短信內(nèi)容、更改發(fā)送時間。

四、系統(tǒng)安全保密

系統(tǒng)運行環(huán)境和數(shù)據(jù)存放，按照企業(yè)要求，存入正式數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫以加密方式存儲。同時具備完善的用戶權(quán)限控制機制，對用戶進行限制級登錄，用戶名、密碼訪問，實現(xiàn)不同用戶開放不同權(quán)限。此外，值班管理用戶還可依據(jù)個人喜好，對登錄界面和系統(tǒng)風(fēng)格進行個性化設(shè)置。

五、結(jié)束語

辦公室值班管理網(wǎng)絡(luò)平臺經(jīng)過一段時間運行驗證，性能穩(wěn)定可靠，目前已在企業(yè)得到了應(yīng)用和推廣。實踐證明該系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低值班人員的工作強度，提升工作效率，有效促進值班工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化。

參考文獻

［1］楊曦民、翟向東.值班管理程序的設(shè)計與實現(xiàn)［J］.林業(yè)勘查設(shè)計，2014，2：93-94.

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梁從富，男，1982.07，甘肅白銀，中國石油塔里木油田分公司，工程師，大學(xué)本科，研究方向：石油天然氣工藝、自動化。

夏志剛，男，1978.05，河南項城，中國石油塔里木油田分公司，政工師，大學(xué)本科，研究方向：信息技術(shù)、自動化。

艾依來提·阿不都艾尼，男，1981.8，新疆烏魯木齊，中國石油塔里木油田公司，經(jīng)濟師，本科，研究方向：文秘。

孟令偉，男，1982.12，黑龍江省鶴崗市，中國石油塔里木油田公司，經(jīng)濟師，大學(xué)本科，研究方向：油氣儲運工程。

梁鳴梅，女，1967.05，新疆克拉瑪依，中國石油塔里木油田分公司，經(jīng)濟師，本科，研究方向：文秘。

黃家顥，男，1983.09，河南桐柏，中國石油塔里木油田分公司，助理工程師，本科，研究方向：自動化、綜合。

Development and Application of Network Platform for Office on Duty Management System

Liang Congfu etc.
（Petro China Tarim Oilfield Co., Ltd.Korla 841000）

AbstractOffice as a business critical，important comprehensive department plays a connecting link between the preceding and the following，coordination，internal and external connection of the pivotal role.In particular，some of the daily work，trivial complex，sudden strong.The general on duty recording mode，and there are many shortcomings，such as：low efficiency，easy omission of important information，produce large amounts of paper，inconvenience maintenance queries such as.With the development of computer network technology and the improvement of enterprise "s information，the traditional duty management mode has become more and more unsuitable for the enterprise" s office.The development and application of this platform can effectively promote the work of the system，standardization，procedures，and improve work efficiency.

KeywordsOffice Duty management system Network platform Module Office efficiency

中圖分類號C931.4

文獻標(biāo)識碼B

文章編號160512-7270

作者簡介