高職院校教學(xué)秘書管理現(xiàn)狀分析及改善建議

盧寧

摘要：高職院校的教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理工作中身不可或缺的管理人員，主要負(fù)責(zé)平日教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)安排工作，是高職院校教學(xué)管理鏈中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著極其重要的作用。當(dāng)前，高職院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)為：工作繁多任務(wù)重、壓力大，崗位性質(zhì)重要卻得不到足夠的重視，不能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性、缺乏自信心等。

關(guān)鍵詞：高職院校教學(xué)秘書 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 問(wèn)題分析 改善建議

中圖分類號(hào)：G471 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）04（a）-0078-02

高職院校中的教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)日常教學(xué)工作中的一些事宜，通常負(fù)責(zé)協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)的日常教學(xué)管理工作；協(xié)助教學(xué)副院長(zhǎng)處理各種教學(xué)工作；日程教學(xué)中的教師調(diào)課及停課；學(xué)生的考試成績(jī)管理；每學(xué)期的教材征訂工作；每學(xué)期各類考試安排事宜；每學(xué)期的教師工作量統(tǒng)計(jì)等；收齊并歸檔每學(xué)期的教師業(yè)務(wù)檔案；統(tǒng)計(jì)每學(xué)期的教科研情況，做好期中、期末教學(xué)檢查等工作，教學(xué)秘書屬于普通教學(xué)管理人員。因此，一所學(xué)校教學(xué)管理人員素質(zhì)的高低直接影響到一個(gè)學(xué)校的管理水平乃至社會(huì)影響度。在這種大的背景下，研究高職院校的教學(xué)秘書發(fā)展現(xiàn)狀及改善建議是十分有必要的。

1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及分析

教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理鏈中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，由于管理工作特別瑣碎，所以絕大多數(shù)人認(rèn)為教學(xué)秘書這個(gè)工作崗位對(duì)自身的素質(zhì)要求并不是很高，只要有足夠的細(xì)心和工作責(zé)任心就能夠承擔(dān)這份工作。但是現(xiàn)實(shí)情況并非如此，教學(xué)管理人員其實(shí)應(yīng)該具備更高的工作能力和素質(zhì)涵養(yǎng)，教學(xué)秘書不僅僅只是簡(jiǎn)單地管理日常教學(xué)工作，更重要的是處理人際關(guān)系，其實(shí)并不是每個(gè)人都能做好的。就目前現(xiàn)狀來(lái)看，筆者對(duì)高職院校的教學(xué)秘書工作有以下幾方面的分析。

1.1工作多、任務(wù)重、壓力

教學(xué)秘書主要和學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)、全體老師、學(xué)校的教務(wù)處、人事處等職能部門以及全體學(xué)生打交道，很多教學(xué)方面的工作需要多方面的及時(shí)配合才能順利完成，在日常的教學(xué)工作中，需要積極調(diào)動(dòng)各種教學(xué)資源，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生之間的橋梁作用。教學(xué)秘書的工作量很大而且很瑣碎，大多數(shù)時(shí)候都在按部就班地完成每項(xiàng)任務(wù)，很少對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)和反思，從而導(dǎo)致同樣的問(wèn)題會(huì)犯很多次錯(cuò)。比如學(xué)校下發(fā)的四六級(jí)監(jiān)考任務(wù)，筆者會(huì)按照每個(gè)專業(yè)的人數(shù)比例進(jìn)行監(jiān)考人數(shù)分配。記得有一次監(jiān)考，有一位專業(yè)老師給筆者打電話說(shuō)家里臨時(shí)有事不能監(jiān)考了，專業(yè)主任說(shuō)解決不了，讓筆者給安排，其實(shí)筆者是解決不了的，但是如果筆者說(shuō)不能解決老師會(huì)立馬不高興，以前的付出她會(huì)全忘了，沒(méi)有辦法筆者只能自己來(lái)監(jiān)考了，一位老師這樣行，如果有三位、四位這樣的老師，筆者的工作會(huì)很困難，會(huì)安排不下去的。所以教學(xué)秘書的這個(gè)特殊崗位，工作壓力是很大的。

