銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程分析

宋紅爾　吳爽

[摘要] 銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程與預(yù)收款不完全相同，本文通過(guò)一個(gè)案例對(duì)其進(jìn)行介紹。

[關(guān)鍵詞] 銷(xiāo)售定金；用友U8 V10.1；信息化處理

定金，是以確保合同的履行為目的，由當(dāng)事人一方在合同訂立前后，合同履行前預(yù)先交付于另一方的金錢(qián)或者其他代替物。本文的銷(xiāo)售定金專(zhuān)指買(mǎi)方向買(mǎi)方收取的定金。在用友U8.72軟件中，銷(xiāo)貨方收取定金時(shí)直接在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中填制收款單，將表體的款項(xiàng)類(lèi)型改為“預(yù)收款”，也就是說(shuō)將收取的定金視同預(yù)收款處理。從法律角度講，定金具有預(yù)先給付的性質(zhì)，可以抵作價(jià)款，但是定金與預(yù)付款有完全不同的效力。所以上述信息化處理有些不妥。用友U8 V10.1軟件增設(shè)了定金管理業(yè)務(wù)模式，其流程更加符合法律規(guī)定。本文通過(guò)一個(gè)案例對(duì)銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程進(jìn)行分析。

案例：2016年1月1日，我公司（遼寧中創(chuàng)實(shí)業(yè)有限公司，以下簡(jiǎn)稱(chēng)中創(chuàng)實(shí)業(yè)）與遼寧宏達(dá)商貿(mào)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)宏達(dá)商貿(mào)）簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同，合同編號(hào)GX003。以下為合同約定。我方向宏達(dá)商貿(mào)銷(xiāo)售女褲200條，無(wú)稅單價(jià)500元，增值稅稅率17%，價(jià)稅合計(jì)117000元。交貨日期為1月2日。開(kāi)票日期為1月5日。付款日期為1月8日，付款方式為電匯。簽訂合同當(dāng)日宏達(dá)商貿(mào)向我方支付總貨款的10%作為定金。

1月1日，我方收到電匯，票號(hào)13728658，金額為11700元。1月2日，我方發(fā)出全部貨物，宏達(dá)商貿(mào)收到貨物后全部驗(yàn)收合格并入庫(kù)。1月5日，我方開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票，票號(hào)87013025。1月8日，我方收到宏達(dá)商貿(mào)的電匯，票號(hào)13728659，金額1053000元。

該案例在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程如下：

1. 執(zhí)行【基礎(chǔ)設(shè)置→單據(jù)設(shè)置→單據(jù)格式設(shè)置】命令，打開(kāi)【單據(jù)格式設(shè)置】窗口，為“銷(xiāo)售訂單”增加如下表頭項(xiàng)目：“必有定金”、“定金比例”、“定金原幣金額”、“定金本幣金額”、“定金累計(jì)實(shí)收原幣金額”以及“定金累計(jì)實(shí)收本幣金額”。用同樣方法為“收款單”增加表頭項(xiàng)目“訂單號(hào)”。

2. 填制銷(xiāo)售訂單。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→銷(xiāo)售管理→銷(xiāo)售訂貨→銷(xiāo)售訂單】命令，打開(kāi)【銷(xiāo)售訂單】窗口。單擊【增加】按鈕，填制銷(xiāo)售訂單。表頭項(xiàng)目中除定金相關(guān)項(xiàng)目外其他項(xiàng)目正常錄入，然后錄入表體項(xiàng)目，再次錄入表頭中定金項(xiàng)目。選擇“必有定金”為“是”，在“定金比例”處錄入“10”，單擊【保存】按鈕，則“定金原幣金額”、“定金本幣金額”自動(dòng)計(jì)算出“11700”元。此時(shí)該銷(xiāo)售訂單還不能進(jìn)行審核。

關(guān)于定金比例，也可事先在“客戶檔案”中設(shè)置其定金比例，填制銷(xiāo)售訂單時(shí)會(huì)將此比例帶入到訂單上，但用戶仍可對(duì)其進(jìn)行修改，最終以訂單上確定的定金比例為準(zhǔn)。另外，如果定金為某一固定金額，則“定金比例”為空，直接在“定金原幣金額”錄入該固定金額。

3. 填制收款單。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開(kāi)【收款單】窗口。選擇【增加→銷(xiāo)售定金】命令，打開(kāi)【查詢常用選擇-參照訂單】窗口。單擊【確定】按鈕，在“銷(xiāo)售定金列表”，選中“GX003”那一行，單擊【確定】按鈕，補(bǔ)充錄入表頭項(xiàng)目“結(jié)算方式”、“結(jié)算科目”及“票據(jù)號(hào)”等。保存并審核該收款單。

