企業(yè)存貨內部控制的探討

耿爽

摘要

存貨作為企業(yè)的流動資產，對企業(yè)而言意義重大。健全的存貨管理下，企業(yè)才能有效地利用資金，確保自身的服務質量。市場競爭日益激烈的今天，各企業(yè)為了尋求發(fā)展壯大，不斷投入資金、人力，以謀求自身經濟利益的最大化。然而，不少企業(yè)在存貨內部控制方面做的明顯不足，致使存貨管理存在一系列問題。為此，本文分以下部分對企業(yè)存貨內部控制進行了探討：首先介紹了存貨內部控制的環(huán)節(jié)；然后總結了企業(yè)在存貨內部控制制度方面存在的問題，包括崗位責任劃分不清、存貨驗收保管不合格、存貨控制制度有名無實、存貨內部控制方法不完善、缺乏激勵措施、企業(yè)內部控制意識薄弱等；最后提出了完善企業(yè)存貨內部控制制度的幾點建議，主要包括明確崗位責任劃分、完善存貨驗收保管措施、加強存貨控制制度監(jiān)督等其他應對措施，希望有助于企業(yè)提高存貨管理工作。

關鍵詞：存貨；內部控制；問題；建議

一 存貨內部控制的環(huán)節(jié)

存貨伴隨著企業(yè)生產經營的過程進行流轉，因而要經過企業(yè)的生產人員、運輸人員、庫管人員等其他各有關人員的參與，并經過請購、購入、入庫、保管等一系列過程。內部控制主要在存貨流轉的以下環(huán)節(jié)進行控制：

1 存貨的采購過程

有關人員填寫請購單，列明需采購的存貨的名稱、規(guī)格、數量等具體信息。由授權具有批準請購的中高層管理人員對請購要求進行判斷，明確是否準予購入。企業(yè)根據經批準的請購單發(fā)出事先編號的訂購單并將其正聯(lián)送交供應商。本過程中應重點關注訂購單是否連續(xù)編號，采購相關過程是否已經恰當的授權與審批。

2 存貨的驗收過程

驗收部門的工作并非想象中那么簡單，他們需要依據自己的專業(yè)知識或在實踐中獲得的經驗對準備入庫的存貨進行查驗，以明確所經手的存貨是否符合企業(yè)采購或生產的要求。如果經過驗收人員查驗后的存貨在質量數量等方面均沒有問題，就可以編制驗收單。本過程中應重點關注驗收單是否連續(xù)編號。

3 存貨的儲存與保管

入庫單由庫房管理部門編制，其依據是收到的驗收單。本過程應重點關注兩點：首先儲存存貨的地址應與企業(yè)生產車間等無關區(qū)域劃分清晰，保持一定的距離，并確保非授權人員不得靠近存貨存儲地：其次，同一人或相同多人不得同時兼任存貨查驗與入庫記錄。

4 存貨的發(fā)出

庫房管理負責人收到領料單、貨物可運出庫房的憑證等其他必須的佐證后才能將存貨交由相關部門。產品生產完成符合生產要求后，接受產成品的庫房責任人應該簽名并作為存貨確已入庫的證據之一。本過程應重點關注對發(fā)運憑證與領料單的按時對比查看，以確保運離庫房的存貨正確無誤。

5 存貨的盤存

實地盤存制度和永續(xù)盤存制是兩種不同的對企業(yè)存貨進行盤點的方法，它們各有優(yōu)劣。永續(xù)盤存制下需要記錄每日存貨的收入數量、發(fā)出數量并結出余額數，日常工作復雜繁瑣，但加強了對存貨的管理與控制。后一種方法下以月末或年末存貨實際清點的結果確定相應時間點時的存貨數以及當期銷量，其核算工作較小，但不利于對存貨的控制。為了加強對存貨的控制監(jiān)督，應由相關人員至少于一個會計年度期限內進行實際清點，用以檢驗存貨記錄是否恰當無誤。

