軍工科研院所檔案管理問題分析與對策

賈智

摘 要 檔案是指在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是“科學儲備”的重要形式。作為我國國防科技工業(yè)的重要組成部分，軍工科研院所檔案管理存在著很多需要改進的地方。本文梳理了現(xiàn)階段軍工科研院所檔案管理存在的一些問題，并深度思考了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞 軍工科研院所 檔案 對策

檔案是指在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。是領(lǐng)導決策的依據(jù)，是對工作考查的憑證，也是科學研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠資料。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。檔案記載對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，對于制定單位的經(jīng)營戰(zhàn)略和提高管理效率具有深遠的影響。同時，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，檔案在企業(yè)管理方面發(fā)揮著重要作用?？茖W規(guī)范地管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

一、軍工科研院所的檔案特性分析

近些年，隨著國家對國防軍工業(yè)的重視，對國防事業(yè)的投入不斷加大。軍工事業(yè)的快速發(fā)展，也對其相應(yīng)的檔案管理工作提出了更高的要求。軍工科研院所，相對于普通的企事業(yè)單位，其檔案管理也存在著諸多的不同的特點。

相對于其他企事業(yè)單位，軍工科研院所掌握著國家核心的軍工技術(shù)，這屬于最核心的軍工資產(chǎn)；與之相對應(yīng)的檔案資料，同樣屬于最重要的核心資產(chǎn)之一，相應(yīng)的檔案管理工作也顯現(xiàn)出不同的特點：

第一，軍工科研院所一般年代比較久遠，很多研究所自新中國成立后就存在著。很多檔案因年代久遠，沒有科學的保管技術(shù)，已經(jīng)破損、掉色，參考價值大打折扣。

第二，軍工科研院所一般為涉密單位，其檔案中，也存在諸多涉密文件。涉密文件的保管相對普通文件不論是保存還是借閱都存在著諸多限制。萬一出現(xiàn)遺失情況，其后果往往不堪設(shè)想。

第三，軍工科研院所由于所從事的工作為科研性質(zhì)，不論在國內(nèi)還是國際上，均處于行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的地位，很多工藝設(shè)備需要從國外進口，相應(yīng)的隨機文件均為專業(yè)領(lǐng)域的外文。這對其檔案翻譯工作也提出了較高的要求。

第四，相對普通企業(yè)，研究所的檔案部門職權(quán)相對較小，檔案管理工作得不到重視，很多建設(shè)部門及研究部門沒有將歸檔工作納入日常的管理范疇。同時相關(guān)的檔案培訓工作也較為欠缺。

第五，檔案管理人員的工作模式仍停留在相對被動的狀態(tài)。很多檔案管理人員都是從其他崗位調(diào)過來的，所謂的“人來借，我去取”的狀態(tài)，看守型的檔案管理機制。沒有形成動態(tài)的檔案信息資源共享平臺。

第六，條件保障、科研、型號管理工作涵蓋了較多方面的專業(yè)知識，這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識技能，還要在平時多學習相關(guān)的專業(yè)知識，成為檔案管理與專業(yè)技術(shù)知識兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。

第七，軍工在建項目是一個動態(tài)管理過程，相應(yīng)的建設(shè)工作一直在不間斷地進行，檔案管理工作相對被動，大部分情形下，只有在項目驗收時才會主動收集，沒有真正實現(xiàn)檔案收集與項目建設(shè)進度同步的要求，很多項目建設(shè)的過程資料由于遺失而導致不全。

二、思考其相應(yīng)的解決方法

大多數(shù)研究所在行業(yè)中長期處于科技領(lǐng)先地位，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，許多研究所積累了大量涉及行業(yè)重大事項及重要活動的圖片、影響、文字記載、學術(shù)期刊、情報信息、年報資料和行業(yè)發(fā)展態(tài)勢分析等材料。這些檔案文件材料的完整性、稀缺性、不可再生性和不可替代性在整個國家檔案管理中都占有極為重要的地位。同時由于很多研究所承擔著國家各類尖端科研任務(wù)，其檔案材料顯示出目前整個國家的科技戰(zhàn)略布局和技術(shù)發(fā)展水平，故對檔案管理工作的重要性、保密性要求極高。從而決定了研究所檔案管理工作對于研究所乃至整個國家都具有非常重要的戰(zhàn)略意義。故其相應(yīng)的管理工作，也應(yīng)多管齊下，從制度上、流程上、思想上全面提升管理能力。