4. 審核銷(xiāo)售訂單。再次回到【銷(xiāo)售訂單】窗口，此時(shí)訂單表頭項(xiàng)目“定金累計(jì)實(shí)收原幣金額”、“定金累計(jì)實(shí)收本幣金額”顯示“11700”元，單擊【審核】按鈕。

5. 生成發(fā)貨單。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→銷(xiāo)售管理→銷(xiāo)售發(fā)貨→發(fā)貨單】命令，單擊【增加】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)彈出【參照訂單】窗口，單擊【確定】按鈕。選中“GX003”號(hào)訂單后單擊【確定】按鈕。在表體選擇貨物所在倉(cāng)庫(kù)后保存該發(fā)貨單，對(duì)其進(jìn)行審核。

6. 自動(dòng)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→庫(kù)存管理→出庫(kù)業(yè)務(wù)→銷(xiāo)售出庫(kù)單】命令，打開(kāi)【銷(xiāo)售出庫(kù)單】窗口，單擊【末張】按鈕，系統(tǒng)顯示一張已經(jīng)自動(dòng)生成的銷(xiāo)售出庫(kù)單，對(duì)該銷(xiāo)售出庫(kù)單進(jìn)行審核。

7. 確認(rèn)預(yù)收款。根據(jù)案例資料，貨物交付已經(jīng)完成，此時(shí)可將所收取的定金轉(zhuǎn)作預(yù)收款。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開(kāi)【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)貨款】命令，系統(tǒng)彈出【銷(xiāo)售定金轉(zhuǎn)出】窗口。在“款項(xiàng)類(lèi)型”處選擇“預(yù)收款”，單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時(shí)的收款單即為確認(rèn)收到預(yù)收款的收款單。修改此收款單，錄入表頭項(xiàng)目的“結(jié)算科目”為“100201”，對(duì)該收款單保存、審核后進(jìn)行制單處理，生成如下記賬憑證：

借：銀行存款/中國(guó)工商銀行 11700

貸：預(yù)收賬款 11700

8. 生成銷(xiāo)售發(fā)票，確認(rèn)銷(xiāo)售收入。執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→銷(xiāo)售管理→銷(xiāo)售開(kāi)票→銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票】命令，打開(kāi)【銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票】窗口。將表頭項(xiàng)目“發(fā)票號(hào)”修改為“87013025”，參照發(fā)貨單生成銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票，保存該發(fā)票后對(duì)其進(jìn)行復(fù)核。到應(yīng)收款管理系統(tǒng)對(duì)該發(fā)票進(jìn)行審核，然后制單處理，生成如下會(huì)計(jì)憑證：

借：應(yīng)收賬款 117000

貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 100000

應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/銷(xiāo)項(xiàng)稅額 17000

9. 結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本。到存貨核算系統(tǒng)，進(jìn)行正常單據(jù)記賬。進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，生成如下記賬憑證：

借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 32000

貸：庫(kù)存商品 32000

10. 預(yù)收沖應(yīng)收。到應(yīng)收款管理系統(tǒng)，進(jìn)行“預(yù)收沖應(yīng)收”操作，生成如下記賬憑證：

借：預(yù)收賬款 11700

貸：應(yīng)收賬款 11700

11. 收取貨款，核銷(xiāo)往來(lái)賬。到應(yīng)收款管理系統(tǒng)填制一張105300元的收款單，對(duì)該收款單進(jìn)行審核、核銷(xiāo)，合并制單生成如下記賬憑證：

借：銀行存款 105300

貸：應(yīng)收賬款 105300

以上是該案例的具體操作流程。我們發(fā)現(xiàn)與預(yù)收貨款的處理非常相近。但是，收到定金的當(dāng)天并沒(méi)有直接將定金確認(rèn)為預(yù)收款，而是等到交付貨物完成后才確認(rèn)的預(yù)收款。一般情況下，交付貨物完成后該筆銷(xiāo)售交易很可能實(shí)現(xiàn)，此時(shí)將所收定金確認(rèn)預(yù)收款符合會(huì)計(jì)的謹(jǐn)慎性原則。而收取預(yù)收款則在收到時(shí)直接去填制收款單，將表體“款項(xiàng)類(lèi)型”改為“預(yù)收款”。

本案例中，如果發(fā)貨的當(dāng)天開(kāi)具了銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票，且宏達(dá)商貿(mào)收到貨物后全部驗(yàn)收合格并入庫(kù)。此時(shí)從會(huì)計(jì)角度銷(xiāo)售交易已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，中創(chuàng)實(shí)業(yè)收到的定金可以直接作為收到宏達(dá)商貿(mào)償付的貨款，此時(shí)的銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中應(yīng)該作如下處理：