二 企業(yè)存貨內部控制制度的不足

1 存貨核算過程的職責分工不清

存貨核算涉及請購、購入、入庫、發(fā)出、盤存等多個過程，需要經過多個部門的協(xié)同工作。會計核算應分設許多不同的崗位，各崗位之間應權責明確。根據會計準則及有關規(guī)定，不相容職務應相互分離，不可一人兼顧多職，也不可一人承攬有關存貨核算的全部工作。但實際工作中，一些企業(yè)為了減少成本，不顧規(guī)定，通常讓采購人員同時進行采購物資的保管工作，或者采購人員兼記采購業(yè)務的賬簿登記。這些職責上的混淆，很容易造成作假，為舞弊提供了充分的滋長空間。例如，在大多數中小企業(yè)中，由于資金有限、人員不足，為了節(jié)省人力物力，很多小型企業(yè)并不重視存貨核算過程中的職責分工問題，物資采購與入庫同為一人全權辦理等，致使采購的存貨往往在質量、數量上發(fā)生毀損短缺問題，嚴重影響企業(yè)的正常運作。

2 存貨驗收保管不合格

存貨購入或生產完工后，需要由驗收部門驗收后再入庫。實際工作中，有些企業(yè)為節(jié)省成本，雇用一些沒有專業(yè)知識或經驗的人進行驗收工作，這些人員往往只是機械的清點存貨數量，不懂甚至不會檢查存貨質量是否符合要求；此外，存貨保存的場所不適合該種存貨應有的環(huán)境，或企業(yè)對倉庫長久失修等情況，致使存貨極易發(fā)生霉爛、變質等問題。在一些企業(yè)中，倉庫門禁不嚴，未經授權人員可隨意進出，企業(yè)存貨失竊盤虧時有發(fā)生。這些內部控制上的缺陷，給了那些貪心之人可乘之機。尤其是在一些制造企業(yè)中，存貨數量龐大，種類繁多，車間人員流動性較大，沒有一個安全的存貨保管制度，往往造成庫存短缺，人員私下竊取公司存貨進行販賣等問題。雖然每次數量不多，單價不高，但長此以往累積起來足以給公司造成不小的損失。只有抓好細節(jié)，保護公司財產物資，才能促進公司發(fā)展。

3 存貨內部控制制度有名無實

有些企業(yè)雖然已經意識到了實施內部控制制度的必要性并參照行業(yè)先進企業(yè)建立了一整套健全的存貨內部控制制度，但并沒有在存貨管理中進行運用。內部控制相關措施成為了一紙空文，比如內部控制制度規(guī)定，存貨購進的請購單應交由負責此工作的人員進行審批并于文件上署名，但落實工作時，負責采購的部門并沒有查看其是否已經審批就編制了訂購單。這種內部控制制度的形同虛設，難以保證職員的工作質量，更無法達到設定控制的目的。除此之外，徒有內部控制制度的名義，但實際中卻無人遵守，不利于工作人員遵規(guī)守紀意識的建立，嚴重打壓了人員規(guī)范自我的積極性，想要創(chuàng)建一個有組織、有紀律的高效團隊更是癡人說夢，人員的散漫自由最終將有礙公司的成長。

4 存貨內部控制方法不完善

當今世界企業(yè)經營規(guī)模越來越大，銷售的范圍也越來越廣，從而使得企業(yè)的存貨不僅僅局限于簡單的一種或兩三種。存貨管理的難度、范圍隨之加大。但是就目前而言，我國內部控制的研究起步較西方國家比較晚，還沒有形成一整套完善創(chuàng)新高效的內部控制制度，內部控制的一些具體手段仍比較傳統(tǒng)，對存貨的核算大多是利用會計賬簿。這種體制下，企業(yè)及其利益關系人往往難以據此獲得有關存貨的其他方面的信息，不利于對存貨整體進行全面的考核、評價。另外，有關存貨信息的收集與傳遞大部分依賴于手工，傳遞效率低，無法及時對存貨信息進行全面的監(jiān)控。

