知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

劉躍杰

[摘要]新形勢下，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，而知識管理作為多學(xué)科綜合的成果之一，在事業(yè)單位檔案管理中可適當(dāng)進(jìn)行應(yīng)用。本文介紹了知識管理的內(nèi)涵，并從意識、政策制度和資金保障等方面，對事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用知識管理的方法進(jìn)行了必要的探討，為檔案管理工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位 檔案管理 知識管理 應(yīng)用

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0128-01

檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，也是整個社會檔案管理的重要組成部分。當(dāng)前，我國事業(yè)單位改革的步伐正在加快，檔案管理也需要根據(jù)時代發(fā)展進(jìn)行革新，需要不斷引入新的管理方法。本文對事業(yè)單位檔案管理引進(jìn)知識管理的可行性進(jìn)行分析，并提出知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。

一、知識管理與檔案管理

（一）知識管理

知識管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識相對的隱性知識；第二代是從用戶角度出發(fā)，挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動，將結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息相鏈接的一種管理模式。對于知識管理來說，其重視的是學(xué)習(xí)、知識資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨創(chuàng)性。

（二）知識管理與檔案管理的關(guān)系

機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標(biāo)、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統(tǒng)稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進(jìn)行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源，同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理，既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術(shù)和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術(shù)等。

二、知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用方法

在新形勢下，事業(yè)單位推行檔案管理改革，知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識管理改革為重中之重。為了應(yīng)用好知識管理，需要從以下幾方面入手：

（一）普及知識，積極轉(zhuǎn)變理念

為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值，應(yīng)加大宣傳力度，營造起全民塑造參與檔案管理的意識，明確知識管理在檔案管理中的作用。在數(shù)字檔案建設(shè)中，增加知識檢索、知識服務(wù)、知識創(chuàng)造和知識組織等。在全社會和事業(yè)單位內(nèi)，定期宣傳檔案的價值與作用，開展檔案情報收集與咨詢工作，并加大研究力度，把知識檔案管理的理念傳遍每一個角落。

（二）完善制度建設(shè)，積極推進(jìn)知識管理

在目前檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)自上而下逐步探索實施。對于擬推行知識管理的單位，應(yīng)制定切實可行的知識管理草案和實施細(xì)則，并首先開展試點工作。在試點過程中，定期考察實施內(nèi)容，并及時匯總經(jīng)驗，在試點期滿后，總結(jié)試點期間所取得的成果。

（三）加大投入，設(shè)立專項經(jīng)費，保證知識管理的順利推進(jìn)

對于事業(yè)單位檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)制定初步預(yù)算，并報請財政部門審批，為知識管理的推進(jìn)提供專項經(jīng)費支持。同時，成立專門的巡查小組，定期或不定期檢查經(jīng)費落實情況，發(fā)現(xiàn)問題后，及時上報，并將擬采取的措施上報給管理部門。

（四）制定基本流程，為知識管理推進(jìn)制定路線圖

知識管理的流程包括知識目標(biāo)、知識鑒別、知識獲取、知識開發(fā)、知識共享與傳播、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等目標(biāo)，這是一個完整的知識管理實施流程。

做事情需要首先明確目標(biāo)，在鑒別知識后，方可組織進(jìn)行實施，比如獲取知識產(chǎn)品軟件、專家所長、知識地圖和專家經(jīng)驗等。在共享與轉(zhuǎn)移知識上，應(yīng)通過各種網(wǎng)絡(luò)和實物進(jìn)行收集，并選擇易于使用的軟件與平臺，主要包括集體、個人和計算機中儲存的知識。其中，知識評估是對后期的工作進(jìn)行評價總結(jié)，在與知識目標(biāo)對比后，整體評估知識管理的效果。

另外，還需要認(rèn)真分析和挖掘資源，構(gòu)建高效運轉(zhuǎn)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，擴大知識收集范圍，建立一個共享的知識渠道。

（五）構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，提高人員素質(zhì)與能力

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在提高檔案管理效率與效益的同時，也給管理人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在兩個方面：一是不斷掌握各種先進(jìn)的檔案管理知識以及現(xiàn)代信息技術(shù)，從而適應(yīng)檔案管理對人才素質(zhì)的需求；二是事業(yè)單位要不斷引進(jìn)新的人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案知識管理的順利開展。

三、結(jié)語

在新的時代條件下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在檔案管理中，必須不斷吸收新的理論與技術(shù)，才能提高管理的效益。本文介紹了知識管理的內(nèi)涵和完整流程，并提出了知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用途徑，為事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應(yīng)用提供借鑒。

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責(zé)任編輯：楊柳