1.2工作崗位很重要，但是卻得不到重視

教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)處等職能部門和學(xué)院主管教副學(xué)院長(zhǎng)之間的一座橋梁，是處于教學(xué)管理工作第一線的工作人員，對(duì)日常教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用。高職院校教學(xué)秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和得力助手，由于教學(xué)管理人員在教學(xué)管理中的特殊地位，因此在一些教學(xué)管理工作的意見(jiàn)上，具有一定的參考價(jià)值和使用價(jià)值；教學(xué)秘書不僅是組織協(xié)調(diào)者，還是重要的傳播者。筆者覺(jué)得一個(gè)學(xué)院缺少了教學(xué)秘書是萬(wàn)萬(wàn)不行的，然而如此重要的一個(gè)崗位，卻得不到應(yīng)該有的高度重視，很多人都會(huì)認(rèn)為教學(xué)秘書不就是處理一些瑣碎的小事嗎？有什么了不起的，可是有這種想法的人真的是大錯(cuò)特錯(cuò)，他們不知道有一個(gè)又高又好的工作效率會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。在大部分高職院校中，教學(xué)秘書都屬于弱勢(shì)群體，不管什么樣的待遇，領(lǐng)導(dǎo)們首先想到的是老師，教學(xué)秘書每天都上班，每天為老師們服務(wù)但卻得不到足夠的重視，因此可能會(huì)失去對(duì)工作的熱情。

1.3不能充分發(fā)揮積極主動(dòng)性

目前高職院校的教學(xué)秘書隊(duì)伍大部分都是本科畢業(yè)，也有一些專任教師兼任教學(xué)秘書的工作，由于專任老師需要上課，所以很多時(shí)候不能很好地平衡好兩者之間的關(guān)系，因此教學(xué)秘書這個(gè)崗位經(jīng)常出現(xiàn)換崗的情況，基本上三年一換崗教學(xué)秘書就會(huì)有變動(dòng)。作為一名教學(xué)管理工作者，有時(shí)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，我們不能不做，很多時(shí)候很多人會(huì)認(rèn)為這是教學(xué)秘書在故意刁難我們的老師和學(xué)生，這時(shí)候教學(xué)秘書就會(huì)被冤枉，這樣就大大地削減了對(duì)工作的熱情。所以大多時(shí)候即使發(fā)現(xiàn)了一些工作上的問(wèn)題，但是也不愿意去解決這個(gè)問(wèn)題，更不愿意得罪人，在日常教學(xué)管理中，很多工作都是教學(xué)秘書分外的工作，他們幫助老師10次，但是有一次沒(méi)幫成功，老師們就會(huì)忘記以前幫助過(guò)他們的，時(shí)間一長(zhǎng)，教學(xué)秘書就會(huì)失去對(duì)工作的熱忱。

1.4缺乏總結(jié)和歸納能力，缺少參與教學(xué)管理研究課題的機(jī)會(huì)

在筆者身邊就有這樣的例子，領(lǐng)導(dǎo)讓做什么就做什么，自己仿佛就是一個(gè)干活的機(jī)器人，沒(méi)有自己的想法在里面。如果我們做完一件事之后及時(shí)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)找出解決問(wèn)題的方法，那么在以后的工作中會(huì)輕松自由，因?yàn)楣ぷ鞣椒ㄊ呛苤匾摹？偨Y(jié)和歸納這種能力應(yīng)該是教學(xué)秘書必備的優(yōu)良品質(zhì)。教學(xué)秘書整天都在處理日常性的小事，忙忙碌碌的，真的是沒(méi)有時(shí)間和精力去做教科研。除此之外，更重要的一點(diǎn)是關(guān)于教學(xué)管理這方面的教科研課題很少。大部分關(guān)于教學(xué)管理研究的相關(guān)課題我們這些普通的教學(xué)管理工作者即使申報(bào)了也不會(huì)成功。教學(xué)秘書既然是管理崗位，就應(yīng)該在行政職務(wù)上有所發(fā)展，但是實(shí)際上教學(xué)秘書想有所發(fā)展是非常困難的，發(fā)展空間非常小，幾乎是為零的；想晉升也是很困難的，必須有相當(dāng)強(qiáng)的實(shí)力和顯著的科研成果，這往往要花費(fèi)一個(gè)人相當(dāng)大的時(shí)間和精力來(lái)從事科研課題研究。

2.未來(lái)發(fā)展方向及建議

2.1立足本職工作

360行，行行出狀元。筆者個(gè)人覺(jué)得，做好自己的本職工作，熱愛(ài)自己的工作崗位。首先應(yīng)該明確該崗位的崗位要求；其次是熟練掌握和崗位相關(guān)的專業(yè)知識(shí)給和各種辦公軟件。筆者及同行們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，現(xiàn)在人們總是說(shuō)創(chuàng)新，創(chuàng)新確實(shí)可以大大地提高工作效率，提高工作質(zhì)量。