第一，增強管理意識，規(guī)范檔案管理。提高單位領(lǐng)導對于檔案管理的意識，定期組織檔案管理培訓。結(jié)合生動的檔案工作案例，讓單位全員提高檔案管理的重要性。

第二，保持與時俱進的學習精神。學會“走出去”。由于軍工科研院所屬于體制內(nèi)單位，很多時候與市場和社會中的企業(yè)“脫節(jié)”，其管理模式相對較為保守。故加強與其他相關(guān)單位的交流學習，也是下一步工作的重點。

第三，將檔案管理工作當作項目建設(shè)中的一個重要環(huán)節(jié)，融入到科研、型號、條件保障等建設(shè)項目中。實時掌握項目建設(shè)進度，擺脫之前的被動接收檔案的工作習慣，關(guān)鍵檔案及時收存，保證檔案收集與項目建設(shè)同步進行。

第四，積極學習上級單位的管理制度和相關(guān)文件，完善內(nèi)部的檔案制度，及時宣傳檔案管理的要求，并積極落實到日常的工作中。

第五，積極推進檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，加強信息化建設(shè)力度。使檔案的借閱、收集、歸還全過程實現(xiàn)平臺信息化。制定出一整套檔案管理的流程，使平臺內(nèi)的多元化應(yīng)用系統(tǒng)化，積極開展數(shù)字圖書館。

第六，加強檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)建設(shè)。由于檔案管理是一項日常工作。日常的借閱過程中，重復(fù)性工作較多。難免會產(chǎn)生單一、枯燥、乏味的情況。為了增強檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)積極探索其激勵模式，組織開展技能競賽、知識培訓，使優(yōu)秀的人才脫穎而出。

三、加強對軍工科研院所檔案管理工作的思考

對于軍工研究所來說，檔案管理的重要性不僅僅體現(xiàn)在一份資料的保存、資料的獲取和查閱，這更是一種知識的服務(wù)體系，是對之前知識的積累和沉淀，對于其今后的發(fā)展起著重要的作用。尤其對于科技檔案來說，是前人從事研究的重要成果，也是科研項目立項的重要依據(jù)。在科研工作中，研究人員可查閱以往的檔案資料，分析和總結(jié)資料，拓展研究視野，從而能夠找到切合實際、符合國家科技創(chuàng)新要求的研究課題。

現(xiàn)今許多科研院所中，依然存在著“重保存”、“輕利用”的現(xiàn)象，許多研究成果被成功記錄下后，就束之高閣、無人問津，使得檔案的保存與利用相互脫節(jié)。而科研成果轉(zhuǎn)化實際生產(chǎn)力，離不開檔案管理的完整性、準確性、時效性以及系統(tǒng)化和規(guī)范化。才會進一步加大其轉(zhuǎn)化效能。

同時，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，科學研究產(chǎn)生的材料成果形式也隨之發(fā)生改變，科研檔案由紙質(zhì)材料逐漸向電子文件轉(zhuǎn)化。為適應(yīng)這種變化，更好地保管和利用相關(guān)檔案資料，形成一套科學有效的電子檔案管理流程，也是十分必要的。國家檔案局先后頒布了《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等一系列電子文件及檔案管理規(guī)定，但落實到具體單位，關(guān)于電子文件的管理，依舊沒有相應(yīng)的制度出臺。同時由于電子文件的多樣性，現(xiàn)在其保管和利用依舊處于一種無序狀態(tài)。同時從技術(shù)手段和人員素質(zhì)上來看，大量出現(xiàn)的電子檔案，也對檔案管理人員提出了更高的要求。

總之，就科研院所而言，檔案對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料。它是進行科學分析、制定發(fā)展方向的重要依據(jù)。在當前我國經(jīng)濟全面發(fā)展的背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，培養(yǎng)一支綜合素質(zhì)高的檔案管理團隊，對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在行業(yè)中的競爭力具有重要意義。

（作者單位為西安近代化學研究所）