5 存貨內部控制缺乏激勵措施

大部分企業(yè)只注重對員工的約束，制定了各種違規(guī)的處罰，卻缺少激勵措施。實際上，有些情況下，激勵比處罰更能有效的執(zhí)行企業(yè)制定的各種規(guī)章制度。激勵有助于加強企業(yè)員工的積極性，使員工自覺遵守相關規(guī)定，可吸引留住一大批優(yōu)秀的員工。同時，員工在激勵下，對公司事務更加盡心盡力，可促使中低層企業(yè)員工結合自身工作經驗及實踐為內部控制制度的建設出謀劃策，使控制制度更加符合企業(yè)實際情況。因此，企業(yè)在加強內部控制制度的同時，應實施一些有力的激勵措施，如對貫徹執(zhí)行內部控制制度的員工給予適度的獎勵，以增加員工的積極性，使員工主動參與其中。現代企業(yè)中，激勵方式雖多種多樣，但大多數企業(yè)并未設立相應的獎勵，認為員工盡心工作是理所應當，并未將員工利益與企業(yè)經營相掛鉤，在一定程度上，打擊了員工的工作熱情。

6 存貨內部控制的意識薄弱

部分企業(yè)未形成一套完整有效的存貨控制制度，來迎合企業(yè)發(fā)展的需要。另一部分企業(yè)是存在內部控制措施但管理層及相關人員卻僅僅以自身工作經驗來制定內部控制，致使內部控制制度存在漏洞隱患。管理層對存貨內部控制的認識相當局限，簡單的認為只要平時多加留心就可以保證存貨不發(fā)生盤虧、毀損等問題。人們習慣于按已有經驗辦事，法律觀念淡薄，使已存在的內部控制不能有效發(fā)揮應有的作用。

三 完善存貨內部控制的建議

1 明確崗位責任劃分

我國已有準則對加強存貨內部控制做出了具體的規(guī)定，但在應用中，則要根據企業(yè)生產經營的實際情況，制定出一系列針對存貨崗位職責劃分的內部控制措施。為達到此目的，可從以下幾方面進行：

（1）將采購、運輸、記錄人員相互分離

堅決杜絕一人兼顧多職，完成企業(yè)的所有采購任務，同時應督促與之有關的責任人自主自覺地對前面人員已經進行的程序做進一步的復核。在采購、檢驗、入庫等環(huán)節(jié)，要由兩個或兩個以上部門的人或者兩名及以上的員工分工進行，從而使之能相互牽制，有助于實現對存貨的高效管理和控制。

（2）強化監(jiān)督工作

比如企業(yè)的會計人員，應按時向企業(yè)管理者報告有關企業(yè)存貨狀況的信息，以便能及時發(fā)現問題并得到妥善的處理。同時，加強對存貨的突擊檢查，以證實會計人員上報信息的真實性，保證企業(yè)內部控制的有效執(zhí)行。

（3）職責要劃分清晰并互為制約

一個上級不能獨攬存貨業(yè)務的全過程，必要時要經過分管不同部門的領導的復核，以增強存貨處理過程的公開性、合理性。

2 完善存貨驗收保管措施

（1）驗收應高效高質

在驗收存貨時，注意檢查存貨數量規(guī)格等信息是否一致，并將與采購有關的各種單據相互比較查驗后，編制入庫單，作為下面步驟中所產生單據的比較資料。驗收部門的工作人員應該具有很強的責任感，能夠很好地鑒別購入存貨的質量。 （2）存貨保管應科學合理

存貨的種類很多，性質屬性差異極大，比如：儲存鮮肉等食品需要的是一個溫度較低的保管環(huán)境，而零部件等產品需要的是一個比較干燥些的儲存空間。企業(yè)應根據存貨的性質選擇適宜的存儲環(huán)境，切不可一概而論，應努力使存貨保管科學合理。

3 強化對內部控制制度的監(jiān)督及檢查

存貨內部控制的制定僅是形式上得以存在，若想達到效果必須進行實際的操作，操作過程中進行有效的監(jiān)督對保證存貨內部控制制度的正常運行極為必要。企業(yè)應當將按時的檢查與不定期的清查相互結合，并設立專門的機構或專職人員負責這項活動，以保證內部控制制度的運行。檢查可以逆差也可以順查，逆差是從賬簿到憑證，檢查的是存貨是否存在；順查即從憑證到賬簿，檢查的是存貨的完整性。通過逆查或順查，以及存貨的盤點，檢驗存貨的賬實是否相符，以便對發(fā)現的存貨內部控制中的問題進行糾正。此外，企業(yè)也可以設立內部審計制度。內部審計是企業(yè)進行自我評價的一種活動。內部審計機構應直接向高層匯報內部審計的結果及內部控制制度存在的缺陷。直接匯報是為了確保信息及時無誤的傳達，保證設置內審的目的得以實現。