2.2熱愛(ài)工作崗位

筆者覺(jué)得做任何工作都應(yīng)該熱愛(ài)自己的崗位，工作崗位不分高低貴賤，不應(yīng)該以任何理由去怠慢自己的工作。工作崗位是展示人生價(jià)值的一個(gè)大舞臺(tái)，也是自己為理想而奮斗的起點(diǎn)，只有熱愛(ài)才能使工作干得有聲有色。首先應(yīng)該培養(yǎng)每個(gè)人的敬業(yè)精神，筆者還記得今年春節(jié)期間有個(gè)支付寶的小游戲，攢齊五福有獎(jiǎng)品，其中有一個(gè)重要的福就是敬業(yè)福?？偸钦f(shuō)現(xiàn)在的年輕人沒(méi)有老一輩工作者的敬業(yè)精神，這種精神真的是靠每個(gè)人的自覺(jué)性，從骨子里散發(fā)出來(lái)。踏踏實(shí)實(shí)做好每一步，如果你自認(rèn)為敬業(yè)精神不夠，那就趁年輕的時(shí)候強(qiáng)迫自己敬業(yè)——以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做任何事！經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，敬業(yè)就會(huì)變成一種習(xí)慣。

2.3強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

教學(xué)秘書本著服務(wù)老師、服務(wù)學(xué)生為宗旨，在工作中應(yīng)該多講究奉獻(xiàn)，而不是做一點(diǎn)小事就斤斤計(jì)較，不要一味地索取，應(yīng)該機(jī)智多謀。這就要求教學(xué)秘書應(yīng)該強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)該有團(tuán)結(jié)內(nèi)外的能力，對(duì)于現(xiàn)代教學(xué)管理而言，一個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)不可能單靠一個(gè)人的力量，所以必須要利用好各種資源，不斷地學(xué)習(xí)和掌握管理知識(shí)。經(jīng)常參加交流培訓(xùn)會(huì)，努力加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)管理能力，增加教學(xué)秘書之間的交流和溝通?，F(xiàn)在教學(xué)秘書辦公基本上都是運(yùn)用計(jì)算機(jī)，所以熟練運(yùn)用各種辦公軟件對(duì)于提高教學(xué)管理的質(zhì)量是很有幫助的。教學(xué)秘書天天堅(jiān)守在工作崗位上，經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)非常少，工作能力和自身素質(zhì)得不到提升，就會(huì)對(duì)自己的工作失去熱情，工作效率就會(huì)大打折扣。所以崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流等學(xué)習(xí)培訓(xùn)也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，特別是新手教學(xué)秘書到了新崗位時(shí)無(wú)從下手情況時(shí)而出現(xiàn)，所以定期組織學(xué)習(xí)進(jìn)修是有必要的。由于缺少培訓(xùn)，教學(xué)秘書管理方面的知識(shí)普遍不足，嚴(yán)重缺乏分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，難以適應(yīng)新時(shí)期高職院校教育發(fā)展的新要求。

2.4提高綜合素質(zhì)，順利展開(kāi)工作

提高工作者的工作素質(zhì)，在各種行業(yè)職工都是非常重要的，隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，教學(xué)秘書都是具有高等學(xué)歷的人才，同時(shí)也大多是出自師范類院校的畢業(yè)生，具有高尚的教師職業(yè)道德與能力。筆者自己就是這樣一個(gè)例子，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到一所學(xué)校想長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，不僅僅在于教與學(xué)兩個(gè)方面，同樣教學(xué)管理工作也具有非常重要的作用。提高教學(xué)秘書自身的管理理念，應(yīng)該培養(yǎng)教學(xué)秘書職業(yè)精神和職業(yè)道德、樂(lè)于奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)，同時(shí)我們應(yīng)該發(fā)揮榜樣作用，讓所有人看見(jiàn)一名普通的教學(xué)管理人員同樣可以做出非凡的成績(jī)。

2.5辦事公正，明確職責(zé)

教學(xué)秘書是一項(xiàng)繁瑣的服務(wù)和管理性工作，只有明確自己應(yīng)該干些什么，才會(huì)想辦法去把它做好。比如每學(xué)期的期中教學(xué)檢查，教務(wù)處的老師會(huì)檢查每位老師的教學(xué)文件，出現(xiàn)的問(wèn)題教學(xué)秘書應(yīng)該及時(shí)準(zhǔn)確地上報(bào)給教學(xué)副院長(zhǎng)，而不是因?yàn)槟奈焕蠋熀妥约宏P(guān)系好，她在教學(xué)檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題，就會(huì)替他保密，這樣會(huì)害了這位老師的進(jìn)步。應(yīng)該明確自己的工作都有哪些，這樣做起事來(lái)不會(huì)丟三落四。保證教學(xué)按計(jì)劃正常運(yùn)行，秩序穩(wěn)定都是有幫助的。

綜上所述，高職院校的教學(xué)秘書應(yīng)該不斷提高自己的工作能力，提升自己的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。即使每天的工作是平凡、瑣碎的，但是也是至關(guān)重要的。應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，尋求解決對(duì)策，在工作上提供足夠的發(fā)展空間，以便更好地發(fā)揮教學(xué)秘書在高職院校管理中的作用。