執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開(kāi)【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)貨款】命令，系統(tǒng)彈出【銷(xiāo)售定金轉(zhuǎn)出】窗口。在“款項(xiàng)類(lèi)型”處選擇“應(yīng)收款”，單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時(shí)的收款單即為確認(rèn)收到應(yīng)收款的收款單。修改此收款單，錄入表頭項(xiàng)目的“結(jié)算科目”為“100201”，對(duì)該收款單保存后審核。銷(xiāo)售專(zhuān)用發(fā)票由供應(yīng)鏈系統(tǒng)生成并傳遞到應(yīng)收款管理系統(tǒng)，對(duì)其進(jìn)行審核后制單，生成確認(rèn)收入的憑證，此處略。到應(yīng)收款管理系統(tǒng)進(jìn)行核銷(xiāo)處理，合并制單生成如下憑證：

借：銀行存款/中國(guó)工商銀行 11700

貸：應(yīng)收賬款 11700

法律規(guī)定，給付定金的一方不履行約定的債務(wù)的，無(wú)權(quán)要求返還定金。本案例中，如果宏達(dá)商貿(mào)不履行合同約定的義務(wù)，給我方造成了損失。此時(shí)的銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中應(yīng)該作如下處理：

執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開(kāi)【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→轉(zhuǎn)營(yíng)業(yè)外收入】命令，系統(tǒng)彈出【銷(xiāo)售定金轉(zhuǎn)出】窗口。單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的收款單，單擊【確定】按鈕。在【收款單】窗口，單擊【刷新】按鈕，再單擊【下張】按鈕。此時(shí)的收款單即為將定金沒(méi)收的收款單。修改此收款單，錄入表頭項(xiàng)目的“結(jié)算科目”為“100201”，表體項(xiàng)目的“科目”為“6301”。對(duì)該收款單保存、審核后制單處理，生成如下記賬憑證：

借：銀行存款/中國(guó)工商銀行 11700

貸：營(yíng)業(yè)外收入 11700

法律規(guī)定，收受定金的一方不履行約定的債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金。本案例中，如果我方簽訂合同后未履行合同約定的發(fā)貨義務(wù)，給宏達(dá)商貿(mào)造成了損失。此時(shí)的銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中應(yīng)該作如下處理：

1. 到銷(xiāo)售管理系統(tǒng)對(duì)銷(xiāo)售訂單取消審核。

2. 執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)錄入】命令，打開(kāi)【收到款】窗口。單擊【末張】按鈕，調(diào)出原收到定金的收款單。執(zhí)行【轉(zhuǎn)出→退回】命令，系統(tǒng)彈出【銷(xiāo)售定金轉(zhuǎn)出】窗口。單擊【確定】按鈕。系統(tǒng)提示轉(zhuǎn)出生成一張新的付款單，關(guān)閉收款單窗口。

3. 執(zhí)行【業(yè)務(wù)工作→財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)→應(yīng)收款管理→收款單據(jù)處理→收款單據(jù)審核】命令，對(duì)該付款單進(jìn)行審核。以將原收取的定金退回。

4. 因?yàn)槎ń鹆P則是雙倍返還，所以還需在應(yīng)收款管理系統(tǒng)填制一張金額為“-11700”元的付款單，表體的款項(xiàng)類(lèi)型為“其他費(fèi)用”，“科目”為“6711”。對(duì)該收款單保存、審核后進(jìn)行制單處理，生成如下記賬憑證：

借：營(yíng)業(yè)外支出 11700

貸：銀行存款 11700

以上是關(guān)于銷(xiāo)售定金在用友U8 V10.1軟件中的信息化處理流程。此外，在用友U8 V10.1軟件中，必有定金的訂單，暫不支持先開(kāi)票后發(fā)貨業(yè)務(wù)。銷(xiāo)售定金不參與客戶信用余額的計(jì)算，款項(xiàng)類(lèi)型為定金的收款單記錄，不參與信用計(jì)算。

參考文獻(xiàn)：

[1] 中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).經(jīng)濟(jì)法[M].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2016：83.

[2] 牛永芹等.ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實(shí)訓(xùn)教程[M].高等教育出版社，2015：34-36.

[作者簡(jiǎn)介]

1. 宋紅爾（1981-），男（漢族），河北保定人，遼寧理工職業(yè)學(xué)院講師，碩士研究生，注冊(cè)會(huì)計(jì)師、注冊(cè)稅務(wù)師、會(huì)計(jì)師，主要從事會(huì)計(jì)信息化實(shí)務(wù)教學(xué)與研究。

2. 吳 爽（1987-），女（漢族），遼寧遼陽(yáng)人，遼寧理工職業(yè)學(xué)院助教，主要從事公司文化管理教學(xué)與研究。