小到一個個體大到一個國家僅有內部的自我審查遠遠不夠，必須有外部的人員或機構來監(jiān)督、糾正企業(yè)的行為，同樣的，一個企業(yè)要想生存發(fā)展也就離不開社會公眾的督促。企業(yè)可以通過報刊、廣播等各種渠道關注外部人員對企業(yè)的評價，進而改善企業(yè)存貨有關制度。

4 建立高效的存貨溝通信息系統(tǒng)

企業(yè)生產經營中的各種信息應及時提供給企業(yè)的各單位各部門，使存貨的采購、入庫、發(fā)出等情況公開透明，可被相關人員獲得。管理層應隨時關注存貨情況，認真評價員工實際業(yè)績。建立健全有效的信息與溝通系統(tǒng)，管理層便可以及時了解企業(yè)的生產經營中出現的問題，據以進行調整及偏差糾正，促使內部控制制度有效實施，增強企業(yè)的競爭實力。內部控制制度能否得以正確執(zhí)行，直接受到信息與溝通系統(tǒng)的影響。信息與溝通系統(tǒng)高效、及時，內部控制制度就可以充分發(fā)揮應有的作用。因此，企業(yè)應建立良好的信息溝通系統(tǒng)，以保證存貨管理的高效、有序。

5 建立存貨內部控制激勵制度

一項目標的順利實現不僅僅是靠約束與懲處，還需要一套健全有效的激勵及評價機制，才能使制定的制度有效的發(fā)揮作用，內部存貨控制制度同樣如此。要做到這一點，企業(yè)應針對存貨的內部控制制度進行考核及檢查。對于內控完成較好的人員應給予一定的物質獎勵或精神獎勵，以提高員工遵守制度的熱情及積極性，同時，對不遵守內控相關規(guī)定的人員要依據相關守則的規(guī)定進行一定的處罰，以提高員工對內控的重視，自覺遵守相關規(guī)定。

6 優(yōu)化控制環(huán)境，增強員工的內部控制意識

任何事物都處于一定的環(huán)境下，要受到環(huán)境的制約與影響。企業(yè)的運營更是如此，只有處于良好控制環(huán)境下的內部控制，才能充分發(fā)揮約束與監(jiān)督作用。企業(yè)的管理者應努力使員工明確內部控制的關鍵點，并使企業(yè)的各單位各職位的人員，無論權力大小，都應認識到內部控制對企業(yè)的重大意義以及內部控制與員工自身利益的息息相關性。內部控制是由管理層來制定，但實行起來需要的是每個員工的努力。每個員工都應該樹立起責任意識，明確作為企業(yè)一份子與企業(yè)的整體利益是一致的。只有整個企業(yè)利益上升，員工才能實現相應的自身價值。只有從思想上得到提升，強化內部控制的意識，才能高效實行制定的內部控制制度，達到企業(yè)經營管理的要求。

結論

長期以來，我國無論是何種類型的企業(yè)，都存在著管理制度上的一些缺陷，有些管理層并未意識到存貨內部控制在生產經營中的舉足輕重的地位，也就沒有制定一套適合于企業(yè)自身特點的內部控制制度。在當代市場經濟下，仍有不少暗箱操作、以權謀私的事件發(fā)生，導致企業(yè)采購的存貨價高但劣質，資金周轉陷入困境。通過上文，認真剖析了企業(yè)存貨流轉過程的采購、入庫、儲存、發(fā)出等幾方面程序，指出了存貨內部控制的一些關鍵環(huán)節(jié)以及企業(yè)的缺陷，從而進一步提出了針對企業(yè)存貨內部控制的建議。在經濟全球化日益發(fā)展的今天，企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)已經不僅僅局限于國內的企業(yè)，還涉及到更多的跨國公司。我國存貨管理水平較國際還存在一定的差距，在與跨國公司的合作中，需要我們不斷的借鑒國外存貨內部控制制度，并聯(lián)系企業(yè)實際進行創(chuàng)新，以促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，增強企業(yè)的競爭實力。

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